向单套制过渡阶段电子文件整理问题探讨
数字化背景下档案“单套制”归档管理的优化
数字化背景下档案“单套制”归档管理的优化摘要：伴随着大数据时代的来临，档案信息资料呈现快速增长趋势，给档案工作带来了巨大的挑战。
同时随着信息技术和数字技术的发展，电子档案应运而生，大量电子档案的产生，正在颠覆着传统的档案管理工作模式。
基于此背景下，档案管理工作全面升级转型势在必行。
“单套制”作为电子文件管理发展的必然趋势，在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用。
基于此，文章重点就数字化背景下档案“单套制”归档管理的优化措施展开相关探讨，仅供参考。
关键词：数字化背景；单套制；归档管理；优化措施电子文件单套管理是指对电子设备生成的文件进行归档，仅以电子方式进行，而不生成和保存纸质文件。
在数字化转型时代的背景下，国家档案馆管理由强制性的“双套系统”向任意性的“单套制”发展，采用电子文件管理已成为未来发展的趋势。
在全球范围内，加拿大、美国、英国、澳大利亚等国家正在逐步推进或已经实现了单套电子文件管理。
就中国而言，近年来在国家层面上已经出台了一系列相关的政策法规。
按照“十四五”规划要求，做好来源可靠、程序规范、要素符合的电子文件电子化归档工作。
随着电子公文单套制管理要求在政策上的越来越体现，中国对单套制的重视也越来越多，电子公文单套制管理已成为时代的潮流。
1电子文件单套制管理面临的风险在当前的信息环境下，电子文件具有虚拟性、易于修改、依赖设备等特点，使得单套制的顺利实施面临着一系列问题有待解决。
1.1电子文件单套制管理规范不统一我国现有的相关标准和规范对单套电子文件的管理提出了一定的要求，但在实践中，相关标准和规范的应用还比较薄弱。
大多数地区和部门根据实际情况制定了不同的政策和标准规范。
显然，电子文件单套制管理的政策、法规和标准的不一致是地方系统的局限性，会对地区或部门之间的工作效率产生一定的影响，不利于电子文件单套制管理的有序推进。
1.2电子签章带来的长期保存问题第一次实施电子文档的单套制，遇到的第一个难题就是电子文件合法性得不到认可，无法用作法定证明。
基层学院电子档案单套制管理探析
高校基层学院不是立档单位，每年按规定向学校档案馆移交需永久保存的档案。
基层学院对档案工作普遍缺乏系统的科学认识，纸质档案根据业务流程分散在各个业务部门，电子文件缺少妥善保管。
基层学院依托数字化办公环境，做好重要档案材料单套制管理，对于有效改善当前档案管理分散、无序的现状具有重要意义。
1 电子档案单套制的内涵电子档案单套制是相对于双套制提出的。
双套制是同一份文件的电子和纸质版本共同处于储存和可利用状态[1]，而单套制指仅以电子形式保管文件，不再生成纸质档案。
2 基层学院开展电子档案单套制管理的基础条件2.1 基层学院对档案管理工作的重视程度得到加强。
基层学院档案管理工作不受重视的原因之一是由于基层学院非立档单位，且学院生成的档案对学校整体工作来说价值不大，因此相关人员对档案的管理积极性不高，存在倦怠情绪。
近年来，随着高校各项工作标准化、规范化要求日渐提高，基层学院逐渐意识到除移交档案馆的档案外，其他档案对学院的信息化建设工作和日后的查考利用同样具有重要价值。
同时，“十三五”规划中明确提出要加快电子档案管理水平，在有条件的部门开展电子档案“单套制”“单轨制”管理试点[2]，这预示着单套制将成为未来档案管理的发展趋势。
2.2 原生电子档案的大量产生。
随着国家对电子政务和无纸化办公的广泛推行，基层学院在财务管理、教学管理、科研管理、资产管理等工作中生成了大量的原生电子档案，将这些电子档案全部纸质化是不科学且不现实的，而且档案在流转过程中也基本依靠数字信息系统，不再有纸质档案的产生。
在此环境下实行双套制是人力、物力和财力的极大浪费[3]，单套制管理已经成为一个必然选项。
2.3 信息管理技术不断完善。
随着科学技术的发展，基层学院办公信息化水平取得显著进步，信息管理系统、计算机软硬件设备、外存储设备的功能和性能不断提高，电子文件之间的流转、备份、格式转换和存储利用规范化、信息化程度持续提升。
此外，信息加密、身份认证、防火墙等技术的广泛应用，为档案的长期可用创造了条件，实行单套制管理的技术条件已经成熟。
电子档案“单套制”管理的可行性及保障对策分析
2023年4月第26卷第8期中国管理信息化China Management InformationizationApr.,2023Vol.26,No.8电子档案“单套制”管理的可行性及保障对策分析黄 朔，俞丽娟，杨晶晶（贵州省人民医院，贵阳550002）［摘 要］信息技术的广泛应用，使传统纸质化办公方式发生了巨大的变化，相应产生的电子文件数量和种类大幅增多，这给档案管理工作带来新的挑战。
近年来，电子档案的“单套制”管理模式因具有较多优势，得到广泛关注与推广。
文章首先介绍“单套制”管理模式的定义和特征，探讨运用电子档案“单套制”管理模式的可行性，分析这一管理模式实施面临的主要问题，最后提出相应的建议。
［关键词］电子档案；“单套制”；“双套制”doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.08.064［中图分类号］TP391；G276 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）08-0196-040 引 言随着信息化时代的到来，各种信息技术快速发展并得到广泛应用，整体推动了社会的数字化转型。
现如今，无纸化办公已成为主流工作方式，电子文件数量和种类也不断增多，这对传统的档案管理带来了较大挑战。
为满足日益增多的电子档案归档需求，档案管理部门探索实施了“双套制”档案管理模式，这一管理模式是将纸质档案与电子档案双套归档，把包括电子文件、电子邮件、网页等原生电子档案生成传统纸质文件同步归档，且电子档案是作为纸质档案的备份，纸质档案则作为电子档案的保障，在二者之间有争议时，通常以纸质档案为可靠记录。
由此可见，“双套制”管理模式侧重于纸质档案。
而在无纸化办公环境下，办公系统及业务系统中文件的电子化运行在提高工作效率、节约管理成本等方面有着重要的作用，“双套制”档案管理模式显然弱化了档案信息化的优势，使一些应归档的电子档案或数据不能全部归档，且增加了业务人员的工作量，造成大量纸质资源和库房空间的浪费，同时导致原生电子档案丧失了原始记录性［1］。
对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析
对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析摘要：在互联网和信息技术普遍应用的大环境下，数字资料查阅和利用的便捷性和灵活性表现越来越强，电子文件的数量普遍增多。
为了方便电子文件的利用，针对电子文件的管理与分析持续性深入，且有关电子文件“单套制”归档管理的具体模式受到了普遍性关注。
对这种管理趋势进行分析，明确趋势发展的重要意义等内容，这对于档案管理工作的开展有显著的价值。
本文对电子文件“单套制”归档管理趋势进行分析。
关键词：电子文件；单套制；归档管理引言：文档管理对文档的具体利用至关重要，因此对文档管理工作进行分析与讨论有突出的价值。
随着互联网和信息技术的普遍应用，电子文件的产出数量显著增加，针对电子文件管理展开讨论便有了突出的现实意义。
就目前的电子文件管理而言出现了“单套制”管理模式和“双套制”管理模式，不同的管理模式有不同的优势，其在实践中的具体利用价值也有显著差异。
现阶段，电子文件“单套制”归档管理趋势在逐渐加强，本文的分析与讨论旨在为实践提供帮助与指导。
一、电子文件“单套制”归档管理要在电子文件归档管理实践中对“单套制”归档管理趋势进行具体分析，首先需要明确什么是“单套制”归档管理。
就概念而言，“单套制”具体指的是电子设备生成的档案仅以电子方式进行保存。
分析研究“单套制”归档管理发现其优势显著：一是实现了管理便捷。
和纸质档案管理进行比较，电子档案的管理更具便捷性，而且在管理实践中，专业性、统一性等更容易实现，所以在电子档案管理过程中强调“单套制”归档管理符合当前的管理要求和目标。
二是对于管理资源的充分利用有积极的意义。
基于电子文件的管理有“单套制”和“双套制”两种，但是“双套制”要求同时管理纸质文件和电子文件，所以需要利用的管理资源比较多，且存在着一定程度的重复，这种情况会造成资源的浪费。
“单套制”归档管理避免了此种情况，实现了档案资源的充分利用。
二、电子文件“单套制”归档管理趋势分析电子文件的“单套制”归档管理趋势表现越来越突出，对这种管理趋势的产生与发展做出分析，便于进一步的认知此种管理方式有积极的意义。
基层学院电子档案单套制管理探析
基层学院电子档案单套制管理探析【摘要】本文将探讨基层学院电子档案单套制管理的相关问题。
在我们将介绍研究背景、研究目的和研究意义。
在我们将分析基层学院电子档案管理的现状，探讨单套制管理的实施策略、难点和优势，并提供实践案例。
在我们将总结基层学院电子档案单套制管理的效益，展望未来的发展前景。
通过本文的研究，我们可以更好地理解和应用基层学院电子档案单套制管理，提高档案管理效率和质量，推动学校信息化建设取得更大成就。
【关键词】基层学院、电子档案、单套制管理、实施策略、难点、优势、实践案例、效益、前景展望、总结、研究背景、研究目的、研究意义1. 引言1.1 研究背景随着信息技术的不断发展和进步，基层学院的档案管理工作面临着新的挑战和机遇。
传统的纸质档案管理方式已经无法适应当代信息化管理的需求，电子档案管理成为了必然的选择。
基层学院的电子档案管理工作还存在着一些问题和挑战，如信息安全、档案整理和检索效率低等。
对基层学院电子档案单套制管理进行探索和研究，具有重要的意义和价值。
基层学院的电子档案管理是基层学院信息化建设的重要组成部分，是保障学院信息化工作正常运转的基础。
通过深入研究基层学院电子档案单套制管理的现状和实施策略，可以为基层学院的信息化建设提供有效的指导和支持。
通过分析基层学院电子档案单套制管理的难点和优势，可以帮助基层学院更好地优化管理流程，提高管理效率和服务质量。
对基层学院电子档案单套制管理进行深入探索和分析，对于促进基层学院的信息化建设和提升管理水平具有重要的意义和价值。
1.2 研究目的研究旨在探讨基层学院电子档案单套制管理的具体实施策略，并分析其现状、难点、优势以及实践案例。
通过对这些方面的研究，旨在为基层学院电子档案管理提供更加科学、高效的管理方式，提升档案管理的效率和质量。
本研究也旨在总结基层学院电子档案单套制管理的效益，展望未来的发展趋势，并对整个研究进行深入的总结和归纳，为相关领域的研究提供新的思路和方法。
电子档案“单套制”模式应用探析
ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ信息化建设一、引言在当今数字化转型的大环境下，电子文件“单套制”的研究在档案学界引起热潮，并在实际工作中进行了试点运行。
然而，文件并不就是档案，电子文件和电子档案也并非同一事物。
本文通过探究档案与文件、电子档案与电子文件的关系，分析了日渐兴起的“单套制”模式究竟能否应用于电子档案的管理中，现有条件是否有利于“单套制”的实施，以期为后续相关的理论和实践研究提供某种思路。
二、相关概念分析在目前档案学界的相关研究成果中，除了“单套制”“单轨制”外，相应的“双套制”“双轨制”等概念也频频出现。
笔者认为厘清这些概念十分必要，能够在后续的研究中确立清晰的认识。
此外，正确区分文件和档案及电子文件和电子档案这两对概念，有利于研究的推进。
不论是“单套(轨)制”还是“双套(轨)制”，最早都是基于电子文件的管理提出的，因此概念的论述对象都是电子文件。
对于“单套(轨)制”，有学者认为：“在文件归档前，伴随业务进程流转的只有一种文件载体形式(纸质或电子)便是“单轨制”；在文件归档后，只将一种文件载体形式(纸质或电子)进行存储便于利用便是单套制。
”[1]而关于“双套(轨)制”，冯惠玲教授最早对其进行了定义，她认为：“双套制是同一份文件的电子和纸质版本共同处于储存和可利用状态，双轨制是指两种版本文件同步随业务流程运转。
”[2]其与前述“单套(轨)制”概念有所呼应。
对于电子文件和电子档案，我国档案学界在很长一段时间内并未加以分辨，直到近年相关规范标准出台后，才给予二者明确的定义。
在《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)中，电子文件是指“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”，而电子档案是指“具有查考、凭证和保存价值并被归档保存的电子文件。
”[3]由此可以看出，电子档案是特殊的电子文件但并非所有的电子文件都能够成为电子档案。
电子公务文书“单套制”管理转型难问题及对策
转型难问题。
务平台的推广应用，政府部门通过电子政务平台发送文件已逐渐成为主流。
电子公务文书单套制归档是时代发展的必然趋势，但党政机关电子公务文书档案现状，使子签名、值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术或者通过电子取证存证平台认证，以此证明其归档的电子文件的真实性；为保证数据在生成及流转过程中的真实性，应当使用第三方身份认证体系；采取“区块链”技术可以有效保证跨单位的业务中形成的企业电子文件流转的真实性。
接口设计规范、可研报告、技术报告等业务系统的相关背景资料也要求归档保存，以此证明业务系统归档内容真实且有效。
业务部门的归档人员在电子文件归档操作过程中，必须对归档电子文件的附件、印章等要素进行逐一检查，确保电子文件归档的真实性和完整性。
常德市党政机关为全面满足协同办公档案的流转与利用需求，通过“管理+技术”的方式，从顶层规划设计，推进电子公文归档和电子档案“单套制”管理模式的平稳落地。
按照“规范生成、协同共享”的原则，针对常德市党政机关电子公文单套制进行了相关制度规范建设；对电子文件归档和电子档案实施全过程管理；因此想要对电子文件的分类、整理、归档等环节进行规范，以及更好地鉴定、保管、利用电子档案，只有通过出台相关制度来进行规范配套。
（二）制订律法确保法律效力支撑。
由于《档案法》中对归档电子文件的管理尚未明确规定，所以急需出台电子文件管理规范，归档电子文件的安全保护需要一套正规有效的管理办法，光出台地方性试行办法远远不够；只有出台相对应的管理办法和管理标准，才能保全电子文件在归档认定前的证明力；与此同时，对于档案行政管理部门职责的明确，以及各党务、行政机关档案部门的职责和任务划分，管理办法中都应当有所规范，电子文件的形成办理、归档移交中的各个环节，以及所形成的电子文档的归档方式、归档范围、存储格式等是应当包括的主要内容；除此以外，还应当包含对电子文档归档管理平台、安全保管中的初始数据共享利用、收集标准以及监督考核等。
单套制背景下军工企业电子文件管理风险与对策探析
一、背景随着网络技术、信息技术和管理思想的高速发展，电子文件从无到有，从一个过渡性的文件形态逐渐取代纸质文件，成为大数据时代的主要信息载体，是经历了理论和实践一次次锤炼的结果。
为了发现电子文件演变的规律，可以从制度层面分析电子文件的发展历程。
1999年实施的《合同法》规定了文件的书面形式，包含电子形式，较早从制度层面认可了电子文件的价值；2002年实施的《电子文件归档与管理规范》明确规定电子文件归档时实行“双套制”；2003年国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》对保管期限是永久和长期的电子文件强制实行“双套制”；2016年1月施行的《会计档案管理办法》将实施“单套制”的选择权交给行业或企业；2016年8月发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》取消了“双套制”的归档要求；2018年发布的《电子公文归档管理办法》规定可以只归档电子文件；2019年发布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》指出电子文件归档时不再强制要求提供纸质文件。
综合分析国家不同机构修订的电子文件相关法规制度的演变历程，可以发现我国对电子文件价值的认识过程，对电子文件归档模式的探索经历了不断调整、不断完善的漫长过程。
但发展趋势是纸质文件将逐渐淡出档案工作的视野，未来档案管理的主要对象是电子文件，一些有特别要求的文件才使用纸质载体，纸质载体仅作为一些特别重要档案的辅助保管形式。
二、军工企业电子文件管理现状与风险（一）电子文件急剧增长，有效归档率低。
根据国家档案局近3年发布的《全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要》数据显示：2019年全国馆藏档案总量为82850.7万卷册，电子档案的存储容量为119.3万GB；2020年馆藏档案总量为91789.8万卷册，电子档案的存储容量为1387.5TB；2021年馆藏档案总量为104671.1万卷册，电子档案的存储容量为1629.9TB。
数据显示我国电子文件总量正急剧增长，并且电子文件的增速在馆藏档案的比重迅速提高。
大型军工企业实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理的可行性研究
ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ信息化建设目前，我国企业档案管理实践中仍普遍采用“双套制”归档管理模式。
随着数字转型的不断深化，电子文件“单套制”归档管理自2013年以来已被业界学术领域普遍认同，也是数字档案馆下一阶段转型发展的目标之一。
分析“单套制”可行性之前，我们先梳理一下相关的概念定义。
在学术研究和实践中存在很多概念表述混乱、定位混淆或者没有明确的适用场景等现象，导致电子文件归档和电子档案管理不规范，档案工作者不能深刻理解“单套制”的管理内涵。
一、概念辨析电子文件“单套制”“单轨制”都是相对于“双套制”“双轨制”而言的。
首先我们要明确什么叫“轨”，轨分为模拟轨和数字轨，模拟轨简单地说就是能够记录数据的纸质或者缩微胶片；数字轨是记录数据的光盘、磁盘、磁带、U盘等。
原则上两者可以互相转换，但是有些记录在数字轨上的文件无法转换到模拟轨上，比如视频文件。
因此我们讲的单轨是指数字单轨，数字转型也是从模拟轨向数字轨转型。
“套”的概念也就是我们常说的载体类型，其实如果确定了单轨，如果是模拟轨，其对应的就是纸质或者缩微胶片的载体存储类型。
如果是数字轨，对应的就是磁盘、光盘、磁带等载体形式。
“单轨制”是指仅以电子文件的形式在业务系统中流转、办理然后进行归档。
但是这里强调的单轨不是指所有文件的原生状态都是电子形式，可以是纸质生成然后数字化后进入系统流转，这里的单轨强调的是尊重文件的原生状态。
“单套制”的概念主要探讨的是关注后端档案的保存阶段。
电子档案“单套制”是指文件仅以电子形式进行鉴定、整理、保存的一种管理模式。
因此，企业电子文件“单套制”归档和电子档案“单套制”管理的主要内容就是：企业在内部电子文件管理中，仅以电子文件形式进行归档、保存的管理模式。
二、必要性分析(一)军工企业传统档案管理面临的困境目前在企业内部因采取“双套制”归档模式，随着企业业务的扩张，档案归档量呈现暴涨趋势，档案库房胀库现象严重，给企业档案管理带来很大压力；“双套制”管理模式，档案管理人员需要在系统上管理电子档案，也要管理对应的纸质档案，工作量大且效率低下，容易降低电子档案的凭证性，抵消了档案信息化发展的优势。
电子文件“单套制”管理的试点与展望
电子文件“单套制”管理的试点与展望在数字转型的时代背景下，电子文件“单套制”管理的实践在国内外日益肇兴。
201 5年，上海自贸区率先试点电子文件“单套制”的归档与保存模式。
其成功运行，有赖于自贸区一系列独特的制度保障。
在大数据时代，“单套制”是未来电子文件归档和存储的发展方向，但目前由于政策配套、管理模式、技术条件等方面的原因，其普遍推广和应用尚需要一定条件。
标签：大数据;电子文件;单套制数字转型的时代，无纸化办公和电子信息业务成为常态，人们对电子文件“单套制”归档和管理的呼声日渐高涨。
“单套制”是相对于“双套制”而言，指电子设备生成的档案仅以电子方式保存，它改变了传统纸质文件收集整理和归档的方式，将电子文件管理嵌入文件形成、运转、管理、利用的源头和生命周期之中。
在信息办公时代，电子文件在线归档和电子文件管理的一种创新模式。
“双套制”的资源重复建设目前，我国普遍采用的是“双套制”归档模式，即同一份文件同时采取纸质和电子两种形式进行归档保存。
这种双保险的文档归档方法，适应了目前各地区电子信息设备差异等不均衡的状况。
但是，在实践过程中，也不可避免地暴露了些许弊端。
首先，当今电子文件以几何倍率在激增，采用“双套制”会造成大量纸质资源的浪费，也会对物理空间的容量带来严峻考验。
其次，“双套制”中纸质、电子两套档案的相互印证和匹配比对工作中，人工校对容易出现误差，特别是对大量文字、数据及图像的线条、色彩、色温的比对。
再次，对于难以转为纸质档案的视频和音频;不能制成纸质或缩微胶片的电子文件;因元数据保存不当而造成的电子文件原始性和完整性管理失效等现实问题，传统“双套制”归档模式无法加以克服，而采用“单套制”就能规避这种低效率的人工操作，有效降低档案管理工作的复杂性。
目前普遍采用电子文件、纸质文件同时归档的“双套制”管理模式，既造成重复归档，浪费人力、物力，又制约了无纸化办公和电子政务建设的发展。
为此，我们有必要对科学可行的“单套制”管理体制进行积极探索，克服对“双套制”的依存心理，尽早实现“双套制”向“单套制”的转变。
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向单套制过渡阶段电子文件整理问题探讨
作者：李春艳
来源：《档案天地》2019年第05期
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2016年，国家档案局在全国开展“企业电子文件归档与电子档案管理试点”，中国石油化工
集团有限公司是第一批试点单位，试点内容之一是电子公文归档及管理。试点目的是将电子公
文通过电子公文管理系统直接在线归档至档案系统，不再打印相应的纸质件，真正实现“单套
制”归档。试点项目中，关于电子公文与纸质公文并存的情况下，应该如何对公文进行整理及
编号问题遇到了困惑。
一、电子公文管理的現状
试点项目开始初期，我们调研了多家企业和国家部委的电子公文管理情况，发现各单位都
存在同样的困惑：不是所有的公文都电子化了，各单位日常工作中还有纸质公文流转，这些纸
质公文办结后也需要归档管理。通过对本单位2018年电子公文管理情况摸底发现，有70%的
公文是完全电子化了，正文、附件和办理单都是电子的（以下简称“纯电子公文”），公文从起
草到归档全程都在电子公文管理系统中流转;有5%的公文因为保密、敏感信息或特殊业务等原
因是纯纸质状态，正文、附件和办理单都是纸质的，公文不在电子公文管理系统中流转，电子
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公文管理系统中没有这部分文件的目录;还有25%的公文是部分电子化了，正文是电子的，附
件或者办理单是纸质的，或者正文和附件是电子的，办理单是纸质的（以下简称“半电子公
文”），在电子公文管理系统中流转了电子部分，纸质部分在线下与电子公文同步流转。形成
“半电子文件”有以下几种情况：第一，有些单位领导由于年龄偏大等因素，喜欢在纸质件上审
批，电子公文被打印出来以后在纸质件上审批意见，电子件上没有审批意见，也有一些电子件
上有审批意见，都是由秘书代录领导的审批意见，无领导签字。电子件和纸质件办结以后归档;
第二，有些公文的附件过大，比如是一本书、一个较厚的表或者可研报告等，由于公文管理系
统本身无法限制过大的附件上传，这些附件不能在电子公文管理系统中流转，也就不可能从公
文管理系统直接归档电子版;第三，当同一份电子公文需要多个领导签批时，某个领导在打印
的纸质件上签批了意见，其他领导在电子件上签批了意见。根据《归档文件整理规则》
（DA/T22-2015）第5.1.1款“归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与
定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;有文件处理单或发文稿纸的，文件
处理单或发文稿纸与相关文件为一件。”半电子公文的“一件”是分开的，必须将纸质审批件和
在公文系统中流转的电子签批件合起来才是一份完整的文件。
试点工作中，电子公文管理系统中需要归档的电子公文及目录通过接口直接归档到档案系
统，无需人工录入目录和上传电子原文。同时，为了减少文书人员归档整理和著录的工作量，
纸质件一般不需要扫描成电子版，也就是说，归档部门不会将纸质公文和半电子公文转化为电
子公文，涉密文件更不会扫描上传到档案系统。三种类型的公文并存是各单位的现实工作实际
情况决定的，虽然档案人员希望实现全部公文电子化管理，单套制归档，但必须面对现实情况
给予统筹考虑，既要考虑纸质文件的整理及编号，还要考虑电子公文和半电子公文的整理及编
号。档案部门如何对归档的不同类型的公文统一整理和编号遇到了前所未有的挑战。
二、国家标准存在问题
关于纯纸质文件的整理和编号按照《归档文件整理规则》执行，电子公文的整理和编号按
照《电子文件归档及电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），但是半电子公文怎么整理和编
号目前还没有明确的制度规范来指导实践，半电子公文管理起来比较复杂。按照企业档案分类
方案，纯纸质公文、纯电子公文和半电子公文都属于行政管理类文件，在档案管理信息系统中
属于同一个归档节点。目前，国家标准和制度规范都没有提及三种类型公文在同一个单位并存
的情况下该如何整理和编号。
现有的两个标准里都只有原则性的规定。比如，《电子文件归档及电子档案管理规范》第
7.2.7款规定：应在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质
文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联;而《归档
文件整理规则》第4.1款规定：归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联
系。
三、需要统筹考虑的因素
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档案部门在考虑如何将三种类型的公文统筹整理和编号时门必须综合考虑以下因素：第
一，纸质库房管理问题。如果档案部门只管理电子公文，就不需要考虑纸质库房的管理问题，
但现实是每个单位都有纯纸质公文和半电子公文，这些公文还是要放在纸质库房管理的，整理
和编号还要考虑纸质库房管理的有序和便利问题，确保库房中的纯纸质公文及半电子公文的纸
质附件（或者审批单）编号具有连续性和唯一性，库房的档案号不能出现断号和重号的情况。
第二，如何保持文件之间的有机联系。必须确保同一份文件的各个有机组成部分能被快速检索
到，文件各个部分之间能建立双向索引。比如半电子公文的正文是电子形式的，在档案系统中
如何快速定位与正文配套的纸质附件或者审批单，两者之间必须建立双向索引关系。第三，归
档频率问题。有些单位是每年归档一次，有些单位是随办随归，实时归档。不同的归档频率将
会导致采取不同的归档整理和编号策略。第四，档案的日常统计问题。无论采取哪种整理编号
方案都必须确保不出现统计上的数据冗余。第五，整理、检索和著录的工作量。纸质公文的整
理工作量较大，需要录入文件目录，还需加盖归档章，数文件页数。有的整理和编号方式会导
致归档人员著录的工作量大幅增加，也可能会导致检索时出现重复目录的情况。
四、各种解决方案利弊分析
在本单位公文都属于同一个分类类别，在档案管理系统中纯纸质公文、电子公文和半电子
公文都在同一个数据节点下。如何将这三种类型的公文整理和编号可能有4种解决方法，各有
利弊。第一种是直接将三种类型的公文按照归档时间排序混合整理编号，半电子公文的正文和
附件相邻排列（如图1）。
这样做的优点是：可以按照公文形成或归档的时间排序，正文和附件按照相邻顺序排列，
有利于体现文件之间的有机联系。缺点是：1.库房里纸质档案的编号会出现断号的情况，不便
于日常管理;2.著录同一个半电子公文时，需要录入两遍文件目录，其中一个公文的目录上要标
注为附件，增加了著录的工作量;3.检索同一个公文时会有两个标题相同的目录，利用者需要区
分正文和附件;4.统计时会出现数据冗余，同一个公文会出现重复统计的情况;5.人为地分裂了
“件”的概念。根据《归档文件整理规则》第5.1.1款规定“归档文件一般以每份文件为一件。正
文、附件为一件;有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件”，按
照图1的整理方式人为地将一件档案分成了两件。
第二种整理编号方式是将电子公文和纸质公文相对分开编号，先把所有的纸质公文及半电
子公文的纸质部分放在一起整理编号，再把所有的纯电子公文及半电子公文的电子部分放在一
起整理编号，但是流水序号是连续的（如图2）。这种方式只适用于每年归档一次，且不再补
充归档的情况，如果发现当年有公文需要补充归档，无论是补充归档电子版还是纸质版，都不
好再连续编号。缺点与第一种方式相同。
第三种整理编号方式就是在档案管理系统中，将纸质公文和电子公文（包括半电子公文）
分开整理编号，分别从1开始排序（如图3）。优点是：1.纸质公文与电子公文做了对应关
系，保证了同一份文件之间的有机联系;2.能保证库房里纸质公文编号的连续性，便于库房管
理;3.可以应对实时归档的情况，如果有公文需要补充归档，不会打乱原有的序号。缺点是：1.
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同一份公文需要著录两遍，增加了著录人员的工作量;2.统计时会出现数据冗余，同一个公文会
出现重复统计的情况;3.检索时要同时考虑纸质公文节点和电子公文节点，需要检索两次才能查
全，否则容易遗漏文件。
第四种方式也是在档案管理系统中，将纸质公文和电子公文（包括半电子公文）分开整理
编号。纯纸质公文编档案号，半电子公文对应的纸质附件或审批单只编写流水码，不编写档案
号，不盖归档章，不录目录。为便于与纯纸质公文的编号区分，每个流水码前面可以加一个字
母（如图4）。这样做的优点是除了第三种方法的优点外，还有多了其他优点1.不用重复录入
同一份半电子公文的目录，减少了著录工作量，也减少了加盖归档章的工作量;2.库房统计时不
会出现数据冗余;3.检索时不用分两个节点检索;4.能最大限度的保持文件之间的有机联系。缺点
是整理人员必须将纯纸质公文和半电子公文区分开。
从“双套制”到“单套制”归档有个过程，各单位由于信息化水平以及人员情况不同，导致进
度有快有慢。除了电子公文存在纸质件和电子件并存的情况，其他类文件管理也会出现类似的
情况，例如，合同管理也存在同样的问题，电子合同与纸质合同在一个单位内部同时存在。一
份合同也有电子和纸质并存的情况，合同正本及签署流程在合同管理系统中，签字盖章页及骑
缝章页都是纸质的，这与半电子公文的组成情况相似。从“双套制”到“单套制”的过渡阶段，檔
案人员必须面对现实情况，结合本地的实际工作，创新完成本单位档案的整理及编号工作，建
议国家尽快出台相关标准规范指导实践工作。
（作者单位：中国石油化工集团公司办公厅档案处）