声像档案的归档整理
声像档案管理标准
声像档案管理标准1 范围本标准规定了声像档案的职责、管理内容与要求、检查与考核、形成的报告和记录.本标准适用于大唐新能源宁夏公司声像档案的管理工作.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本.凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.中华人民共和国档案法照片档案管理规范 GB/T11821—2002磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15—19953 定义和术语3.1 声像档案是指我公司在政工、生产管理、经营活动形成的具有重要保存价值的照片包括正片和底片、录音、录像、影视片等专门载体材料.4 职责4.1 档案室4.1.1 负责公司声像档案的收集、整理指导和保管、利用、鉴定等工作.4.1.2 负责在工程建设初期编制拍摄大纲,规定工程建设过程中必须拍摄照片和录像录音的活动和事件内容,明确拍摄要求和整理归档的职责.在基建过程中,再根据基建工程的实际情况扩充和丰富内容.4.2 党群部4.2.1 负责公司在行政管理、生产管理、经营活动中形成的有保存价值的照片、录音、录像载体材料的收集、整理、归档工作.5 管理内容与方法5.1 归档范围5.1.1 上级领导人来公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料.5.1.2 外国贵宾来公司访问、洽谈等活动中形成的声像材料.5.1.3 公司领导在重要的活动中形成的声像材料.5.1.4 公司召开的重要会议如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等和举行的重要活动形成的声像材料.5.1.5 模范先进人物在重要活动中形成的声像材料.5.1.6 公司参加市级以上展览会的展品照片、录像带,以及荣获市级以上奖励的文艺创作节剧日、体育运动项目和外地参加表演,竞赛等活动中形成的声像材料.5.1.7 本公司荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片. 5.1.8 本公司人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号以形成的声像材料.5.1.9 重要科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题所形成的声像材料.5.1.10 反映公司基建工程原貌,从奠基、开工典礼、工程建设施工过程特别是隐蔽工程的施工过程、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的照片、录像带、录音磁带等声像材料5.1.11 重大人身、设备事故现场形成的声像材料.5.1.12 本公司名称牌匾的照片.5.1.13 本公司大型建筑、设备的照片.5.1.14 在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料.5.1.15 5.1.15其它具有特殊意义和保存价值的声像材料.5.2 声像档案的归档要求：5.2.1 凡属归档范围的声像档案,由摄制部门指定专人于每年第一季度将上年形成的照片包括底片、录音带、录像带、光盘进行整理,向档案室归档.5.2.2 归档的声像档案材料必须清晰、完整,质量良好,底片和照片一并归档.5.2.3 归档的声像档案要详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名. 5.2.4 归档的磁性载体档案材料必须是原版、原件.5.2.5 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、反映原貌、未加修饰剪裁.5.2.6 数码照片采用JPEG格式存储,分辨率不低于500万像素,并刻录光盘归档. 5.2.7 归档的声像档案要填写归档目录一式二份,交接双方验收后各存一份备查声像档案的移交清单式样见附录A.5.3 声像档案的保管5.3.1 声像档案的保管,按类别和不同的载体,不同的装具分别排列存放.5.3.2 为便于声像档案的保管,可按不同载体和规格分为照片、底片、录音带、录像带等编号存放,与文字档案同一内容的应互相注明见某卷.5.3.3 声像档案置于专门的铁制装具中保管和存放.5.3.4 保存声像档案的温度应控制在规定范围内：温度14－24℃,相对湿度40－60℃.5.3.5 归档的磁带要装在密封盒里,按编号顺序放在专用柜内.5.3.6 声像档案应有防火、防盗、防光、防潮、防虫、防霉、防磁措施.5.3.7 定期检查声像档案保管情况.对长期保管且不常用的录音带、录像带,至少隔半年得绕一次；对经常使用和污损的声像,要及时修补、复制.5.3.8 归档的声像档案,未经鉴定批准,任何人不得私自抽出,清洗、消磁、涂改、销毁.5.4 声像档案鉴定与销毁5.4.1 成立声像、实物档案鉴定小组,由主管领导、档案人员及有关业务部门人员组成,定期对已超过保管期限的特种档案进行鉴定.并注明鉴定意见和签名.5.4.2 销毁档案必须严格掌握,销毁前应造具清册,提出销毁报告,经主管领导审核,报档案鉴定委员会批准,销毁时应指定两人监销,监销人必须在档案清册上签字. 5.5 声像档案的借阅和利用5.5.1 档案管理人员要编制声像档案的案卷目录等检索工具,为查找利用提供方便.5.5.2 声像档案原版一般不得借出档案室外.如有特殊需要,须经主管领导批准后,方可限期外借.利用高的声像档案可将复制件外借、外租.5.6 声像档案的统计5.6.1 建立声像档案的统计制度做好声像档案的收进、移出、现存数量、提供利用及效果等项工作的统计.5.7 声像档案的整理5.7.1 声像档案的整理原则5.7.1.1 声像档案的整理工作,应按照各种载体档案自然形成规律,有利于保持其相互的有机联系, 有利于保管、利用为原则,使档案能正确地反映公司的各项工作活动情况并便于查找、利用.5.7.2 录音像、影音光盘档案的整理：5.7.2.1 一般以年度为界,按问题内容、用途进行分类.分类时尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；原版本和复制品分开.5.7.2.2 按年度─问题─盘号编写档号.同一内容的按归档时间编一个流水号,数量少的可以不分类, 直接按归档时间顺序编流水号.5.7.2.3 每盘、盒的外套贴上标签标签式样见附录B,注明形成日期、版本、主要内容、主要人物、职务、带长时间、编号、机器型号、种类、保管期限、密级等,并填写卷内目录卷内目录样式见附录C.5.7.3 照片的整理5.7.3.1 照片分类：按电力企业档案0-9大类进行分类同纸质档案.一个年度一个大流水.无论单张照片还是一组若干张照片,都自成为一个单元,为区别于纸质档案照片序号后加照片档案代号“Z”, 分类方案应保持前后一致,不应随意变动.5.7.3.2 将同一类的照片按时间顺序依次嵌进装具.5.7.3.3 照片按年度结合问题整理,照片和底片、负片和反转片要分开保管.5.7.3.4 照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素.——事由：照片影像所反映事件、事物的情由.——时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间.——地点：被摄物所在的具体地点.——人物：照片影像上主要人物的姓名、身份.——背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景.——摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人.5.7.3.5 底片的文字说明：底片分负片和反转片两种.负片与照片内容对应,编上底片号,翻拍的用字母“F”标注,不需另写文字说明.反转片要同照片一样编写文字说明,书写在插袋式的芯页.5.7.3.6 照片文字说明的编写要求a编写照片的文字说明要包括六要素,即：事由、时间、地点、人物、形成的条件背景、作者. 照片的文字说明编写要求.b综合运用六要素,概括地揭示照片档案所反映的全部信息.c文字简洁,语言通顺,一般不超过 200 字.d统一用阿拉伯数字表示时间,年、月、日用“.”隔开.5.8 照片档案目录的填写方法5.8.1 照片档案目录项目有照片底片号、照片题名、拍摄日期、档号、存放地点.以照片自然张为单元填写目录,册内照片目录样式见附录D.5.9 声像档案的保管期限5.9.1 声像档案保管期限表6 检查与考核6.1 声像档案是公司档案的一个组成部分,必须按规定收集齐全、规范整理、及时归档,由公司档案室实行集中统一管理.6.2 对于未将声像档案按时归档的部门,按经济责任制进行考核.7 报告和记录执行本标准应形成的报告和记录见表1.表1附录 A资料性附录声像档案移交清单声像档案移交清单注：录音、录像带可使用此表,将照片编号改为录音像带编号.附录 B资料性附录录音、录像档案目录格式录音录像档案封面小标签D2录音：100㎜×65㎜盘号：附录C资料性附录录音、录像档案目录录音、录像档案卷内目录附录 D 资料性附录册内照片目录册内照片目录。
声像档案归档范围、内容和要求及注意事项
声像档案归档范围、内容和要求及注意事项声像档案归档范围、内容和要求及注意事项一、城建声像档案的归档范围1、从城市总体角度反映城市面貌的声像档案；2、反映城市地方特色和建筑艺术水平较高的重要建筑物、构筑物、桥梁等工程的声像档案；3、具有历史价值和科学研究价值的建筑声像档案；4、记录城市主要基础设施、建设工程原貌、建设中的实际情况和建成竣工的新貌声像档案；5、城市著名的风景、园林、名胜、古迹、公共设施、绿化、市树、市花等容貌声像档案；6、各级领导、专家等在城市建设活动中形成的声像档案；7、各种突发事件的声像档案。
二、建设工程声像档案的归档内容1、开工前工程区域全景原貌，工程所处地理位置，建筑面积、层数、高度，结构体系，建设、设计监理、监督、地勘、施工单位名称；2、工程的立项批文、可行性研究和方案设计、施工许可、设计审查等前期活动；3、工程招、投标活动；4、工程的重要招商引资、签约仪式；5、拆迁、移民情况；6、工程奠基、开工仪式；7、是否有与施工质量管理相应的技术标准，有否健全的质量管理体系，有否施工质量检验制度和综合施工质量水平评定考核制。
施工过程采用或引进的新技术、新材料和新设备；8、工程中的重要试验、检测和重要部位、重要工序施工隐蔽情况；⑴基础工程：平基土石方开挖；施工定位放线，轴线控制；基础坑槽开挖；岩石基础取样标本，地基承载能力（检测结果与设计承载力比较）；钢筋抽检及砼强度评定情况；砼浇筑，基础桩动、静载检测结果及检测单位；设计变更建设、监理、质监部门检查验收等。
⑵主体结构：轴线、标高设置及控制；结构工程施工的特点、难点，检验批及分项工程和子分部工程的划分及验收；模板的制作和安装及其质量保证措施；钢筋制作和安装及其保证质量的措施，尤其是钢筋接头的可靠性及钢筋安装和保护层位置的准确；砼浇注及其质量保证措施，施工缝或后浇带留置及处理和砼养护；砼强度评定情况；砼结构子分部钢筋保护层验收及砼结构实体强度检测情况；砌体工程施工情况及其质量保证措施；砼、砌体综合观感质量情况；⑶工程材料、半成品验收检测及见证取样送检测情况，施工单位对基础及主体结构工程质量评定情况，沉降观测点的设置及沉降观测情况，基础及主体结构工程验收及其结论意见。
声像档案 实物档案的管理办法
声像档案实物档案的管理办法1.声像档案定义声像档案，是指反映本企业在职能活动中形成的，具有保存价值的，以音像、影像等方式记录信息，以感光、磁性和激光材料为载体形式，并辅以文字说明的历史记录，主要包括磁带（录音磁带、录像磁带、数字磁带等）、硬磁盘、胶片光盘、照片（普通照片及底片、数码照片）、光盘（CD、VCD、DVD）等。
2.实物档案定义实物档案，是指除传统纸质档案、现代化新型载体档案之外，记载本单位各项重要活动的具有保存价值的实体形态档案及与之相关的文字说明材料。
各单位在工作中都会形成一些具有保存价值的实物，包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯，失效的印章，著名人物的题词、书画、外单位或个人的赠品等。
这些实物具有形体直观、形式多样，保存价值高的特点。
要使这些实物发挥更大的作用，就必须对其进行科学的整理。
3.声像档案、实物档案的内容与范围（1）反映本企业各项工作的重要会议及企业主要领导重要讲话的声像档案。
（2）反映各级领导及外国贵宾视察本企业工作的声像档案。
（3）本企业领导参加重大公务活动、外事活动、深入现场调查研究的重要活动的声像档案。
（4）记录本企业重大事件、重大案件的声像档案。
（5）反映本企业重大工程项目原始地、开工典礼、施工质量、竣工及评优（国优、部优、鲁班奖等）的照片、音视频及相关文字材料。
（6）本企业接受的国际、省际间的重要礼品、标志物品、纪念品、字画、实物等。
（7）本企业在各项活动中被授予的奖杯、奖旗、奖牌、证书等实物。
（8）本企业历史沿革中失效的印鉴及其它有保存价值的特殊载体档案。
（9）其它有保存价值的声像材料和实物档案。
4.声像档案、实物档案归档及保管要求（1）声像档案应先由承办部室进行整理并编写说明，详细记载时间、地点、人物、活动内容、背景、摄录人等六要素，用以揭示声像材料所反映的全部信息。
于形成年度的次年上半年前向档案管理部门移交，归档上架或归入声像档案专柜。
（2）各单位、各部室及个人应在获得实物档案一个月内，在本单位展出或向领导展示后，按“类别·年度-保管期限-机构-件号”进行编号，整理登记，及时向档案室移交。
【精选】2020年关于声像档案的整理
2020年声像档案的整理第一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第二条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第三条分类、编号1.照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。
底片在全宗内编流水号。
格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第五条文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明：(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。
第六条编制格式1. 照片编制采用横写格式。
其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。
按要求逐项填写。
第七条案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第八条编目声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
声像档案整理
声像档案的整理的要求一、光盘需提供事由、时间、地点、主要人物、背景、拍摄者、播放时长等（荧光笔部分为必须提供）。
视频光盘/录音光盘及照片光盘可按以下模板填写附在光盘包装盒上。
二、相片需提供活动名称、照片分说明（对每张相片进行简要说明，如XX领导在XX会上通报XX工作情况）、拍摄时间、拍摄地点、主要人物（提供姓名及职位）、拍摄者等（荧光笔部分为必须提供）；。
纸质相片整理规则：分组整理，每个活动为一组，按活动大小控制在每组4-10张。
需附上照片总说明（格式如下图）和分说明（即对每张照片进行简要的说明），纸质相片的说明必须也是纸质，注意：纸质相片还必须提供电子版。
相片总说明模板：分说明电子相片整理规则：分组整理，每个活动为一组，每组照片放在一个文件夹内，电子相片尽量控制在4-20张。
文件夹命名规则：日期+下划线+活动名称（如：20090721_亚运媒体服务移动平台评估会议）。
照片文件命名规则：日期+下划线+活动名称+下划线+顺序号（如：20091103_南方物流与广州亚组委签约成为独家供应商_dsc005）。
电子相片说明，每组相片的文件夹内建一个名为“照片说明”的纯文本文档（方法：右键菜单—新建—文本文档），切记不要用word或其它格式的文档。
文档内编写说明：1、照片总说明（对本组照片的一个总的概括，包括时间、地点、事由、人物等），2分说明（即对每张照片进行简要的说明）。
电子相片整理案例见附件。
图一：总说明2000年7月20日，某某市某某局某某某副局长在区某某局某某某局长等人的陪同下，到本单位参观、指导。
（本组照片共6张）图二：分说明图三：底片册封面标签图四：照片档案册封面、脊背标签图五：声像档案目录夹封面、脊背标签：图六：照片档案卷内目录照片号/ 底片号题名拍摄时间备注1991年2月14日上午，某某市委书记李某某、副书记张某某等市领导同志到某某市档案局（馆）向全体干部拜年，并参观了档案馆技术室。
G1.2.4-01(001)/ G1.1-01(005)李某某书记（左一）向某某市档案馆全体同志拜年。
声像档案管理现状与对策
根据实际情况选择合适的数字化技术，如扫描、摄录等，确保数字 化质量和效率。
加强数字化成果的利用与共享
建立数字化声像档案数据库，实现资源的共享和远程利用，提高档 案的利用效率和价值。
加强声像档案管理人员的培训与教育
提升专业素质
加强档案管理人员的专业培训和教育，提高 其业务水平和综合素质。
传承历史
声像档案是历史的珍贵记录，能 够传承历史记忆和文化价值，对 于研究历史和文化具有重要意义 。
见证事实
声像档案能够作为证据和证言， 证明历史事件和人物的真实性， 对于维护权益和解决争议具有重 要作用。
促进交流
声像档案能够促进不同地区和民 族之间的交流和了解，有助于增 进相互理解和友谊。
02
声像档案管理现状
定期对声像档案进行检查和维护，及时处理损坏和变质等问题，确 保档案的长期保存。
优化存储环境
根据声像档案的特性，合理配置存储设施和环境，如温湿度控制、 防尘防潮等，以确保档案的物理安全。
提高声像档案的利用与开发水平
拓展利用途径
积极探索声像档案的多种利用途径，如展览、出版、媒体 等，提高档案的利用率和影响力。
规范整理标准
建立统一的整理标准，对收集到的声像档案进行分类、编目和归档 ，便于后续的检索和利用。
强化动态管理
及时更新和补充声像档案，保持其时效性和完整性，以满足各种利用 需求。
完善声像档案的存储与保管制度
建立严格的保管制度
制定完善的保管制度，明确责任分工，确保声像档案的安全和保 密。
定期检查与维护
声像档案管理现状与对策
汇报人： 2024-01-04
目录
• 声像档案概述 • 声像档案管理现状 • 声像档案管理存在的问题 • 声像档案管理的对策与建议 • 结论
档案馆声像档案管理制度
第一章总则第一条为了规范档案馆声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆所有声像档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案馆声像档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关法律法规，确保声像档案的合法权益。
（二）科学管理：运用现代科学技术，提高声像档案管理水平和利用效率。
（三）安全第一：确保声像档案的实体和信息安全，防止丢失、损坏和泄露。
（四）服务至上：为档案利用者提供优质、高效的服务。
第二章收集与整理第四条收集范围：（一）反映本馆业务活动的声像资料，如会议、培训、展览、学术交流等活动的照片、录音、录像等。
（二）反映本馆历史沿革的声像资料，如成立庆典、重要事件、重大活动等。
（三）反映本馆工作成果的声像资料，如获奖证书、荣誉证书、科研成果等。
（四）反映本馆工作人员风采的声像资料，如个人照片、工作场景等。
第五条收集方法：（一）主动收集：通过各种渠道，主动收集与本馆业务、历史、成果、人员等相关的声像资料。
（二）被动收集：对捐赠、移交、交换等途径获得的声像资料，进行接收和登记。
第六条整理要求：（一）分类整理：根据声像档案的内容、形式、时间等因素，进行科学分类，便于查找和利用。
（二）编号登记：对收集到的声像档案进行编号，建立登记台账，确保档案的完整性。
（三）著录标引：对声像档案进行详细著录，包括档案名称、作者、时间、载体、格式等，便于检索。
第三章保管与保护第七条保管要求：（一）存放条件：声像档案存放于通风、干燥、防尘、防潮、防虫、防鼠的专用库房。
（二）设备维护：定期检查、维护声像档案保管设备，确保设备正常运行。
（三）安全管理：严格执行安全管理制度，防止火灾、盗窃等事故发生。
第八条保护措施：（一）技术保护：采用数字技术，对声像档案进行备份、加密，确保档案的长期保存。
公安机关声像档案管理办法(试行)
公安机关声像档案管理办法(试行)文章属性•【制定机关】公安部•【公布日期】1994.02.28•【文号】•【施行日期】1994.02.28•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文公安机关声像档案管理办法（试行）（１９９４年２月２８日公安部印发）第一章总则第一条为加强公安声像档案的科学管理，便于保护和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》制定本办法。
第二条公安声像档案是指公安机关在工作活动中，以感光或磁性等材料为载体，用摄、录等手段形成的，有保存利用价值的照片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等材料。
第三条公安声像档案是公安档案的组成部分，是公安工作真实的历史记录，对于研究各项公安业务工作，维护社会治安，为社会主义经济建设服务具有重要价值。
第四条公安声像档案实行由业务部门整理、档案部门集中统一管理的原则，任何单位和个人不能以任何理由据为己有。
第二章声像档案归档范围第五条凡是公安机关工作活动中形成的、办理完毕的、具有保存利用价值的声像材料均应归档。
（一）党和国家领导人及上级党政机关主要领导人视察、指导本单位和本地区公安工作时形成的声像材料；（二）上级公安机关和本地区在组织实施重大行动、活动及处置各种突发事件中形成的声像材料；（三）本机关领导人在重大活动中形成的声像材料；（四）在警卫工作中形成的声像材料；（五）召开的各类重要会议所形成的声像材料；（六）在重要专业和大型群体活动中作中形成的声像材料；（七）在对内、对外的宣传、出版工作中形成的声像材料；（八）在各项公安外事活动中形成的声像材料；（九）在公安系统重大工程建设中形成的声像材料；（十）本机关历任领导人，英模照片，机关办公地址变迁照片和录像；（十一）在重要通信联络中形成的声像材料；（十二）其他有保存价值的声像材料。
第三章声像档案的归档第六条公安声像档案的整理和接收（一）公安声像档案中照片必须由正片、负片（底片）及文字说明三个部分组成，同时归档。
公安声像档案管理办法
公安声像档案管理办法第一章总则第一条为加强公安声像档案的规范化管理，维护公安档案的完整和安全，充分开发利用声像档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局以及公安部的有关规定，制定本办法。
第二条公安声像档案是指公安机关在履行职责活动中形成的有保存价值的以记录声像和影像信息的照片、录音、录像、影片、唱片等载体材料的历史记录。
公安声像档案是公安档案的重要组成部分，是公安工作真实的历史记录。
第三条公安声像档案实行主管（办）单位进行收集、整理，档案部门集中统一管理的原则，任何单位和个人不得以任何理由据为己有或者拒绝归档。
第二章归档范围和整理第四条公安机关在以下活动中形成的、办理完毕的、具有保存利用价值的声像档案材料均应当归档：（一）党和国家领导人及县（区）以上党政机关主要领导人视察、检查本辖区公安工作时形成的声像材料；（二）县（区）以上党政机关召开的有关公安工作或研究公安工作的重要会议形成的声像材料；（三）县（区）以上公安机关和本机关组织实施重大行动、活动中形成的声像材料；（四）本机关主要领导参加重大活动中形成的声像材料；（五）本机关召开的重要会议形成的声像材料；（六）本机关侦破各类重大刑事案件、处理重大事故及处置各种突发事件中形成的声像材料；（七）本机关组织或参加重要外事及学术活动中形成的声像材料；（八）本机关科研活动中形成的声像材料；（九）本机关举办的各种纪念活动、召开的表彰奖励大会所形成的声像材料；（十）记录本机关办公地址、重大工程建设开工、竣工仪式等活动形成的声像材料；（十一）反映本机关警用装备变化的声像材料；（十二）本机关举办各类展览活动及对外宣传、出版工作中形成的声像材料；（十三）本机关历任领导人、全国公安系统英雄模范、功臣烈士及有突出贡献的科技人员的声像材料；（十四）本机关荣获省（部）级以荣誉奖励证书、奖旗、奖杯的声像材料；（十五）本机关摄制或与有关部门共摄制的反映公安保卫工题材的声像材料；（十六）本机关对外交往中接受馈赠的各种纪念物品的声像材料；（十七）其他具有保存价值的声像材料。
声像档案归档范围、内容和要求及注意事项
声像档案归档范围、内容和要求及注意事项一、城建声像档案的归档范围1、从城市总体角度反映城市面貌的声像档案；2、反映城市地方特色和建筑艺术水平较高的重要建筑物、构筑物、桥梁等工程的声像档案；3、具有历史价值和科学研究价值的建筑声像档案；4、记录城市主要基础设施、建设工程原貌、建设中的实际情况和建成竣工的新貌声像档案；5、城市著名的风景、园林、名胜、古迹、公共设施、绿化、市树、市花等容貌声像档案；6、各级领导、专家等在城市建设活动中形成的声像档案；7、各种突发事件的声像档案。
二、建设工程声像档案的归档内容1、开工前工程区域全景原貌，工程所处地理位置，建筑面积、层数、高度，结构体系，建设、设计监理、监督、地勘、施工单位名称；2、工程的立项批文、可行性研究和方案设计、施工许可、设计审查等前期活动；3、工程招、投标活动；4、工程的重要招商引资、签约仪式；5、拆迁、移民情况；6、工程奠基、开工仪式；7、是否有与施工质量管理相应的技术标准，有否健全的质量管理体系，有否施工质量检验制度和综合施工质量水平评定考核制。
施工过程采用或引进的新技术、新材料和新设备；8、工程中的重要试验、检测和重要部位、重要工序施工隐蔽情况；⑴基础工程：平基土石方开挖；施工定位放线，轴线控制；基础坑槽开挖；岩石基础取样标本，地基承载能力（检测结果与设计承载力比较）；钢筋抽检及砼强度评定情况；砼浇筑，基础桩动、静载检测结果及检测单位；设计变更建设、监理、质监部门检查验收等。
⑵主体结构：轴线、标高设置及控制；结构工程施工的特点、难点，检验批及分项工程和子分部工程的划分及验收；模板的制作和安装及其质量保证措施；钢筋制作和安装及其保证质量的措施，尤其是钢筋接头的可靠性及钢筋安装和保护层位置的准确；砼浇注及其质量保证措施，施工缝或后浇带留置及处理和砼养护；砼强度评定情况；砼结构子分部钢筋保护层验收及砼结构实体强度检测情况；砌体工程施工情况及其质量保证措施；砼、砌体综合观感质量情况；⑶工程材料、半成品验收检测及见证取样送检测情况，施工单位对基础及主体结构工程质量评定情况，沉降观测点的设置及沉降观测情况，基础及主体结构工程验收及其结论意见。
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声像档案的归档整理
一、归档范围
声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。
归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。
机关单位一般以照片类为主，其归档范围见附件一。
二、归档时间
一般在形成后一个月内归档。
对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。
三、归档要求
归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准
确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。
根据声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位（这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定）。
每个声像档案的实体上（照片在实体的背面，其它为脊背或盘面）要加盖其相应的档号。
1、底片、照片类材料的整理：
（1）底片的归档按其形成的时间，顺序编号入册。
一个立档单位的底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。
底片编号方法示例：
G 1.1-1（3）
底片张号（一册编一个流水号）
底片册号
底片类代号
照片类代号
声像档案大类代号
底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置，每册底片为一卷编案卷号。
底片案卷号的编制示例：
G 1.1 - 1
第一卷
底片类
照片类
（2）正片按内容——年度分类方法归档，可设三级类目。
设三级类目时，同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内，不同类（指最下位类）内容的照片不能组合在一册内（照片的分类参考附件一）。
照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。
总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。
单张照片不需形成总说明。
总说明一般不超过200字，其样式见附件二。
册内每张照片必须按照册内标签的格式，填写分说明。
已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。
分说明的条目可以在档案专用管理软件上进行著录（分说明样式见附件四），并依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（即“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题，即总说明中的“题名”，通栏标题不超过50个
字、占一个空行），一式两份，一份装订在照片册上，一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录册。
正片号的编制方法示例：
G 1.2．2-01（003）
正片张号（一册编一流水号，册号断则张号也断）
正片册号（一册为一卷）
正片分类代号（如会议类、人物类等）
正片类代号
照片类代号
声像类代号
每册正片作为一卷拟写照片档案案卷目录（底片目录已包含其中，不需另外再写目录），案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。
照片档案案卷目录可在档案专用管理软件上进行著录，并打印出照片档案案卷目录，与相应的卷内目录一起装订成
检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订），照片目录册封面标签格式见附件三。
照片档案目录册的编号方法示例：
G 1-03
正片目录册号（表示第三册目录）
正片类代号
照片档案大类代号
2、其它载体声像档案的整理
录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编流水号，直接填写案卷目录，不需填写卷内目录。
其编制方法如下：
G 3-003
盒（张）号
录像带类
声像类代号
以盒（张）为案卷，填写案卷目录，并在档案专用管理软件上著录、打印，装订成检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订）。
目录册的编号和标签格式参考照片类档案（见附件三）；磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五；录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下：
3、声像档案中除胶片和照片的底片外，其它实体上(通常为脊背或背面)均要贴上一打印的标签（必须贴牢），如：
附件一
声像载体档案材料归档范围
及保期限表
此表所列为机关单位产生的声像类档案的主要内容，供参考。
各单位原有三级属类和代号仍使用原编定的三级属类代号。
附件二
机关照片档案总说明示例：
题名：广州市×××到本单位参观、指导（本组照片共6张）
说明：2000年7月20日，广州市×××在区×××局×××局长等人的陪同下，到本单位参观、指导。
在参观后的座谈会上，本单位×××向市、区的领导
汇报了本单位在近年来××××××工作及取得的成绩。
照片起止号：G—3（026）～（031）
底片起止号：G1.1—2（008）～（013）
附件三
照片目录夹标签格式示例(机关)：
正面脊背
附件四
机关照片档案分说明标签（分横与竖两种）示例：
附件五
磁盘盒与光盘盒标签样式:
题名。