会计档案整理与归档方法范文

会计档案整理与归档方法范文

一、什么是会计档案？

会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重

要史料和证据。

二、为何要建立会计档案？

为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

三、哪些单位需要建立会计档案？

国家机关、社会团体、企业、事业单位按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。

四、对会计档案的要求有哪些？

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理

制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

五、会计文件材料整理程序

（一）、会计档案的收集范围：

（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（二）、分类

1、保管期限分类法：把会计文件材料凭证、帐簿、财务报告、其他类按照会计档案的不同保管期限分类，分为永久、25年、15年、10年、5年、3年。

2、类型分类法：将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、帐簿、财务报告、其他四大类。

3、年度分类法：按年度分类，如：2006年，2007年，2008年等。

4、年度一一组织机构一一类型分类法

即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算专业材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分为凭证、帐簿、财务报告、其他四类。其优点是能分别集中各机构会计核算专业材料，便于财政机关各部门的利用工作。这种分类法适用于总预算会计（财政机关）。

5、年度一一会计类型一一会计核算专业材料类型分类法

即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算专业材料先按会计类型（如:税务机关的税收计划、

税收会计、经费会计、税收统计等）分开；然后将同类型的会计核算专业材料分成凭证、帐簿、财务报告、

其他四类。其优点是便于反映不同的会计活动，能将同类性质的会计材料集中在一起，保持相互的内在联系。这种方法多用于税务、建设银行等单位的会计。

各单位应根据本单位的实际情况，固定使用一种分类方法，不应轻易变动，以保持其一贯性，便于保管和利用。

（三）组卷

1、会计凭证的组卷

会计凭证按记帐凭证（后附原始凭证）顺序（即时间顺序），根据凭证数量的多少分为若干本，每本为

一卷（2厘米左右为宜），按照多则分、少则合的基本整理方法，按日、旬、月整理装订成卷。装订时要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。装订后，填写封面和脊背。

2、会计帐簿的组卷

同一会计年度内按帐簿种类组卷，一本为一卷。其中整本为“死页帐”的不必拆去空页；活页帐应去

掉空页，将已记帐的帐页依次编号，填写卷内目录和备考表，贴上封面签，装订成册。

3、财务报告的组卷

财务报告按针对的时间组卷。首先，将本机关的财务报告与下属单位的财务报告分开；其次，将年报、

季报、月报分开，如果季报和月报数量少，可将其合并组卷。组卷时应注意财务报告的文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表在一起组卷，以保持内容的密切联系。财务报告用盒装。并按规定填写盒脊。

（四）案卷排列与编号

1、按照保管期限进行分类的排列编号方法。即不分年度的按永久、25年、15年、5年、3年分别排列编大流水案卷号。例如：2006年永久卷一共7卷，案卷号是1、

2、

3、

4、

5、

6、7，2007年永久卷又形成7卷要从8开始编号。

2、按照类型进行分类的排列编号方法。即先按凭证、帐簿、财务报告、其他分成四类，再在每一个

类里，以年度为先后顺序分别排列编号。例如：2006年形成12本凭证，案卷号从1―― 12,那2007年在

形成的凭证就从13开始编号。

3、按照年度进行分类的排列编号方法。年度内会计专业材料可以按照保管期限从长到短进行排列编

号。案卷号为一年一个流水号，每年案卷号都是从1开始。

4、按照年度一一组织机构一一类型进行分类的排列编号方法。例如：

分别对2006年、（组织机构的名称）、凭证，2006、（组织机构名称）、帐簿进行排列编号。

5、年度一一会计类型一一会计核算专业材料类型进行分类的排列编号方法。例如：分别对2006年的税收计划的凭证，2006年的税收计划的帐簿，2006年的税收计划的财务报告，2006年的税收计划的其他；2006年的税收会计的凭证 ------------- 进行排列编号。

会计档案排列方法很多，而且各有利弊，各单位应选择适合本单位的排列方法，要注意方便适用，选定后不要随意变动。

（五）编制目录

会计档案应编制案卷目录

1、目录表的填写

（1）顺序号。如果按保管期限和类型分类，顺序号与案卷号是相同的，按年度分类顺序号是大流水号，

案卷号是一年一个流水号。

（2）案卷号。同排列编号。

（3）原凭证号。凭证上会计人员登记的原凭证号从几至几的号，如：本月共形成两本凭证，第一本从

1 ―― 10那第二本就从11至终止号。

（4）案卷标题。按会计档案案卷上的题名填写，如：黑河市档案局2006年总帐；黑河市档案局2006

年度财务报告；黑河市档案局2006年会计凭证。

（5）卷内材料起止时间。填写卷内会计核算专业材料的起止时间，女口：20060101 —20061231 ；20060101

—20060331。也可在年、月、日的阿拉伯数字间加“.”如：2006.1.1 —2006.12.31。

（6）张数。卷内共有的张数。

（7）保管期限。填写所划分的保管期限。如：永久，15年。

（8）备注。一般不填，留待会计档案归档后有变化时填写。

2、目录的装订

会计案卷目录一般用塑料或硬纸封面装订，装订的工具一般可用线绳、鞋带、帐钉等。