公文写作中存在的十个问题

公文写作中存在的十个问题

我通过文书处理工作感到，在公文写作中，目前还存在一些不够规范、不合要求的问题。它影响公文的质量，有时还延误工作。下面就工作中接触到的一些情况，归纳为十个问题，谈谈笔者之管见，提供给公文撰写者参考。

••••一、“请示”与“报告”混用。

••••“请示”与“报告”是两种不同的文种。“请示”是一种请求性公文，是向上级机关请求指示、批准，要求一文一事，专门报请；“报告”是一种陈述性公文，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议，不要批复。但有的公文明明是“请示”，却偏偏将文件的标题写成“关于某某问题的请示报告”。文中内容也是两者杂陈，既有报告的成份，也有请示的内容。连有的文件，标题虽为“关于某某问题的报告”，却在行文的末尾提出好几个要求领导上批复的问题。这种“报告”与“请示”混用、“报告”夹带请示的做法，一不易被引起重视，二不利于问题的批复，是应该注意杜绝的。

••••二、密级的划定太乱。

••••制发秘密文件必须准确划定密级。但在现行公文中，对密级的划定往往是求高不求低，以为密级越高越易被重视。现在机密件越来越多，绝密件也相应增加。如：某单位发出一个通知，即国庆前组织一次卫生突击活动，以机密件行文；有的部门向上级机关报送的情况，有些已经在国外电台广播了，他们仍以绝密资料送阅；有些关于调整物价的文件，调价前应为绝密，但调价后有关部门仍以绝密件印发，等等。笔者认为，密级划定一定要恰当，有些文件的密级也应根据情况的变化和时间的推移，随之升密、降密或解密，以维护公文密级划定的准确性和严肃性。

••••三、主报单位不明确。

••••在现行“请示”公文中，经常出现主报单位不明确的情况，其中，主报单位有两个及两个以上的，有主报单位既报单位又报个人的，等等。由于主报单位不明确，往往该办的单位没有办，或两个单位一起办，结果既造成时间的浪费，又延误问题的解决。笔者认为，主报单位是指发文单位主要报送的单位，它负责审批或答复发文单位的请示或报告。“请示”的主报单位只应有一个，不应多头主报，以便受文单位及时处理。且“请示”件一般不应报送领导者个人。

••••四、“请示”件一文多事。

••••“请示”件应一文一事，但在现行公文中，经常发现有些“请示”件，将几个问题放在一个“请示”里。如某个单位向上级机关报送关于建立一个机构的请示，该请示就涉及到编制、房子、经费、车子等多个问题，而且，这些问题行文前也没有和有关部门商量。上级机关收文后还得协调，很难避免文件在外碾转旅行而拖延时间。笔者认为，凡请示的公文均应一文一事，即使一件事引伸出相关的几件事，行文单位也必须事先协调，最好能取得一致意见后报批，切忌在一个文件中包括不相干的几件事。

••••五、行文时“党政不分”。

••••由于行文“党政不分”，把属于政府部门的事向上级党委部门请示，党委部门只好转送政府部门，而政府部门则认为是向党委部门的请示，便搁置不问；也有以行政名义直接向党委行文、请示工作。在这类文件中，有些事项是属于党委管的，以行政名义向党委行文，就违背行文关系，党委也不便处理。因此，笔者认为，凡是属于行政部门的事，应直接向上级部门请示，如需要党委部门知道，可用抄报形式。给党委部门的请示，一定要以党委（或党组）的名义，主送机关与落款应是同一隶属关系。当然，在实际工作中，也往往有一些党政职权交叉的情况，需要党政联合发文，但这属于少数。

••••六、公文“长而空”，文字不简练。

••••写作公文，文字要力求准确、简洁、晓畅，用精练易懂文字把必须讲的事情准确地讲清楚，反对“长而空”的套话、空话。目前有些公文不讲求文字简明精练，而是追求篇幅，至于文件内容和质量如何就很少考虑了。究其原因，除了公文撰写者业务水平和文字表达能力方面的原因外，主要原因是怕公文短讲不清楚，耽心出差错，怕承担责任，于是就来个“面面俱到”，殊不知，这样会淹没公文精辟的论点和典型材料，使阅文者不得要领，令人视而生畏、望而生厌，造成时间、精力和财物的浪费。

••••七、文字使用不当。

••••公文的文字，要求是严密的。然而，在撰写公文时由于没有准确地理解词语的涵义或使用时缺乏认真的推敲而出现文字使用不当的现象也屡有发生。如文件中经常可以看到“二十一级以上”、“十八岁以下”等的说法，这里的“以上”、“以下”词义界限不清，如“二十一级以上”，包括二十一级还是不包括二十一级；“十八岁以下”，包括十八岁还是不包括十八岁，难以理解。准确的写法，应是：“二十一级和二十一级以上”、“十八岁和十八岁以下”。又如有个文件中说：“各单位在落实知识分子政策时，要严格按‘５６号文件’精神办理。”这句话中的“５６号文件”是哪个５６号文件？交代不明确。因此，有必要写明文件的发文机关、发文时间及发文的编号，或者具体引用文件的条文，力求使文件严密、准确。••••八、数字书写不够规范。

••••目前，有些公文中的数字书写很不规范，同一文件，前后不一致的情况很突出。如：书写金额、日期，有时用阿拉伯字，有时用中文字。书写百分比，时而写成％，时而写成百分之，等等。笔者认为，数字书写统一，是提高公文质量的要求，应当严格按照《国家行政机关公文处理办法》第二十三条第四款“……在同一公文中，数字的使用应前后一致”的规定办理。

••••九、公文落款的年月日不全不规范。

••••如某年一月一日写成“１／元”或“１／１”，有的只署月日无年份，有的不署年月日或只署*月或*日，等等。公文落款日期写得不全不规范，将对日后查准留下麻烦。如上述落款日期的写法，外人要辨明它是哪年就十分困难。建议撰写公文的同志，一定要多多注意提笔落款严谨，写时间应写具体的年月日，切忌用“分子式”的写法，以免给工作带来不便。••••十、错用漏用标点符号。

••••公文写作中，标点符号的任何遗漏或误用，都会给工作带来不良影响，甚至产生严重后果。可是，它又常常不被人们所重视，致使公文中漏用标点符号的情况屡见不鲜。如某单位在下发的一个通知中有这样一句话：“高中毕业生可由省招委负责分配５００名初中毕业生由市招委负责分配”，这句话，要是在“５００”名前加逗号，就说明这５００名是指初中毕业生，要是把逗号放在“５００”名后面，就是指高中毕业生了。这样的逗号疏漏，致使收文单位捉摸不定，无所适从。可见，在公文写作中，一个标点的疏忽，都会贻误工作。