受控文件目录和发放记录
受控文件目录
文件发放记录
受控文件管理规定新
受控文件管理规定新 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8
编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的 进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围 本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语 用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项： 转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。 毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。 工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。 工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。 控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。 作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。 更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。 工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则 文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则 已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则
受控文件(三级文件)清单
有限公司 受控文件一览表 版本生效日期负责部门序号 文件编号文件名称 1 -BG-QA-001岗位职责和权限A/0 2013.7.10 办公室 2 -BG-QA-002 各岗位人员任职资格条件A/0 2013.7.10办公室 3 -SC-QA-001 旋转开关生产流程图A/0 2013.7.10生产部 4 -SC-QA-002 设备管理制度A/0 2013.7.10 生产部 5 -SC-QA-003 设备操作规程A/0 2013.7.10 生产部 6 -SC-QA-004 特殊过程确认办法A/0 2013.7.10 生产部 7 -SC-QA-005 仓库管理规定A/0 2013.7.10 生产部 8 -SC-QA-006 搬运作业方法A/0 2013.7.10 生产部 9 HS-Z-07 装配作业指导书（FZ31-9）A/0 2005.6.8办公室 10 HS-Z-04 装配操作规程（FZ31-3H（A））A/0 2013.7.10 生产部 11 HS-Z-04 装配操作规程（FZ31-3H（B））A/0 2013.7.10 生产部 12 HS-Z-04 装配操作规程（FZ31-3H（C））A/0 2013.7.10 生产部 13 HS-GY-01 注塑成型工艺操作规程A/0 2013.7.10 生产部
14 -ZJ-QA-001 检验仪器操作规程A/0 2013.7.10品质部 15 -ZJ-QA-002 耐压测试仪操作规程A/0 2013.7.10品质部 16 -ZJ-QA-003 耐压测试仪点检（仪器校验）规程A/0 2013.7.10 品质部 17 -ZJ-QA-004 关键材料定期确认检验要求A/0 2013.7.10品质部 18 -ZJ-QA-005 原材料采购检验规范A/0 2013.7.10 品质部 19 -ZJ-QA-006 制程检验作业指导书A/0 2013.7.10 品质部 20 -ZJ-QA-007 旋转开关检验指导书A/0 2013.7.10 品质部 表单编号：-QA-001-07 版本：A/0
受控文件编号细则
XXXX有限公司 管理文件 1. 目的 规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。 2. 适用范围
适用于本公司受控文件的编号。 3. 受控文件种类 3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 5.1 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX ● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 ● 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999） ● 公司代号用大写字母HY 表示。 ● 环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号 未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： 顺序号 质量手册代号 公司代号
a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 5.2 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 ● 公司代号同5.1.1。 ● 程序文件代号用大写字母Q 和P 表示，即Quality （质量）和Procedure （程 序）两词的第一个字母。 ● 程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。 ● 版本号同5.1.3。 5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成。 HY — EP — XX ● 公司代号同5.1.2； ● 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示，即Environment （环境） 和 Procedure （程序）两词的第一个字母。 ● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示：01～ 99。 5.2.3 版本编号同5.1.3。 5.3 技术文件 5.3.1图样的编号按照企业标准执行。 版本号（首次制订为A/0，修改第一次为A/1详见5.1.3） 程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号 环境程序文件顺序号 环境程序文件代号 公司代号
受控文件管理规定(新)
编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语 用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项： 转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图 纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。 毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。 工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。 工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术 文件。 控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规 范的技术文件。 作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。更改通知单：对顾客提 出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。 工艺指示单/ 临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则 文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件， 谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文 件。 4.3 数量匹配原则文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制 表” ，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量 发放。 车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补 发。
受控文件编细则
XXXX有限公司 管理文件 规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。2. 适用范围 适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类 3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 5.1 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX ● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 ● 质量手册代号用大写字母 Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999） ● ● 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号 未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 5.2 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 顺序号 质量手册代号 公司代号 版本号（首次制订为A/0，修改第 一次为A/1详见5.1.3）
环境受控文件清单(标准规范)
中国建筑项目管理表格 环境受控文件清单表格编号单位：编号： ?法律法规■标准规范?规章制度□其他要求 序号法律法规名称编号颁布单 位 颁布日期实施日期 索引 信息 1 《中华人民共和 国环境噪音污染 防治法》 中华人民共和国 主席令（八届第 77号） 国务院1996.10.29 1997.3.1 2 《建筑施工场界 环境噪声排放标 准》 GB12523-2011(替 GB12523-90， GB12524-90) 环境保护 部和国家 质量监督 检验检疫 总局 2011.12.05 2012.07.01 中国环 境标准 网 3 《城市区域环境 振动标准》 （GB10070-88） 国家环境 保护局 1988.12.20 1989.7.1 国家环 境保护 局 4 《中华人民共和 国大气污染防治 法》 中华人民共和国 主席令（32号）国务院2000.4.29 2000.9.1 5 锅炉大气污染物 排放标准 GB 13271-2001 国家质量 监督检验 检疫总局 国家环境 保护总局 2001.11.12 2002.01.01 国家质 量监督 检验检 疫总局 6 《中华人民共和 国环境保护法》 中华人民共和国 主席令（22号） 国务院1989.12.26 1989.12.26 7 《中华人民共和 国大气污染防治 法》 中华人民共和国 主席令（32号）国务院2000.4.29 2000.9.1 8 《中华人民共和 国固体废物污染 防治法》 中华人民共和国 主席令（31号）国务院2004.12.29 2005.4.1 9 《中华人民共 和国水污染防治 法》 中华人民共和国 主席令（87号）国务院2008.2.28 2008.6.1 10 《中华人民共和 国消防法》 中华人民共和国 主席令（6号） 国务院2008.10.28 2009.5.1 11 《化学危险物 品安全管理条 例》 中华人民共和国 主席令（591号）国务院2011.2.16 2011.12.1 12 《污水综合排（GB8978-1996）国家环境1996.10.4 1998.1.1 国家环
受控文件管理制度`
?????????????.公司文件编号LDH-XZ-101版本版次A/0 文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度 `生效日期 编制：复核：批准： 一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本 制度。 二、文件的编制： 2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为 L 代表刘， D 代表德， H 代表华，岗位制度为部门的一号文件，101 为部门的第 一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管 理体系。 2.1.1YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2版本版式 : 2.2.1A/0 A代表文件的版本， 0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级 递升为 1.2.3 ，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类 推； 2.2.31/N文件页码符号， N代表本文件的总页数， 1 为本文件的第一页， 并以此类推； 2.2.3如文件页数较多 , 可使用 26 个字母依次往下编号 . 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部 门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改 或带出公司。违者记大过，
受控文件清单(质量管理体系)1.1版
受控文件清单（质量管理体系） 版号：1/1 序号文件名称文件编号版号生效日期1质量手册WJZ/QM011/42010.12.4 2各部门、车间质量目标分解表1/22008.9.17 程序文件 3文件控制程序QM020011/02008.4.25 4单船技术文件控制程序QM020021/02008.4.25 5单船技术文件更改控制程序QM020031/02008.4.25 6质量记录控制程序QM020041/02008.4.25 7管理评审程序QM020051/02008.4.25 8培训控制程序QM020061/12009.2.4 9设备管理控制程序QM020071/02008.4.25 10合同、标书、订单评审程序QM020081/02008.4.25 11合同修改程序QM020091/02008.4.25 12生产设计过程控制程序QM020101/02008.4.25 13供方评价选择控制程序QM020111/12009.2.4 14采购及采购资料控制程序QM020121/02008.4.25 15采购品外出验证程序QM020131/02008.4.25 16生产过程控制程序QM020141/12009.2.4 17产品标识和可追溯性控制程序QM020151/02008.4.25 18顾客提供产品控制程序QM020161/02008.4.25 19搬、吊、运控制程序QM020171/12009.2.4 20物资储存控制程序QM020181/12009.2.4 21产品防护控制程序QM020191/02008.4.25 22船舶交付控制程序QM020201/02008.4.25 23售后服务控制程序QM020211/02008.4.25 24检验、测量和试验设备控制程序QM020221/02008.4.25 25质量管理体系内部审核控制程序QM020231/02008.4.25 26不合格品控制程序QM020241/02008.4.25 27纠正措施控制程序QM020251/02008.4.25 28预防措施控制程序QM020261/02008.4.25 29顾客满意度调查程序QM020271/02008.4.25 30无损检测操作程序QM020281/02011.1.1 作业指导书 31船舶制造项目经理负责制的实施规定QM030011/02008.4.25 32船舶建造质量策划管理规定QM030021/12009.2.9 33生产计划制订管理规定QM030031/02008.4.25 34工艺管理规定QM030041/02008.4.25 35船体放样过程管理规定QM030051/12009.2.9 36焊接过程管理规定QM030061/12009.2.9 37船体大合拢管理规定QM030071/12009.2.9
受控文件管理制度
………………………………… .公司文件编号LDH-XZ-101 版本版次A/0文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度`生效日期 编制：复核：批准： 一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本 制度。 二、文件的编制： 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一 份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理 体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份 岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级 递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部 门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改 或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。
受控文件管理规定
文件名称
6.3 文件的发放和领用 6.3.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文 件发放控制记录》上签收。 6.3.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 6.3.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向文控中心办理更换手续，交出破损文件，换发 新的文件。 6.3.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、 咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给 顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 6.3.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： a) 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； b) 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 6.4文件的使用 6.4.1 所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。 6.4.2 所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。 6.5文件的更改 文件更改或作废时，由申请者填写《文件更改申请单》或《文件作废申请单》，按原文件审批程序批准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件收发控记录》上作相应的记录。 6.6 文件的管理 6.6.1 本公司的文件以书面形式为准。 6.6.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 6.6.3当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订， 修订文件应重新履行审批。 6.6.4与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 6.6.5各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。 6.6.6 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。 1. 6.6.7文件签收要确认 1.1文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等 是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。 1.2文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一 张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 2.换版或作废文件回收要及时 2.1文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下 发，接收部门第一时间回收。）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。 2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收 部门负责人须在该《文件收发控制记录表》中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。 3. 文件受控前要做好自我审核 3.1为确保下发文件符合ISO体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：
受控记录管理
目的：规范记录的编制、填写、发放、保存与销毁操作，确保记录受控。 范围：适用于除证件以外，所有与GMP管理相关的工作记录、台账等。 责任：各部门专人对记录受控负责。 内容： 一、记录编制 1、依据所属文件进行相应记录编号的编制，并将记录作为附件附于所属文件。 标明所属文件编号和记录编号。需要对记录进行变更时，按文件修订程序进行变更，并同时修订记录版本号。 2、记录编号原则：编码使用英文字母和阿拉伯数字两类符号，由十二位字母和 数字组成。 1—2位3—4位5—6位7—10位11—12位 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 文件类型文件类别分支类别流水号版本号 各项目之间以“—”分隔。如：RC-AA-AA-0000-00 本文件中所指的文件类型均为RC，文件类别和分支类别的定义参见《文件编码管理规程》（文件编号：MP-WJ-AA-0002）。 如有特殊需要，可在流水号后加1位英文字母，表示一系列相关记录。 例如：RC-QC-AA-0050A-01、RC-QC-AA-0050B-01、RC-QC-AA-0050C-01
验证所需检验用实验记录编号按照：RC-QC-验证方案号编写。 3、当文件内容需要变更但记录格式以及内容没有变化，记录不用更换。 二、记录发放 1、文件中所附受控记录的PDF版由质量保证部文件管理员发放给质量保证部记 录管理员，记录管理员不得对记录进行任何改动，当记录所属文件生效时，记录同时生效。质量保证部记录管理员负责与纸版文件核对，内容、版本无误后，下发加盖质量保证部部门红章的记录原件，各部门受控记录管理员与文件核对内容、版本无误后，负责接收记录、保存记录以及发放记录。记录变更版本时，质量保证部受控记录管理员负责收回旧版记录原件，同时下发新版记录原件。填写附件1“受控记录原件发放回收记录”。质量保证部记录管理员负责旧版红章记录的留档。各部门受控记录管理员负责发放新版记录回收旧版记录，并保证现场使用的是现行版。 2、相关部门指定专人负责记录的复制和二级分发与收回的管理。 3、复制时必须严格按照QA人员下发的记录原件进行复印，各部门受控记录负 责人不得对记录原件内容做任何修改。记录如需印刷，应向质量保证部申请，经质量保证部QA副经理批准后方可外出印刷，保密记录不得印刷。批准后的申请表由质量保证部留档保存。外出印刷记录由质量保证部负责提供电子版给采购部门。印刷记录使用前，由主管部门专人进行校对，印刷记录的格式、内容、文字必须与记录原件一致，确认后在印刷记录上签字，并将其附于记录原件后保存。 4、记录如需成册装订，应制作记录封面，具体格式内容详见附件3“装订成册 记录封面式样”。各部门如有需要可增加项目。记录页逐页编号，不得缺漏和重复，记录发放前进行检查。 5、受控记录二级发放时需要填写附件2“记录复印件发放收集记录”。发放的记 录在记录右下角处加盖受控章，记录编号下方填写记录发放编号。单页记录逐页加盖受控章，填写记录发放编号，成册记录在记录封皮上加盖受控章，填写记录发放编号，并在右侧面加盖骑缝受控章（一个骑缝章不得超过20页）。不同部门受控章不同，带有各自部门名称，受控章由各部门专人负责加盖。 6、记录发放编号由三部分组成，XX-YYYY-XXXX。第一部分二位大写字母表
受控文件管理制度`
一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所 有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。 二、文件的编制： 2.1 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件，101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2 版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为1.2.3，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 2.2.3 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属 于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。 五、文件的修改： 1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。
受控文件发放记录
质量体系记录清单 序号记录受控号记录名称保管人保存期限保存地点备注 1 SHNMZQQ/JL- 01 质量体系受控文件和资料清单各部门相关人2年各部门 2 SHNMZQQ/JL -02 质量体系记录清单各部门相关人2年各部门 3 SHNMZQQ/JL -03质量体系文件和资料更改通知单各部门相关人2年各部门 4 SHNMZQQ/JL -04 质量体系文件和资料发放/回收登记表各部门相关人2年各部门 5 SHNMZQQ/JL -05质量体系文件和资料作废/保留/归档清单各部门相关人2年各部门 6 SHNMZQQ/JL-06质量体系文件和资料借阅/复制登记表各部门相关人2年各部门 7 SHNMZQQ/JL-07收文登记表各部门相关人2年各部门 8 SHNMZQQ/JL-08月度材料计划报表各部门相关人2年各部门 9 SHNMZQQ/JL-09交接班记录各部门相关人1年各部门 10 SHNMZQQ/JL-10设备台帐各部门相关人1年各部门 11 SHNMZQQ/JL-11设备运行记录各部门相关人1年各部门 12 SHNMZQQ/JL-12设备检修记录各部门相关人1年各部门 13 SHNMZQQ/JL-13纠正和预防措施报告单各部门相关人2年各部门 14 SHNMZQQ/JL-14计量器具台帐各部门相关人2年各部门 15 SHNMZQQ/JL-15不合格品处置表各部门相关人2年各部门 16 SHNMZQQ/JL-16质量记录销毁清单各部门相关人2年各部门 17 SHNMZQQ/JL-17培训记录各部门相关人1年各部门 18 SHNMZQQ/JL-18不符合报告各部门相关人2年各部门 19 SHNMZQQ/JL-19质量体系学习记录各部门相关人1年各部门 20 SHNMZQQ/JL-20管理评审报告各部门相关人2年各部门