离退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的联系
电子文件与纸质档案在保护技术上的区别
/【摘要】文章通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差别分析,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法,为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。
【关键词】档案;电子文件;纸质档案;差别随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。
现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。
只有认真分析比较电子文件与纸质档案的本质差异，才能辩证的看待两者的关系，充分发挥两者的优势，实现共存。
一、载体寿命的差别（一）纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定尽管纤维素在不适宜的温度等条件下，容易发生水解与氧化反应，使纸张的字迹不清楚。
但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件，就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性，进而提升纸质档案的使用寿命。
（二）而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。
然而，构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离，易吸附尘埃，还具有变形后不易复原等弊端。
同时，载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点，使载体中记录的信息无法正常输出。
此外，磁粉中存在的磁性氧化物颗粒，其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。
最后，由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质，造成电子档案无法被长期保存。
由于电子文件的载体材料具有上述特性，电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。
二、档案保护的技术差别（一）由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。
纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。
只要保护工作做到及时到位了，纸质档案的长期保存就能获得保证。
（二）电子文件从生成传输到保存都是在计算机上完成的，对计算机系统有很强的依赖性，一旦其离开原设备的技术环境，容易导致信息无法被读出。
电子文件与纸质档案在保护技术上的差异
Ｖｏｌ．２８Ｎｏ．１２Ｄｅｃ．２０１２赤峰学院学报（自然科学版）ＪｏｕｒｎａｌｏｆＣｈｉｆｅｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＮａｔｕｒａｌＳｃｉｅｎｃｅＥｄｉｔｉｏｎ）第２８卷第１２期（上）２０１２年１２月电子文件具有其特殊性，那就是以载体和载体与信息结合方式储存信息．所以，传统的档案保护理论在现今的电子档案的冲击下，怎样保存电子文件成为档案管理者的当务之急．传统纸质档案和电子文件在保护技术上有很大的差别，这些差别将一个新的领域摆在档案管理者面前，成就了档案保护技术的新的课题．相对而言，传统的纸质档案文本较为安全稳定，而电子档案文档载体的稳定性就较差差，非常容易损毁或缺失．因此，选择归档方式是至关重要的．经多年实践检验证明，脱机采集数据或利用磁盘等介质移交转移电子文件的方式容易造成数据的丢失．特别是如过遇到质量比较差的磁盘，就会造成文件的可读性受到影响．因此，为了防止电子文件数据的的缺失，只能以制作多分电子文件备份保存，在本是利用简便的电子文档的时代，却增加了档案工作中的工作量，磁盘的储存数量也随之增加了．为了解决这个问题，继而产生了用网络移交归档的方法储存，合并光盘存贮．1网络移交的途径１．１借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网．这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点．对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统．将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门．档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：．ＤＢＦ、．ＤＯＣ、．ＴＸＴ、．ＥＸＥ等文件．１．２选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统．计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件．由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一．清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网．注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输．计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享．随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档．2电子文档与纸质文档载体保存时间的差异纤维素的性质直接决定了纸张保存的耐久性，在一定的条件下，纤维素尽管在高湿、高温、霉变、酸、氧化剂等诸多因素下，可发生化学反应而产生变质，但是，只要我们排除了水解和氧化反应这两关，杜绝了纸张文档发生变化的条件，纸质档案的保存时间就可以延长到百年千年．磁性物质和光盘是电子文件的载体材料．磁盘和磁带的支持体是聚酯底基．静电是吸引尘埃的主要因素，而聚酯底基极易产生静电，因而吸引尘埃后就会导致磁带卷曲，造成与磁粉脱离，当伸长后就不易恢复原状，这是磁带的最大缺点．另外，连接底基和磁粉的粘和剂具有容易易磨损、脱落、粘连、热胀冷缩、甚至生霉等缺点，当有信息再现需求时就不易完整清晰再现．记录和再现信息的决定因素是磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度，外界磁场的影响会使磁带消磁或退磁等等．而光盘死是利用激光技术来存储的，其由圆盘状的盘基、记录介质和保护层等组成的．目前光盘的常用记录介质主要是能在激光热效应作用下能产生物化性质变化的材料，如碲、硒、碳铝化合物、碲合金等．这些材料也不是很稳定，容易氧化，且易遇碱溶液会发生化学反应．因此，光盘与纸质档案载体相比而言，电子文档载体材料的保电子文件与纸质档案在保护技术上的差异曹文波（内蒙古医学院附属医院人事部，内蒙古呼和浩特０１００００）摘要：随着计算机的普遍运用，信息储存的方式发生了较大变化，本文就电子文件与一般纸质档案在保护技术上的差异进行简单论述．关键词：档案；电子文件载体；纸质文档中图分类号：Ｇ２７１文献标识码：Ａ文章编号：１６７３－２６０Ｘ（２０１２）１２－０１６６－０２１６６－－存时间要短得多，一般仅保存５－１５年．3环境条件对电子文档与纸质文档载体的影响差异３．１温度和湿度的影响不论是磁性载体、光盘或纸张，在不适宜的温度和湿度条件下，均有影响．纸张保存过程中，高温高湿条件下，可引起纸张发生水解———氧化反应现象，使纸张内部的不利化学成分加速了纸张的化学变化，材料中的字迹会发生洇化、扩散现象．而电子文件载体也会受温湿的影响，但方式是不同的．聚酯底基会在温度过高或过低的环境下收缩变形或膨胀，制作光盘所使用的载体材料主要是塑料、铝和多碳，也会随着温度变化而弯曲变形，从而影响数据的读写和激光束精确定位．通过实践发现，纸质档案的保存温度标准为１４℃—２４℃，相对湿度是４５％—６０％，而电子文件的保存理想温度是１６℃—２０℃，相对湿度是４０％±５％，由此可见，温湿度对纸质档案和电子文件的影响程度是不一样的．３．２灰尘对纸张和电子文件的影响．灰尘对纸质档案的危害主要表现在机械磨损上，灰尘会使纸张发生霉变或粘结等，由此会形成“砖块纸”．电子文件载体被灰尘的损坏主要有物理性损坏，化学性损坏及生物性损坏．物理性损坏是指划伤磁盘、磁盘污染、磁带污染、光盘表面污染等．由此可以造成记录信息损毁；化学性损坏是空气灰尘中含有的化学成分对磁带、磁盘、光盘等进行腐蚀或降解，直接是这些载体发生化学反应而损坏．因此记录信息消失就是难免的了；生物性损坏是指霉菌孢子被灰尘颗粒到处传播，使长期不动的档案载体成为了霉菌的培养基和繁殖场所，霉菌的分泌物会损坏磁带盒光盘，使之丢失数据．由此可见，灰尘损伤电子文档的载体是不可逆的，一旦损坏就无法修复．但是对纸质载体而言，及时灰尘对档案载体产生了一定的损坏，比如磨损、霉斑、色斑等等……，仍然可以通过修复恢复纸质载体上的信息．但是，电子文件载体一旦遭到回春的危害，就将损失局部或全部信息，无论采取什么样的手段也没用办法在计算机上读出原始信息资料．这样，电子文件载体就失去了保存价值．因此，无论电子文档载体的使用还是电子文档载体的保存都要严格防尘措施．３．３机械振动和外来磁场对档案载体的影响众所周知，机械振动和磁场对纸质档案载体不会产生任何损害，而对电子文档载体来讲，危害却不可忽视．磁性载体在外来磁场的作用下，使之发生消磁或磁化，直接造成信息失落，破坏载体信息，很大程度上影响了读出效果．另，机械振动会使磁性载体材料中的磁分子排列次序发生变化，造成剩磁的衰减，从而破坏记录的信息资料．因此，磁性档案载体的保存一定要远离磁场，并将磁性载体保存在具有抗磁化的金属容器当中，也要避免强烈的机械振动．３．４有害气体和光源对档案载体的影响有害气体对纸张的影响主要表现在纸张发生氧化反应和水解反应，致使纸张的强度韧度降低．光线影响，特别是紫外线光波，使电子文档收到的损害更多．对档案载体保存有害的气体主要是硫化氢、二氧化碳、氯气和二氧化硫等等，都具有酸性，起氧化反应．可腐蚀破坏光盘和气体磁性载体，使光盘的盘基、磁带的带基老化和磁粉脱落，使电子文档的信息丢失．光线、特别是紫外线也能使电子文件载体发生光氧化反应，致使带基、盘基老化而强度下降．除此以外，紫外线的能量也足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，直接使磁性载体中的记录信息的丢失而影响读写效果．4技术因素对电子文档载体和纸质载体寿命的影响纸质文件的形成有一定的稳定性，其形成的材料———纸张的特点是：纸质、字迹材料和字迹三者永远地结合成一体，其寿命与环境条件以及其内部因素紧密相关．而电子文件载体的寿命与其内部诸因素相关外，还和保存环境条件相关，更与电子信息技术革新密切相关．电子文件的形成是要通过计算机来完成的，通过电子计算机程序将信息与载体相结合在了一起，因此，要识别电子载体的信息必须要通过计算机才能识读．但是，计算机技术是日益更新的技术，一旦保存技术过时，载体上的信息也相当于保存过时了，信息就无法读出．电子信息技术过时表现在每天都有的技术革新；另一方面是技术的革新，旧的储存技术无法在更新的计算机中长久保存，还有商业性的因素，每个电子产品或电子文件设备的生产都是由没有同意标准的很难有配套的，单个厂家一旦破产或转型，那么识读这种电子载体的可能性就极小了．就一般情况，绝大多数的电子文件载体的预期保存寿命都超过了能识读它的硬件和软件的技术期限．因此，极易出现的技术过时对电子文件安全性的影响是非常大的．所以说，电子文件载体的信息如果要长期保存而言，技术过时比环境造成的载体损坏的影响更为严重．就技术过时问题，欧美国家只在理论上提出了几种办法来解决：（１）将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；（２）在纸与缩微胶片上制作拷贝；（３）将电子文件转换为尽可能中性格式的文档．这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力．最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换．这种方法不失为解决技术过时的新途径．5纸质载体和电子信息载体保护的差异纸质档案保护工作的目标是使档案的载体———纸张，以文字记录的信息就得以保存．对电子文件而言，信息与载体是可分离的，使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险．此外，电脑病毒通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染．因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题．目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等．其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志，如印签、花纹等隐藏于电子文件中，这些标志是不会被拷贝的．这些保证了电子文件信息的唯一属性．数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，电子文件的加密和解密技术都在不断地发展．１６７－－。
电子文件纸质档案在管理保护技术上差异论文
电子文件与纸质档案在管理保护技术上的差异摘要：本文通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差异分析，提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法，为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。
关键词：档案电子文件纸质档案差异随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。
现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。
认真分析比较电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。
1.载体寿命的差异纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。
但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。
磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。
粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。
磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。
光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。
但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。
由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。
2.环境条件影响的差异2.1温度和湿度影响的差异不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。
对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。
而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。
首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。
电子文件与纸质档案保存技术的比较分析
已经 对其产 生 实质 性 的损 害 ， 磨损 纸 张 、 如 形 成 “ 案砖 ”产 生 色斑 和霉斑 等 ， 通 过修 档 、 也可 复手 段在很 大 程度 上恢 复其 所记 录信 息 。而 灰 尘 一旦 对 电子文 件 载体造 成危 害 ，载 体上 所记 录的信 息 可能 会局 部 丢失 ，在计 算 机系 需解 决 的问题 。 统上便 无 法读 出原始信 息 ，使 电子文 件 失去 １保 护措施 的不 同 对传 统纸 质档案 的保 护措 施 主要有 两 个 保存 价值 。 ２ 外 来 磁 场 和 机械 震 动 影 响 的差 异 。 ． ３ 方面： 一是 防 。防 ， 是 防止或 减缓 各种 不 利 就 因素对档 案制 成材 料 的破 坏 作用 ，主要 是 改 磁场 和 机 械震 动 对 纸 质档 案 无 任何 影 响 ， 而 善档 案 的保护条 件 。 二是 治 。 ， 治 就是 对 已经 对 电子文 件 的磁 性 载体 则是 最重 要 的影 响 因 外来 磁场作 用 于磁性 载体 ， 磁性 能使 损坏 或存 在不 利于永 久保 存 因素 的档案 进 行 素之 一 。 处理 ， 复 已遭 损坏 的档 案 ， 力恢 复其 历 史 涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落 修 尽 原貌 ， 强抵抗外 界不 利 因素 的能 力 。 增 或信 噪 比降 低 ，破 坏 记录信 息 ，影 响读 出效 电子 档案 在 自身特性 以及 保存 环境 上 都 果 。 此外 ， 的机 械震 动也会 影 响磁 性 载体 强烈 与纸 质档 案有 着 巨大 的差 异 。要保 证 电子 档 材料 中磁 分子 的排 列次 序 ， 成 剩磁 衰减 ， 造 从 案 的长久 利用 ， 了保存 ， 要经 常进 行 维 而破 坏记 录信 号 。 除 还需 ２４光 线 和有 害气 体 影 响 的不 同 。光 线 ． 护工作，依据其特性对电子档案进行保存与 维护的工作就要对所保存电子文件的物理特 和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发 生水解氧化反应 ， 导致纸张强度的降低。 有害 性、 逻辑特性有较为详细的了解与掌握。 ２自然保存环境对载体影响的不同 气体主要是二氧化硫 、 硫化氢、 二氧化氮和氯 气 等 具 有 酸性 和 氧 化性 ，在一 定 条 件 下 ， 腐 ２１温 、 度影 响的不 同 ． 湿 由纸 质 档 案 与 电 子 档 案 的 载 体 性 质可 蚀 、破 坏磁 性载 体 和光 盘 ，致 使 盘基 带基 老 知 ， 适宜 的温 湿度对 磁性 载体 、 和 纸 张 化 、 不 光盘 变质和磁粉脱落 ， 电子文件信 息丢失 。 使 均有影 响 。对纸 张而 言 ， 高温高 湿 ， 进纸 因此 ， 须定 期进 行有效 的检测 与维护 。 可促 必 张发 生水解 一氧 化反 应 ，加 速纸 张 内部 不利 ３ 载体 寿命 的不 同 化学成 分对 纸张 的影 响 ，也 可使 字迹 材 料发 纸 张 的 耐久 性 取决 于 纤 维 素 的性 质 ， 尽 生扩 散、 洇化 现象 。 电子文 件载体 受温 湿 的 管 纤 维素 在 一 定 的条 件 口 如高 温 、 湿 、 、 而 高 酸 影响方 式截 然不 同，不适宜 的温 度 和湿 度会 酶 、 氧化 剂 等 下 ， 发生 水 解 和氧 化 反应 ， 可 但 使 磁性 载体 和光 盘载 体的 寿命 减少 ，会 加速 只要 我 们在 档案 保护 过 程 中 ，注 意排 除发 生 各种因素对它作用 ， 导致制品发脆。 比如光盘 两 大化 学反 应所 需要 的 条件 ，就可 以使 纸质 载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下 档案 的寿命 达到上 百年 甚至 上千 年 。 电子 文件 的 载 体 材 料 是 磁 性 物 质 和光 也会弯曲变形，都会影响激光束精确定位和 数据的读写。 湿度大， 磁性载体涂层中的粘合 盘。 一般情况下 ， 电子档案是 以脱机方式存储 剂易吸水 、 粘连、 脱落， 使涂层移位和变形 ， 造 在磁 、 质 上 ， 光介 因此要 建立 一个 适 合磁 光介 成记录的信息丢失。 同样湿度过低 ， 对磁性载 质保 存 的环境 ， 如温 湿度 的控 制 ； 诸 存放 载体 体和光盘载体也会产生不利的影响， 输片时， 应达到有关标准要求 ；载体应直立排放 ， 避 盘 基 （ 基 ） 易产 生静 电 ， 带 容 吸附 空气 中 的尘 光 、 防尘 、 防变 形 ； 远离 强磁 场和 热源 、 碱有 酸 埃而损坏载体。 害气体。 聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。 聚 ２ ． 尘影 响的不 同 ２灰 酯底 基具 有 易 产 生 静 电而 吸 引 尘 埃 导 致 卷 灰 尘 对 纸 张 的 危 害 主 要 是 机 械 磨 损 纸 曲 、 与磁 粉 脱 离 、 长后 不 易恢 复 等 缺 点 。 易 伸 张、 使纸张发生粘结而形成“ 档案砖” 给纸张 光 盘 是利 用激 光进 行信 息存 取 的 ，它呈 圆盘 、 带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏 状 ， 由盘基 、 记录介质和保护层等部分组成 。 主要有物理损坏、 化学损坏和生物损坏。 物理 目前光盘常用的记录介质主要有碲、 碲合金、 损坏是指污染、 划伤磁盘、 磁带 、 光盘表面， 造 硒 、碳铝化合物 以及一些在激光热效应作用 成记录信息的损毁 ；化学损坏是指灰尘 中所 下易产生物化性质变化的材料。这些材料不 含的化学成分会不同程度地引起磁盘、 磁带 、 稳 定 、 易氧 化 、 易与 碱溶 液发 生反 应 。与纸 质 光盘载体腐蚀、 降解等化学作用而毁坏 ， 造成 档 案载 体 相 比 ，电子文 件载 体材 料 的寿命 要 记录信息消失 ；生物损坏是指灰尘是霉菌孢 短 得 多 ， 般仅 为 ５ １ 年 。 其完 整性 、 一 —５ 保 可靠 子的传播者 ， 也是霉菌的培养基、 繁殖地 ， 霉 性 。 菌 分 泌 的 酶 和 有机 酸会 损 坏 磁 性 载 体 和 光 ４ 信息 保护 的不 同 盘， 使数据丢失。相对于纸张而言 ， 即使灰尘 纸质档 案保 护 工作 的 目标是 使档 案 的载
简析电子档案与纸质档案的整合管理
简析电子档案与纸质档案的整合管理在科学技术不断发展的前提下，档案管理工作已凸显出越来越重要的意义，因而对于档案的管理工作，也提出了更高的要求标准，所以，怎样应用良好的方案，实现电子档案和纸质档案的紧密联合，实现管理质量的增强至关重要。
本文对于电子档案同纸质档案进行整合管理的相关要求标准进行分析，并提出双方整合的重要作用，进而提出怎样有效的整合管理电子档案和纸质档案，以提供给实践工作有价值的指导。
标签：纸质档案；电子档案；整合管理；策略在当前从事档案管理工作者中，普遍存在着一个需要解决好的问题，就是电子档案与纸质档案的整合，这也是新时期的一项挑战。
不同于传统形式的纸质档案存储方式，电子档案具有着更加显著的特征，即数据跟存储载体能够分离开，以高新技术作为依托可以实现数据的复制，但不可以对于存储载体进行复制。
而且电子档案可以在专门存储系统中进行储存，同时也能够在各种移动数据载体中进行储存。
加强电子档案跟纸质档案的整合，是时代发展的必然趋势。
一、电子档案与纸质档案整合管理的具体要求纸质档案能够将想要了解的信息资料进行充分的、简单清晰的展示，同时在获取档案时，无需其他的媒介工具，可以自行的寻找。
与之不同的是，电子档案是依靠媒介工具才能够得到信息内容，因此，电子档案对高科技产品的依赖性较强。
伴随科学技术的不断发展进步，存储信息档案的途径不断的增多，可以通过多样化的模式实现存储电子档案有关数据内容。
首先，同步归档。
实施电子档案和纸质档案整合管理期间，需要进行仔细的检验，同时对于收集到的纸质文档展开审核，充分的保障纸质文档归档处理工作平稳有序实施。
电子信息通过科学的审核以后，也需要展开归档处理，让其可以达到档案管理工作的要求标准。
观察两种方式的具体操作情况，电子档案和纸质档案的归档存在不可避免的差异性，但是必须要做到的就是电子档案归档期间需要在计算机硬盘内进行存入，同时加强标记，切实的明确好已经归档处理，进而提供给之后的工作良好的便利性。
电子档案与纸质档案归档、利用及保护上的差异
纸质档案归档一般实行单轨制 ， 即年终 将文
件原件装订保管 ， 只存 一 套 ； 子 档 案 实行 双 轨 电 制， 即保存 电子 档案 时纸质 档案 同时 保存 ， 目的是 保 护档 案的原 始性 ， 发挥法 律凭 证作 用 ， 正 电子 对 档 案 的真实 性 。 电子档 案 一 般保 存 三 套 ， 套 封 一 存 保 管 起 来 ， 套 用 于 查 阅使 用 ， 套 异 地 保 存 一 一
档处 理单 、 给归档 标 志 、 预归 档 、 整归 档 、 测归 调 检
档、 正式归 档 。 （ ）归档过 程控 制的差 异 三
纸质 文件有 很 好 的原 始 凭 证 作用 ， 期 归 档 定 即可 。电子文 件 由数 字 代 码序 构 成 ， 以随 时 改 可
动而不留痕迹 ， 载体形式不固定 ， 经常转换 ， 因此 ，
第２ ９卷
第 ６期
吉 林 化 工 学 院 学 报
Ｊ Ｕ Ａ ＦＪ Ｉ Ｎ ＴＴ Ｔ ＨＥ Ｃ Ｅ ＨＮ Ｌ Ｙ Ｏ ＲＮ ＬＯ Ｉ Ｎ Ｉ Ｓ ＩＵ ＥＯＦＣ ＭＩＡＬＴ Ｃ ０ ０Ｇ Ｌ
Ｖ０ ＿ ９ Ｎｏ ６ Ｉ２ ．
２１ ０ ２年 ６月
Ｊ ｎ ２ １ ｕ． ０２
备份。
件漏归 ， 保证归档率和完整率， 另一方面也使档案
利用 更 加 方 便 、 捷 、 效 ， 时 利 于 档 案 统 一 快 高 同
保护。 （ ）归档流 程 的差 异 二
（ ）归档 后续处 理 的差异 四 电子 文件 载体 易老化 变 质 ， 息多媒 体 、 存 信 新 贮 介质 的产 生使 档案 的存 储 介 质 不 断升 级 ， 硬 软 件 环境 的更新 要求 档案部 门要 对 电子文 件进行 格 式转换 ， 以通 用 、 一 的格 式 存储 电子 档案 ， 证 统 保 信 息 资源 的长 期 可 读 性 。归 档 后 数 据 格 式 的转 换 、 密后 的解密 、 障处理 等高技 术 工作需 要档 加 故
电子文件与纸质档案保存技术差异探析
二 、环境条件比较
材料弯曲变形等 ， 进而出现数据读写错误 ， 激光 束定位精度下 降等现象 。总 的来 说 ，
带 的支持 主要依靠 聚酯 底基 ，连接底基和
磁粉 主要 依靠粘合剂 ，而其很 容易 出现异
１ ４ ￣ Ｃ －２ ４ ￣ Ｃ 是纸质档 案保存 比较适宜 的温 变 ，诸如 热胀冷缩 、脱 落、生霉等 。记 录 度 ，４ ５ ％—６ ０ ％的湿度 对纸质档 案的保存 和再 现信息决定 因素是 剩磁感应强度 ，而 较好 。而电子文件相对 应的温度 、湿度分 其很 容易在外磁场 的作 用下 出现磁 、消磁 别为 １ ６ ℃—２ ０ ℃、 ４ ｏ ％± ５ ％。其 四，机 等 睛况。
受到的影 响一般为机械磨损纸 张 、 粘接 、
滋生霉菌等。而 电子文件受到灰尘的影
响不但包括生物损坏 ，还包括物理 、 化
温度 过高或过低会对 电子文件载体造成很 档案 的保 存时间得 以延 长。磁 『 生 物质和光 大影 响 ， 诸 如聚酯底基 易膨胀 、铝和 多碳 盘是 电子文件 的主要载 体材料 ，磁盘和磁
作为一种病 毒程序 ，其往往对其他程 序 进行修改 ， 嵌人 自 身 的拷贝 ，对其他程 序造成污染。综上来说 ，确保信 息 不受 损害是我们面对 的难题 。就 目前的 隋况 来看 ，电子文件 自 、 保护 的技术途径包 括多种 ，不但有存取权 限控制 、数字水
受到这些 因素影响较大 的是 电子文化 的磁 件和纸质 档案是一项重要 的工作。然而两 性载体 。电子文化磁 『 生 载体在 外来磁场 的 者 的保存技 术存在着较 大的差异 ，在实际 作用 下，很 容易 出现消磁 或磁化现象 ，进 的保存 和维护过程 中，需要采 取针对 『 生的
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着信息化时代的到来，电子化办公已经成为了企业和机构不可或缺的一部分。
纸质档案在很多领域依然扮演着非常重要的角色。
在这样的情况下，采取“双套制”管理，即同时保留纸质档案和电子档案，已经成为了许多机构和企业的共识。
本文将探讨纸质档案与电子档案“双套制”管理的优势与挑战，并提出相应的解决方案。
1. 安全性更高纸质档案和电子档案各自都有自己的安全性优势。
纸质档案不受网络攻击和病毒侵害，更不会因为电脑系统崩溃而丢失。
电子档案则可以通过数据加密等方式，提高信息的安全性。
采取“双套制”管理可以更大程度上保障档案的安全性。
2. 便于管理和检索纸质档案和电子档案各有其独特的优势。
纸质档案在阅读时更为直观、便于笔记和标注，而电子档案的管理和检索更为方便快捷。
采取“双套制”管理可以充分利用两者的优势，提高档案管理的效率。
在使用电子档案时，可以通过关键词检索等方式快速找到需要的资料；而在需要留存长期备份时，可以采用纸质档案的方式进行归档。
3. 提高信息共享和传递效率电子档案可以通过互联网、内部网络等方式实现实时共享和传递，大大提高了信息的传递效率。
而纸质档案虽然在传递效率上不如电子档案，但在一些场合下，尤其是线下会议、文件签署等情况下，纸质档案仍然扮演着重要的角色。
纸质档案具有独特的传递方式，例如合同文件的签署和存档，这也是电子档案所无法替代的。
1. 成本和空间压力采取“双套制”管理需要占用更多的成本和空间。
纸质档案需要专门的存放空间、防潮、防火设施等，且需要定期进行整理和归档，增加了管理成本；而电子档案则需要大量的存储设备、网络带宽等，也对企业的IT基础设施提出了更高的要求。
2. 安全风险和数据保护采取“双套制”管理会增加信息泄露和数据安全风险。
同时管理机构需要对两种档案形式分别进行加密、备份、灾备等安全措施，来确保档案的安全性和完整性。
3. 效率和工作流程问题纸质档案与电子档案的管理工作流程不同，需要在实际工作中做到有机结合。
退休人员档案整理数字化方案
退休人员档案整理数字化方案以退休人员档案整理数字化方案为标题，本文将阐述数字化方案对退休人员档案整理的重要性，并提出一套可行的数字化方案。
随着社会的发展，退休人员档案的整理和管理变得越来越重要。
传统的纸质档案存储方式已经无法满足大量档案的管理需求，数字化方案成为解决这一问题的有效手段。
数字化方案的优势在于提高档案管理的效率和安全性。
首先，数字化档案可以实现快速检索和浏览，节省了查找时间和人力成本。
其次，数字化档案可以通过权限控制，确保档案的安全性和隐私保护。
此外，数字化档案还可以有效防止档案丢失或损坏的情况发生，提高了档案的可靠性和持久性。
要实施退休人员档案的数字化整理，需要经过以下几个步骤：1. 档案评估：评估现有档案的数量、质量和存储状况。
确定数字化整理的范围和目标，制定相应的计划。
2. 档案扫描：将纸质档案进行扫描，转化为数字化文件。
扫描过程中需要注意保证扫描质量和文件格式的统一。
3. 档案分类和索引：对数字化档案进行分类和索引，建立档案的逻辑结构和关系。
可以采用按照姓名、部门、职务等方式进行分类和索引。
4. 档案存储和管理：建立数字化档案的存储系统和管理平台。
可以使用云存储或本地存储的方式，确保档案的安全和可靠性。
同时，建立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。
5. 档案检索和利用：通过档案管理平台进行档案检索和浏览，实现快速查找和利用。
可以根据需要导出档案文件，方便打印、复制或传递。
6. 档案保护和备份：建立档案的备份机制，确保档案的可靠性和持久性。
定期进行档案备份，并制定灾难恢复计划，以应对可能发生的意外情况。
在实施数字化方案的过程中，还应注意以下几个问题：1. 法律法规的遵守：数字化档案整理需要符合相关的法律和法规要求，尤其是对于个人隐私的保护。
在数字化过程中，应严格控制档案的访问和使用权限，确保档案的安全性。
2. 档案质量的保证：在数字化过程中，需要保证扫描质量和文件格式的统一。
传统纸质档案与电子档案的区别和技术保护
刘 爽
（ 双 辽财 政局 ，吉 林 双辽 １ ３ ６ ４ ０ ０） 摘 要 ：随 着信 息化 社会 的到来 ，使 得 长期 以来 作 为信 息主 要 承载形 式 的档 案 的存 储介 质也 发 生 了巨 大的 变化 ，主要 表现 在 由纸质 为 介质 的传 统
２ ． ４光 线 和有 害气体 影 响的差 异
光线 和有害气体 对纸张 的危害 主要 是促进 纸张发生 水解氧化 反 应 ，导致纸张强度 的降低 。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文
件的破 坏力更大 。有 害气体 主要 是二氧化硫 、硫化氢 、二氧化 氮和 氯气等具有酸性 和氧化性 ，在一定条件下 ， 腐蚀 、破坏磁性载体和光 盘 ，致使盘基带基老化 、变质和磁粉脱落 ， 使 电子文件信息丢失 。光 线能使电子文件载体材料发生光氧化反应 ，使盘基带基老化 ，强度下 降 。同时 ，紫外线的能量足 以破坏磁性载体的剩磁 的稳定性 ，导致信 号衰减 ， 影响磁性记录信息的读写效果 。 ３ 技术 寿命的差异 纸质文件 一旦形成 ，其制成材料——纸张 、字迹材料 、 字迹 三者 永远结合在一起 ，它的寿命 与其 内部诸 因素和保护环境 条件有关 。而 电子文件 的寿命不仅与其内部诸 因素 和保护环境条件有关 ， 更 与技术 革新有关 。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形 成的 ，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时 ，则载体上的信息就 无法读出。技术过时 的表现有两个方面 ， 一是技术革新 ，使旧的存贮 技术消失。二是 由于商业性的原因 ，使由单个厂家生产或销售的电子 文件设备会 由于厂家 的破产或改变产品生产而很难找到配套产品 。一 般说来 ，大多数电子 文件载体的预期寿命都超过了识读它 的硬件和软 件的技术期限 ， 也 就是说 ，技术过时对电子文件安全性 的影响显得更 为重要 。因此 ， 对 于电子文件 中数字化信息的长期存取而 青，技术过 时比载体损坏是更为严重 的危害 。针对技术过时 ，欧美 国家在理论上 提出三种解决办法 ：将阅读 电子文件 的设备与软件保存 到某种技 术博 物馆 中；在纸与缩微胶片上制作拷 贝；将 电子文件转换为尽可能中性 格式 的文档 。这三种方法只能是在 没有其它更好措施的情况下的暂时 性办法 ，因为随着需要保存的电子文件数量的增大 ，这三种方法都将 花费大量的人 力物力 。最近 ，信息专家提出了用标准化 的方法 ，即用 国际标准化组织用 于连接开放系统的互 连标准 ， 使不 同系统和不同软 件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径 。 ４ 信Ｊ ＿ ｌ 保护的差异 纸质 档案 保 护工 作 的 目标是 使档 案 的载 体—— 纸 张 “ 延 年益 寿 ” ，因为载体 和记录 的信 息是结 为一体 的，保 住了纸质 文件的形 体 ，以文字记录的信息就得 以保存 。对 电子文件而言 ，信息 与载体是 可分离的 ，电子文件信息与载体 的可分离性使文件信 息随时面临着被
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档案管理
离退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的联系
邓静波
（吉林省通化市离退休人员档案管理中心，吉林通化１３４００１）
摘要：离退休人员档案管理是整个档案体系中的重要组成部分。面对办公自动化的冲击和影响，档案管理的方式也在不断发生变化。纸质档案
与电子档案间的保护技术到底存在什么样的区别和联系，是本文探讨的重点，也是档案管理模式创新发展的关键。
关键词：离退休人员；纸质档案；电子档案；保护技术；联系
计算机及网络技术向纵深深处的发展，办公自动化正在普及应
用，档案管理也不例外。传统档案管理的弊端不断显现，如管理效率
低、差错率高、管理成本大等特点，不利于档案管理的规模化、高层
次发展。办公自动化向档案管理领域的渗透和发展，为档案管理的可
持续发展提供了机遇，但档案管理的信息化也面临着不少的挑战，如
信息化投入成本高、信息安全难以保证。离退体人员档案管理面临着
复杂化的情况，面临着新情况、新问题，如何破解档案管理难题，引
导档案管理合理发展，是一个值得深思的问题。
１离退休人员档案管理面临的形势和基本情况 离退体人员档案管理工作是一项复杂的工程。由于离退体人员的 档案多是传统纸质档案。纸质档案对档案工作环境，如温度、湿度、 条件等要求比较高，外界环境容易对档案的材料等产生影响。此外， 由于纸质档案在保存过程中也容易发生变质、损坏的现象。这些都 对档案管理提出了严峻的挑战。随着网络技术和计算机技术的深入 发展，档案管理信息化进行在不断加强。信息化的档案管理系统作为 一种信息管理系统，为档案管理的信息化、自动化和系统化提供了有 效的措施和手段，同时电子档案能够克服纸质档案保存过程中存在的 问题和缺陷。因此，不少地区的档案管理机构都开展了档案管理信息 化，从而提高效率节省成本。但由于离退休人员档案管理的特殊性， 档案信息化中面临着不少的困难。如信息量大、信息化成本高等特 点，但作为未来发展主流，电子档案在档案管理中有着广阔的发展前 景。 ２膏退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的区别 电子档案与纸质档案从实质上来看，它们之间还是有差异的。纸 质档案实质上是对档案载体的保护，通过不断的完善、优化措施、修 复等物理环境或物理实体的保护从而确保档案信息的安全。纸质档案 的管理并不需要特别的技术手段和措施，档案的保护主要是对外围环 境的控制、调整，确保档案室的外围环境能够满足档案实体的基本要 求。在纸质档案的保护过程中，注重对档案信息的完整性、安全陛的 保护。相对来说，纸质档案的管理成本比较高，人工管理费、档案纸 质、外围环境控制设备等都占用了大量的费用。而电子档案由于管理 信息方式的不同，它主要是对计算机及软件技术的依赖性较强。随着 计算机技术的发展，档案管理信息系统的功能不断增强，可以实现对 纸质档案管理的真实模拟，通过对信息系统的完善，功能设计增加、 界面设计的优化等从而促进档案管理的技术水平的提升。与纸质档案 最大的不同在于对技术的依赖较强，在投入成本方面，虽然一次性投 入成本大，如信息系统的购买、计算机及网络设备的购置等这些都需 要较大的投入，随着计算机技术的革新和进步，信息化的成本在不断 降低，信息系统的功能也在不断完善，信息安全措施也在不断提升， 这些都为电子档案的发展提供了巨大的机会。此外，电子档案管理节 省了大量的人工成本，有利于档案管理的长远发展。 ３离退休人量纸质档寨与电子档案之问保护技术的联系 纸质档案与电子档案是档案管理中的主要形式，也是未来档案发 展的两种主流趋势。从档案管理的原则、方法和技术情况来看，纸质 档案与电子档案有着显著的关联性。它们的目的是一样的，都是确保 档案的完整和安全。纸质档案能够克服电子档案在管理中存在的信息 脆弱现象，也能够保证档案信息的安全；而电子档案由于信息的高效 性、便捷性、方便性等特点，电子档案能够为纸质档案的管理提供支 持和借鉴，纸质档案管理方式和手段的创新，有助于为电子档案的管
理和开展提供支持，电子档案是纸质档案管理的模拟和再现。纸质档
案管理方式的创新有助于电子档案管理的优化和发展。从历史进程来
看，纸质档案的管理具有悠久的历史，在管理经验、管理方式、管理
措施等方面具有很强的优势，并形成了一整套完整的管理体系，技术
措施等都比较成熟。而电子档案管理技术在一定程度上必须依赖和借
鉴纸质档案的管理措施和技术。纸质档案能够弥补电子档案在管理中
存在的不足，提升档案管理的效率和水平，为档案的科学化和合理化
提供了帮助。纸质档案与电子档案间的关联性将会改进档案管理的模
式，为档案信息的权威性、真实性、安全性提供巨大的支持和帮助。
所以，电子档案与纸质档案是相互联系的，不存在一种方式对另一种
方式的替代。正是电子档案与纸质档案在管理上的相互作用、相互依
存，才能够有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。
４结束语
总之，离退体人员纸质档案与电子档案保护技术是相互联系，相
互作用的。本文在对档案保护技术的两种形式的分析中，认识到档案
管理一个复杂的过程，纸质档案与电子档案的并存将会对完善档案管
理，优化档案管理措施和手段提供支持和帮助。同时，纸质档案与电
子档案是有区别的，纸质档案是电子档案管理中的良好补充。而电子
档案的存在和发展，也大大提高了档案管理和检索的效率和水平。因
此，合理调整和平衡电子档案与纸质档案的比例，加大离退体人员档
案管理力度，促进档案管理水平的提升。
参考文献
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参考文献
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２２一
【３］李向前浅谈办公自动化环境与文档一体化管理，求实，２００６．１１
作者简介
卢礼盈（１９６４—７），男，汉族，陕西洛南人，中国人民武装警察部队
学院训练部，０６５０００，河北省廊坊市，大学本科，副研究馆员，主要从事
文件管理。