酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表

１、出席人数

∙会议预计出席总人数

２、日期

∙□ 团队到会日期

∙□ 团队离会日期

∙□ 最后订客数目确定期限

３、住宿

∙□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

∙□ 与会者的客房入住价格

∙□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间 ∙□ 客房预订复印文件

４、免费设施与套房

∙□ 会议接待室－价格

∙□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期

∙□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话

∙□ 检查房间、小费

５、宾客

∙□ 是否已邀请地方要人并收到回函

∙□ 随邀请函赠送入场券

∙□ 安排发言者及当地要人的交通往返

∙□ 是否提醒每位发言人做好发言准备

∙□ 安排迎接贵宾入场

６、设备及设施

∙□ 置于贵宾席上的专用便笺

∙□ 饭店提供的设备名单及使用价格

∙□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志 ∙□ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员

∙□ 舞台－面积大小

∙□ 黑板、法兰绒板、磁板

∙□ 图表架及板架

∙□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

∙□ 扩音设备－麦克风，其型号及数量

∙□ 录音设备、操作人员

∙□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员

∙□ 特殊花卉及植物

∙□ （已调好音调的）钢琴、风琴

∙□ 电唱机、唱片

∙□ 打印服务

∙□ 表演者化妆室

∙□ 停车及修车设施

∙□ 装饰品－检验其是否符合消防要求

∙□ 特殊设备

∙□ 额外服务的总体价格协议书

∙□ 电话

∙□ 摄影师

∙□ 速记员

∙□ 旗帜、横幅、标语

∙□ 广播及电视

∙□ 实况转播及操作费用

∙□ 闭路电视

７、会议

∙（会议前检查事项）

∙□ 提供会场平面示意图

∙□ 每次会议的正确日期和时间

∙□ 每一次的会议室：其租金数额

∙□ 会务筹委会总部

∙□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

∙□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅 ∙□ 演讲台－大小

∙□ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）

∙□ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）

∙□ 确保会议室已开放并配备了工作人员

∙□ 座位已按要求摆放

∙□ 会场座位充足

∙□ 制冷、加热糸统运转正常

∙□ 扩音设备正常运转、话筒齐备

∙□ 录音设备正常运转

∙□ 麦克风－数量、类型齐备

∙□ 演讲台就绪、照明设施良好

∙□ 小木槌、模具

∙□ 讲台上水瓶、水、水杯

∙□ 与会者用水瓶、水、水杯

∙□ 入口处警卫执勤

∙□ 烟灰缸、衣架、火柴

∙□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命

∙□ 演讲提示机正常运转

∙□ 铅笔、笔记本、纸页

∙□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪

∙□ 钢琴、风琴

∙□ 标记、旗帜、横幅

∙□ 照明设施齐备

∙□ 特殊花卉、植物齐备

∙□ 其他特殊设施

∙□ （若会议室不易找寻）指向标记齐备

∙□ （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴

∙□ 速记员到会

∙□ 摄影师到会

∙（会议结束后、立即分配人员办理以下事项）

∙□ 移走主办单位设施

∙□ 检查是否有被遗忘财物

８、展览信息

∙□ 展览数目及平面示意图

∙□ 展览开放时间

∙□ 开展日期

∙□ 闭展日期

∙□ 展览地点

∙□ 参展商名称

∙□ 日租金

∙□ 指向标记

∙□ 劳务收费

∙□ 电工及木工服务

∙□ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务

∙□ 电费

∙□ 屏风、背景幕布

∙□ 托运货箱的存放

∙□ 保安措施

９、报到

∙□ 报到时间

∙□ 登记表，其内容和份数

∙□ 登记桌，数量及大小

∙□ 坐椅

∙□ 烟灰缸

∙□ 打字机，数量及型号

∙□ 工作人员－饭店或会务机构人员

∙□ 水瓶、水杯

∙□ 照明设施

∙□ 布告牌，数量及大小

∙□ 标牌

∙□ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

∙□ 收银柜，数量大小

∙□ 文件柜，数量及大小

∙□ 保险柜

∙（报到即将开始前检查以下事项）

∙□ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序 ∙□ 文件柜，数量及大小

∙□ 收取支票的指导原则

∙□ 退款规定

∙□ 登记表应包含的内容

∙□ 代表证上的内容

∙□ 票券价格、相关规定

∙□ 客人及贵宾的接待

∙□ 节目及其他材料就绪

∙□ 单程票销售

∙□ 应急客房供给

∙□ 接待处

∙□ 废纸篓

∙□ 印刷的报到名单

∙（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）

∙□ 接待站旁另设桌椅

∙□ 登记表、铅笔就绪

∙□ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置

∙□ 填表桌要照明适度

∙（登记处应有人负责以下事项）

∙□ 能够做出原则性决定

∙□ 在登记结束时核对款额

∙□ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿 、音乐

∙□ 招待会播放录音或者现场演奏

∙□ 宴会播放录音或者现场演奏

∙□ 特别活动播放录音或者现场演奏

∙□ 演出播放录音或者现场演奏

∙□ 表演者和管弦乐团的预演

∙□ 乐队或乐团的乐谱架

、其他

∙□ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目

∙□ 是否安排有临时照看小孩者