文件归档目录范本

文件归档目录范本

一、电子表格的使用

1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。

2、在计算机中录入时不能加空格和回车。

3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。

4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。

5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。

二、归档文件目录填写说明

《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

——件号：填写室编件号。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。不得重复，不得编附号。

——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。填写时要注意三个问题：

(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。领导讲话填写领导姓名。

(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。

(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以

考证并填写，并加“[ ]”。

——文号：文件的发文字号。文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。“情况反映第×××期”、“工作动态第×××期”、“会议纪要第×××期”等内容填在“文号”栏内都是不符合要求的。

——题名：题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题：

⑴．当文件只有一个题名时，填写应照实抄录；

⑵．当有的文件还有副题名（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明）或并列题名（并列题名即以其他语言文字书写的题名）时，如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录；

⑶．当文件没有题名，或题名含义不清，不能提示或不能全面提示文件内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。

⑷．当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

⑸．正件与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西，而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录，外加“（）”号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”（附：市民公约）。

——日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。有的文件材料有年无准确月日的，如2007年一份材料可填写为20070000。未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕。

——页数：每一件归档文件的页数。页数是每件文件的总页数。归档文件整理

过程中无需对每件文件重新编页码，只需将的页数相加作为该件文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，有的文件落款“此页无正文”，然后就是文件落款时间，这样的情况同样也算一页，空白页不计。有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。

——备注：注释文件需说明的情况。填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。

归档文件目录

全宗号：10年——2009