外来签收文件
公文管理制度
公文管理制度第一条公司党政办是公司公文处理的主管部门。
收文由公司党政办文书人员统一负责签收、登记、编号、传阅、发放、催办、分类、立卷、归档和销毁工作。
第二条公司公文分为外来文件和公司内部文件。
外来文件由文书人员签收、登记后填附公文处理笺，报公司党政办负责人拟办，并呈送公司主管领导阅批，由文书人员根据领导的批示进行传阅，同时负责文件的催办、立卷和归档。
第三条公司内部文件处理程序：（一）文件起草部门应以国家规定、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
草拟文稿必须从全公司局出发，做到情况确定、观点鲜明、条理清晰、层次分明、文字简炼、标点符号正确等。
（二）文稿拟完后，拟稿人应填附公文处理笺，详细写明文件标题、主送机关、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
（三）公司党政办负责文稿的审核和印发。
（四）文稿审核后，报公司党政领导批准签发。
（五）经领导批准签发后的文稿交党政办统一编号打印。
（六）文件打印清样，应由拟稿人校对。
（七）文件打印后，由公司党政办盖章并发放，同时做好发放记录。
（八）公司党政办文书人员对文件进行跟踪、整理、立卷、归档。
第四条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，经公司党政办负责人同意后方可借阅，党政办人员要做好借阅登记。
公司外部人员借阅复制公司文件，需经公司领导签字认可，党政办人员做好登记。
第五条公文管理必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露公司机密。
行政信息反馈制度第一条为保证公司内部信息反馈及时、准确、适用，可通过电子邮件、电传、邮政快件和电话等手段，做到信息传递好、多、快、省，通道畅通，特制定本制度。
第二条工作计划和总结：（一）书写要求：计划有重点，明确目标、措施、时间进度及责任人；总结有检查的结果及分析，并列出改进的措施或建议。
（二）各部门应依据年度计划和阶段性重点工作编制工作计划，公司党政办负责汇总整理。
第三条会议文件传递：（一）重要会议：总经理办公会、党政联席会、公司安全生产行政例会等重要会议，由公司党政办负责记录，整理会议纪要，于会议结束后的下一个工作日内上报公司主要领导（二）一般会议：专业会议、部门会议等一般会议，由会议主持人安排专人记录，整理会议纪要，于会议结束后的下一个工作日内报主管领导。
收发文管理优质方案实用制度
收发文管理制度制作审查复核同意时间为规范管理企业的收发文工作，保证文件可以实时上承下达，提升文件办理效率，特制定本制度。
一、收文办理程序收文办理的程序：收文登记→拟办建议→领导阅批→文件包办→文件归档。
1、收文登记凡从外面送到企业的文件，包含上司来文、各样传真、信件等文件资料，一律由前台文员负责签收，再依据文件内容进行登记（附件一），并填写《来文办理卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。
2、文件拟办建议行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办建议。
3、文件阅批收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办建议实时送呈企业有关领导或部门阅批，阅批的文件应在 3 日内签批并退回行政部，紧迫文件应于当天批退后回。
4、文件包办文件包办部门须依照领导阅批建议办理，并按规按限期实时办理完成。
波及两个以上部门包办的公函应由主办部门与有关部门磋商办理。
需报请上司领导同意的事项，由包办部门提出办理建议并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。
5、文件归档全部文件一致内行政部归档。
二、收文、传阅工作要求1、对全部的文件、资料，由行政部委派专人负责登记和保存。
要着重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。
2、传达文件资料须依照先领导后部门、先行政部后主办部门原则。
3、对需急办理的文件，前台文员应优先达成收文程序，第一时间呈报有关领导。
对领导批改急办的文件，有关部门要优先办理，并将办理结果呈报有关领导。
4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文簿上署名登记，以分清责任。
5、各部门所包办的文件、资料要妥当保存，不得丢掉，实时归档。
6、全部收文均须内行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保存文件正本。
出门开会带回的文件，报告或传达工作后应实时交行政部登记编号传阅，不得滞存。
7、要严格执行保密规定，全部的重要文件和资料不得任意搁置，不得擅自带到公共场所。
三、发文办理程序企业所发出的全部文件资料，统称发文。
外来文件清单
国网湖北省电力公司
Q/GDW-15-003-
2009
4
2015.3.07
《城市中低压配电网改造技术导则》
中国电力企业联合会标准化中心
DL/T599-2005
5
2015.3.11
《配供电系统设计规范》
中国电力企业联合会标准化中心
DL/T599-2005
6
2015.3.15
《低压配电设计规范》
中华人民共和国住房和城乡建设部
GB 50054-2011
7
2015.3.17
《通用用电设备配电设计规范》
中华人民共和国机械工业部
GB 50055-2011
8
2015.3.26
《交流电气装置的接地设计规范》
中华人民共和国住房和城乡建设部
GB/T50065-2011
9
2015.4.12
外来文件清单
序号
收到日期
文件名称
发文单位
发文时间及编号
收集部门/收集人
签批
归档人员签收
1
2015.2.22
《新建住宅供配电设施设计规范》
国网湖北省电力公司
鄂电司企管〔2014〕15号
2
2015.2.24
《中低压配电网规划建设改造指导意见》
国网湖北省电力公司
鄂电司发
《电力工程电缆设计规范》
中华人民共和国住房和城乡建设部
GB 50217-2007
编号：Q/GDL-WS-WWD-001-2015日期：2015年07月01日编制：徐雪审核：雷伟批准：王开明时间：2015年7月
外来文件登记表
有效版本 □ 遵照执 □ 参考 □
有效版本 □ 遵照执行 □ 参考 □
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序号
文件名称
外来文件登记表
(含顾客提供财产图纸)
发文部门 文件签收日期
评审结论
QR-ZG-049-A-___
评审人
保管
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外来文件控制
1 目的
使外来文件在本公司内得以受控。
2 范围
适用于本公司接收到的所有外来文件的管理。
3 职责
3.1事业部：负责顾客提供的管理性文件、合同/协议/备忘录/纪要/通知（要求）/顾客呼声类及其它商业函电文件和资料、以及其它与本部门相关外来文件的搜集、识别及管理；
3.2技术部：负责外来技术文件的搜集、识别及管理（包括国家、行业和国际
标准）；
3.3总经办：负责外来行政性文件的管理。
3.4体系部：负责与质量管理体系有关的国际公约，国家、省、市法律法规及其它各部门提供的外来文件（行政文件除外）的发放、归档管理工作；
3.5各部门：负责与本部门工作相关的外来文件的搜集并提交至体系部进行管理。
4 定义：
外来文件：是指顾客或其它外来的各类产品标准（包括质量合同、图纸、资料、反馈的质量信息等）、书籍、报刊以及国际、国家或地方标准、行业标准等。
5流程。
技术文件及外来文件管理规范
技术文件及外来文件管理规范（ISO9001：2015）1.目的为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。
2. 适用范围本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。
3. 职责和权限3.1 技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。
3.2 技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。
3.3 只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。
4. 定义4.1 本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、 APQP文件、PPAP文件等文件资料。
4.2 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。
5. 内容5.1 产品开发及试制阶段图纸文件的管理5.1.1 产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随时修改和指导试制工作。
5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。
5.2 生产阶段图纸文件的管理5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。
各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。
5.2.2 如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。
5.3 技术类文件的编制、审批和发放5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。
文件管理制度流程
文件管理制度第一章总那么第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。
第二条本制度管理的围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、方案、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子。
第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。
2、外来文件必须在?收文登记簿?上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。
第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上?文件处理签?，然后分类处理：〔1〕一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅围，然后送给相关人员传阅；〔2〕重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。
综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。
2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时阅读完毕，并在?文件处理签?上签署阅文者XX和阅文日期。
需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。
综合办公室文员负责催促文件传阅人尽快阅读文件。
3、级文件在副总经理、〔含〕以上人员间传阅。
4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。
5、文件不得横向传阅。
综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署XX、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，. 可修编综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。
第五条收文的办理和结果反应1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和?文件处理签?一并复印一份交给承办人员。
承办人员在承受文件复印件时，必须在?收文传递单?上签字。
2、综合办公室文员负责催促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限办理完毕。
34561、不需要办理的文件，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文件正本、文件处理签一并存档。
收文发文档案整理
收文发文档案整理收发文以及档案管理办法一、来文处理1、公司人员收到所有来文、来信、来函等外来文件，除明确注明收信人的外，应及时送办公室拆阅。
2、所有外来文件，办公室和相关部门应做好收文登记，同时填写好来文审签表。
根据文件要求和领导安排，将文件及时送到相关部门进行外理。
经办人按规定期限和具体要求积极承办，办理情况及办理结果及时向领导回复，同时将办理的所有资料分类整理装订好后交办公室存档备查。
3、办公室应根据文件要求和领导安排，对经办人及时进行监督管理。
督促经办人按时，保质保量完成工作。
下发文处理1、下发的所有文件必须由主办部门拟好文稿，准备好相应资料，填写规范的发文审签表，经过核对、校对，相关领导审签确认，请示总经理同意后印发，办公室备案。
2、办公室要对整个发文过程进行监管，对下发文认真审查核对，严把文字校对关和行文格式关，确保发文程序规范，文意简练。
3、办公室要牵头，具体经办单位负责，确保发文及时送到相关部门，收文单位要办理签收手续，下发的文件、资料必须交办公室留底存档。
三、外发文和外报送资料1、外发文和外报送所有资料必须由主办部门拟好文稿，准备好相应资料，填号规范的外发文、外报送资料审签表，经过相关领导核对、校对，严格申查签批确认，请示总经理同意后对外报送。
办公室备案。
2、办公室要对整个外发文和外报送资料进行监管，对外发文和外报送资料认真审查核对，严格把关，确保发文程序规范，文意简练。
3、办公室要牵头，具体经办单位负责，确保发文及时送到相关单位，尽可能要求收文单位办理签收手续。
外发的文件、资料必须交办公室留底存档。
档案资料管理1、各公司、部门办公室来文、自制文等相关资料分类应按保密等级和资粗类别，在年底进行认真整理分类存放，编制目录装订成册，并按照双人双锁原则管理好现有档案资料。
2、需查阅文件、资料，需由领导签字审批同意。
原则上只能在室内查阅，不准带出或外借他人。
未经书面批准不得抄录或复印，未经总经理书面批准不得将任何资料带离办公室。
文件管理规定
文件管理规定 Prepared on 22 November 2020文件管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。
第二条本制度管理的范围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、计划、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子邮件。
第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。
2、外来文件必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。
第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上《文件处理签》，然后分类处理：（1）一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅范围，然后送给相关人员传阅；（2）重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。
综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。
2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时内阅读完毕，并在《文件处理签》上签署阅文者姓名和阅文日期。
需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。
综合办公室文员负责督促文件传阅人尽快阅读文件。
3、机密级文件在副总经理、（含）以上人员间传阅。
4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。
5、文件不得横向传阅。
综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署姓名、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。
第五条收文的办理和结果反馈1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和《文件处理签》一并复印一份交给承办人员。
承办人员在接受文件复印件时，必须在《收文传递单》上签字。
2、综合办公室文员负责督促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限内办理完毕。
公司收发文管理规定
公司收发文管理规定1总则1.1为进一步规范公司文件收发管理程序，确保相关工作顺利开展，特制定本规定。
1.2本规定适用于公司各单位。
2收文管理2.1收文定义收文指收进外部送达本单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、传真及其他文字资料。
2.2文件类型2.2.1各级党政机关与行业主管单位对公司或成员单位下达的指示性文件。
2.2.1.1重要指示或对重要业务的批复、复函等。
2.2.1.2给予表彰嘉奖或行政责罚的通报、简报等。
2.2.1.3授予各类经营资质证书及相关文件资料等。
2.2.2各级党政机关与行业主管单位抄送公司或成员单位阅知的文件资料。
2.2.3各级公检法部门等发给公司或成员单位的裁决书、裁定书、决定书等法律文件。
2.2.4企事业单位、社团组织发出的邀请、信函、通知等文件。
2.2.5注明由各单位领导接收的外来文件资料。
2.3收文原则2.3.1各单位外来文件原则上由本单位综合管理部“统一收文”签收登记，并根据文件内容（含外来专业性强、内容敏感的文件及法律文书等）、部门职责分工分送相应业务部门“归口办理”，履行必要的请示、承办、归档程序。
2.3.2其他业务部门在经办专项工作过程中接收的来文，需第一时间通报本单位综合管理部登记备案。
2.3.3各单位以公司名义向政府或外部企事业单位报送请示、报告、函后，对方的批复、复函等统一由公司综合管理部签收、登记、存档，并分送经办单位人员处理。
2.3.4注明由公司领导接收的文件资料原则上应由本人启封。
部分文件受领导委托后可代拆。
2.4收文程序2.4.1核对、签收文件接收人员从发文机关、邮政部门、文件交换站、机要通信部门等接到来文，要严格履行确认、清点、核对、检查等手续，确认来文是否发至本单位，文件内容是否完整，落款用章是否齐全，与签收单信息内容是否一致，经确认无误后方可签收。
2.4.2筛选、登记除对本单位无指导意义和参考价值的文件外，所有正式来文均应严格进行登记，准确记录收文号、收文日期、来文单位、文件标题、密级、文号、份数、签收人等信息（请见附件1、附件2）。