(整理)、office笔记.

word的应用

第一节基础知识

一、概述

1、 word是目前最优秀、最普及的文档处理和编辑软件（字处理软件），并且使用和操作简单。

2、 word是属于office软件中的一个产品，它是美国微软公司于2000年在word97的基础上推出的新一代文字处理软件。

3、word具有所见即所得的功能，利用它，用户可以编排出图文并茂的文章。

二、WORD2000的启动和基本结构

1、单击“开始---程序---word”即可打开word,然后出现窗口。

注：若桌面上有快捷方式，则双击快捷文件即可。

word的窗口简介

标题栏、菜单栏、工具栏、正文区、滚动条、标尺、状态栏

第二节编辑操作

一、word中的文字录入

在任务栏的右边选择相应的输入法就可进行相应的操作

二、复制、粘贴、剪切和粘贴

（一）复制、粘贴的操作

方法：（1）选中所要复制的内容，选择“编辑”菜单项下的“复制”或工具栏上的复制按钮（CTRL+C）（2）把光标移至目标位置，按“编辑”菜单项下的“粘贴”命令或工具栏上的“粘贴”就可（CTRL+V）。

（二）、剪切和粘贴（其操作方法与复制与粘贴相同，省略）

三、段落的设置

第一种方法：利用标尺进行

方法：（1）选择所需要设置的段落

（2）按水平标尺上的“首行缩进”或左/右缩进进行操作

第二种方法：利用菜单下的命令进行操作

方法：（1）选择所需要设置的段落

（2）单击“格式”菜单下的“段落”，出现对话框，然后进入相应操作。

四、字符格式化

word字符格式化功能包括对各种字符（汉字、英文字母、数学符号以及其它特殊符号）的大小、字体、字形、颜色等定义。

（一）字体

方法：（1）选择文本（选中文本）

（2）单击菜单栏中的“格式---字体”项，此时弹出窗口，然后进行相应的操作。

（二）字形：包括常规、倾斜、加粗、加粗并倾斜等等。第一种是利用工具栏上的字形快捷按钮定义，另一种是利用“格式”菜单下的“字体”命令。

（三）字符大小：用来改变字的大小。(ctrl+shift+<;或ctrl+shift+>,改变字体大小。) 注：默认为宋体、五号字。

（四）、字符颜色

方法：（1）选择文本

（2）单击“格式--字体--颜色”（或直接单击工具栏上“字体颜色”按钮即可）（五）、字符间距

方法：单击“格式---字体--字符间距”项即可进行相应的操作

（六）、动态效果

单击“格式---字体--动态效果”即可

五、“段落”的格式化：

包括文本对齐、首行缩进、左缩进、行间距等。

（1）点格式菜单下的段落去调

（2）用标尺去调

六、艺术字的制作

（一）、创建艺术字

方法：（1）单击“插入--图片--艺术字”，弹出“艺术字”库的对话框

（2）在“艺术字”库对话框中，请选择一种“艺术字”的样式，然后再

单击“确定”按钮，出现编辑”艺术字“文字对话框

（二）、更改艺术字的文字

方法：（1）双击要更改的艺术字文字，进入编辑“艺术字”文字的对话框

（2）对文字进行编辑，然后单击“确定”按钮

（三）、更改艺术字效果的式样

方法：（1）单击要更改的艺术字，弹出艺术字的“工具栏”

（2）在工具栏中，用户可根据不同的按钮进行相应的操作

七、插入符号

方法：（1）把光标移到所要插入符号的位置

（2）单击“插入--符号”，出现对话框，然后在出现的对话框中进行相应的操作

八、边框与底纹

在文档中，若对一段或一部分汉字加框，比如加双线或单线，常见于报纸和杂志，如何实现？可通过如下的方法

（一）、边框

在word中，边框有两种：（1）文字和段落边框（2）页面边框

1、文字和段落：就是对部分文字或段落加框，以实现特定的要求.

方法：（1）选择所要加框的文字或段落

（2）单击“格式---边框和底纹”，弹出对话框

（3）在对话框中选择“边框”项，然后就可以根据要求进行相应的操作

2、页面边框：主要是对整个版面即一张纸的外围加框，以增加版面的美感

方法：（1）在编辑状态下单击“格式--边框与底纹”，弹出对话框

（2）在对话框中选择“页面边框”项，然后根据要求进行相应的操作

（二）底纹：

主要是对一段文字或部分文字加一个背景，以起到修饰的作用

方法：（1）选择所要设置底纹的汉字

（2）单击“格式--边框与底纹--底纹”，出现对话框，然后用户可根据

要求进行相应的操作

九、首字下沉

在word中，用户可以把文本的第一个汉字变大，使之占二行或三行，常见于报纸或杂志，如何实现？可通过以下的方法：

方法：（1）选择第一个汉字（或把光标移至第一个汉字旁）

（2）选择“格式--首字下沉”，然后在对话框中选择相应的操作

十、分栏

在word中,用户想把输入的汉字分成两栏或三栏,如何实现？可通过如下的方法:

方法：(1)选择所需要分栏的汉字

(2)选择“格式--分栏”,然后选择对话框中的“栏数”、“分隔线”、“栏间距”等，最后按“确定”

（如果要在内容少的情况下，还要把它分为两栏，而且两栏都要有内容，就必须

把光标定在已分好栏的文本末尾，再点插入菜单下的分隔符，选择连续。）即可。

注：在分栏之前，最好不要对左/右边界进行设置，否则会造成分栏不准确甚至不能操作；注意应用范围。

第三节高级操作

一、插入图片

（一）图片的插入

1、单击“插入--图片---剪贴画（或来自文件）”，出现对话框。

2、找到相应的文件或剪贴画的内容，最后按“插入”按钮即可

说明：若插入的是“来自文件”，则需要找到相应的文件;而剪贴画是由WORD2000自带的

（二）图片的放大与缩小

1、单击图片，使之出现八个小正方形

2、把鼠标移至小正形上，使之变成双箭头，然后点住左键就可以进行放大与缩小.

(三)图片的环绕方式

1、用鼠标选中图片，则屏幕上出现“图片的工具栏”

2、选择“图片工具栏”中的“版式”按钮即可进行相应的操作。如：嵌

入型、四周型等。

二、页眉/页脚的设置

在word中，用户可在纸张的开头或末尾加上页眉或页脚，常见于公司的专用章或“红头文件”，如何实现？可通过以下的方法

1、在编辑状态下选择“视窗---页眉/页脚”，即进入页眉的设置状态

2、根据要求在页眉方式下输入汉字，然后进行相应的操作，用户也可以通

过“页眉/页脚”的工具栏进行页眉与页脚的切换

3、页眉/页脚设置完毕后，按“关闭”按钮即返回到编辑状态,则页眉与页

脚变成灰色，即不能修 (注：用户若想修改页眉与页脚，只需用鼠标在页眉或

页脚处双击或用原方法调出即可)

三、文本框的使用

（一）文本框的建立

1、在编辑状态下选择“插入--文本框”，从中可以看到“横排”、“竖排”

两个选项，用户可以根据需要选择一个，鼠标指针会立变成“+”字形

2、移动十字光标到需要插入文本框的位置然后按左键拖动即可

(二)文本框的设置

1、单击文本档，使文本框变成激活状态

2、单击“格式---文本框”命令，弹出对话框，然后根据要求进行相应的操作。如：可以设置颜色、线条粗细、环绕方式等注:用户也可以利用鼠标右键进行快捷方式的设置。单击鼠标右键，然后在出现的快捷菜中选择“设置文本框格式”，出现对话框，最后根据要求进行相应的操作

四、绘图工具的使用

1、绘图工具的显示与隐藏

选择”视图---工具栏---绘图”

2、利用绘图工具可以在文档中绘制一些简单的图案。如：圆、正方形、矩形

贺卡，请贴等。

五、表格的使用

表格制作是日常中经常使用的形式，word提供了多种表格制作方式

(一)表格制作：自动制表、手工制表

1、自动制表：

（1）打开空文档，将光标定位到文本将要插入表格的位置

（2）选择“表格--插入表格”。屏幕上显示对话框，然后在框中输入行数与列数后按“确定”即可.(注:用户也可用工具栏上的“创建表格”按钮进行操作.

2、手工制表:

（1）选择“表格--绘制表格”，则在屏幕上出现“绘制表格”的工具栏

（2）用鼠标左键单击表格工具栏上绘制表格的按钮，则光标变成笔形

（3）把光标移至需绘制表格的起始位置，点住鼠标拖动即可绘制。

(二)修改表格

1、表格平均分布大小：

表格建立好后，特别是用手工绘制的表格，行列分布不一样，用户可用如下方法把它们设置成一样。

（1）选中需要平均分布大小的表格或部分单元格

（2）单击“表格---平均分布各行或平均分布各列”即可

2、行的插入与删除

3、列宽与行高的调整

（1）利用标尺调整行高与列宽

（2）利用菜单进行调整

方法：选择“表格---调整行高与列宽”

4、表格的计算和排序

5、表格的其他操作：拆分、合并、底纹、绘制斜线箭头、属性等。

六、模板的使用

在word中，模板是一个使用方便的文档，比如在制作一份个人简历，通常要先画表格，然后在表格内输入汉字，如果在电脑里有现成的表格，就可以节省很多时间，利用模板就可以解决这方面的问题。（一）打开模板

选择”文件--新建”，出现对话框，然后在框内选择相应的模板，最后按“确定”即可。

（二）模板的保存

用户可以把制作好的文档如个人简历存为模板，以便下次方便的使用

方法：（1）选择“文件---另存为”，出现对话框

（2）在“保存类型”中选择“文档模板”（.DOT）

七、制表位的使用

（利用制表位可以用来制作书的目录等）

方法：（1）在标尺上进行操作

（2）在格式菜单下进行操作

八、邮件合并的使用

九、信封和标签的使用

（如制作名片和信封等）

十、批注的使用

十一、其它操作

（如:“工具”菜单下的选项设置、背景设置,项目符号设置等）。

excel的应用

一、概述

介绍

Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本的excel还可以制作网页呢！

功能

1、表格制作：

Excel最基本的功能是表格制作，且提供了丰富的格式化命令。

2、复杂的运算：

在Excel之中，不但可以自己编辑公式，更可以使用系统提供的4000多个函数进行复杂的运算，且这些运算可以在表间进行，系统提供的“自动术和功能”按钮，可以在瞬间完成对表格的分类汇总操作。

3、建立图表：

系统提供大约100种不同格式的图表供用户选用，可自动行成精美的图表且生成过程可以用图表指向一步一步的引导，操作十分方便。

4、管理数据：

很多数据必须加以处理，才能得出相应的一些结论，Excel提供类似于FoxPro的数据库管理功能，使Excel的用途十分广泛。

5、决策指示：

Excel提供了400多个函数，用来做财务、数字、字串等操作。以及各种工程上的分析与计算，还可以做很多的统计分析。例如回归分析、规划求解，可以做线性规划和非线性规划，这些都是管理科学上求解最佳值的方法。

二、Excel的启动及界面介绍

1、启动：

（1）选“开始→程序→Microsoft Excel”。

（2）双击桌面上快捷菜单启动。

（3）对已有的Excel文件，可从“我的电脑”开始，找到该文件后双击即可。

2、窗口组成：

标题栏、菜单栏、工具栏、列标、行标、全选按扭、名称框、滚动

条、编辑栏、工作表、标签和状态栏等。

3、工作区：

（1）除了工作区之外，其它与word 类似

（2）Excel 工作区由一个表格组成，表格有行号和列号，行以数字表示，如1 ，2 ，…… 等。而列由英文字母表示，如A，B，C，…… 等。

（3）引用单元格式时，通常要用行列号表示，如B3 表示第2 列第3 行的一个单元格。

4、工作表与工作簿

Excel所处理的文档是工作簿，打开一个工作簿与WORD类似

1、工作簿的打开与关闭

（1）从“我的电脑”开始，找到该文件，双击打开

（2）启动Excel后，在菜单中选“文件→打开。

（3）单击“打开”按钮，用这种方法要注意查找选择文件所在的文件夹。

（4）关闭文档：在标题之中单击“关闭”按钮。

2、工作表与工作簿的操作

启动系统之后，首选可以启动的就是一个工作表，即一个有行号和列号的二维表格。一个工作簿包含多个工作表，称为三维表格，各工作表可以有不同的内容，新建的工作簿默认为三个工作表。名字默认值为Sheet1,Sheet2 和Sheet3，它们显示在底部的标签栏之中。

（1）选取工作表：单击底部的工作表名，即可选取当前工作表

（2）工作表名的修改：双击工作表名，则可以对其重新命名，当然，也可以从菜单之中选取相应的命令。

（3）移动工作表叠放次序：单击某一个工作表，按住左键拖动到合适的地方即可。

（4）新建一个工作表：可以选“插入→工作表”的命令

（5）删除一个工作表：可右击，在快捷菜单之中选“删除工作表”

（6）复制工作表：可以单击表名，按按CTRL键拖动到适当地方即可。

三、新建、打开、保存和关闭文档。

1、新建文档：

（1）在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击“新建”项，打开“新

建”子菜单，从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令。

（2）快捷键Ctrl+N，可以新建一个空的工作簿；打开“文件”菜单，单

击“新建”，会打开“新建”对话框，可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿，建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项，然后单击“确定”按钮。

2、打开文档：

（1）打开“文件”菜单，单击“打开”命令。（CTRL+O）

（2）在Excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿。

3、保存文档：

在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令即可，按快捷键Ctrl+S也与

单击“保存”命令效果相同。

4、多文档切换：

如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件，在多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt+Tab来实现.

四、编辑工作表

1、选定操作区域：

（1）单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。

（2）Ctrl键，可选取多个不相邻的单元格

（3）用鼠标拖拉可选取多个相邻的单元格

（4）使用键盘的Shift键配合鼠标的单击来进行单元格的选择。

2、复制、剪切和粘贴

3、撤消和恢复

可以使用“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”两个命令来实现撤消和恢复功能；也可以使用快捷键Ctrl+Z和Ctrl+Y来实现撤消和恢复功能。”

4、插入和删除

（1）插入单元格：在要插入单元格的地方用右键单击，在弹出的菜单中单击插入项，就可以打开插入单元格的对话框了，选择其中的一个选项，单击“确定”按钮，就可以插入单元格了。

（2）插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。

（3）插入一个单元格。

（删除基本和插入设定方法一样，只是相反而行）（击插入菜单下的行、列、单元格等也可进行设置）

5、查找和替换

6、保护工作表和工作簿

（1）点击窗口菜单下的隐藏进行设置。

（2）点击工具菜单下保护进行设置。

7、输入数据

（1）输入字符型数据

对邮政编码，电话号码等特殊字符数据的输入，应先输入单引号[＇]，再输入数据．

（2）输入数值型数据

<1> 负数的输入:一种是直接在前面加-;另一种是将数字放在小括号.

<2> 分数的输入:在数值前加一个0和一个空格.

<3> 比数的输入:在前面加一空格.

<4> 百分比的输入:应先输入数字,再输入%.

<5> 日期与时间的输入:Ctrl+;输入当前的日期；Ctrl+Sift+;输入当前时间。

输入常规的日期直接输入1/2，就是一月二日。

（3）自动输入数据：输入国际上比较常用的数据，如1、2、3、4、5、6、7、……或者星期一、

星期二……等，只需要输入前两位，然后选中，把鼠标放到选中区的右下角，指针变成黑细的十字，按住鼠标往下拖即可。

（4）添加自定义序列：点击工具菜单下的选项进行相关设置即可。

（5）填充相同的数据：先选中一个区域，再输入数值，按Ctrl+

Enter即可。或者用编辑菜单下的填充选项即可。

五、单元格的格式设置

格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚，具体设置先选中要设置的对象，点击格式菜单下的单元格，或者击右键，进行相应的设置。

（1）格式的复制和删除：选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，

然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了，要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。

（2）条件格式的设置（条件格式的设置）

（3）隐藏行和列和拼音的设置。

六、公式与函数的使用

1、EXCEL公式

（1）公式的运算符

1)算术运算符：用于基本的数学运算如：加、减、乘、除等。

2)比较运算符：用来比较两个数值的大小关系。

3)文本运算符：用来将多个文本连接成组合文本。

4)应用运算符：用来将不同的单元格区域合并运算。

（2）、使用公式的一般规律：公式计算的原则一般形式如A3=A1+A2，表示A3为A1和A2的

和。

（3）、更新公式计算的结果。

2、EXCEL函数

EXCEL提供了众多的函数，除了常用的函数以外，还提供了有很多专业化的函数，例如，财务和金融方面。

（1）函数的使用（求和函数SUM的使用）

1)选中要使用的单元格，单击常用工具栏上的自动求和按扭。或者用插入—函数，选择求和函数SUM，

然后输入所要求和的单元格区域。

2)求几个单元格中数值的总和。

3)求一个独立区域单元格中数值的总和。

4)求几个独立区域单元格中数值的总和。

（2）其他函数的使用

EXCEL提供了大量的内置函数以供用户使用，如求最大、平均、求和函数等。

（3）函数与公式的具体应用：如制作成绩统计表、自动评分表等。

七、管理数据清单

数据清单是指包含相关数据的一系列工作表，例如，发票数据库或一组客户名称和电话号码，清单的第一行具有列标志。EXCEL提供了一系列的管理和分析数据清单功能，可以方便的管理这些数据清单。数据清单就如数据库，所谓数据库的管理，就是新增、编辑、删除、查找记录等。使用数据清单可以更方便的管理和分析数据清单中的数据。

1、建立数据清单

数据清单的来源有两种：一种是直接在工作表中输入数据清单；另一种是导入外部数据，导入的数据可以是记事本，WORD等。具体操作点击数据菜单下的记录单进行相应的操作。

2、数据清单的排序

2、修改图表数据

（1）在图表中填加自选图形或文本。 （2）设置图表选项 （3）设置图表区域 （4）转换图表类型 （5）编辑图表中的元素 （6）改变图表大小

数据排序需要设置以下两个方面：

排序关键字：指定要根据哪一个字段的值来排序。

排序顺序：指定的是按照值的升序排列（A 到Z ，或0到9）或降序排列（Z 到A ，或9到0） （1）点击数据菜单下的排序进行排序。

（2）单击格式工具中的降序或者升序排序即可。

3、筛选数据

与排序不同，筛选并不重排清单。筛选只是暂时隐藏不必显示的行，而且一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令。筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。

（1）使用自动筛选，包含按选定内容筛选，适用于简单条件。 （2）使用高级筛选，适用与复杂条件。

4、分类汇总数据

分类汇总涉及到三个部分：分组、使用函数以及计算分类汇总的字段。 （1）创建分类汇总 （2）创建分级显示

八、图表的使用

EXCEL 中的图表按照插入的位置分类：内嵌图表和工作表图表。内嵌图表一般与其数据源在一起，在一个工作表中；工作图表就是与数据源分离，占据整个工作表的图表。

按照表示数据的图形来分，图表分为柱形图，饼形图，曲形图等多种类型同一数据源可以使用不同图表类型创建的图表，他们看起来差异很大，但是表示的数据是相同的。

1、创建图表（分为五个步骤）

（1）选择数据源

（2）选择图表类型

（3）确定数据范围并指定数据方向 （4）设置图表选项

（5）选择图表形式

九、数据透视表.

数据透视图报表以图形的形式表示数据透视表中的数据。用户可更改数据透视图报表的布局和显示的数据，数据透视表是交互式报表，可以快速合并和比较大量数据，用户可以旋转其行和列看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。

十、数组公式

1、使用数组公式的步骤

（1）保证参加运算的数据全部输入

（2）选择存放结果的单元格区域

（3）输入数组公式

（4）按CTRL+SHIFT+ENTER

2、数组常量：表示一个常量，可以直接在数组公式中进行常量计算，例如：1*1998、2*1998、3*1998、

4*1998、5*1998、6*1998放在A1 B1 C1 A2 B2 C2

中，输入公式={1，2，3；4，5，6}*1998即可。由此可以看出一些特点：

（1）数组常量要用花括号

（3）用逗号分隔同一行中不同列的元素，用分号来分割不同列的元素

特性：（1）有文字常量，但必须带双引号．

（2）可以在函数中使用数组常量．例如求13*7+14*7+15*7+16*7，输入公式=SUM（13，14，15，16）*7，按CTRL+SHIFT+ENTER即可。

求出所有球的加起来的价格

输入公式=SUM（B2：B4*C2：C4）

十一、名字的使用

1、使用名字的好处

1)增强可读性

2)确保应用位置的完整性

3)提高工作效率

2、使用名字的规定

1)名字必须由字母A-Z（大小写）数字（0-9）句点和下划线组成。

2)名字的第一个字母必须是下划线或字母。

3)一个名字的长度不能超过255个字符。

4)一个名字不能与一个单元格的应用位置相同。

3、给单元格命名

1)使用名称框，选择要命名的单元格即可。

2)插入——名称（定义）即可。

3、使用指定名称对话框

优点：可以使用一个命令为多个单元格命名，如果要覆盖一个已存的名字，将给出提示。例如，现有一个工作表，在A1：A3中输入“姓名、性别、年龄”，现在把B1：B3命名，命名的方法是使用A列中对应的单元格中的文字，如BI应命名为姓名；B2命名为性别；B3命名为年龄。具体步骤：选中A1：A3，点插入——名称（指定），在对话框中选择一项确定。

4、在公式中命名

5、如何在事后命名

例如：新建一个工作表，在B2中输入“=A2”，在C2中输入“=2*A2”，在单元格D2中输入“=7*A2+6”，把单元格命名为一个合法的名字，点插入——名称（应用选中命名的名字）。

6、在实际中的具体应用

1)在单元格D2中输入：“=B2*C2”。

2)点插入——名称（定义），在当前输入

“总价”，在应用位置中输入“=B2*C2”

3)选中D2:D4,输入公式“=总价”，按CTRL+ENTER。

十二、其他应用（插入对象，打印工作表等）