企业办公自动化建设的需求分析及建议

企业办公自动化建设的需求分析与建议

[摘要]：随着技术的不断进步，企业办公自动化建设不断提出更高的需求,这就要求我们不断总结经验,使用更为先进的技术开发出成熟实用的系统。文章主要阐述了办公自动化系统的功能需求，以及对系统平台的要求，以及如何选择办公自动化产品提出了建议。定制开发和购买现有成熟产品可以满足不同企业办公自动化建设的需求，企业可以更具自己的实际情况选择适合自己的办公自动化系统。[关键词]: 办公自动化 OA

Abstract: Along with the technical unceasing progress, the enterprise office automation construction proposed unceasingly a higher demand, this requests our unceasingly lessons learned, uses the more advanced technology development mature practical system. The article mainly elaborated the office automation system's function demand, as well as to the system platform's request, how as well as did choose the office automation product to put forward the proposal. Has custom-made the development and the purchase existing mature product may satisfy the different enterprise office automation construction the demand, the enterprise may have own actual situation choice to suit own office automation system.

key word: Office automation; OA

引言

办公自动化（简称为OA——Office Automation），是一个不断发展的概念，是利用先进的科学技术（主要是网络技术），使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成，服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提供日常办公的各项功能，从而提高生产工作效率、简化办事步骤、加快办公速度、节省日常开支等，事实上，网络办公系统的出现以及所具备的自动化功能已正给水利系统带来一场内部管理的革命。

建设一个合适的办公自动化平台，在其上建立适应办公自动化需求的,功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、易于维护的、界面友好的各种应用，是企业办公信息系统成功的关键。系统设计应充分考虑到企业目前及今后几年的业务发展需要，使系统在实施后具有较高的使用价值和较长的生命周期，系统实施后，应从各方面提高企业的信息共享、信息传递、信息管理的效率。

一、企业办公自动化业务需求分析

1、企业现状分析

对于地方企业而言，由于企业自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，员工的素质也参差不齐，其经济实力并不雄厚，企业管理和决策者对办公自动化认识还不足，主要表现在以下几个方面:

首先，认为办公自动化即是利用现有的先进设备和技术，将原来的手工模式转为电子模式而已，把企业的办公自动化与桌面办公系统如:office等混为一潭，针对现在工作人员的日常工作，而不愿增加这方面的投入，而制约了企业信息系统的建设。

其次，企业在运作过程中，重视通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物管理的ERP、SCM、CRM等系统，而忽视通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程规范性的企业办公自动化系统。

还有部分企业决策者为了节约资金，购买成型的通用办公自动化软件，甚至使用免费的办公自动化软件，但通用的办公自动化软件与企业的实际运作有所差异，系统维护方面是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。

与此同时，企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，建立符合企业特色的办公自动化信息系统时在必行。

2、企业知识和经验的共享与转移

知识管理对企业来说，其作用己经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的。

3、移动办公协同办公

企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题，需要一个信息交流和沟通平台。在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此。

4、方便的消息提醒机制

系统通过整合电子邮件系统和即时通讯系统为用户提供电子邮件、手机短信和即时消息服务。电子邮件的整合方式为单点登录、统一用户管理、WebMail；即时通讯服务的整合方式为单点登录、统一用户管理、服务随系统启动。并通过电子邮件和即时通讯系统的数据接口实现系统中待办事宜、催办督办、公告通知等的邮件、即时消息、短信提醒。

5、日常办公系统化

一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，有效的信息资源利用机制和整合信息的系统，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。

二、系统应用平台分析

整个系统应通过将各类电子文档(如:Word文档、各种电子表格、图形、音

视频、图像等)、文档数据库和关系型数据库的有效结合，融合先进的办公思想、工作流机制，实现协同工作和知识管理。在进行协同办公平台设计时，必须首先考虑与管理局整体信息化建设工作的关系，从整体出发，以长远的考虑进行全面规划，分布实施。对于协同办公平台，不能简单的利用现成的办公软件产品生搬硬套，应根据工作的特点和管理局的特殊要求进行具体的分析，使协同办公平台能够适合工作的具体要求和工作特点。同时，协同办公平台将成为管理局日常办公和内部信息查询的统一界面，为全体用户提供真正的现代化办公环境。