实训：会议方案制定简洁

实训：会议方案制订

职业情景

中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。

产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。

为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。

根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。

要求：

1．为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。

会议方案

一．会议组织

（一）主办单位：中迅显示器有限公司

（二）特邀成员：中迅显示器有限公司各部门负责人、全国中迅显示器代理商

（三）会议地点：上海国际会议中心

（四）会议时间：8月8-10日

二．会议内容

（一）会议题目：中迅显示器有限公司全国代理商联席会议

（二）会议主题：让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题。

（三）会议流程：

①公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；

②研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；

③生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；

④销售部总监介绍公司产品的销售情况；

⑤公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售

竞赛评比等事项做专题发言；

⑥东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验；

⑦表彰50家优秀代理商。

（四）会议活动：

①公司参观

②联欢晚会

③游览上海市内的几个著名景点

2．根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

秘书组。主要负责会议文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档工作。并负责会议通知和组织工作，负责报到、编排会议议程、日程安排座次等事项。

组织组。主要承办代表资格审查工作和选举方面的工作。起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表名册、选举程序，设计和印制选票，印发候选人情况介绍或简历等。

简报组。负责各与会人员发言的记录和简报、快报的编写、印发；记录会议过程中提到的意见、建议。

提案组。主要负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案。

宣传组。主要负责会议的对外宣传工作，包括：制定会议的宣传与公关工作计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体提供会议的宣传与公关工和计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体提供会议的新闻稿，承办新闻发布会或记者招待会，负责会议音像资料的录制和管理工作等。

总务组。主要负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观浏览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、用品发放与管理、经费预算与筹措、财务管理、现场急救等方面的工作。

保卫组。主要负责会议期间的安全保卫工作。

联络组。主要负责会议期间的联络工作。

3．以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。

会议的经费项目预算

会议费：场地租金、茶水费、设备租金等；

资料费：包括文具费和资料印刷等费用；

食宿费；

旅游费：景点门票费等；

交通费；

其他费用：礼品、奖状费、媒体费等；

4．请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项)。

5．请根据会议内容拟写一份会议通知。

会议通知

为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定，于8月8日至8月10日在上海国际会议中心举行中迅显示器有限公司的全国代理商会议。假如您不能如期参加会议，请在8月6日之前打电话到张副经理告知。现将有关事项通知如下：

一、出席会议人员

公司各位股东、总经理、全国各地区的代理商、主管副总经理、张副经理，各单位负责人。

二、会议时间、地点

会议定于8月8日上海国际会议中心召开，会期3天。各市出席会议人员于8月8日上午8：30到上海国际会议中心报到。

三、其他事项

（一）请与会人员提前一天到上海国际会议中心安排好住宿。

（二）8月8日上午，请与会人员提前十五分钟持会议通知到上海国际会议中心报到。