电子文件的整理..
电子文件的整理与归档
电子文件的整理与归档电子文件的整理与归档1.电子文件的整理。
它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。
电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。
就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。
文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。
著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。
在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。
这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。
但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
二是组织建立数据库。
主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。
要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。
分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
其次对电子文件的登记。
电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。
特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。
有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。
2.电子文件的归档。
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。
不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。
电子文件归档与整理
电子文件归档与整理•第一讲概念和种类•一、什么叫电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
电子文件的基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
二、电子文件的种类电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：（一）按电子文件的信息存在形式分类1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。
3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。
4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。
6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件的整理步骤
电子文件的整理步骤第一步确定归档与不归档文件的处理部门在定稿后，根据纸质文件归档与不归档范围，确定每份电子文件是否归档。
归档范围:包括本单位制发的、上下级和不相隶属单位从网上传送的与本单位工作有关的具有保存利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种形态的电子文件定稿和纸质文件的电子稿。
㈠文本电子文件：由文字处理技术产生的文字型电子文件。
主要是本单位形成的文件的电子稿及外单位传送的电子公文。
移交时应注明文件存储格式、文字处理工具等。
重要的电子公文历次修改稿应予以归档。
永久长期保管的电子公文应打印一套纸质文件，与其他纸质文件一并归档保存。
㈡图像电子文件：主要是通过扫描仪和数码相机产生的文件。
㈢图形电子文件：由计算机辅助设计软件或绘图等设备产生的电子文件。
㈣影像电子文件：主要由数码摄像机等视频设备产生的电子文件。
㈤声音电子文件：主要通过数码录音笔等音频设备获得的电子文件。
㈥数据电子文件：应用程序产生的各种数据。
㈦程序电子文件：处理上述电子文件的软件。
电子文件稿本代码为:M 一草稿性电子文件；U 一非正式电子文件；F 一正式电子文件。
第二步规范文件名称确定属归档范围内的的电子文件要使用统一、规范的电子文件名称，命名格式为“文件名 .扩展名”，是公文的，其电子文件名称为“文号.文件名 .扩展名”。
“文件名”一般根据文件内容取定，统一用文件正文标题作为电子文件的文件名。
原正文标题不能准确提示文件内容的，应自拟标题；“扩展名”表明文件的格式，不能随意更改，否则计算机无法处理。
“文号”即发文的字号。
文件命名后，将电子文件设为“只读”属性，防止误操作。
第三步划分保管期限保管期限划分方法与同内容的纸质文件同，期限分为永久、长期、短期。
第四步填写登记表各文件的处理部门在做好前三步后，统一将电子文件交各部门兼职档案人员，并以“件”为单位填入《涪陵师范学院归档电子文件登记表》。
第五步移交电子文件的形成部门一般应在每年五月底以前将上年度办理完成的属归档范围的电子文件统一向综合档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向综合档案室移交归档,同时移交《涪陵师范学院归档电子文件登记表》（电子表及纸质件两份）, 一份自存,一份移交综合档案室。
电子文件归档与整理规范
4-电子文件归档与整理规范1 总则1.1 为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》(国档发[2002] 8 号)的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。
1.2 本规范合用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。
设备文件的电子版制作也参照本标准。
2 释义2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。
2.2 文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。
本标准中所指的文件路径是绝对路径。
(简称：路径)2.3 纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。
2.4 纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD 表格，其内容和纸质目录内容彻底一样。
2.5 电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。
电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每一个单元格为一个字段，每一个字段反映案卷(文件)的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷(文件)的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。
电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。
3 电子文件的归档范围按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。
4 电子文件的制作4.1 凡是内容含手写文字或者加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。
采用电子签章的电子文件，若被写保护或者进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。
4.2 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。
4.3 电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于 200dpi；除大于 A3 幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。
4.4 电子文件(竣工图除外)，以“件”为单位制作成 pdf 格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成 jpg 格式。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
文件资料的整理和归档存在的问题和建议
文件资料的整理和归档存在的问题和建议
文件资料的整理和归档是一个重要的管理任务，但在实际操作中，可能会遇到一些问题。
以下是一些常见的问题和建议：
问题1：文件资料整理不及时，导致文件堆积如山，难以查找。
建议：应该及时整理文件资料，按照一定的规则分类，并放入相应的文件夹中。
对于暂时不需要处理的文件，可以暂时存放在一边，但应该定期清理，避免堆积。
问题2：文件资料归档混乱，导致难以查找。
建议：应该建立一套合理的归档制度，按照一定的规则对文件资料进行分类、编号和归档。
同时，应该使用合适的档案盒、标签等工具，让归档的文件资料一目了然。
问题3：文件资料容易损坏或丢失。
建议：应该保护好文件资料，避免损坏或丢失。
对于重要的文件资料，应该备份并存储在安全的地方。
此外，应该定期检查文件的完整性，发现问题及时处理。
问题4：电子文件资料管理混乱。
建议：应该建立一套电子文件资料管理制度，包括文件的命名、存储、备份、加密等环节。
同时，应该使用可靠的电子文件管理软件，对电子文件资料进行分类、标签、搜索等管理。
问题5：缺乏文件资料的定期维护和更新。
建议：应该定期对文件资料进行维护和更新，包括清理过期文件、更新重要文件、补充新文件等。
同时，应该建立一套动态的文件资料管理制度，及时应对各种变化。
总之，文件资料的整理和归档是一项长期而持续的工作，需要建立一套科学的管理制度，并不断改进和完善。
只有这样，才能保证文件资料的有效性和完整性，为企业的发展提供有力的支持。
电子文件的归档
• • • • • • • 一、电子文件的定义 二、电子文件的来源 三、电子文件的归档范围 四、归档电子文件存储的载体 五、电子文件的形成与积累 六、电子文件的归档与整理 七、电子档案的管理与利用
一、电子文件的定义
• 电子文件是指在数字设备及环境中生成， 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传送的文件。
七、电子档案的管理与利用
• （一）电子文件的管理 1、保管条件 一控四防 控制温度 防止灰尘 防止强磁场 防止震动 防止 有害气体 2、电子档案的检验 应在磁性载体每满两年、光盘满四年时，对电子档案 进行有效性、安全性抽样机读检验，即对存储载体的寿命、 存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查， 抽检率不低于10%。如发现问题应及时采取恢复措施。磁 带电子档案，每年应倒带一次。磁性载体上的电子档案， 应没4年转存一次。原载体保留时间不少于4年。
四、归档电子文件存储的载体
• 一般办公自动化产生的电子档案可先通 过硬盘记录下来，然后转为只读式或一次 写式光盘、磁带上长期保存。永久和30年 保管期限的电子档案，应打印称纸张或转 到缩微品上保存。
五、电子文件的形成与积累
• (一)电子文件的形成的保障 • （真实性的保障、完整性的保障、有效性 的保障、安全性的保障）P245-248
• 3、设备检查 • 各单位档案机构每年应对电子档案的读取、处理 设备的更新情况进行一次检查登记。 • 4、电子档案迁移2 • 对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应 会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电 子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行 更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题 的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归 档电子文件迁移登记表》。
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（一）总指导思想
简化整理、深化检索
在电子文件时代，检索是计算机自动智能检索， 是“点”对“点”一步到位的全文检索 而传统的档案检索是全宗—案卷目录—卷内目录 —文件—全文的层层检索
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检索第一位、整理第二位
整理是档案工作的基础，检索是档案工作的 目的，检索决定整理，整理服务检索，整理 工作的重心要围绕检索需要而展开，是否有 利于检索则是检验整理工作的首要标准。 整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档 案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理 的基础上，检索的查准率、查全率才能接近 100%，档案工作的价值和作用才得以实现。
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收； 十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
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（二）电子文件的分类
1、电子文件分类的方式
（1）档案类别―年度―保管期限 （2）档案类别―保管期限―年度 （3）档案类别―年度―保管期限―机构（问题） （4）档案类别―保管期限―年度―机构（问题） 同一单位的电子文件应在其全宗内 按分类方案中的一种进行分类，而 同一全宗应保持分类方案的稳定。
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《电子文件管理暂行办法》 (中办 国办 厅字〔2009〕39 号)
电子文件管理的基本原则： 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密
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配备归档电子文件整理工作必 需的软硬件设施。
购买计算机、网络设备、存储设备、数字化 设备等； 安装并使用专门用于电子文件归档整理的软 件工具——各种ERKS软件。
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《电子文件归档与管理规范》 （ GB/T18894-2002 ）
8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行 8.2 归档电子文件以件为单位整理 8.3 同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问 题 ) 或保管期限 - 年度 - 机构 ( 问题 ) 等分类方案进行分类。 8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体 8.5 电 子 文 件 的 著 录 应 参 照 DA/T 18 进 行 著 录 ， 同 时……补充电子文件特有的著录项目和其他标识 8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录
学习和掌握相关电子文件法律法规中 有关电子文件整理工作的规定。
《档案著录规则》(DA/T 18-1999）
《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000) 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 ） 《电子文件管理暂行办法》 (中办国办厅字〔2009〕39 号) 《电子档案移交与接收办法》 (档发〔2012〕7 号)
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美国的未来学家约翰·奈斯比特: “大量但无序的信息,不是资源,而是灾难”。
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第五章 电子文件整理工作
———整理：整顿使有条理，有秩 序；常用于表示去除不需要的东西。
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第一节 电子文件整理概述
一、电子文件整理前期准备工作
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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2.深化检索
———“深化检索”则是电子文件现代化 管理的前提，即为符合计算机电子文件管 理系统的检索功能需要，所有电子文件著 录要素项目必须全面、完整、准确。
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（二）基本要求
逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理 ，而物理归档的电子文件必须进行整理。
电子文件的整理以单份文件为单位进行，最 大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子 文件管理系统的管理和应用，并与办公自动 化相适应，基本实现了与文档一体化相适应 的新型整理方法。
案的背景、文件系统等；
认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录
信息的工作，而且还是对著录信息主动“获取”过程；
肯定著录不仅是“过程”，而且是该过程的“成果”。
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二、电子文件著录的特点与重要性
全要素:
描述对象包括电子文件的内容、结构和背景所有要素。
全过程
著录贯穿电子文件编制、处理、归档、利用整个生命周期。
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美国电子文件研究专家戴维·比尔曼
“未经恰当著录过的电子文件系统即使保存下 来，也不会有证据作用”。
著录涉及文件形成过程中的各个要素，包括文 件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也 从文件内容转移到文件的形成背景上。
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在手工环境下，文件管理的主要难点在于以
保存场所为代表的物质资源匾乏，高密度存 储技术的出现使得保存场所的难点问题得到 有效的控制。
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（一）电子文件的收集归档
——收集本单位在职能活动中产生的，具有 参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 ，包括文件内容、背景信息和元数据。
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一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；
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（四）著录标引
在相应的电子文件管理系统中按照《档案 著录规则》著录标引，著录项目依照 DA/T 18：档案著录规则(DA/T 18-1999） 的要求尽可能全面、准确、完整。
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（五）建立电子文件目录
归档电子文件应依据分类方案和件号顺 序建立归档电子文件机读目录。电子文 件机读目录包括目录封面和内容两部分 ，应在电子文件管理系统中逐件进行。
电子计算机技术的广泛应用引发了新的瓶颈—
—如何保证文件的长期真实性、完整性为代表 ，在更大程度上表现为智力控制问题。
———将管理人员从物质资源匮乏的窘境中解放出 来，把注意力集中到管理思路、理念上来。
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三、电子文件著录的内容
存在于文件形成时所在系统（如业务处理系统）中的关
于文件背景、内容、结构、文件系统及其相互关系的著 录信息；
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归档文件整理规则(DA/T 22-2000)
———将归档文件以件为单位进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
一般以每份文件为一件：
正本与定稿为一件——正本在前，定稿在后
正文与附件为一件 ——正文在前，附件在后
原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后 转发文与被转发文为一件——转发文在前，被转 发文在后 来文与复文为一件——复文在前，来文在后 报表、名册、图册等一册（本）为一件
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（3）划分保管期限 按现行国家、行业、部门或本单位制定的文 件材料的保管期限的规定执行。
（4）区分机构（问题） 电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。
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例外原则一：自治区各级党委、政府、 人大、政协办公厅（室）可按自治区档 案局制定的分类方案进行分类。 例外原则二：有档案工作行业标准的单 位可按行业标准执行。
– 《GD2000综合档案管理系统V5.0》 – 世纪科怡、清华紫光、南大之星、泰坦软件等
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二、电子文件整理的原则
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课堂讨论5-1
电子文件整理与传统纸质 档案整理将有何不同？
传统意义上的文件整理是不能适应现代化 的信息检索需要，只有现代化的文件整理 方法才能适应现代化信息检索的需要。
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———电子文件、纸质文件一般采取不同的编目方法。 为此，应在每一卷纸质档案的备考 表或卷内目录“备注”项中注明相 应的电子文件的编码及存址，同时 在电子文件归档目录“备注”项中 注明相应的纸质文件的档号及 存址， 以便利用时参照互补。
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第三节 电子文件的著录
一、电子文件著录的概念
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要注意的是：正确理解和把握电子文件整理工 作中“件”的概念，要克服传统意义上组“件 ”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义 上的单“件”的观念：“份”即“件” 。
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第二节电子文件整理内容与方法
《归档文件整理规则》规定档案整理的 基本步骤为：收集、装订、分类、排列、 编号、编目、装盒等七个环节。还适应 电子文件整理吗？
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———电子文件按档案类别分为电子的 文书档案、专门档案、会计档案、科技 档案、生产经营档案、录音档案、录像 档案、照片档案等门类。
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2、电子文件分类的内容
区分档案类目
区分年度
划分保管期限
区分机构（问题）
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（1）区分档案类别 传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档 案、科技档案、会计档案、专门档案、生产 经营档案、音像档案、实物档案等。 （2）区分年度 按电子文件的成文时间直接划分年度，不存 在文件的针对年度和生效年度。
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———《国际档案著录（通则）》中的著录概 念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛， 所蕴涵的管理思想更深刻。 认为著录作用不限于编制检索工具，而在于确认、管理
、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统， 指向编制检索工具背后的一些内容；
认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而且还包括档
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（三）电子文件的排列编号
传统档号的编制：由全宗号—年度号—类别号— 保管期限—件号组成。如“013—2009—W01— Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类 （或办公室）永久保管期限的第1件
电子文件的排列，在分类方案最低一级类目内， 按其成文时间先后顺序排列。
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课堂讨论5-2