行政工作手册(全)

（内部资料严禁外传）

XX有限公司

行

政

工

作

手

册

二 0一一年八月

目录

第一章总则

第二章行政部组织架构

第三章行政部岗位职责

第一节行政经理岗位职责

第二节行政主管岗位职责

第三节店面主管岗位职责

第四节行政专员岗位职责

第五节行政前台文员岗位职责

第六节驾驶员岗位职责

第七节保洁员岗位职责

第八节保安人员岗位职责

第四章行政办公日常规范管理制度

第一节办公行为规范管理制度

第二节办公环境卫生管理规定

第三节工作牌(服)管理规定

第四节关于实行“出门证”的规定

第五章办公用品的管控

第一节办公设施及办公用品申购与领用

第二节办公设施的使用与管理

第六章会议制度

第一节早会流程制度

第二节视频会

第三节员工大会

第七章公文管理制度

第八章档案管理制度

第九章印章、介绍信管理制度

第一节印章刻制、变更和废止

第二节印章的使用

第三节印章的保管、监印

第十章差旅报销标准及规定

第十一章车贴报销及车场管理制度

第一节车贴报销规定

第二节车场管理制度

第十二章保密制度与竞业限制

第十三章安全管理制度

第十四章员工职务行为准则

第十五章公司行政奖惩暂行管理条例

第一节公司十奖十罚条例

第二节违纪处罚条款

第十六章附则

第一章总则

本手册规定了行政部员工的工作指导理念、日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟悉公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理形成书面材料定期上报。

第二章 行政部组织架构

第三章 行政部岗位职责

第一节 行政经理岗位职责

1、负责公司行政管理规章制度的制定，监督、执行、汇编、修订公司各项管理规章制度，定期

或不定期组织对各部门制度的执行情况进行检查，保证公司管理规章制度的切实可行；

2、负责协助总经理进行各部门月工作计划执行情况的督促与情况反馈；

3、执行公司领导下达的各项行政指令，组织协调部门的工作，负责承上启下，同时协调下属员

工之间的工作关系，促进部门工作效率提高；

4、参加公司高层管理人员召集的各种会议，并对会议决议的执行情况进行核查；

5、负责组织管理公司文件、档案、印章等管理

6、组织各类公司级会议，重点组织好公司每月员工大会；

7、牵头或组织实施各项公司级非营销类活动；

8、负责后勤事务的设置与管理，包括员工食堂、宿舍的日常管理，设备、设施的购置、维护。

9、制定公司办公费用的计划，控制办公费用的使用；

行政经理

行政主管 店面主管 清洁工 保安人员 行政专员

行政前台文员 驾驶人员

10、负责公司公共关系的维系和促进，接待公司重要来宾；并协助公司其他职能部门开发与维护

政府及其他相关单位的协调联系工作；

11、办公设施、行政车辆及办公固定资产的管理工作，日杂用品的采购、审批和管理；

12、负责开具企业对外行政证明，负责公司行政证照申办、年审、协调公司外联关系；

13、负责公司日常福利、节日福利的发放；

14、配合公司领导组织、协调各部门共同办理的综合性工作，并负责监督检查；

15、完成公司领导交办的其他工作；

第二节行政主管岗位职责

1、负责管理公司各种证照、印章等重要资料（公司公章、法人章和合同专用章的具体保管、把

关和控制，做好盖章的审批和登记工作）；

2、负责公司有关证照（营业执照、机构代码、ISP证）办理以及年审、年检；

3、负责计划安排、收集、整理和上报各部门周、月、季、半年和全年的工作总结和计划书。

4、负责绩效管理，根据已确定好的各类行政工作目标和指标，做好月、季、半年、全年各部门

和岗位的工作目标任务完成情况的统计及组织考核工作；

5、负责收集各部门须传递给总经理的报告、信息，及时传达总经理的指示；

6、收发并管理公司各种文档（合同、图书、报刊等），严守公司机密，保证资料的完整性、保密

性；

7、负责公司办公用固定资产及低耗品的登记、管理，每月对办公固定资产进行盘点，提交盘点

报告；

8、负责办公区日常秩序管理，规范员工办公行为；

9、负责员工的考勤监督工作，发现异常，及时报告部门经理，提出处理建议；

10、参与领导安排的各项督查、督办工作，及时将信息反馈给公司领导；

11、负责对前台或保卫人员日常工作的安排及绩效考核工作，主要事情及时向部门经理汇报。

12、参与部门重大事项的调查研究，为领导提供决策依据；

13、负责公司文秘信息保密工作，等送领导审阅；

14、撰写或审核有关文件资料、行政事务合同，根据工作需要编制行政管理制度并报公司审批和

监督执行；

15、完成公司领导交办的其他工作；

第三节店面主管岗位职责

1、定期召开店面周例会，找出问题并落实解决；

2、兼任数据专员，负责新开业绩各项统计，销售团队奖惩等后勤工作；

3、负责营业厅店长和店员的培训工作；

4、负责和呼叫中心等其他部门的协调工作；

5、负责市场部和各营业厅后勤人事工作；

6、负责对店面所有后勤工作的指导、监督与帮扶工作；

7、检查营业厅内物品的整洁及店面宣传品的摆放；

8、负责公司最新发文的宣贯、监督、执行；

9、负责制订营业厅周计划，并监督执行；

10、做好上传下达，沟通协调工作；

11、认真做好公司领导交办的其它工作任务。

第四节行政专员岗位职责

1、完成办公室日常工作（打印、复印、传真、考勤、收发文件、办公室物品统计以及管理等工

作）；

2、协助做好各项会议的服务工作，包括日常会议、总监会、周例会、视频会、员工大会等会议

流程安排、会议纪要及事后跟踪；对会议室的使用情况负责。当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。

3、负责公司办公环境、消防安全和办公安全工作的管理，定期进行消防安全检查和消防安全知

识培训、宣传；

4、组织做好公司内部防火、防盗等安全管理和防范工作；

5、负责公司办公用品及设施的采购、定制、保管及维护工作；

6、负责清洁卫生安排工作，按制度要求管理使用公司车辆和办公电话；

7、对办公楼用水用电及饮用水的管理；电器、空调、电扇、电脑设备管理；办公楼维修维护；

8、配合做好公司行政报销工作；

9、策划组织公司员工各种活动；

10、负责监督员工考勤执行及公司全员工考勤汇总及管理；

11、以热情、文明、礼貌的态度，按公司制度、标准做好接待工作；

12、协助行政主管进行日常事务处理，拟定日常各种文件；

13、做好公司电信卡和移动卡的管理工作；

14、完成公司领导安排的其它临时工作；

第五节行政前台文员岗位职责

1、负责来访客户及嘉宾的接待工作，包括为客户引座、递上茶水，咨询客户来访意图，对客户

来访进行登记。接待顾客时要主动、礼貌、热情、迅速，并作到微笑服务，来访者离开后，须立即整理接待室；

2、负责接听转接电话，接收传真，询问和记录相关信息；正确处理客人的留言、电传等问题。

3、负责公司快件及传真收发及传递，登记并收发往来邮件、信件、报刊等；

4、作好班前准备，认真检查电脑、电话、传真机等设备工作是否正常，对电脑密码、通讯录要

妥善保管，熟记各部门办公电话，公司领导电话号码，无特殊情况不得外泄；

4、妥善接待客人的投诉，密切注意公司前台的情况，如有异常及时联系对应部门进行处理，当

不能解决，及时请示上级主管；

5、负责对员工外出的管控，员工在上班时间如外出，需要在《员工外出登记表》上进行登记；

6、预订工作，主要针对公司领导票务的预订和商务用餐及住宿预订；

7、负责对外来快递和其它物品的收、发、转，及时通知有关人员到前台领取；

8、管理办公用，对公司人员申请领用办公用品进行登记、发放；

9、及时下达领导的各类通知，包括口头或电话通知；

10、负责做好本岗位的清洁卫生，做好清洁保养工作，随时保持大堂和接待室环境卫生的干净和

整洁；

11、协助各部门组织公司活动等事宜；

12、协助各部门打印相关信息；

13、协助部门领导完成办公日常事务；

第六节公司驾驶员岗位职责

1、公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，

遵守公司员工管理手册，安全驾车。同时遵守本公司其他相关的规章制度。

2、司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行

驶。

3、司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎的清洁)。

4、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或

调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。

5、司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告车队长，并提出具体的维

修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修，违者费

用不予报销。

6、出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或

危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。不准私自用车。

7、司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。

8、晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。

9、司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人承担，并给予行政处

罚。

10、司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。

行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的，应采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。

11、司机因违章或证件不全被罚款及违章造成事故的，由当事司机承担责任和后果。

12、车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟

时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。

13、司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便

插嘴。

14、公司用车时，要准时出车，不得误点。出车后，按要求作好行车记录，详细记录行车时间、

里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，次日将行车记录交管理人员审核。

15、上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。不准随便乱窜其他办公室。有要

事确需离开司机室时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，

应立即到管理人员处报到。

16、司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见

的，事后可向上级领导反映。

17、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。

18、任何时候，司机必须随身携带手机，对公司领导或管理人员的呼叫，应立即应答。情况特殊

确实不能应答的，事后一定要说明原因。

19、司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶；如公司领导批准同意将车

交给其他驾驶员驾驶，当事司机应负责检查借车人是否具有合法的驾驶资格（包括驾照有效期、车型及驾照真实性）；严禁将车辆交给无证人员驾驶或练习开车；任何人不得利用公司车辆学开车。

20、司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励；

21、由综管部门每年负责对司机进行考核，将考核等级作为下一年调整岗位工资的依据之一。对

于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予嘉奖、记功、晋级等奖励；对工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情节给予警告、记过、降级直至除名处理；

22、费用报销：司机所有因公费用（停车费、过路费、加油、修理等等）必须以正式有效凭证作

为报销凭证，由驾驶员整理粘贴报销凭证后交管理人员审核签字，再交总经理签字，方可报销。原则上一周报销一次。每月末汇报当月报销情况；

注:本规定即日起执行，未尽部分将会适时予以补充，以前该方面规定同时废止。

第七节保洁员岗位职责

1、做好责任区域内卫生清洁。做到地面、墙面、走廊、电梯、楼梯、门、窗、栏杆、扶手、烟

缸、空调器口、导示牌、花盆花卉等各种部位无灰尘。

2、爱护并正确使用清洁工具，设备，节约用水及物品。发现设备损坏、丢失、断电、断水等影

响正常工作的情况，应及时报告，不得延误。

3、做好卫生间的清洁工作，补充洗手液，定期喷空气清新剂，保证卫生间干净无异味。

4、报修责任区域的水电设备、灯具、门、窗、电器开关、消防器材等。

5、生活垃圾日产日清，垃圾清运不得沿途抛洒，保持垃圾台清洁，垃圾应及时装箱不得拖延。

6、在公共区域不要堆放杂物。发现有私自随意堆放的建筑垃圾，或影响环境卫生的行为，要及

时向主管领导报告。

7、及时完成管理部门或领导交办的其它工作。

第八节保安人员岗位职责

一. 进出人员的管制：

1.大门当值的工作态度直接体现了保安的形象，因此必须服从管理，礼貌严格的要求自己；

2.保安室禁止闲杂人员进入；上班期间禁止睡觉，做与工作无关的事。

3.凡公司员工进出大门时必须佩带工作证，否则违规登记；

4.遇总经理须起立以示敬礼；遇董事长须敬礼。

5.不得穿拖鞋，穿背心，短裤进出大门；

6.自行车，电动车，摩托车进出大门必须下车，为了全体员工安全，不得直接骑入或骑出。

二. 外来车辆，人员的管制：

1.外来送货，提货车辆必须在《车辆出入记录表》上准确的填写进出时间、车牌号码、单位

名称、来访事因等；

2.外访人员须填写《会客单》，包括来访者姓名、拜访对象、来访目的等。

3.如被访为办公室人员时，需及时电话通知；如遇贵宾及重要客人来访时，必须由当值人员

带到办公室；

三. 接待来访人员

1、遇到有访客来时，保安应立即上前，礼貌询问：“先生 ( 小姐 )您好，请问您找一位？”、

“有预约吗”？“请稍等，我帮你电话联系”!知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系被访者（总经理客户直接问是否预约，预约好的直接进入，无需登记。

没有预约的不进行联系，请对方自行联系），征得同意后，填写《会客单》让其自己过去，如果来访者要找被访者的没有出来接，保安人员应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入。

2、如果来访者知道找谁，但没有预约，保安要打电话询问，告诉相关同事或领导，×××单

位的×××来找×××，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接听，都可以当作是其他人接的电话，再询问。

如被访者同意接待时请来访者登记并带来访者到被访者办公室，如被访者不在或无人代接待时，向来访者说声：抱歉 ! 您找的人联系不到，麻烦您预约好再来，好吗？再见 ! 四. 接待检查组

若遇前来指导、检查、参观的社会各界人士来公司检查指导工作的，应立即起立站至门外指引车辆停放后（无需车辆登记）。

其他注意事项：

a、接待、询问时态度一定要礼貌、微笑，多使用“您好”“谢谢”！

b、公司检查指导人员离开公司时，要跨立。

c、公司领导特定交待×××单位的×××来访、是×××车号，就无需上前询问，直接放

行，并跨立迎接。

d、其他社会闲杂、推销人员一律不得进入公司。

e、做好交接工作，本班与下一班交接时，要将本班工作情况详细交待给下一班，以便下一

班开展工作。

五. 其它管制：

1.员工上下班打卡、人员车辆必须监督。出入公司下车。

2.公司门口有重大事故或外人骚扰等，立即做好防范，并马上报告综管部负责人，有需要的

通知派出所。

3.协助公司行政处理公司内部打架斗殴重大事件。

第四章行政办公日常规范管理制度

第一节办公行为规范管理制度

一、职业操守

1、勤于职守，认真踏实，尽心尽责，主动积极地做好本职工作；

2、勇于开拓，积极进取，增强责任感、事业心；

3、精诚团结，分工合作，对工作中出现的问题不回避，不推诿、不相互指责，勇于承担过

失与责任，积极主动地协商解决；

4、服从指挥与安排，不推辞，不挑不选，不无故拖延，无论份内、份外工作应主动、热诚、

高速、高效完成；

5、本着“客户至上、服务第一”的基本原则，认真对待客户反映的问题，并设法及时解决，

不推、不拒、不拖延、不当之处应耐心解释；

6、虚心好学，力求上进，努力钻研，一丝不苟，不断提高业务水平及工作能力，提高处理解

决问题的能力，优质高效地完成各项工作任务；

7、清正廉洁，不以权谋私，不以工作之便接受馈赠、回扣，不做任何损害公司利益和公司形

象的事情；

二、仪态仪表

1、衣着整洁、大方，男性不敞怀、赤膊，女性不过于暴露和浓装艳抹；

2、身体、面部、手部清洁，头发整洁；

3、待人热情、友好、真诚；待客精神饱满,不卑不亢，无不礼貌行为；严禁说脏话，忌语；

三、文明用语

1、尽量使用普通话交谈，注意使用礼貌用语；

2、接答电话尽量使用普通话，语调友善，坚持使用“你好”、“谢谢”、“再见”等起始礼貌用

语；

3、办公室交谈注意音量控制，不影响他人，语言文明，不讲粗话；

四、办公行为规范

1、上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满、乐观进取。保持良好坐姿、行姿，

切勿高声呼叫；

2、遵守纪律，不迟到，不早退，不擅离职守；

3、上班，打卡后做好各自负责的环境卫生，尽快进入工作状态；

4、下班：整理各自的办公桌面，检查电源、门窗后离开；

5、任何人不允许代打卡；因公不能打卡者，由部门负责人或总经理签字；

6、自觉严格遵守公司各项规章制度，努力工作；

7、出入领导公室，主动敲门示意，进出房间随手关门；

8、同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉；

9、办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与

工作无关的事；

10、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私

人情绪带入工作当中去；

11、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，桌面和室内

办公设备摆放整齐，保持外表干净。会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅摆放在桌前；

12、保持办公室清洁，不随地吐痰，乱丢纸屑、杂物，不在桌椅和墙上刻画、涂写、随意张

帖；

13、爱护办公室的办公设备和设施，不得随意搬动、拆卸。若有损坏、丢失、污染，应予赔

偿并按违规处理；

14、办公时间严禁私人会客，特殊情况可到接待区，接待时间不超过10分钟；

15、禁止相互打听员工个人收入和涉及公司机密的事项；

16、禁止在办公时间做私事或从事与公司经营无关的业务活动；

17、未经综合管理部同意，禁止私自调换工作位置或文件柜等办公家具、办公设备；

18、工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留；

19、员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内吸烟，违反者罚款10元。严禁

堆放杂物、随意丢弃废弃物、严禁随地吐痰，保持地面、办公用品、办公设备等清洁整齐；

20、每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工

须妥善保管，如有遗失，自行负责；

五、接待工作规范

热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等

待时，应主动端茶递水。

1、外来访客统一由接待人员接待，接待时应热情、友好、真诚，具有良好的精神风貌；

2、查明访客来访目的后，尽快通知相关人员。未经相关人员同意，应劝阻访客不得进入办

公区域；

六、接听电话行为规范

1、电话礼仪

A、声音要求自然、愉悦、口齿清晰、富有表现力；

B、听到铃声马上接听电话，铃声最多不能响过三遍；

2、电话礼仪用语：

A、向对方问好：

早晨好！\下午好！\您好！

B、主动报公司名称：

C、自我介绍：

我是×××

D、表示愿意为对方效劳：

愿为您效劳！请问我有什么可以帮到你的吗？有何贵干！

E、避免使用如下一类话：

你有什么事？你想要什么？

F、经常使用：

请、烦请、您能否等结构句子；

G、做好电话记录。

H、陌生人或新客户来电，要问明对方公司名称、姓名：

请问尊姓大名？请问先生、小姐贵姓？请问贵公司名称是什么？

I、询问对方来意：

××先生现在正忙，有什么事需要我帮忙吗？

J、请别人稍等候应说：请稍侯！

K、对方打错电话应礼貌相待：

对不起先生、小姐：您打错了！

L、结束通话一定要说：谢谢！再见！

第二节办公环境卫生管理规定

为了建立公司办公环境卫生管理制度，明确卫生清洁工作和维护工作的责任和标准，使公司办公的环境卫生保持优美舒适、整洁有序，特制定本规定:

一、卫生管理责任划分

1、公司办公环境卫生由综管部及监管部负责监管，主要是负责对公司办公的环境卫生进行

日常清洁和定期保洁工作，制定卫生清洁标准，指导公司各部门卫生责任区的卫生维护工作，并定期组织检查、考核和评比工作；

2、公司各部门自觉负责维护本部门办公区域范围内环境卫生的整洁；

3、公司员工以个人办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责个人办公区

域范围内环境卫生的日常维护工作；

4、公司总经理办公区域卫生由综管部负责；

二、卫生清洁要求

保持地面、墙面、门窗、灯具、办公家具、办公设备、办公器具日常清洁整齐，无灰尘，无损坏、无蛛网、无烟头、无纸屑、无杂物、墙壁内外无乱写乱画乱贴。

1、员工个人办公区域环境卫生维护要求：员工应注意保持所在工作区域卫生环境的整洁、有序

和完好无损，具体要求为：

1）爱护公司财产，办公家具、办公设备使用时不允许乱写乱划；

2）办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观；

3）参加会议（洽谈）结束后，自觉清理好杂物，放置好自已的座位，恢复会议（洽谈室）的洁净；

4）下班时，应整理干净办公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有废弃物品必须投放于清洁袋中；

2、各部门办公区域环境卫生维护要求：各部门负责维护本部门办公区域范围内环境卫生的

整洁、有序和完好无损，具体要求为：

1）负责按公司规定教育和加强本部门人员保护环境卫生的思想意识和行为规范；

2）负责本部门共用办公家具、办公设备安全卫生使用；

3）本部门共用的各种书籍、资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观，不随意堆放品； 4）本部门组织会议（洽谈）后，清理好遗留的杂物，放置好桌椅，恢复会议（洽谈室）的洁净有序；

5）公司组织（非部门组织）的会议（洽谈）后，综管部\后勤应负责清理遗留的杂物，放置好桌椅，进行清洁，恢复会议（洽谈室）的洁净有序；

三、卫生扫除时间安排

1、每周一至周五公共区域由综管部负责安排日常清洁维护；

2、每周一至周五上班后个人区域卫生维护自行负责；

四、卫生管理工作要求和有关奖惩规定

1、综管部负责卫生管理工作，应按本规定要求负责公司范围内的所有环境卫生清洁维护的

指导和检查工作，并有责任和权利要求公司各部门、各员工遵循本规定的执行；

2、综管部对不符合公司卫生要求的，按每周计算，每周五大扫除，由综管部和监管给予检

查，对不合格的给予处罚；

第三节工作牌(服)管理规定

一、工作牌的挂带规定

1、上班期间，公司所有员工必须挂带“三牌”（工牌，微笑牌、穿戴工装）；

2、公司所有员工“三牌”统一由人力资源部发放；

二、工作牌（服）的管理规定

1、员工工牌丢失或损坏必须及时到人力资源补办；

2、公司员工上班期间必须按规定自觉穿着工作服、佩戴工作牌、微笑工牌，自觉维护公司形

象和个人形象；

3、若出现故意损坏的或有损公司形象者，公司将进行严肃处理；

第四节关于实行“出门证”的规定

为维护公司的正常秩序，保护公司的财物安全，现决定对公司物资出门，实行“出门证”制度。请各部门员工自觉遵守，配合我们做好公司财产安排防范工作。

1、出门证由综管部负责保管。如有部门物资需运出公司，请到综管部填写出门证，经批准后方

可允许出门；

2、前台门卫管理人员对出门物资和数量按出门证进行查验，核实后，收回“出门证”允许出门；

3、收回的出门证每周五统一交到由综管部保管以备查；

4、出门证使用时间为当天：8：30－17：30，隔日作废（特殊情况除外）；

5、在执行“出门证”制度中所产生的其它问题，由综管部负责解释处理；

格式如下：

XX有限公司

出门证编号：_ _ _ _

姓名

所属单位及

部门

时间

出门物资名称

以及数量

相关部门经理签字

综管部

领导签字

第五章办公用品的管控

第一节办公设施及办公用品申购与领用

1、办公设施及办公用品由公司公司综管部统一规划、统一安排采供部采购、统一管理，建立健

全办公设施及办公用品台帐；

2、分公司所需办公用品由综管部收集各部门办公用品大概用量，统一编制办公用品购买计划，

并负责办公用品的备货和领用，其中办公用品分为常用办公用品及办公易耗品（常用办公用品需各部门提交实际需求量，综管部再统一申购，到货后发放使用部门，办公易耗品可提前备货，根据各部门需求发放）。

办公易耗品包括：

借支单领款单物品申购单奖惩单请假条客户优惠单报销单差旅报销单原始凭证粘贴单

办公用品领用单

A4打印纸

A3打印纸

打印机补充墨水

白板笔

白板笔墨水

白板刷

铅笔

橡皮

订书针

回行针

大头针

图钉

长尾夹

刀片

扣袋

抽杆文件夹牛皮档案袋固体胶棒液体胶水小透明胶大封口胶小双面胶

大泡沫胶

B5硬壳笔记本

B5软抄

32K软抄

大便签纸

小便签纸

小垃圾袋

大垃圾袋

胶圈（橡皮筋）

口取纸

复写纸

信封

荣誉证书套件

纸杯

洗洁精

肥皂

常用办公用品包括：

墨盒（HP816）

HP补充墨水

订书机

取钉器

三栏文件栏

方形文件框

剪刀

垃圾桶

清洁球

拖布

抹布

扫把

簸箕

洗洁精

肥皂

3、部门领用打印纸由综管部限量发放。在使用办公用品时本着高效、节约的原则（尽可能使用

再生纸张）；

4、公司办公设施的维修由综管部统一进行定点维修；

第二节办公设施的使用与管理

1、员工工作所必须电话、传真及电脑设备由综管部根据岗位工作实际需要统一配备，如部门新

增岗位所需以上物品，申购单由需求部门负责人及综管部负责人签字同意才能进行下一步流程。

2、公司电话是为了方便业务联系而安装，不得随意拨打私人电话和长途电话及收费信息台电话，

不得利用电话进行聊天，公司内部联系一律使用内线内机，若部门确实需要开通长途电话，由部门申请，经部门负责人审核报总经理审批后方可开通，部门长途电话最好凭密码使用。

3、各部门必须坚持节约原则，严格控制电话费用，若发现员工利用公司电话拨打私人长途或电

话聊天及收费信息台电话，将给予书面警告并处罚。

4、每月公司电话费用由综管部审核后进行结算，部门费用将进行公布，各部门经理（主管）应

严格控制部门电话费用总额。

5、公司办公电脑由综管部统一管理，落实到专人使用。

6、传真机由公司指定专人负责，公司禁止任何人传真与公司无关的文件、资料。

7、复印机由综管部统一管理，公司禁止任何人复印与公司无关的文件。

第六章会议制度

第一节早会流程制度

为了进一步提高公司的整体形象，鼓舞员工士气，规范早会组织流程，特对早会的流程制度加以明确：早会流程：

1、8点30分开始整队集合，报数（以排、列为单位），跨立。由主持人问好，“艾普优秀的合作

伙伴们，大家早上好”；

员工齐声响亮的回答：“好，很好，非常好”（同时伴有拍手：一、一二、一二三）；

2、点名抽查各部门人员。被点到人员需大声回答“到”，要求声音洪亮；

3、由主持人起头，朗诵“艾普四字经”；

4、由主持人带头，齐声歌唱“团结就是力量”（要唱出气势、豪迈、洪亮）；

5、由值班总监宣贯公司重要发文和宣布重要事宜；

6、由主持人做总结性发言，最后重新整队；

7、结束主持人高呼“晨会结束”；

员工齐声响亮的回答：“共同创造，一起分享，我们努力为客户创造更高的价值”；

8、主持人宣布：“解散”（同时伴有拍手：一），大家迅速离开原位解散；

注意事项：

1、所有在职的总监以上干部（除值班总监、队列指挥人和一名行政监管）外，必须全部入列，

站到队伍最后一排；

2、列队之中要保持高度严肃性、纪律性；

3、早会制度的流程由集团本部集团办统一制定；

4、各分子公司早会必须安排所在公司1名总监级干部值班；

第二节视频会

为了保持各项、各种会议的严肃性，实效性，进一步加强简化各种会议的流程，完善会议的制度化，严密组织，杜绝会议的繁琐，为了合理安排和利用会议室，提高会议的质量，体现会议的严肃性，整顿会风，从而真正发挥会议的效能，特制定会议室纪律管理规定：

1、进入会议室必须着装整洁，必须穿工装、带微笑牌和工牌。违反此项规定的，将每项处罚30

元；

2、在会议室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话；

3、各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原

位。不得擅自开关电器设备，视频系统调试由专职会务专员负责，以免损坏；

4、会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得会务专员的同意，任何人不得拿出会议室或作

为他用；

5、会议室禁止吸烟，违者罚款50元,与会人员要讲究公共卫生，当天时段使用完毕后，由会务

专员检查合格后，方可离开；

6、与会人员需准时参加会议，不得无故迟到或离会，有事必须在会前向本次会议的组织者请假，

未经同意不得由他人代替参加会议。迟到者每人每次一律处罚50元；

7、会议期间，凡与会人员不得中途退场（特殊情况须报告给会议的主持人同意）、不得开“小会”、

不得看阅与会议无关的报刊杂志、不得干“私活”；

8、会议期间，与会人员要集中精力开会，不得随意走动，不得办理与会议无关的事项。手机一

律调为静音或震动状态,违反此项规定处罚当事人50元/次；

9、未经得同意参会的人员不得随意进入会议室；

10、与会人员不得与会议无关的人员谈论会议内容，除会上领导要求将某项会议内容宣贯；

11、在会议召开期间，不能随意动用各项设备，原则上不能挪动话筒。集团本部和各省分子公司

要设专职会务专员和视频会议技术员，明确使用安全责任书，发现问题后要由会务专员及时通知技术责任人进行处理；

12、会务专员应在视频会议开始前20分钟调试好视频系统，并负责组织会议纪律及相关服务，

违反以上原则给予50元/次处罚。

13、各分子公司会议室使用可以参照此项须知；

14、每次会议内容必须有专人记录会议纪要；格式如下：

XX文件

XX公司XX会会议纪要

记录人：

第三节员工大会流程

时间：地点：

参会人员：主持人：

到场情况：

会议主题：

会议内容（各部门事务陈述、领导点评）：

内容要求：

1、所有字体要用统一字体（建议用：仿宋_GB2312 字体为小四号）。

2、建议段落为1.5倍行距，若有些为了排版好看，可以将段落放大或缩小。

3、每项会议大议题空格两个字体的距离，小项议题必须离大议题空格两个字体的距离。

4、每项会议内容必须落实到责任人或管靠奖惩。

5、会议内容必须有主题、有思想。

（副）总经理意见：

1、本次会议用时：**小时**分。

2、其他要求事项。

大会准备阶段：

1、PPT制作员工大会流程，和各职能部门的沟通邀请参与进来（主要是与销售、收费、维护部、监督管理部、人力资源部等）；

2、奖状、奖金的准备（核实正确性、获奖人员提前安排或通知-—可以通过行政群通知等方式让获奖人员提前做准备）；

3、会场的布置及安排（试音、投影（投影布）、空调等设施、室内的光线、人员进出安排、喷绘、幅3—5条、相机、插板、荣誉证书、颁奖名单以及颁奖顺序、奖金等）

4、主持人串词、音乐

5、口号：要求准备10条口号，要有2个带头口号人——具有正面的、挑战性的；

大会开始阶段：

一、点名：

1、入场之前人员的安排（集合整队、清点人数）；

2、每个分子公司或板块分别汇报应到、实到、留守人员情况（汇报部门的顺序从PPT上指引显示）；

二、问好：

由主持人问好，“各位艾普优秀的合作伙伴们，大家早上好”；

员工齐声响亮的回答：“好，很好，非常好”（同时伴有拍手：一、一二、一二三）；

三、合唱我们走在大路上：

四、全体齐声朗诵“四字经”（歌词、四字经做到PPT里放投影仪）

五、奖惩颁布（业绩奖励、处罚为主，要求图文并茂，加以说明）；

六、员工大会颁奖仪式；（主持人注意颁发奖励名次的顺序，需要提高主持素质，

建议有2名主持人，男女各一）

七、发言感想，由职能部门进行推荐1-2名发言，注意提前对文章的审核；