档案管理创新与服务模式研究

档案管理创新与服务模式研究

作者：耿亚楠

来源：《办公室业务》 2013年第9期

文/耿亚楠

实现档案管理工作的完善，必须要对档案管理工作的各个环节进行创新，形成新观念，运

用新手段，建立新模式，创建新体制，使其更好地辅助整体工作顺利进行，符合时代发展的要求，满足整体工作对档案管理工作的需要。

一、档案管理创新

（一）档案管理的体制创新。

1.科学合理的体制是管理工作进行的依据，具有一定的指导作用。在档案管理的体制制定上，要注意体制内容的精简性，体制效果的高效性，体制范围的广泛性。档案的管理工作要实

现两个目标：一是提高档案管理工作的实现。首要目标就是顺利完成自己的任务。必须制定出

科学先进的档案管理体制，指导管理工作的顺利运行，将现代科技的成果与管理工作充分结合，提高管理的质量和效率。二是要尽量降低档案管理的资金投入，合理配置各种资源，包括人力

资源和管理设备资源，实现低投入、高收益。

2.促进档案管理整体工作的规范化。建立完善的档案管理体制，必须在整体上进行规范化

管理，档案的归档工作要有明确的条件标准和限制范围；对档案的借阅必须有制度上的规定，

借阅人员必须有借阅证件或借阅证明，保证档案的安全；在档案的立卷工作上，也必须有合理

的标准，保证档案的质量和规范；对库房的管理要尤其注意。

3.制定合理的奖惩制度。各部门要形成完善的工作目标责任制度，保证每个工作人员都做

好自己的本职工作。实行合理的奖惩制度，对在工作中表现比较好的员工，进行适当的奖励；

对在工作中失误较多，表现有待提高的员工，进行适当的警告提醒；对于严重泄密的人员，实

行必要的惩罚。

（二）档案管理的手段创新。现代科技不断发展，各种科学技术设备的更新换代速度越来

越快，很多原来的设备在工作效率和质量上都严重欠缺，传统的管理手段和管理形式不再适应

新时代的要求，阻碍了档案管理工作的科学发展，所以，必须在档案管理的手段上加大创新，

将现代科学技术应用于档案管理的工作中，现代科学技术操作简单，把复杂的工作程序简单化，提高了工作效率，其工作质量也比人工操作更为精细，在提高工作效率的同时，保证了工作的

质量。虽然利用现代科技需要一定的资金投入，但是，现代科技在某些工作上代替了人力劳动，也节省了很多人力资源，减少了劳动力的支出。因此，在档案的管理工作中，要充分发挥现代

科技和人力劳动的优势，让机器成为人的辅助工具，对于原来比较复杂麻烦的操作，尽早淘汰，改用精简的管理手段，档案管理工作人员要有与时俱进的精神，多学科学知识，适应现代科技

环境，尽量用科学先进的手段，提高工作效率和管理水平。

（三）提高档案管理工作人员的整体素质。

1.为了提高工作人员的整体素质，首先要改变工作人员的思想观念。一个人的思想观念，

决定着他做事的方向，因此，要特别注意对档案管理工作者科学思想观念的培养，提高他们现

代化的管理意识，让知识和创新更好地为档案管理工作服务。有了科学先进的思想观念，工作

人员就能在档案管理的创新工作上大胆前进，大胆尝试，使整个档案管理工作中充斥着一种活

跃的气氛，为创新工作的进行，提供优良的环境。

2.在工作人员的录取和选择上，加强筛选的力度。为了提高档案管理工作人员的整体素质，在应聘的环节就应该注意到，在保证应聘者工作态度的基础上，要尽量选择富有创新意识，敢

于挑战的人员，优选电子档案信息管理专业或其他计算机相关专业的人员。在现代信息技术环

境下，每个公司和单位都急需具有先进科技含量的专业人员，档案管理人事部门行业努力为自

己争取更多的专业人员，为以后提高员工整体素质做好基础工作。

3.现代科学技术的发展，使档案管理的工作方式发生了变化，由传统的人力操作向电脑操

控的方式转变，这就要求档案管理工作人员掌握基本的电子档案管理程序。各企业和单位应该

加强对工作人员的技能培训，提高他们的科学知识，电子操作能力，并鼓励工作人员自觉学习

新知识、新技能，提高员工的整体素质。

二、档案服务模式

（一）以用户的需求为导向，提供专业化的服务内容。传统的档案服务模式，一般是以档

案库内的资源为导向，有什么资源，就提供什么样的服务，这样往往会造成档案服务内容与用

户实际需求的脱轨。新时代环境下，各种科学技术纷纷出现，使得资源获取的途径和范围都大

大增多，档案工作人员必须了解用户对档案的需求，以此为依据，及时补充和调整档案的资源；在了解用户需求的基础上，还要对此进行深入的分析，总结出用户需求的共同性和差异性，有

针对性地整理档案资源，使档案服务更具专业性；档案资源在全面的基础上，还要尽量新颖，

以此吸引更多的用户；还可以在档案服务中加入电子导航，使服务更具人性化。

（二）以科学技术为依托，提供广泛的服务范围。现代科学技术将世界紧密联系到一起，

各种信息的流通也更加通畅，档案管理工作人员要对档案资料作进一步的分析和整合，形成新

的档案资料信息库，运用各种科学设施，促进档案部门与用户的畅通交流，根据市场需要和档

案资源的实际情况，开发新的业务能力，使档案服务不仅实现基本业务能力，还实现增值业务

能力，使档案服务实现特色化、多样化、专业化，高效化，提升档案服务的整体水平。

（作者单位：吉林省延吉市延边州住房公积金管理中心）