档案数据著录规范.

档案数据著录规范

一、数据准备

数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。

二、数据录入

（一）文件级目录数据著录要求

１、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003”。全宗号的格式是：××××

２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。

３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制）

４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。

５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码）

６、文件题名：即文件标题。（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录）

（１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。

（２）文件题名冗长，超过规定字段长度的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。

（３）对题名中出现“我省”“你局”“本府”等不规范简称的，应据实著录并在其后注明全称或规范的简称，用“［］”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局［××局］……工作总结”，而不应录成“关于××局工作总结”。

（４）文件有正题名、副题名或题名说明的，正题名能够反映文件内容，按正题名著录；正题名不能反映文件内容的，应同时著录文件的副题名或题名说明，在著录副题名之前加上“：”，如正题名为“开拓创新，实现新的跨越”、副题名为“二○○五年工作总结”，应录为“开拓创新，实现新的跨越：２００５年工作总结”。如果字段长度不够，可归纳后著录，用“［］”标识。

（５）文件没有题名的，应依据文件内容拟定题名，用“［］”标识；原文件题名不能揭示文件内容的，如“通知”、“报告”等，应依据文件内容另拟题名附后，用“［］”标识，如：“通知［×××］”，要把这份文件的主要内容拟写出来，题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种。

（６）应在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“［］”。例如：“关于×××等同志职务任免的通知”应著录为“关于×××［×××、×××］等同志职务任免的通知”。

（７）题名中所涉及到的数字，一般都要采用全角阿拉伯数字著录，但是对专用名称则要按原文进行著录。如“一九九一年”应录成“１９９１年”（如“九一年”应直接录成“１９９１年”）、但“三中全会”不得录成“３中全会”。

（８）题名中不能出现空格或半角字符，否则数据会出错。标题中出现的英文字母、标点符号要在全角状态下录入。

（９）上级简报信息若干期为一件时，应录为：工作简报“［第××期至第××期］”，但本级简报信息应一期录一条，如、“简报（１）［……］”。

（１０）会议记录本的著录：有卷内目录的按目录著录，没有卷内目

录的可一本著录一条，并注明会议的性质、部门，以及记录本上第一次和最后一次会议的时间，如：×××会议记录［××××年××月××日至××××年××月××日］

（1１）人民来信的著录：有领导批示处理意见和办理结果的人民来信或重要人物、知名人士的来信，一件著录一条，并注明来信人员、身份和来信内容及处理结果。一般性的、没有批示及办理意见的人民来信可以一卷录一条。一卷录一条时要在正题名中注明年度及件数。如：人民来信（××××年××件）

（１２）介绍信存根的著录：一般的介绍信存根一本录一条。并注明介绍信的内容和年度，如：×××介绍信存根［××××年度××号至××号］。有的重要的介绍信存根，应一份录一条。

（１３）干部行政介绍信、调干通知单的著录：干部行政介绍信、调干通知单应一份录一条，并要把相关人员都录入进去。如：“干部行政介绍信［张三、李四］”

（１４）人员花名册、干部登记表（册）的著录：一份著录一条，并注明花名册或登记表（册）的内容，人员花名册应注明年度。如：×××花名册［××××年度］

（１５）各种统计表：可按专题、专项、时间、区域等特征著录；

（１６）审批表：一般一表著录一条，并注明单位名称、姓名或项目名称等有关特征，用“［］”标识，如：×××审批表［单位名称］（１７）建议、提案的著录。如：“关于十届人大一次会议第２３号建议的答复”应录为“关于十届人大一次会议第２３号［中小学教育收费］建议的答复”。

７、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。是字符型，要在全角状态下著录，可录入25个汉字。责任者录入时要注意以下７种情况：

（１）责任者按文件署名（一般以文件的印章为准）的全称著录，有统一规范简称的可使用简称，若不同时期责任者名称发生变化的，按其相应时期的名称著录。

（２）个人责任者一般按原文著录责任者姓名，必要时可在姓名后著

录所在单位的名称和个人职务、身份等，并用“［］”标识，。如“×××［×××省财政厅厅长］”；别名、笔名按原文著录，其真实姓名考评附后，用“［］”标识，如鲁迅［周树人］。

（３）３个以上（含３个）责任者的，著录文件的主办单位、本全宗的立档单位或文件中排序靠前的责任者，其他的责任者用“［等］”字省略。多个责任者之间用分号“；”隔开。例如：建宁县人事局；建宁县劳动局［等］（４）责任者不清或有误的，应进行考证，用“［］”标识，对考证依据不足的其后加“？”，如［陈毅？］，无法考证的按原文著录，或以“□□□”代之。

（５）各类审批表的责任者一般著录报送单位名称，切莫把制表机关作为责任者。

（６）会议文件的责任者，按会议文件材料的责任者著录。

（７）如出现“省××厅”、“省××局”、“省府”等情况，应按规定补正为“××省××厅”、“××省××局”、“××省人民政府”等。

８、文件编号：包括发文字号、标准规范类文件的统编号等，其中，发文字号由机关代字、年份和序号组成。

（1）按原文件编号据实著录。

（２）联合发文或有多个文件编号时，只著录主办机关文件编号。

（３）文件编号中的汉字用全角，其余均用半角标识，出现“字”或“第”的一般可省略。阿拉伯数字、“［”“］”均为半角。

例如：原文为“闽档[2003]文字第13号”，应录为“闽档［2003］文13号”。

另外有两个特殊的文号必须注意：

①“福建省政府令第１号”，其中“令第１号”是文号。

②“××专题会议纪要、办公会议纪要、常委会议纪要［2004］23号”，其中“纪要［2004］23号”是文号。

会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写。如：《2004年工作简报第一期》，其中的第一期不是文号。

９、文件时间：一般为文件签章落款的时间。

（１）采用完全表示法，由８位数字组成，第１－４位数表示年，第５－６位数表示月，第７－８位数表示日。在月、日不足二位数时用“0”

补足，如：1959年6月2日应著录为19590602。

（２）文件没有落款时间或时间不完整的应加以考证，无法考证的可采用所在案卷标识的年度，并著录在是非问题附注项中。

１０、保管期限：分为永久、长期、短期三种，从2007年起，采用新的保管期限，即：永久、定期，其中定期又分为30年、10年两种。

１１、解密划控：是指遵照《档案法》，根据档案的文件形成时间及文件内容确定档案向社会开放还是继续保密控制使用。解密划控著录分为控制、未定、开放三种。

１２、密级：指文件保密程度的等级，密级划分为“公开、国内、内部、秘密、机密、绝密”六个级别。密级一般按文件形成时间时所定的密级著录，对已升、降、解密的文件，应按新的密级。密级著录采用汉字代码。文件无密级时不著录。

１３、归档时间：归档时间指档案针对的年度，不是指归档的时间，这一字段机关一定要著录。

（二）案卷级著录参照文件级著录。

（三）档案目录数据审核

档案目录数据审核工作是指对进入档案目录数据的档案目录信息的著录格式和内容进行规范和审查，实现档案目录信息完整、准确、有效等等。包括对档案目录数据的信息的档号、案卷题名和卷内文件责任者、题名、文件编号、时间、页号等字段进行审核修订。

三、数据管理

加强数据库的安全管理，要随时对档案目录数据进行备份，采取多文件夹、多硬盘、异机、Ｕ盘、刻录光盘等方式进行备份，妥善保管。