单位办公室内部控制操作规程汇编(办公室)

(XX单位)

办公室内部控制操作规程

一、办公室主要职责

办公室负责局机关日常政务和事务工作，主要职责如下：

（一）机关日常政务工作：负责协调、处理机关日常政务、事务、会务工作；负责机关工作人员考勤工作；负责机关印鉴、介绍信管理工作；负责日常来电、来信、来访接待协调处理工作。

（二）全局性文字工作：负责公文签收、拟办、催办等工作；负责全局重要综合性文件的起草工作；负责拟定全局工作计划，撰写工作总结；负责人大代表、政协委员建议和提案的承办工作；负责全系统教育信息的编辑和上报工作。

（三）全局性会务工作：负责全局性会议的筹备协调、组织安排工作；负责领导批示及会议议定事项的交办、督办工作。

（四）后勤保障和服务工作：负责机关车辆管理调配、办公用品购置等后勤供应工作；负责机关文稿复印及文印设备保养工作；负责机关各股室间的协调及其他有关外事接待和服务工作；负责机关安全保卫、环境卫生、机关食堂的管理服务工作。

（五）局领导服务工作：负责起草领导讲话、文件报告及领导交办的其它各项工作，当好参谋助手。

（六）文书档案管理工作：负责全局档案及保密工作。

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二、办公室岗位职责

办公室共设6个岗位，分别是：主任岗，政务岗、文秘岗、文印岗、档案岗、后勤岗。各工作岗位具体职责如下：（一）主任岗：负责主持办公室全面工作。

（二）政务岗：负责文件、电话接收、登记、送批、拟办、催办等日常政务管理工作；负责机关工作人员的考勤管理工作；负责机关印鉴、介绍信的使用、管理及来访接待、协调处理工作；负责机关各股室间的协调及其他有关外事接待和服务工作。

（三）文秘岗：负责全局重要文件和办公室公文起草工作；负责全局工作计划及工作总结拟定和撰写工作；负责人大代表、政协委员建议和提案的承办工作；负责全系统教育信息的编辑和上报工作；负责局党组会、局长办公会等会议组织、准备、会议记录及领导批示、会议议定事项的交办、督办工作；负责起草领导讲话、文件报告及领导交办的其它各项工作。

（四）文印岗：负责机关文稿复印及文印设备保养工作。

（五）档案岗：负责机关文书档案的接收整理、归档借阅、移交保管等工作。

（六）后勤岗：负责机关车辆管理调配、办公用品购置等后勤供应工作；负责机关公共财物的保管及公共设施的维修工作；负责机关安全保卫工作、环境卫生工作及机关食堂服务工作。

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三、办公室各项工作业务流程

（一）公文办理

1、业务流程描述

公文办理是接收局外公文的办理过程，包括收文审核、签收登记、分办等程序。

步骤一：收文审核

办公室在收到局外公文时，应首先对文件进行审核。对不符合规定的公文，经办公室主任批准后，可拒收、退回来文单位并说明理由。

审核的重点是：是否属于我局职责范围，应否由我局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其它部门职权的事项是否已协商、会签。

步骤二：签收登记

办公室负责统一对收文进行管理，各股室不得自行接收公文。办公室文秘岗收到符合规定的局外公文后，即时逐件签收、并进行分类登记。

步骤三：公文分办

签收登记的收文，按时提交办公室文秘岗分办，不得延误、遗忘、积压文件。所有公文办公室文秘岗在第一时间提出拟办意见并呈送局主要领导批示；公文经主要领导批示后第一时间呈送局分管领导并进行分类登记；紧急公文，应当明确办理时限。

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2、风险点

表1 公文办理风险事件类型

3、防控措施

（1）收到公文后进行仔细核对登记，主要包括：来文等级、收文时间、来文单位、来文字号、来文标题等。

（2）加强沟通协调，按照局领导分工和各股室职责分工，提出合理拟办意见；提高收文分办的准确性和时效性。

（3）严格按照拟办意见承接公文，严禁推诿扯皮。对办公室拟办意见有异议的，原则上由分管领导在收到公文半日内提出转办理由和意见（紧急公文在1小时内提出转办理由和意见），经局主要领导同意后退办公室重新拟办。承办股室对拟办意见有异议的，在不影响文件办理时限的情况下，由承办股室提出意见，经主管领导同意后退回办公室重新拟办，报局长裁定。

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（二）文书档案管理工作业务

1、业务流程描述

步骤一：文件材料的立卷和归档

（1）每年3月31日前，由办公室档案岗下发《容城县教育局关于做好XX年度文件资料整理归档工作的通知》。

（2）办公室档案岗在时限结束前，对有关股室进行催办。

（3）对不符合质量要求的案卷，由办公室档案岗退回原立卷股室重新整理。

步骤二：档案的接收、整理、保管和统计

（1）办公室档案管理岗按照各股室移交的《归档文件目录》，进行详细的清点。经清点无误后，档案岗与股室移交人在《容城县教育局XX年度档案接收登记表》上共同签字，以备查考。

（2）全局的党政档案，属于一个全宗，办公室档案岗应按年代——机构分类的原则，进行整理、保管。

（3）办公室档案岗要保证档案库房坚固，并注意防火、防盗、防虫、防鼠、防尘和通风。具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，办公室档案岗应即时修补或复制。

（4）办公室档案岗调动工作时，在离职前应将本人保管的档案数量和状况进行清理、交接并写出书面材料，由交接双方签字存查。

步骤三：档案的利用和调阅

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（1）局内各股室人员调阅档案时，由调卷人填写《容城县教育局利用档案效果登记表》，经办公室主任签字后调阅。外单位借阅本局档案时，应持写明借阅人姓名、借阅目的等内容的《介绍信》，经档案形成股室主要负责人、办公室主任、主管领导签字同意后，由档案形成股室派人带领借阅。

（2）各股室调阅的案卷，用毕后应立即送还，借阅时间一般不超过15天。如果必须延长时间，应提出申请并由办公室档案岗办理续借手续。

（3）调阅档案人员应对所借案卷妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、拆散和转借。办公室档案岗在收回案卷时应进行严格检查。

步骤四：档案的鉴定和销毁

（1）办公室档案岗应根据全局情况和档案管理部门有关规定，制订档案材料保管期限。报经办公室主任审核、局主要领导批准后，作为进行鉴定档案的依据，并报县档案局备案。

（2）办公室档案岗根据档案材料保管期限的规定，并结合实际工作情况，会同各股室及时对所保管的档案材料进行鉴定及调整保管期限。

（3）销毁档案时，办公室档案岗应征得办公室主任同意，报局主要领导审批后登记销毁。销毁作业时应注意保密，并至少有两名同志进行监销，并签字备查。

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