关于工作方法改进的思考

关于工作方法改进的思考

【摘要】本文旨在以职能条线为单元进行现状分析，提出改进措施。通过阐述和应用多种工具和方法，实现工作方法的改进。使工作方法建立在共同的平台和语言上。

【关键词】工作方法

一、为什么要改进工作方法：

做为企业，尤其是对企业职能部门部来说，良好的工作风气、勤快的工作态度十分重要重要，但是比这更重要的是能否将日常工作中、经验中所累积的智慧充分活用在实际工作中，才是企业提升工作效率的最有效手段。

职能工作人员如果抱着自己就是本职工作负责人的想法，便能产生改善工作及提升业绩的方法与构想。

一般来说，人人都具有这种潜在问题意识，因此，做为企业的管理者应该适时适切地给予这种潜在问题意识以刺激和启发，使之提升成为显在性的问题意识，并制定考核等，以求提升工作效能。

为符合上述论述，做为管理者应该使自己团队能自我熟悉解决问题及工作改善的一切分析方法，而且，在与解决问题有密切关系的工作革新和改善上，应该能随时对事物做深入地思考，并经常保持改善的意愿和欲望。因此，管理者，尤其是职能部门的管理者应该时时牢记如何维持下属人员对工作改善的意愿。

在改善方案应用在工作岗位上的同时，将会面临一些有待克服的

阻碍，如果不能谨慎合理的排除这些障碍，不管欲望多么旺盛，改善方案如何优异仍无法获得实效。因此，管理者的重要任务，即是排除一切工作改善过程中可能遭遇的阻碍。

工作方式的改进，是管理者与下属人员共同努力的成果，做为管理者尤其需要以身作则，亲力亲为，才能在工作方法改进中有所收获。

二、工作改进的着手点

工作改进的方面有很多，我们首先要选择的是改进的方面，一般来说我们可以将工作内容进行分解，按照工作内容的不同性质进行划分，针对可能的问题（应改善事项）进行检讨，掌握问题所在及范围，以做为选定应概算事项的参考。主要分类如下：

1．市场:包括国内外经济情势、市场动向、客户及顾客购买意识之变化等。竞争厂商及企业的出现、流通库存的增大、销售额的降低等。

2．环境:工作场所物理条件的情况，如设施、配制、面积、照明等。

3．成本：包括支出费用、工作的时间。

4．工作量：通常所指的工作量，是指达成工作岗位上的任务时所须执行的工作。工作量是否根据时间、季节、业务的景气与萧条等做适当的调整。

5．持续性：工作可持续的时间如何？是否仅为数周或数月，可否持续至相当长的时间。

6．人数：从事工作的人数过多，没有创造人尽其才的工作环境。

7．熟练适度：需熟练程度较高的工作，能使熟练程度较低的人员仍可担任，或许可使之简化。

8．进度：为能按预定计划从事生产，或积压的作业过多不加班就无法赶上进度。

9．工作质量：为达到工作所需的“质量标准”，须排除造成质量低落的一切障碍。

10．浪费：包括劳力、资材及时间等的浪费。

11．疲劳程度：无论身体或精神都极易疲劳，若干工作须经常保有适当的休息时间。

12．工作士气：工作岗位上的全体员工达成目标的意愿如何。

二、合理化的工作改善方法

工作改进的着手点确定后，依据合理的作业改善方法进行工作改善，以下罗列一些比较有效的改进方法：

1．以“特性要因图”（即我们自主管理中常用到的鱼刺图）来追究不良原因

绘制顺序：

（1）明确主题。（2）就其原因大致分类后，随即填写大骨。（3）细分不良原因

此方式方法，流程简单易于各种岗位人员的学习和掌握，无论是基层操作人员或是技术管理岗位人员，只要接触过基本的自主管理，均具备自我分析的能力，适用范围广泛。

但是本方法在使用对象上存在一定的局限性，这种方法比较适合

于对已发生或存在问题的分析，例如当对产量统计过程中出现产量数据有误时，可以通过此方法快速的寻找出造成问题或不良原因的管理流程（统计流程、核对流程等）或人员原因，以便通过对流程的优化或加严避免、减少此类问题或不良原因再次发现的可能，已起到改进工作效果的目的（图1）。对于结果正常无问题发生的工作方法，虽然可能因效率底下、流程繁琐等问题存在改进的可能，但无法通过此方法明确显现问题的症结，故此方法不十分适用。

2．以“查验表”收集数据。

查核表：简单的查核表（Cheek sheet），就是备忘条，是将要进行查看的工作项目一项一项地整理出来，然后定期或定时检查。

制作程序如下：（1）制作表格，决定记录形式。（2）将检查项目列出。（3）查核。（4）异常事故处理。

表－1（操作人员）

日期

1 2 3 4 (31)

项目

着装要求

工作场地

设备点检

设备运行

工具使用

...

异常情况

表－2（管理技术人员）

日期

1 2 3 4 (31)

项目

事务工作

紧急工作

节点工作

工作记录

工作归档

...

异常事件

表－3（记录用核查表）

项目发生次数（划记法）

着装要求/事务工作

工作场地/紧急工作

设备点检/节点工作

设备运行/工作记录

工具使用/工作归档

...

异常情况

3．以“柏拉图”来表示重要问题（重点管理）。

在实际管理过程中，有时要解决的问题很多，但往往不知从哪里着手，但事实上大部分的问题，只要能找出几个较大的要因，并加以处臵和控制，就可以解决问题80%以上。柏拉图是根据归集的数据，以不良原因、不良状况发生的现象，有系统的加以项目别（层别）分类，计算出各项目别产生的数据（如不良率、损失金额）及所占比例，再依照大小顺序排列，因上累积值的图形。

柏拉图是美国品管大师裘兰博士（Joseph Juran）运用意大利经济学家柏拉图（Pareto）的统计图加以延伸所创造出来的。在现场或办公室里，将低效率、缺点、成品不良等损失按其原因别或现象别，也可以换算成损失金额来表示，以金额顺序大小排列，对占总金额的80%以上的项目加以追究处理，这就是所谓的柏拉图分析。柏拉图法的使用要以层别法的项目别（现象别）为前提，依据顺位调整过扣的统计表才能画制成柏拉图。