文件收发传阅制度

文件收发传阅制度

为了规范项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追溯性强，特制订本制度。

一、收文工作制度

1.资料员负责对上级机关及市直各部门发送的文件、资料、传真电报及其它材料的签收、拆封(举报信除外)、登记、分发、传阅和清退工作。

2.凡文件、资料应当在收发当天，使用专用登记本进行登记。要严格履行签收手续，认真清点所收文件，核对文号和发文单位。

3.文件登记后，应及时送各级领导阅签，然后按照签批意见分送有关部门、个人阅示。传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延。

二、发文工作制度

1.本项目部的文件由办公室以及相关部门负责起草，项目经理签发。

2.文件格式必须统一、规范。印刷质量要保证做到工整、洁净。

3.文件要及时分类存档，正文及附件必须齐全（包括纸质版和电子版），要按照规定份数留足，底稿收集齐全，完整无损。

4.送件人应将文件主要内容、报送日期、部门、接收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

三、文件传阅制度

（一）、凡经领导批准，需传阅的文件，由综合部具体负责文件传阅整个过程的服务管理工作。

（二）、文件的传阅程序

1．综合部对初阅文件附批阅单。

2．送项目经理批示。

3．根据领导的批示，对需传阅的文件分类别传阅。领导批示需具体各科室部门、个人承办的文件要及时送阅承办人。各科室、部门阅完文件后，在签阅单签上姓名、时间。

4．文件传阅完毕，应及时收回、清点注册、整理归档。

（三）、文件传阅要求

1．阅文者应及时阅文，一般文件2日内、特殊文件当日批阅，防止积压，阅后要签字，注明日期，并及时退回综合部。

2.凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，办公室负责人员应做到心中有数，主动催办，限期完成。

3．一律用钢笔或签字笔批阅文件。

4．阅文期间要妥善保管文件，不得损坏或丢失。

5．需使用一段时间的文件，应单独办理借阅手续。

6．综合部要认真执行文件传阅规定，做好文件传阅的服务与监督管理工作，保证送阅及时、定期清理、不丢失文件。