华润万家供应商证照管理操作手册
目录
第一章 VSS供应商证照管理知识简介 (2)
第一节 VSS供应商证照管理介绍 (2)
第二节 VSS供应商证照管理操作平台登录地址和界面 (2)
第二章证照管理 (3)
第一节证照管理导航 (3)
第二节证照录入 (3)
1.新建基本证照 (3)
2.新建品类证照 (6)
3.新建旧品证照 (9)
4.新建新品证照 (11)
第三节证照查询、维护与提示 (14)
第三章常见问题解答 (18)
华润万家供应商证照管理操作手册
第一章 VSS供应商证照管理知识简介
第一节 VSS供应商证照管理介绍
1.定义：VSS供应商证照管理平台，是一套基于VSS华润万家供应商服务系统新增加的功能模块。该平台将系统分为供应商终端和零售商终端两部分，其中供应商终端主要负责供应商证照资料的查询、维护和挂网；零售商终端负责供应商提交证照资料的查验、审核，并实现信息互动。
旨在通过网络化证照管理模式，减少纸质材料使用，节省人力、物力成本，提升运营效率和水平，最终实现供零双赢。
2.业务功能介绍：
◆网上合同签订、商品立项证照录入；
◆网上已提交或未提交单据查询；
◆网上已审核或待审核单据查询；
◆网上审核返回证照提示及修改；
◆网上证照过期、年审预警提醒；
◆网上证照过期作废提示；
◆网上邮件沟通；
◆网上最新信息公布；
第二节 VSS供应商证照管理操作平台登录地址和界面
供应商取得VSS华润万家供应商服务系统帐号和密码后，即可登录https://www.360docs.net/doc/1117870851.html,。
第二章证照管理
第一节证照管理导航
1.主页导航
在证照管理中，供应商可以维护的证照种类有【基本证照】、【品类证照】、【旧品证照】、【新品证照】。进入【导航】模块后，可以看到如下界面：
单击相应的图片就能进入到对应的证照新建界面中。
2.首次登录联系人录入
首次录入证照时，系统会自动弹出联系人对话框，需要填写入证照联系人，以方便联系。填写完毕后，以后的证照将默认为该联系人。也可以点击旁边的修改，进行修改。
第二节证照录入
1.新建基本证照
点击【导航】界面中的【基本证照】图片后，系统会跳转到如下界面：
1.1.操作说明：在该界面中，选择【供应商类型】，供应商根据与万家合作的类型进行选择：
1）当选择【生产型】时，直接录入相关证照信息；
2）当选择为【代理或贸易型】时，系统会弹出选择框，选择录入的是供应商自己的证照时，请选择（代理商自己的证照），当选择录入供应商代理的生产商证照时，请选择（代理商的生产商证照），（须完整
填写该生产商的名称）。
以上操作完毕后，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。在下方将显示所有需要录入的基本证照，列出的证照必须全部录入完成后才能提交给管理人员审核。
1.2.证照录入方法。
进入【基本证照】录入界面，点击按钮【新建证照】，即看到以下界面：
§1录入第一条证照
点击请选择下拉菜单，选中将要录入的【证照类型】。依次录入【证照编码】，【有效期至】，【年审日期】备注：①【有效期至】请填写证照的有效日期的到期日期；
②【年审日期】请填写下次年审日期。无年审要求的证照无需填写该项。
点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，则一条证照信息的文字部分录入完毕。文字信息录入完毕后，还需要录入图片部分，点击【上传图片】。进入【证照图片维护页面】，点击【浏览】，选择需要上传的图片，点击【打开】后，系统会自动上传选中的图片。稍等片刻后，会在图片展示栏内展示。确认图片上传无误后，点击关闭，该份证照信息就录入完毕了。
§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依此类推。
§3修改已录入的证照信息
当需要修改已保存的证照的文字信息时，请点击对应的证照【修改文字信息】按钮。
系统会显示如下图：
修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照编码】，【有效期至】，【年审日期】等文字信息，点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。
如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，进入（证照图片维护页面）选择准备好的证照图片上传完毕后，本次修改完成。
§4提交证照
当所有【基本证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。
如果还有证照没有录入而提交系统会给出提示：
提交成功后将自动转到证照查看界面。
2.新建品类证照
点击【导航】界面中的【品类证照】图片后，转到如下界面：
2.1.操作说明：在该界面中，选择【索证品类选择“请选择”】，会弹出选择框，请选择供应商自己所在的品类。
1）选择录入的是供应商自己的证照时，请选择（代理商自己的证照）；
当选择录入供应商代理的生产商证照时，请选择（代理商的生产商证照），（须完整填写该生产商的名称）。
以上操作完毕后，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。在下方还将列出该品类必须录入的证照，请依次填写完整。
2.2.证照录入方法：
下面介绍【品类证照】录入方法。
§1录入证照信息
在下拉选项框中选择录入证照的名称，只需填写【证照编码】，【有效期至】。
文字信息录入完毕后，点击【保存文字信息】按钮。系统返回“保存成功”，则本条证照的文字信息录入完毕。
录入图片信息，点击【上传图片】，进入【证照图片维护页面】，选择对应的图片，图片上传成功后，
本次录入完成。
§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依次类推。
§3当录入完所有已列出的证照后，可以点击最下方的【增加证照】，系统将增加一条证照录入。
§4修改已录入的证照信息：
当需要修改已保存的证照的文字信息时，请点击对应的证照【修改文字信息】按钮。
系统会显示如下图：
修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照编码】，【有效期至】，【年审日期】等文字信息，点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。
如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，进入【证照图片维护页面】，选择准备好的证照图片后，系统会自动上传图片，本次修改完成。§5提交证照
当所有【品类证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。提交成功后将自动转到证照查看界面。
3.新建旧品证照
点击【导航】界面中的【旧品证照】图片后，转到如下界面：
3.1.操作说明：在该界面中，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。
3.2.证照录入方法：
下面介绍【旧品证照】录入方法。
§1录入证照信息
点击请选择下拉选项按钮，选择上传文件名称。依次录入【证照编码】，【有效期至】，【商品条码】【商品条码】录入后，会自动带出商品名称，如果显示“无此商品条码”，请核对条码正确如否。
文字信息录入完毕后，点击【保存文字信息】按钮。系统返回“保存成功”，文字信息录入完毕。
然后，点击【上传图片】，弹出图片上传窗口，选择第一张图片，系统自动上传，并显示在左侧。
如果需要录入第二张图片，则点击【添加一张图片】，增加一个新的图片录入框。重复刚才的操作选择第二张图片。以此类推，直到所有图片全部上传完毕。
§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依次类推。
§3如有多份资料上传，可以点击最下方的【增加证照】，系统将增加一条证照录入。
§4修改已录入的证照信息
当需要修改已保存的证照信息时，请点击对应的证照【修改】按钮。
系统会显示如下图：
修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照编码】，【有效期至】【有效期至】等文字信息，点击【保存】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。
如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，新增或覆盖已有的图片。§5提交证照
当所有【旧品证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。提交成功后将自动转到证照查看界面。
4.新建新品证照
点击【导航】界面中的【新品证照】图片后，转到如下界面：
4.1.操作说明：在该界面中，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。
4.2.证照录入方法：
下面介绍【新品证照】录入方法。
点击请选择下拉选项按钮，选择上传文件名称依次录入【证照编码】，【有效期至】，【商品名称】，【商品条码】。
说明：与【旧品检验报告】不同的是，这里需要录入【商品名称】。
§1录入证照信息
文字信息录入完毕后，点击【保存文字信息】按钮。系统返回“保存成功”，则本次操作成功，证照文字信息录入完毕。
下面录入图片部分。
点击【上传图片】，弹出图片上传窗口，选择第一张图片点击【浏览】，选择本地图片，点击【打开】系统自动上传，并显示在左侧。
如果需要录入第二张图片，则点击【添加一张图片】，增加一个新的图片录入框。重复刚才的操作选择第二张图片。以此类推，直到所有图片全部上传完毕。
§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依次类推。
§3如有多份资料上传，可以点击最下方的【增加证照】，系统将增加一条证照录入。选择必录证照或者可选证照。
§4修改已录入的证照信息
当需要修改已保存的证照文字信息时，请点击对应的证照【修改文字信息】按钮。
系统会显示如下图：
修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照名称】，【证照编码】，【有效期至】等文字信息，点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。
如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，新增或覆盖已有的图片。§5提交证照
当所有【新品证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。提交成功后将自动转到证照查看界面。
第三节证照查询、维护与提示
1.证照同类型提示
在新建证照时，系统会自动检测之前是否已录入了同一类型的证照，如果录入则会列出来。对于同一类型的证照请维护在一张证照单据中。
1.1.基本证照、品类证照同类型提示：
1.2.新品证照、旧品证照同类型提示：
2.证照查询
2.1.查看待处理证照列表
进入【待处理证照】模块后，点击【查询】。或者选择【状态】，【证照类型】，【证照种类】等过滤条件。
系统将返回符合条件的查询结果，如下：
2.2.查看证照信息
点击列表中的首列【查看】，弹出新窗口，展示证照信息。
点击图片或图片旁的，可以看到单挑证照明细。
点击列表中的首列【修改】，弹出新窗口，维护证照信息。
这里的维护方法同证照新建录入，点击【修改文字信息】或【上传图片】按钮后就能维护证照文字信息或维护图片信息。
请关注这里的红色备注信息，对于审核返回的证照会显示不通过的原因。对于年审预警，有效期预警，过期等会有说明。
维护完信息后，点击【提交证照】，提交给管理人员审核。
4.证照报表
4.1.待处理证照报表
【待处理证照】是一个报表，将列出所有需要维护的证照。这些需要维护的证照可能是：
①新建录入后未提交；
②提交后因未符合要求，审核返回；
③证照即将年审。年审日期前30天；
④证照即将过期。有效日期前30天；
⑤证照已经过期。已超过有效日期的证照。
4.2.证照查询报表
在该模块可以查看各种状态下的证照信息，对于审核未通过的单据中，在【备注】中栏予以提示。
第三章常见问题解答
1.为什么无法登陆VSS系统使用索证模块？
答：新签合同供应商只有取得VSS使用帐号和密码后方可登录https://www.360docs.net/doc/1117870851.html,，进入系统；旧供应商需经过我司培训后， IT技术支持才会为供应商增加索证操作模块使用。
2.什么是基本证照，什么是品类证照？
答：基本证照：包含通常所说的“三证”，即：营业执照（副本）、组织机构代码证、国地税证（副本），是一个合法企业必备证照。
品类证照：是指除“三证”外的其它证照；供应商需根据自己签约品类选择所需提交证照资料。
3.生产型和代理或贸易型供应商如何区别？
答：当前我司合作供应商主要分为两类：即纯生产型供应商和代理或贸易型供应商。所谓生产型供应商是指直接以生产厂家作为合作主体，并以厂家名义与我司签署合同的供应商；
代理或贸易型：指通过代理或经销其它厂家生产产品与我司签订合作合同的供应商。其中，供应商自己生产一部分产品，同时也代理其它厂家产品也属于此类。
4.联系人如何修改？
答：第一次登陆VSS系统索证平台，需填写【联系人】，如【联系人】变更，直接在下次登录系统【供应商证照】界面后任一功能模块下点击【联系人】一栏右边【修改】按钮进行修改。
5.为什么无法上传图片？
答：系统目前支持图片格式：JPG\JPEG\GIF\BMP；图片大小限制为400KB；如果图片过大或格式不对就可能导致图片无法上传。
6.扫描图片过大如何简单”压缩”？
答：点击电脑左下角【开始】菜单，选择【画图】按钮，进入界面点击【文件】菜单下“打开”功能将
需要压缩图片打开，然后保存，图片大小一定会缩小不少。
7.新\旧品证照中如何进行多图片上传？
答：由于商品检验报告存在多张图片，用户录入文字信息并保存后，点击【上传图片】，浏览添加一张图片后，再点击添加一张图片，上传第二张图片，再点击添加一张图片，上传第三张图片……等。
8.返回【备注】信息显示不完整如何查看？
答：审核方返回给供应商用户的备注信息较长时，用户只能看到一部分文字；用户需将鼠标移至【备注】字段，按住鼠标左键不放向后拖，即可显示全部剩余文字。
9.上传资料被退回，如何查找并修改？
答：进入【证照管理】，选择【待处理证照】，在【状态】菜单中选择【审核返回】，点击“修改”对图片或文字进行编辑；或直接在“待处理任务”栏查询。
10.证照过期、年审预警、有效期预警如何查询？
答：进入【证照管理】，选择【待处理证照】，在【状态】菜单中选择【证照过期】，点击“修改”对文字、图片进行编辑、上传；
同理；在【状态】菜单中选择【年审预警】或【有效期预警】，点击“修改”对文字、图片进行编辑、上传；或直接在“待处理任务”栏查询。
11.合同续签和新品立项网上提交资料后，如何知会采购部和质量管理部审核？
答：合同续签供应商在VSS供应商证照管理系统上提交资料后，记录下单据编号；在向采购提供合同续签文本的同时附带说明：证照已挂网；单据编号：（例如）CC0907010043；
同样，新品立项时将检验报告证照资料上传后，记录下单据编号；在向采购提供新品立项单的同时附带说明：证照已挂网；单据编号：（例如）CC0907010044。
12.培训资料如何下载？
答：VSS索证培训资料统一下载地址：https://www.360docs.net/doc/1117870851.html,/vender/train.zip；用户访问此网址可以下载培训资料。