电子文件归档管理系统的总体设计

电子文件归档管理系统的总体设计

作者：邹名璐罗元

来源：《计算技术与自动化》2018年第03期

摘要：以中国空间技术研究院的电子文件归档管理系统开发设计为背景，在深入研究单位现行归档业务过程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系统数据结构和体系结构的基础上，提出了符合产品文件全生命周期管理实际的系统功能性、非功能性需求，提出了符合AVIDM框架的电子文件归档管理系统总体设计思想和总体系统结构，确定了系统的功能模块/单元划分，为完成系统的详细设计、逻辑实现和调试测试奠定了基础。

关键词：电子文件归档，文档管理，需求分析，设计思想，系统结构，模块/单元划分

中图分类号：C934 文献标识码：A

Abstract： Taking the development and design of electronic document archiving management system of China Academy of Space Technology as the background，on the basis of a thorough study of the process and management mode and management system of the Academy's current archive business，and a comprehensive analysis of the data structure and system structure of the existing AVIDM system，this paper puts forward the system functional and nonfunctional requirements in line with the practical situation of whole life cycle of product documentation，proposes the overall design thought and system structure of the document archiving management system which conforms to AVIDM framework，and determine the division of function modules/units of the system，laying a solid foundation for the system's completion of detailed design，logic implementation and debugging test.

Key words： Electronic document archiving，document management，requirement analysis，design thought，system structure，module/unit division

1 引言

早在20世纪末、21世纪初，中国空间技术研究院就开发并使用了电子文件管理平台“航天飞行器集成设计与制造系统（AVIDM）”，实现了对文件的创建、审批、打印和分发等环节的有效管理与过程控制[1]。近年来，本文作者所在团队在研究院信息化建设重点项目的支持下，对原AVIDM系统进行了电子文件归档管理功能的扩展性设计，将全院电子文件归档管理与原来的文件、资料管理等功能集于一身，为包括文件编写、审批、打印、分发、更改，直至归档等各环节在内的航天产品电子文件的全生命周期管理，提供了一个完整、安全的一体化平台，推动全院实现了基于AVIDM平台的文档全生命周期网络化、电子化、自动化管理，为全

院的科研生产提供了更便捷高效的档案服务。本文结合该系统的开发设计，论述电子文件归档管理系统的总体设计思想。

2 电子文件归档管理系统的需求分析

2.1 电子文件归档管理系统与AVIDM其他功能

模块的关系分析

本电子文件归档管理系统的设计，旨在实现AVIDM系统中保存的电子文件从受控库和现行文件库到档案库的组织和迁移，以及对档案库归档过程和档案数据利用的管理。归档及其管理作为整个电子文档流转过程中的最后一大环节，它与现行AVIDM系统的关系如图1所示。

由图1可看出，文件归档管理业务依次经历以下五段工作流程：归档文件数据导入→组卷与调卷→归档数据移交→现行数据销毁→归档数据

导出。

2.2 系统中主要数据的传递和状态转换

中国空间技术研究院目前要求归档系统所需管理的数据，主要是文本类和图纸类两类文档数据。数据（文档）依次在AVIDM系统的设计库→受控库→资料库→归档过程库中流转，流转的信息主要包括文档的属性条目和文件实体两部分。其中文档属性条目信息在各庫中由于描述的角度不一样，经常增减变化，所以必须按业务需求分别建库

管理。

目前，数据（文档）在系统各库之间是依次复制相应版本的文件实体和文档属性来传递的[2-3]。具体如下：设计库送审通过的文档入受控库受控，同时在资料库中复制一份便于资料人员进行现行文件处理。现行文件归档时将从资料库中把文档的最新版本复制到归档过程库，归档完后，根据用户需要将归档结果迁移到相应的档案系统中。

数据（文档）从开始准备归档到最后归档完成，将经历一系列状态的转换过程，大致如图2所示。

2.4 系统主要数据结构

系统主要的数据结构包括文档信息、案卷信息、目录信息。

文档信息是本系统的主体数据结构，定义了一个文档或文档列表的有关信息，包括：档号、卷内序号、卷号、文档编号、文件名称、文件类型、保管期限、技术保管、归档人员、归档日期、文件载体、冻结标记、销毁标记、移交标记、变更记录、密级、案卷题名、编写人员、编写日期、编写单位、阶段、备注等。

案卷信息定义了归档案卷的有关信息，包括：卷号、案卷名称、文件数、备注等。

目录信息定义了组织案卷的目录的有关信息，包括：目录名称、产品属性、阶段属性、备注等。

对各数据结构中每个具体的数据项，都应从数据类型（字符型/整数型/日期时间型）、数据来源（输入/系统自动生成/ AVIDM文档管理或补录输入等）和项目说明等方面做出描述。

2.5 系统功能需求分析

电子文件归档管理系统[4]是针对中国空间技术研究院的归档需求设计的，其功能以归档过程管理为中心，围绕现行产品型号文档的全生命周期管理，分别从现行数据导入、组卷与调卷、销毁管理、移交管理、补充归档管理、归档数据导出、报表管理、数据查询与统计、过程审批管理和系统权限配置等十大功能进行设计。各大功能都包含一项或多项子功能。

（1）“数据导入”包含9项子功能：冻结文件，解冻文件，固化文件，导入文件，补录文件，批量补录，删除文件，移动到销毁区，导入配置。

（2）“组卷与调卷”包含4项子功能：目录管理，案卷管理，卷内管理，送审管理。

（3）“销毁管理”包含3项子功能：销毁文件，移动文件，查询文件。

（4）“移交管理”包含2项子功能：标定移交，取消移交。

（5）“补充归档管理”没有下分子功能，即只有一项子功能。

（6）“归档数据导出”包含2项子功能：导出到目录，按光盘格式导出。

（7）“报表管理”包含2项子功能：报表模板，报表管理

（8）“数据查询与统计”包含3项子功能：归档信息查询，档案信息查询，文件总数统计。

（9）“过程审批管理”包含5项子功能：预审批，移交/销毁审批，调卷审批，归档结果审批，过程审批监控。