第十章 Word文档合并及套版打印

第十章Word文档合并及套版打印

第十章Word文档合并及套版打印合并打印是指在文档（表格）中的部份字段（内容），需要改写一次再打印一次的文档，通过邮件合并的方法，将主文档需要改写的内容与数据源合并，让它自动改写并进行打印。如“成批打印信封、成批打印信函、单条记录打印”等；套版打印是指在先期印好的证书上，准确地将文字套打到图形版面的文字添加位置上。一、Word 2000成批打印信封在机关工作的人员，每次发文要写上百多个信封。写信封，对于机关工作人员来说是件比较繁重的工作。其实，我们完全可以把这件工作交给计算机去做。机关使用的信封，在国家标准信封序列中的名称及我们的习惯称呼如下：1、普通信封5：（220×110毫米），习惯称“小号信封”。2、大型信封7：（230×160

毫米），习惯称“中号信封”。3、大型信封9：（324×229

毫米），习惯称“大号信封”。各种型号信封的打印，其操作方法是一样的。现以小号信封的成批打印为例。第一步：建立数据源先对信封打印中所涉及的内容，用Excel、Access 或Word等程序中的一个程序，以表格的形式建立数据源文档。这个数据源不仅可供所有型号的信封共用、还可用于信函、标签等格式的文档进行成批打印。因此，表中的项目设定可包括不同打印的需要。下面用Word 2000做一张名为《成

批打印类数据源》的数据源表。因为我们所用的信封上已将寄信人的数据印上去了，表中可不设置寄信人的数据项目。下表是一个简单的信封数据源。第二步：选择信封模板进入Word 2000后选：工具→中文信封向导→出现“信封制作向导”对话框后（见W10-01：信封制作向导）→样式→普通信封5：（220×110毫米），其他如（生成选项、收信人信息、寄信人信息）选项都可不选，点击“完成”后即生成一个名为“信封-Mierosoft Word”的新文件（见W10-02：小号信封模板）。这时可将这个文件改名（什么文件名都可，目的是方便查找）存为“小号信封打印”。这时在窗口菜单栏上又自动加了一条菜单（见W7-03:信封制作向导）。为便于运用，特对图中部分按钮的用途作了标注。如将鼠标停留在某个按钮上时，也可自动显示出该按钮的用途提示来。第三步：导入数据源在“小号信封打印”的文件界面下选：工具→邮件合并→出现“邮件合并帮助器”对话框（见W10-03:邮件合并帮助器），框内有“1主文档、2数据源、3合并数据和文档”三个选项。对三个选项操作方法是：对“1主文档”，在“创建”项的下拉式菜单中选“信封”，此时在“创建”按钮下部提示：“合并类型：信封；主文档：D:\成批打印类\小号信封打印.DOC”。对其“设置”项可不进行任何操作。对“2数据源”，在“获取数据”项的下拉式菜单中选→打开数据源。此时“获取数据”按钮下出

现“数据：D:\成批打印类\成批打印类数据源.DOC”；再点击“编辑→数据：D:\成批打印类\成批打印类数据源.DOC”按钮，便完成数据源与信封文档的内部链接。对“3合并数据和文档”项可不进行任何操作。第四步：邮件合并及格式化点击邮件合并工具栏（W10-04：邮件合并工具栏）的“插入合并域”按钮，在下拉式菜单中列出了与数据源相同的“邮政编码、单位地址、收信单位、收信人”四个项目（见W10-05：域名）。1、插入邮件合并域将光标放置在信封模板上的《收信人邮编》，点击邮件合并栏的“插入合并域”再从下拉式菜单中点“邮政编码”，完成《邮政编码》的域合并，然后再删除原来的《收信人邮编》；用同样的方法将“单位地址”、“收信单位”和“收信人”插入到相应位置，并删除信封模板上的《收信人地址一》、《收信人地址二》、《收信人姓名》、《收信人职务》、《发信人地址》、《发信人姓名》及《发信人邮编》的域项。2、对插入域格式化对邮政编码中的字体、字号及字间距可不变更，如果位置不能完全打印到位，可用整体拖动文字框的办法进行调整。如拖动时很呆板，可按住“Alt+鼠标左键”拖动进行微调。再对单位地址、单位名称及收信人的字体、字号及位置进行必要的调整，以使打印效果更美观。第五步：成批打印信封1、合并到打印机在打印前，先从菜单栏选：文件→页面设置→纸型→将“方向”设置为“横向”。然后才可进行打印操

作。（1）打印单个信封，点击菜单栏的“定位记录”按钮，再点击“上一记录”或“下一记录”，按信封模板上所显示的信封内容（W10-06：显示的单个信封），点击菜单上的打印按钮，即可打印出选定的信封。（2）成批打印信封，点击菜单栏的“合并到打印机”按钮，出现的“打印”对话框后，再进行打印范围等项的设置，摘除不打印的信封页后，即可成批地打印信封。2、合并至新文档自菜单点击“合并至新文档”按钮后，系统将所有数据源中的数据合并到整个文档中去，形成一个信封为一页的新文档。本人认为，这样的合并，除了比较直观外，并没有多大的优越性，而且还要占用大量的磁盘空间。此选项一般可不选用。3、维护数据源一是点击菜单栏中的“编辑数据源”按钮，在出现的“数据表单”上对数据源进行维护和编辑。二是打开“成批打印类数据源.DOC”文件，直接对数据源表进行维护和编辑。二、Word XP成批打印信封Word XP成批打印信封与Word 2000很多相同的地方，但却有一些不同的地方。第一步：建立数据源的方法同Word 2000；第二步：进入数据源的方法是选“工具→信函与邮件→邮件合并向导”；出现（W10-07：邮件合并菜单1），点选“信封”，然后点击“下一步：正在启动文档”命令；出现（见W10-09：信封选项对话框），自“信封尺寸”的条幅式菜单中选一种信封尺寸，然后确定退出；此时又回到（W10-08：邮件合并

菜单2），再点击“下一步：选取收件人”；出现（W10-10：邮件合并菜单3），点击“浏览…”；出现（W10-11：选取数据源菜单），点击“查找范围”右边的文字框的下三角?按钮，文件中找到所需要的数据源文件，确定退出；此时出现（W10-12：邮件合并收件人数据源），如不需要进行“编辑”等操作，即可确定退出。第三步：点选“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”，调出“邮件合并工具”栏（W10-13：邮件合并工具栏）。这个工具栏与Word 2000的邮件合并工具栏（见W10-04：邮件合并工具栏）相比，命令按钮多了一些，但他包含了Word 2000的邮件合并的全部命令。第四步：邮件合并及格式化的操作，与Word 2000基本相同，特别要提到的是“邮政编码”的格式化，需将邮政编码的字间距加宽到16磅，再微调邮政编码的上下位置。W10-13：邮件合并工具栏2上的各个命令按钮，可用鼠标指向影显法，了解其用途。许多命令都可试一试就能掌握他的用法。三、打印标签在一张A4纸上可以打印多张标签。如果打印标签往信封上贴，比打印信封更省事。现以Word XP 为例，介绍打印标签的方法：第二步：邮件合并点击：“工具→信函与邮件→邮件合并向导→标签（见W10-14：邮件合并上部菜单）”，再点击“下一步：正在启动文档→标签选项”；第三步：设计标签版式在“标签选项”对话框中点击“新建标签”，在弹出的“新建自定义标签”对话框中，