国际会议知识

国际会议知识

发布者：管理员发布时间：2006-1-12 11:58:58访问次数：238一、国际会议概述

所谓国际会议，主要是指数国以上的代表为解决互相关心的国际问题、协调

彼此利益，在共同讨论的基础上寻求或采取行动（如通过决议、达成协议、签订

条约等）而举行的多边集会。

国际会议各式各样，名目繁多，可以划分为许多类型：双边的或多边的；政

府间的或民间的；单一议题的或多种议题的；国际组织召开的或非国际组织召开

的；世界性会议或区域性会议；发展中国家会议或发达国家会议等。从国际会议

本身所讨论、解决的问题而言，又可以分为：和平会议；军事会议；外交会议；

经济会议；政治会议等。

随着国际会议更为频繁、涉及的范围更加广泛，国际会议日益更多地致力于

解决人类社会普遍关心的共同问题，如经济发展、社会进步、生态保护等等。同

时非政府性的、民间的国际会议大幅度增加。

我国实行改革开放政策以来在世界上的影响越来越大，在国际上的政治地位

不断提高。我国政府或我国有关部门举办的或国际组织委托我国举办的国际会议

日益增多。通过改革开放，我国各省市的对外交往不断扩大，开会地点的软硬件

环境比较完善，承办国家有关部门或国际组织委托的国际会议也逐渐增多，我市

有些单位也先后举办了一些地区性的、双边性的小型国际会议。这不仅提高了我

国的国际地位和地方的对外影响，同时还推动了地方对外经贸合作的发展，扩大

科技、教育、文化等方面的对外交流，加深各有关专业人员与外国同行相互了解

和增进友谊，促进技术信息和经济交流。

二、国际会议的筹备工作

为保证会议的成功，会前必须做好充分的准备。会议顺利与否，关键在于会

前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的

选择、会议的邀请，以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题

（如与会各国代表团的座次安排、会议名称的使用等等）。周密的准备工作可为

会议的成功奠定良好的基础。

从某种意义上说，会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过

适当的外交途径，事先同其他国家、特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意

见，听取建议，以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、

时间、参加的国家等常常是各国讨论、磋商的主要问题。

1、制定请示报告

我市有关单位如要与外国有关机构联合举办国际会议或国际研讨会、讲习班

等等，一般应在与外国有关单位酝酿会议的目的、内容、时间、地点并达成初步

意向之后，但还未做出口头或书面承诺以前，提前半年以上申请有关报批手续

（如举办意识形态方面的国际学术研讨会，会议的内容要慎重考虑）。主办单位

要向自己的上级主管部门写请示报告。请示报告中要有如下内容：

要说明举办会议的起因、目的、内容、时间、地点；会议的有关

费用来源情

况；主办单位与国内外有关单位初步达成了什么口头意向；拟邀请什么国家或国

内外什么代表或学者参加会议；会议拟用的中英文名称作为会议名称以及拟用何

种语言为会议语言；出席会议的代表须何时提供什么样的论文；会议的初步议

程；会议的礼宾安排；会议中可能会出现的外交或政治上的敏感问题，如有的会

议出席者是来自非建交国家的等等。一般来说，在我市主办国际会议，不邀请非

建交国家参加，对非建交国家学者申请参加我市发起的国际会议，主办单位应予

以婉拒。如确有必要与会，主办单位要报市外办经省外办报外交部审批。主办单

位要在请示报告中附上单位的通讯地址、电话和传真号码、以及联系人等等。请

示报告须逐级报主管部门并经市外办和省外办审核后报省政府审批，任何单位不

能越级报批。如需报中央或国务院各主管部门或归口部门审批的，经省委或省府

同意后，由省直主管部门或省外办直接上报中央相应部门审批。

待有关上级部门

同意后，才能向国内外代表发出邀请以及着手会议各项准备工作。

如果这个国际会议是由中央或省有关部门主办，而会议地点选在我市，要求

我市有关单位承办国际会议，那么应根据上级有关部门的要求做筹备工作。如果

承办此会议的经费需从市财政拨专款的、或需要市领导参加会议或在会议上发言

的、或需要市领导兼会议筹备委员会的某项职务的，承办单位都要事先以文字形

式向市政府报告或请示。

2、成立筹备会议的工作班子

成立筹备会议的组织委员会，选定有关负责人任委员会主任或委员，委员会

下面根据实际工作需要设立几个有关工作小组。

3、会议的邀请

邀请一般由会议主办国发出，有时由非主办国发出。在发出邀请信之时，应

附有一份拟议中的会议程序规则草案、会议议程和日程草案、会议注册表、简单

的交通图、并说明对参加会议的要求（如是否要交会费、何时交，

论文要何时寄

到主办单位，会议代表拟下榻何宾馆，何时报到，在何日之前答复主办单位是否

要参加会议等等）。邀请信要阐明举办会议的目的和希望取得的结果。邀请信一

般要在会前4个月发出。发邀请的范围原则上要按会议组织原商定好的、我国有

关部门批准的范围，不要随意增加，的确需要增加的也须经有关上级部门批准后

方能增加。

4、拟定接待计划

各项筹备工作基本就绪后，主办单位或者是中央、省有关部门主办而由我市

承办的单位要做的事情就是制定接待计划报有关部门审批，然后发送给有关单

位。接待计划要说明会议的基本情况、接待方针、礼宾规格及各项活动安排。计

划内容包括对国内外会议代表的迎送，市领导会见宴请，会议议程（尤其是开幕

式和闭幕式的议程），会议代表的食宿行安排，会外参观活动安排，安全警卫，

新闻报道，联检礼遇，费用开支来源等。上述各项要在接待计划