企业人事档案如何建立

企业人事档案如何建立

人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。以下是小编为你整理的企业人事档案如何建立，希望能帮到你。

人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案包括员工的经历、家庭情况、社会关系、成长历史，员工在工作调动、职务提升、思想品德、业务才能所作的鉴定和评价材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;各

种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。就

企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正

确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队

伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。就

人力资源部门而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。就企业员工个人而言，档案反

映的是人生的历程。是记载人生轨迹的重要依据。它真实记录着每个人在学习、工作中的

成就及过失。是评价一个人供最基本、最权威的证明材料，，具有法律效用，实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

目前企业人事档案管理工作，还存在不少问题，主要表现在: 随着市场经济的发展，

工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路，在人才流动频繁的今天被

逐渐打破，许多单位用人不再审档，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，特别是私

营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度，根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人

事档案管理部门，但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门，这些部门不能为企业带来直接的经济效益，所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张，人事档案管理室一直和办公室在一起。企业减员增效，人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他非专业人员兼管，在人事档案管理手段上，因为没有单独的计算机和人事档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使

人事档案管理材料不能及时归档整理，存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被

动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式，仅充当人事档案管理“保管员”的角色，对接收到的员工人事档案，只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉;这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案管理工作作用，更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对

人事档案管理欠缺的认识和做法，势必会影响人事档案管理在人才资源开发中所起的作用。

新时期员人事档案管理工作的思路及对策什么?企业究竟如何管理利用好人事档案，

让它发挥出应有的作用，这是需要探讨的问题。笔者认为应从以下几方面入手:

1 提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠

道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识，要让企业决策者充分认识到，人事档

案理是反映员工综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对员工本人进行定位的重要参考，人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统，这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。

2 人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化

随着企业规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，也给人事档案管理的管理

模式提出了要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门，应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合，形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法，制定一些

列管理制度，如:企业人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定;人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等，使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范，保证人

事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。