行政部职责

行政部职责

✧组织编制公司考勤纪律、车辆管理、总分司及分公司办公区域管

理、员工宿舍管理、项目地宿舍管理等有关的制度规定。

✧负责督促各项行政制度的颁布、实施、执行。

✧积极学习政府相关文件，及时了解相关政策的变化，利用现有资

源最大限度地改善公司外部环境。

✧负责组织发起公司各种资质的申报、审核、追踪。

✧协调行政工作与公司内外相关部门关系，增强公司与工商、科技

局、科工贸信委、软件协会等政府部门的联系。

✧负责组织公司各种会议、集体活动及接待客户。

✧负责公司工会的日常工作安排。

宗旨：服务于公司全体员工

行政管理

考勤管理

1.员工每周工作五天，上班时间为：上午09：00－12：00；下午13：00－17：30

2.考勤执行电脑打卡制度：员工每天上班9：00前和下班17：30后打卡2次，迟到或者

早退一次罚款30元，无正当工作事由迟到30分钟以上按照旷工0.5天处理。

3.不得委托他人代打卡，一经发现，违者双方各罚款50元，并通报批评。

4.员工因公外出（销售人员、需因公外出人员，早上直接去客户处工作或下班时在客户处

不返回公司打卡），需事先在前台填写《因公外出、未打卡审批表》，经部门经理签字后交前台备案；因部门经理不在公司未提前填写的，需在2天内在OA系统提交邮件审批，注明外出时间段，否则按照迟到或旷工处理。

5.员工因公长期出差员工出差前将《出差审批表》复印件交前台备案。

6.员工在上下班时间忘记打卡的，需2日内在前台登记，经本部门经理签字确认后，并经

行政部经理审核；每月不得超过3次，超过3次以上者，每次罚款30元；超过5次或以上者，每次按旷工半天处理。

7.旷工一天按日基本工资的两倍扣罚；员工连续旷工3天或全月旷工5天或全年旷工7

天的，予以辞退。

着装规定

1.为更好提升公司形象，体现专业，员工上班时应按本规定的要求着装。

2.上班时间内，周一至周四，男职员的着装要求：西装、衬衣、领带、皮鞋（夏天可不穿

西装外套）；女职员需着穿职业服装。周五可穿着休闲装，但不得穿着短裤、拖鞋、吊带裙等奇装异服。

3.员工外出商务活动，拜访客户、出席重要业务洽谈、出席公司全体工大会和公司庆典时

必须着职业装。

4.员工应保持个人仪表整洁、卫生，男员工不留长发（发不过耳）、不留长指甲、长胡须；

女员工上班应化淡妆，不得佩戴非职业性饰品。

5.员工违反本规定的，每次罚款30元。

电话管理

1.严禁公话私用，员工因公打电话，应言简意赅，抓住要点简洁明了，尽量减少通话时间。

2.员工接听电话是须使用统一规范文明用语：接听电话时应用温和的语气说：“您好，长

亮科技”通话结束时应说：“谢谢来电，再见！”

3.电话响二声内必须接听，三声后应说：“不好意思，让您久等了”

4.拨打长途电话须在号码前加拨17909。

5.各分公司和市场部的正常电话费用列入销售成本费用核算。

6.接听电话时应注意保持办公室的安静，声调不可过大。

7.每部电话必须设立长途密码，由电话使用人控制并对此电话的费用负责，行政部将每月

对电话费用实行监控、定期抽查，发现可疑话费将与电话负责人核对，一旦发现公话私用，除电话费由使用人负责外，每次罚款100元。

文印室管理

1.严禁复印、打印私人资料，复印或者打印大批资料时须登记。

2.复印机实行密码控制，使用者须向前台申请。

3.为确保复印机、打印机的安全运转，每天最后使用者及时关机。

4.不得擅自复印、打印公司绝密文件，复印、打印机密文件，须公司领导批准。

传真机管理

1.发送传真实行登记制度，发送前须由发送人填写《收发传真记录表》。

2.收、发传真由前台文员统一管理并把收到的传真及时发送收件人，重要紧急传真，若收

件人不在公司，前台文员应电话通知收件人传真内容。

3.传真机实行密码控制，开放时间是：早上9：00—下午5：30。

4.任何人不得利用传真机打电话。

5.不得擅自传送个人资料，传送公司机密文件须经主管领导批准。

办公设备、电脑管理

1.办公设备、电脑由行政部统一编号管理，使用人须先填写《办公设备申购（领）申请表》，

经公司领导签字后领取，电脑使用人对电脑负有保管、维护资产安全和完整的义务与责任，并须积极协助行政部定期盘点、检测及其他管理之需。

2.笔记本电脑由电脑使用人为第一责任人，由使用人自己保管，离开公司时自行带走或者

锁在柜子里。

3.借用办公电子设备要办理登记手续，填写《借用办公电子设备登记表》，办公电子设备

需及时归还，对于贵重物品，使用人应妥善保管，损坏或丢失，应照价赔偿；如办公设备出现故障，无法自行排除，应及时通知行政部，由行政部进行协调。

4.凡调离或离职人员，在离开之前将所领用办公设备、电脑交回行政部。如离职人员未移

交或退回所领物品，设备管理员应出具证明交财务部，在当事人工资中扣除。

5.每天离开公司时必须关机，违反此规定者，每次罚款30元。

6.严禁工作时间上网玩游戏、打牌和浏览与工作无关的网页和黄色网站。违反此规定者，

一经查证，第一次罚款100元，第二次罚款500元。

7.电脑使用人应自行设置开机密码，防止电脑机密资料泄密，但需负责开机密码的记忆及

保管，公司网络管理员不负责员工忘记密码被锁定电脑的解密。

文具管理

1.办公文具统一由行政部采购、保管、分发、管理。

2.办公文具的申领需到前台登记领取。

3.日常办公文具包括：签字笔、铅笔、剪刀、裁纸刀、修正液、笔筒、钉书机、钉书针、

回形针、橡皮擦、大头针、胶带、胶水、笔记本、标签、打孔机、文件夹、档案夹等等。

4.员工如需印制名片，需到前台登记统一印制。

办公环境管理

1.办公室环境卫生实行“片区5S管理”，员工自行负责本座位周边环境卫生，包括桌面、

桌底等。

⑴清理（Seiri）：把工作场所内不要的东西坚决清理掉。

⑵整理(Seiton)：使工作场所内所有的物品保持整齐有序的状态，并进行必要的标识。

杜绝乱堆乱放、产品混淆、该找的东西找不到等无序现象的出现。

⑶清洁(Seiso)：使工作环境及文具、电脑、资料、物品等始终保持清洁的状态。

⑷维持(Seiketsu)：养成坚持的习惯，并辅以一定的监督检查措施。

⑸素养(Shitshke)：树立讲文明、积极敬业的精神。如尊重别人、爱护公物、遵守公

司制度、有强烈的时间观念等。

2.办公桌：桌面除电脑、电话、文具、文件架、台历、口杯、笔筒外，不允许摆放与工作

无关的装饰物品，不得将香烟打火机等放在桌面。

⑴坐椅：人离开时椅子调正。

⑵垃圾篓：置写字台下。

违反本规定第1和第2条的，第1次警告，第2次发书面整改通知书，第3次罚款50元。

3.严禁在公共办公区域和会议室内吸烟。违者每次罚款100元。

4.严禁在公共办公区内用餐，违者一次罚款50元；