安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法(试行)-2013年8月19日
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法
（试行）
2013年8月19日
第一条为加强城乡居民社会养老保险（以下简称城乡居保）业务档案管理和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》(人社部、国家档案局第3号令)，结合城乡居保业务经办工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称城乡居保业务档案（以下简称业务档案），系指经办机构在经办城乡居保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、图表、声像、实物、电子文档等不同载体的历史记录。
第三条依法经办城乡居保业务的县级以上社保机构（以下简称经办机构）负责本级城乡居保业务档案管理工作，接受上级业务主管部门和档案行政部门的指导、监督，并指导下级经办机构业务档案管理工作。
第四条经办机构应遵循“谁经办、谁收集、谁整理”的原则，根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序开展收集、整理、立卷、归档等工作，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改。
第五条经办机构应实行档案工作目标管理，将业务档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划，将档案的归档情况纳入单位年度综合考核内容。
第六条经办机构应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条经办机构应按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）要求，设置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“九防”要求的档案保管专用库房，库房面积应按不小于40㎡（使用面积）/万卷（库房建筑面积最小不少于20㎡）标准设立（库房楼面均布活荷载不应小于5kN/㎡，采用密集架时不应小于12kN/㎡）。调阅室、办公室、档案库房应按相关要求分开设置。
档案库房应根据需要配备适用档案现代化管理要求的硬件设备和档案管理软件。档案柜架应符合《档案装具》（DA/T 6-1992）、《直列式档案密集架》（DA/T 7-1992）等要求，能满足未来不少于10年的存放需求。
第八条经办机构可根据需要设置相应的业务档案管理部门，配备专职或兼职档案管理员（不少于1人/万卷），业务部门应配有兼职档案管理员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备档案专业基础知识，熟悉经办业务，忠于职守。
第九条经办机构应于每年6月底前将上年度业务档案收集、整理、组卷、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验。凡字迹模糊、签章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。
村协办员（社区协管员）和乡镇事务所（街道劳动保障工作平台）
在归档材料移交前建立参保人员的基础信息台账并归档，办好交接手续、妥善保存。
第十条业务档案分类应按照城乡居保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”的方法对业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、备考表、案卷目录等。
第十一条业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。具体期限按照《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》(附件1)执行。
业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十二条经办机构应依法为参保人提供档案信息查询服务，根据要求填写《业务档案利用登记单》（参见附件4）。
第十三条经办机构应当对已到期的业务档案进行鉴定。
鉴定小组应当由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十四条经办机构对经过鉴定可销毁的档案，应编制销毁清册，报经办机构主要负责人批准后方可销毁。档案销毁时，经办机构应派两名以上人员监销。监销人员应在档案销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。档案销毁清册应放置在全宗卷中永久保存。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十五条经办机构应按照有关规定，将永久保存的业务档案定期向同级国家综合档案馆移交。2012年底前形成的需要保存100年的参保登记类档案，可与同级国家综合档案馆协商并提前办理移交。
第十六条未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守造成档案管理混乱、丢失的，伪造和篡改档案的，毁损、泄密的，给单位和个人造成损失的，依照《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关法律法规予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。
第十七条业务档案中涉及会计、声像、实物、电子文档等档案材料的整理，分别按国家相关标准、规定执行。老农保业务档案按原保存方式继续保存。
第十八条根据经办规程对业务材料的规定，乡镇、街道就业和社会保障事务所应参照本办法管理相应的业务资料。
第十九条本办法自2013年9月1日起施行。
附件1：《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》
附件2：《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案（档号编制）》
附件3：《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案整理流程》
附件4：《》
附件1
安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保
管期限
一、管理类
在办理参保登记、信息变更、关系转移等业务过程中形成的登记表单及相关审核材料，以及社会保险卡（证、手册）管理和服务协议管理等材料：
1.参保登记材料〔100年〕
1.1城乡居民社会养老保险参保登记表
1.2居民户口簿、身份证复印件
1.3计生对象、重度残疾等特殊群体相关证明材料原件或复印件
1.4代办委托书和受托人居民身份证复印件
1.5城乡居民社会养老保险参保登记汇总表
1.6其他相关材料
2.信息变更材料〔100年〕
2.1城乡居民社会养老保险变更登记表
2.2居民身份证复印件及与变更信息相对应的证明材料
2.3代办委托书和受托人居民身份证复印件
2.4其他相关材料
3.关系转移接续材料〔100年〕
3.1城乡居民社会养老保险参保登记表
3.2城乡居民社会养老保险关系转入申请表
3.3城乡居民社会养老保险关系转入接收函
3.4居民身份证复印件、关系转移证明复印件或户籍迁移后的居民户口簿复印件
3.5其他相关材料
4.社会保险卡（证、手册）管理材料〔50年〕
为参保人员办理社会保险卡（证、手册）发放、收回等管理的登记表单及相关材料
5.服务协议管理材料〔10年〕
包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商等部门签订的协议书、考核材料、终止协议材料等
6.其他在缴费环节形成的与参保个人有直接关系的业务材料〔100年〕
二、征缴类
经办机构汇总保费收取、集体补助或资助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料：
1.正常缴费材料〔100年〕
1.1金融机构代扣养老保险费材料
1.1.1城乡居民社会养老保险个人缴费汇总表
1.1.2传递给金融机构的缴费人员养老金扣缴明细（可保存电子档）
1.1.3金融机构提供的扣款成功人员明细（可保存电子档）、当年扣款未成功人员明细清册
1.1.4其他相关材料
1.2社保机构会同金融机构收缴养老保险费材料
1.2.1城乡居民社会养老保险个人缴费汇总表
1.2.2缴费花名册或者缴费明细表（可保存电子版）
1.2.3其他相关材料
2.补缴材料〔100年〕
2.1补缴城乡居民社会养老保险费申请表
2.2城乡居民社会养老保险补缴汇总表
2.3其他相关材料
3.集体补助或资助材料〔100年〕
3.1城乡居民社会养老保险资助明细表
3.2城乡居民社会养老保险资助汇总表
3.3其他相关材料
4.财政补贴材料〔100年〕
4.1 XX县（市、区）XX年度农村和城镇居民社会养老保险中央及省级财政补助资金申请表
4.2城乡居民社会养老保险地方财政补贴汇总表
4.3城乡居民社会养老保险财政补贴明细表
4.5其他相关材料
5.基金征缴年度汇总材料〔永久〕
5.1城乡居民社会养老保险基金征缴年度汇总表
5.2其他相关材料
6.收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
三、待遇类
待遇领取人员在办理待遇领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料：
1.待遇核定材料〔50年〕
1.1城乡居民社会养老保险待遇核定表
1.2居民身份证、户口本复印件
1.3其他相关材料
2.待遇支付材料〔50年〕
2.1城乡居民社会养老保险基金支付审批表
2.2城乡居民社会养老保险待遇发放信息确认表
2.3提供给金融机构的支付明细清单（可保存电子档）
2.4金融机构反馈的支付回执（可保存电子档）
2.5其他相关材料
3.待遇领取资格认证材料〔50年〕
3.1城乡居民社会养老保险待遇领取资格认证材料
3.2其他相关材料
4.待遇停止支付材料〔50年〕
4.1资格认证汇总表
4.2法院判决书复印件、或政法部门出具的有关当事人被判刑或劳动教养的文书、告示等复印件、或待遇领取人员失踪相关证明、或享受城镇职工养老保险待遇证明
4.3其他相关材料
5.待遇恢复支付材料〔50年〕
5.1待遇资格认证的相关凭证
5.2服刑期满释放或解除劳动教养的文书复印件
5.3法院宣告失踪找回的文书或告示
5.4确认待遇领取人员生存的相关证明
5.5其他相关材料
6.待遇调整材料〔50年〕
6.1国家或地方政府基础养老金政策文件
6.2待遇标准重新核定申请材料
6.3城乡居民社会养老保险待遇核定表
6.4待遇领取答复书面说明
6.5其他相关材料
7.关系终止材料〔50年〕
7.1出国（境）定居的保险关系终止材料
7.1.1城乡居民社会养老保险注销登记表
7.1.2城乡居民社会养老保险个人账户金额结算单
7.1.3公安部门出具的出国（境）定居证明或户口本注销证明。
7.1.4参保人的身份证复印件
7.1.5代办人员的身份证复印件
7.1.6其他相关材料
7.2死亡的保险关系终止材料
7.2.1城乡居民社会养老保险注销登记表
7.2.2城乡居民社会养老保险个人账户金额结算单
7.2.3指定受益人或法定继承人的有效身份证明
7.2.4有继承权的法律文书、公证文书复印件
7.2.5医院出具的死亡证明，或民政部门出具的火化证明（非火化区除外），或公安部门出具的户籍注销证明,或司法部门出具的宣告死亡证明（参保人失踪宣告死亡的）复印件
7.2.6其他相关材料
7.3跨统筹区转出保险关系终止材料
7.3.1转入地社保机构出具的同意接收函
7.3.2城乡居民社会养老保险个人账户金额结算单
7.3.3其他相关材料
8.基金支出/支付年度表〔永久〕
8.1城乡居民社会养老保险基金支出年度计划表
8.2其他基金支出/支付年度表
9.付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
四、统计类
在进行业务统计分析时形成的各类表单等业务材料：
1.统计报表〔10年〕
1.1城乡居民养老保险基本情况月报表
1.2城乡居民养老保险基金月报表
1.3其他业务统计报表
2.数据和分析报告等资料〔30年〕
3.各类基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。
五、稽核类
机构监管形成的稽核、监察等资料：
1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕
2.监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其它材料〔30年〕
3.内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕
4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕
附件2
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案
（档号编制）
一、分类原则和类目设置
城乡居民社会养老保险业务档案采用“年度—业务环节”分类方法。按照分年度，分类别，分类别中的属类，分保管期限的顺序进行组卷。
依据业务档案内容及其形成特点，业务环节分为五大类别，类别及代码分别为：1.管理类（GL）；2.征缴类（ZJ）；3.待遇类（DY）；4.统计类（TJ）；5.稽核类（JH）。其包含的属类详细表单或材料参见《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》。
五大类别及其包含的属类情况如下：
（一）管理类（GL）： 1.参保登记类；2.信息变更类；3.关系转移接续类；4.社会保险卡（证、手册）管理类；5.服务协议管理类；6.其他类等。
（二）征缴类（ZJ）： 1.正常缴费类；2.补缴类；3.集体补助或资助类；4.财政补贴类；5.基金征缴年度汇总类等。
（三）待遇类（DY）： 1.待遇核定类；2.待遇支付类；3.待遇领取资格认证类；4.待遇停止支付类；5.待遇恢复支付类；
6.待遇调整类；
7.关系终止类；
8.基金支出/支付年度表类等。
（四）统计类（TJ）： 1.统计报表类；2.数据和分析报告类等。
（五）稽核类（JH）： 1.稽核类；2.监察类；3.内部控制类；4.大案要案特殊案件的稽核类等。
二、档号编制
业务档案以“卷”为单位，确定档号。业务档案档号由全宗号、年度、保管期限代码、类属代码（类别代码+属类代码）、案卷号组成。
全宗号：填写所在地国家综合档案馆赋予的本单位全宗号。
年度：档案形成的年度，用4位阿拉伯数字表示，如2013。
类属代码：类别代码（GL、ZJ、DY、TJ、JH）+属类代码（1、2、3…）。例如管理类参保登记属类代码为GL1，依此类推。
保管期限代码：Y（永久）、H（100年）、C（50年）、Z（30年）、D（10年）。
案卷号：同一年度、同一类别、同一属类、同一保管期限下统一编排案卷流水号，从1开始逐卷编制，应不重、不空、不漏。例如管理类参保登记属类案卷有10卷，从1开始编至10；若参保类变更属类案卷有5卷，从1开始编至5。不同年
度、不同类别、不同属类、不同保管期限下，应分别编排案卷流水号。
档号格式：
全宗号-年度-类别代码+属类代码-保管期限代码-案卷号如2013年形成的保管期限为100年的管理类参保登记属类第1卷，档号标示为：
XX-2013-GL1-H-1
案卷号
保管期限代码
管理类+参保登记属类
年度
全宗号
附件3
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案整理流程
档案整理流程包括收集、鉴定、分类、组卷、移交、案卷归档。具体流程如下：
一、收集
业务经办人员以“办结完毕业务”的时间顺序收集、积累、整理其在业务经办工作中形成的应归档保存的文件材料，并对文件材料的真实、完整、准确、系统负责，编制《档案材料收集目录》（参见《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案参考样式》，以下简称《参考样式》)。
归档文件材料收集要求：
1.在材料收集时要做到文件材料齐全完整、签章手续完备，文件载体优良、字迹清晰；需要保存的复印件，应与原件核对无误。
2.归档文件材料用纸规格以A4纸幅面为标准。小于B5纸幅面的需要托裱的应托裱在A4纸上（托裱时应在左侧留出装订边），大于A4纸的应折叠，参见《参考样式》。
3.使用易褪变材料书写或字迹不清或热敏传真纸等不能长期保存的归档文件材料应复制，复印件与原件一并归档保存。
二、鉴定
业务经办人员应根据《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限表》，对收集材料进行归档与否、确定保管
期限等进行鉴定甄别。即一是明确收集的材料是否需要归档，二是对归档材料确定相应的保管期限。
三、分类
业务经办人员根据《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》和《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案（档号编制）》对收集的归档材料进行准确分类，区分类别、属类、保管期限和乡镇、村。同一年度、同一类别、同一属类、同一保管期限的归档文件材料，以“件”为单位，按时间顺序依次排列存放。“件”为一笔业务中形成的归档文件材料。
四、组卷
业务经办人员可在兼职档案员的协助下，对已经分类的归档文件材料进行组卷并编制页码、卷内目录、卷内备考表。同时去除归档文件中的金属物、装订绳等。然后以案卷为单位趸齐并用长尾夹夹起，依次放在临时柜架中。
（一）组卷方法
在准确认定所属类别、属类和保管期限的基础上，对同一年度、同一保管期限、同一类别、同一属类的归档文件材料进行组卷。形成的案卷应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系。每卷文件材料总页数以不超过200页或厚度不超过25mm 为宜。
1.管理类、征缴类、待遇类在各自类别、属类、保管期限下再分乡镇（街道）、村(居)委会、个人，最后按办理时间或业务文件材料形成的先后排列组卷。凡专为个人设计的表单必须单列，
不得与其他表单混合组卷，个人表单与该表单关联性证明材料不要分离，要注意主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的顺序排列整合。如果一笔业务办理多人时，应按明细表或汇总表中所列人名的顺序依次排列表单和附件。
如：参保登记的汇总表单、个人表单与相关证明等，以个人为单位先合并在一起组成一份材料，区分乡镇、村后，按参保办理时间先后排序组卷，将汇总表单放在该参保材料最上面。
对于其中数量较大的管理类基础业务档案（如参保登记材料），在暂不能向同级国家综合档案馆移交前，经省级业务主管部门同意后，可由县级经办机构制定管理方案并对业务档案统一编号，委托乡镇（街道）办理具体的收集、组卷、归档工作，整理完成后可暂时存放在符合档案保管条件的乡镇（街道），并录入全引目录，由县级经办机构统一管理。待同级国家综合档案馆具备接受条件时应及时移交。
2.统计类按业务文件形成时间先后排列组卷。
3.稽核类同属类中的材料一般按形成时间先后排序。但如果是专项稽核问题的按结论性材料、证明性材料、立项性材料先后顺序组在一起。
4.不同年度、不同类别、不同属类、不同保管期限业务档案，不得混合组成案卷。
（二）页码及卷内文件目录、备考表编制
1.编制页码
卷内有书写内容的页面均应从阿拉伯数字1开始按卷内文件材料排列顺序编制页码，没有内容的页面不用编制页码，正面的在右上角、反面的在左上角。
2.填写卷内文件目录。
每卷业务档案都应编制卷内文件目录（参见《参考样式》），卷内文件目录内容及填写要求如下：
序号：或称件号，是卷内文件材料的排列顺序编号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
责任者：该业务环节（流程）最终审批者（签章主体）。
题名：文件标题，能够描述材料的事由（个性化特征），便于检索。例如：个人表单管理类应包括乡镇（街道）、村（居）委会、参保人姓名、身份证号码、材料名称等，如**乡**村李**(身份证号) ****年城乡居保参保登记表及附件材料。
日期：即文件的落款日期。使用阿拉伯数字标注年、月、日。如：2010年2月9日应标注为20100209。应以县级经办机构审核或复核的日期为准。
页号：填写卷内每份文件的起页码，卷内最后一份文件应填写起止页码，如50/55。
备注：注释需要说明的情况。
卷内文件目录用A4纸打印后置于卷首与卷内档案合并装订。
3.填写卷内备考表
卷内备考表（参见《参考样式》）内容及填写要求如下：
本卷情况说明：主要填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、
销毁、特殊事项等情况。若无问题可不填写。
立卷人：由责任立卷人（业务经办人员）亲笔题名。
检查人：由案卷质量审核者（文件材料形成部门负责人）亲笔题名。
立卷时间：为立卷完成的时间，包括年月日，由立卷者填写。
卷内备考表用A4纸打印，置于卷尾与业务档案合并装订。
五、案卷移交
经办机构所属各部门在业务经办过程中形成的已办结完毕的应归档的文件材料，经规范整理后，可按月、季度或半年向档案管理部门办理移交。
（一）部门内部归档文件材料移交。业务经办人员定期将经审核已符合要求的归档文件材料移交给所在部门兼职档案管理员。移交时，兼职档案员应逐件进行清点，办理交接手续。
（二）各部门兼职档案员定期（按月、季、半年）将整理成卷的归档文件材料向本单位档案管理部门移交。移交时兼职档案员应编制《业务档案移交清册》（参见《参考样式》），交接双方各留一份。档案管理部门应设专人接收。接收时应对照移交清册，逐卷审核验收。具体审核以下内容：
1.核对案卷数量、卷内文件的件数及页数；
2.案卷内文件材料是否齐全、完整；
3.卷内文件材料的分类、排列、页号、卷内目录、卷内备考表等是否符合规定要求。
（三）经审核，如发现案卷质量不符合要求或清册与实物不
符的，接收者有权拒绝接收，提出整改意见并退回业务经办部门，并要求其在规定时间内重新整改后移交。
六、案卷归档
档案管理部门对接收的案卷进一步规范化整理。整理内容包括:分类、案卷排列、案卷编号、确定档号、编制案卷封面、案卷装订、案卷装盒、填写档案盒的封面和脊背、编制案卷目录和全引目录、上架。
（一）案卷再分类、排列、编号和确定档号
专职档案管理员将各科室移交的案卷按照类别进行分类。以“卷”为单位，将同一年度、同一类别、同一保管期限的案卷按属类次序，流水排列，并进行编号。
案卷编号和档号编写参见《安徽省城乡居民社会养老保险分类方案（档号编制）》编制和确定。
（二）填写案卷封面
案卷封面（参见《参考样式》）内容及填写要求如下：
全宗名称：立档单位名称，如XX县（市、区）城乡居民社会养老保险管理中心。
类别名称：管理类、征缴类、待遇类、统计类、稽核类。
案卷题名：
1.管理类、征缴类、待遇类题名格式
需要区分乡镇（街道）、村（居）委会的表单材料，按照年度＋某乡某村＋材料名称。例：2010年某乡某村待遇核定表。
不需要区分乡镇、村的，按年度+某县+材料名称。例：2010
文件档案记录管理制度
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
2020年(金融保险)社会保险费征缴问题及解决办法初探
（金融保险）社会保险费征缴问题及解决办法初探
社会保险费征缴问题及解决办法初探 我国社会保险制度是国家通过立法确立的，通过强制性保险实行的。社会保险制度设计是否完善，执行是否到位直接关系到我国社会主义和谐社会建设。而社会保险费征收作为社会保险制度执行中的重要环节，我省经历了从工作收缴、社保机构收缴到地税部门代征再到地税部门征收这样壹个过程，征收环节逐步完善，各项制度日渐成熟，但同时也暴露出壹些不可忽视的问题。笔者根据近几年我省社会保险费征收制度，且结合自身的工作实践，就我省社会保险费征缴过程中出现的问题作初步分析，且提出浅显的见解。 壹、我省社会保险费征缴制度演变历程 我省社会保险费从工会部门收缴、社保机构收缴，到地税部门代收，最终到地税部门征收，经历了壹个温长的过程。这个过程能够初步分为以下四个历史阶段：第壹阶段：全国总工会及各工会基层委员会收缴执行时间：1951年2月-1998年。根据《中华人民共和国劳动保险条例》(1951年2月26政务院公布)文件精神，“实行劳动保险的企业，按月缴纳相当于该企业全部工人和职员工资总额的3%，作为劳动保险金，全数存于工会账户。由此可见，当初作为新中国成立后第壹个全国性劳动保险文件，工会作为劳动保险的具体征收经办部门，在劳动保险费筹集发挥了壹定作用，但当时参保缴费只限于国营、全民单位。” 第二阶段：社保经办机构收缴。执行时间：1988年-2002年12月。随着1998年我省社会保险经办机构的成立，国家在《国务院关于企业职工养老保险制度改革的决定》(国发[1991]33号)文件第五条明确指出“企业和职工个人缴纳的基本
养老保险费转入社会保险管理机构在银行开设的养老保险基金专户”，明确了社保经办机构具体的社会保险费的收缴单位。 第三阶段：地税部门代收。执行时间：2002年12月-2005年6月。这段时间我省相继出台了《浙江省养老保险条例》、《浙江省失业保险条例》，虽然文件中要求，养老保险和失业保险实行由地税部门征收，但未对医疗保险、工伤和生育保险作明确规定，而且从实际操作中见，这段时间地税部门的收缴工作仍属于代征的性质，可是征收范围逐步扩大，从原来的国营、集体单位到所有劳动关系的企业和职工，自由职业者、个体经商户也能够参保缴费。 第四阶段：地税部门征收。执行时间：2005年6月-至今。严格来说，养老保险、失业保险、医疗保险、工伤和生育保险五项社会保险费全部都实行地税征收，应该是从2005年6月《浙江省社会保险费征缴办法》(省政府188号令)的出台开始的。该文件第六条明确规定“社会保险费按照参保关系由人民政府地方税务机关(以下简称地方税务机关)实行属地征收”。至此，我省的社会保险费征收主体明确规定了地方税务机关。 二、当前我省社会保险费征缴过程中存在的问题 不可否认，从工会部门收缴、社保机构收缴、地税代征再到当下的地税征收，地税部门依靠其强大的征收系统和信息平台，使全省的社会保险费收入有了大幅度提高，社会保险参保面也逐步扩大。可是，在社会保险费征缴过程中，也出现了壹些不能忽视的问题，笔者归纳了壹下，主要有以下几个方面：
社保所业务档案管理办法
社保所业务档案管理办法
社保所业务档案管理办法（试行） 第一条为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办法。 第二条各社保所形成的业务档案，适用本办法。 第三条本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。 各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。 各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。
第五条社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。 社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。 按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。 配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。 第六条社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。 社保所专（兼）职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。 第七条社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检
公司文件资料归档管理制度73061
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读
社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读 第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。 制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。 《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。 第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。 《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。 第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。 《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。
由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。 第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。 社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。 社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。 《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。 按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作。社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。 社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指：社会保险经办
最新文书档案归档范围及保管期限管理规定资料
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
《社会保险费征缴暂行条例》
社会保险费征缴暂行条例 中华人民共和国国务院令 第259号 《社会保险费征缴暂行条例》，已经1999年1月14日国务院第13次常务会议通过，现予发布，自发布之日起施行。 总理朱镕基 一九九九年一月二十二日 社会保险费征缴暂行条例 第一章总则 第一条为了加强和规范社会保险费征缴工作，保障社会保险金的发放，制定本条例。 第二条基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费（以下统称社会保险费）的征收、缴纳，适用本条例。 本条例所称缴费单位、缴费个人，是指依照有关法律、行政法规和国务院的规定，应当缴纳社会保险费的单位和个人。 第三条基本养老保险费的征缴范围：国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业和其他城镇企业及其职工，实行企业化管理的事业单位及其职工。 基本医疗保险费的征缴范围：国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业和其他城镇企业及其职工，国家机关及其工作人员，事业单位及其职工，民办非企业单位及其职工，社会团体及其专职人员。 失业保险费的征缴范围：国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业和其他城镇企业及其职工，事业单位及其职工。 省、自治区、直辖市人民政府根据当地实际情况，可以规定将城镇个体工商户纳入基本养老保险、基本医疗保险的范围，并可以规定将社会团体及其专职人员、民办非企业单位及其职工以及有雇工的城镇个体工商户及其雇工纳入失业保险的范围。 社会保险费的费基、费率依照有关法律、行政法规和国务院的规定执行。 第四条缴费单位、缴费个人应当按时足额缴纳社会保险费。
征缴的社会保险费纳入社会保险基金，专款专用，任何单位和个人不得挪用。 第五条国务院劳动保障行政部门负责全国的社会保险费征缴管理和监督检查工作。县级以上地方各级人民政府劳动保障行政部门负责本行政区域内的社会保险费征缴管理和监督检查工作。 第六条社会保险费实行三项社会保险费集中、统一征收。社会保险费的征收机构由省、自治区、直辖市人民政府规定，可以由税务机关征收，也可以由劳动保障行政部门按照国务院规定设立的社会保险经办机构（以下简称社会保险经办机构）征收。 第二章征缴管理 第七条缴费单位必须向当地社会保险经办机构办理社会保险登记，参加社会保险。登记事项包括：单位名称、住所、经营地点、单位类型、法定代表人或者负责人、开户银行帐号以及国务院劳动保障行政部门规定的其他事项。 第八条本条例施行前已经参加社会保险的缴费单位，应当自本条例施行之日起6个月内到当地社会保险经办机构补办社会保险登记，由社会保险经办机构发给社会保险登记证件。 本条例施行前尚未参加社会保险的缴费单位应当自本条例施行之日起30日内，本条例施行后成立的缴费单位应当自成立之日起30日内，持营业执照或者登记证书等有关证件，到当地社会保险经办机构申请办理社会保险登记。社会保险经办机构审核后，发给社会保险登记证件。 社会保险登记证件不得伪造、变造。 社会保险登记证件的样式由国务院劳动保障行政部门制定。 第九条缴费单位的社会保险登记事项发生变更或者缴费单位依法终止的，应当自变更或者终止之日起30日内，到社会保险经办机构办理变更或者注销社会保险登记手续。 第十条缴费单位必须按月向社会保险经办机构申报应缴纳的社会保险费数额，经社会保险经办机构核定后，在规定的期限内缴纳社会保险费。 缴费单位不按规定申报应缴纳的社会保险费数额的，由社会保险经办机构暂按该单位上月缴费数额的110%确定应缴数额；没有上月缴费数额的，由社会保险经办机构暂按该单位的经营状况、职工人数等有关情况确定应缴数额。缴费单位补办申报手续并按核定数额缴纳社会保险费后，由社会保险经办机构按照规定结算。 第十一条省、自治区、直辖市人民政府规定由税务机关征收社会保险费的，社会保险经办机构应当及时向税务机关提供缴费单位社会保险登记、变更登记、注销登记以及缴费申报的情况。
文件档案管理制度
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。 适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任：各部门负责人、档案管理员。 内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人
3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。
社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案
蒙自县社会保险中心社会保险业务档案管理 工作方案 为认真贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）及《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知》（人社险中心函〔2009〕59号）精神，蒙自县社会保险中心为有序推进我县社会保险经办机构业务档案管理工作，确保取得实际成效，结合实际，特制定如下工作方案： 一、指导思想 《规定》的颁布实施，是加强社会保险经办管理规范化建设的一项重要举措，是实现对参保职工“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是社会保险经办管理制度化、规范化和标准化的必然要求。社会保险经办机构要站在促进社会保险事业可持续发展、维护广大参保人员的合法权益和推进社会保险经办管理规范化的高度，深刻认识贯彻落实《规定》的重要性和紧迫性，切实抓好贯彻落实。
二、目标任务 以《规定》的颁布实施为契机，大力推进社会保险业务档案规范化建设，力争用3年左右的时间，使全县社会保险业务档案管理普遍达到：制度措施落实、场地设施落实、专业人员落实、保障经费落实，基本实现社会保险业务档案管理的制度化、规范化和标准化，全面提升社会保险经办管理能力和服务水平，为广大参保对象提供更加优质、高效、便捷的管理服务。 三、实施步骤 （一）动员准备阶段（2010年1月至2010年2月） 1、认真组织学习《社会保险业务档案管理规定（试行）规定》，切实抓好贯彻落实。 2、制定蒙自县社会保险中心社会保险业务档案管理工作实施方案,主要明确档案管理制度、专管人员、档案室落实等内容。 3、做好社会保险业务档案管理系统信息化工作。 （二）实施阶段（2010年1月至2011年12月） 1、建章立制（2010年1月至2010年3月） （1）制定社会保险业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度。
文件和档案管理制度
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
社保所业务档案管理办法
社保所业务档案管理办法（试行）第一条为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办法。 第二条各社保所形成的业务档案，适用本办法。 第三条本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。 各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。 各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。
第五条社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。 社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。 按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。 配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。 第六条社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。 社保所专（兼）职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。 第七条社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检
文件档案管理规定G
编号：JC/ZD001 本章第 1 页共4页第0次修改 文件档案管理规定 1.目的 为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定。 2.适用范围 公司职能部门及各项目部相关部室对文件档案的管理。 3.职责 3.1各部室及全体员工均有保存好文档的义务，各部室须指定专人负责本部门的文档保管工作。 3.1.1文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。 3.1.2文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不得擅自向外透露文档内容。 3.1.3文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。 3.1.4文档管理员不得损毁/丢失应保存的文档资料。 3.1.5文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。 3.1.6文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。3.1.7文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 3.1.8 文档管理员不得玩忽职守，造成文档资料损失。 4.术语 4.1文档：是指公司各部室及个人在从事公务活动中直接形成的对公司具有保存价值的各类文字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。 5.程序 5.1收集 按照公司《文件收发管理规定》中要求，将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。
编号：JC/ZD001 本章第 2 页共4页第0次修改5.2分类 文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都须在档案盒内列出清楚的标注。 5.3归档 5.3.1范围 5.3.1.1公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 5.3.1.2公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由办公室归档，各部门备存。 5.3.1.3各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由总工室归档，相关部门备档。 5.3.1.4与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由办公室归档相关部门因需要可存复印件。 5.3.1.5上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由办公室归档，相关部门备存。 5.3.1.6各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。 5.3.1.7有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归档。 5.3.1.8关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。 5.3.2要求 5.3.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。 5.3.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。 5.3.2.3归档的文件除特殊情况外，必须用原件。 5.3.2.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。 5.3.2.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。 5.3.3时间 5.3.3.1各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。
社会保险电子档案管理暂行办法——人社险中心函〔2020〕16号
社会保险电子档案管理暂行办法 人社险中心函〔2020〕16号 第一章总则 第一条（目的依据）为规范社会保险业务电子文件归档、电子档案管理和应用，维护电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本办法。 第二条（适用范围）依法经办养老保险、失业保险、工伤保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险电子档案，适用本办法。 第三条（概念界定）本办法所称电子文件是指社会保险经办机构履行法定职责和办理业务过程中，通过计算机、扫描仪等电子设备形成、传输和存储的字符、图形、音频、视频等各种信息记录。 本办法所称电子档案是指社会保险经办机构接收和产生的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 第四条（法律效力）来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条（管理原则）社会保险业务电子文件归档和电子档案管理坚持统一管理、安全保密、规范标准、便于利用的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。 第二章收集与归档 第六条（电子文件收集）社会保险经办机构、信息化综合管理机构共同推进业务信息系统与电子档案管理信息系统一体化建设，在业务办理过程中实现系统数据互联互通，具有保存价值的电子文件能够实时导入电子档案管理系统，包含电子文件及其过程信息、背景信息等元数据。 电子文件应当采用符合国家安全规范的认证或加密技术手段。 第七条（电子文件归档）社会保险经办机构根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016)、《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599—2015)等标准规范，确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。 第八条（清点检测）电子文件归档时，按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018)对其进行真实性、完整性、可用性和安全性方面的检测。对需要归档的电子文件进行清点、整理、编号、编制索引目录和归档。 第三章保存与利用 第九条（存储备份）社会保险经办机构应当按照国家信息安全等级保护标准，配备与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，用于电子档案的安全存储。
文书档案管理规定 (2)
文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总
谈社会保险费征缴中存在的问题及对策
谈社会保险费征缴中存在的问题及对策 阅读：[ 1715 ]次发布时间：2011-4-13 社会保险费交由地税部门负责征收后，虽然覆盖面逐年扩大,收入逐年递增,但征缴工作中暴露出来不少问题；如企业拖欠费款,缴费基数不统一,扩面难度大等，都困扰了社会保险基金的征收。通过对我县企业社会保险费征缴情况进行的调查，归纳起来存在以下方面问题： 一、老企业亏损严重,缴费困难。随着市场经济体制的逐步建立和完善，一些老企业如供销、基层粮站等，已不适应市场经济体制的要求。经济效益普遍下降，资金周转困难，企业甚至连年亏损，濒临倒闭，只靠出租房屋场地维持生计，确实无力按时缴纳社会社会保险费。 二、部分企业领导怕“税”不怕“费”,不愿缴纳。即使有能力为职工缴纳社会保险,由于企业领导对社会保险不重视,缴费意识淡薄,尽管征缴人员多次上门催缴,企业还是我行我素,能拖则拖、能欠则欠,只讲权利,不讲义务。即使这样,政府为了社会的稳定,还要发放这些单位的社保金,企业不缴钱职工也能领到保费,何乐而不为？ 三、破产转制企业欠费难以追缴。按规定企业破产清偿债务时，首先是职工工资和社会保险费，然后才是其它债务，但在实际工作中，要么企业早已无资产可变现处理，要么企业借改制之机，采取多种手段逃避缴纳欠费，使缴费落空，缴费无从谈起。 四、法制不健全，执法依据单一。社会保险征收发展至今，没有形成一套完整的法律体系，地税部门对拖欠社会保险费的企业难以采取有效法律措施,缺乏强硬的征缴手段。同时地税部门在社会保险费的征收、管理、稽查等方面执法的主体地位不够明确。 五、挤占挪用社会保险费现象严重。不少企业在发放职工工资或在承包期间，都按国家规定代扣了职工个人应缴纳的社会保险费，对扣缴的保费,企业以经济效益差为由不向地税部门申报缴纳，甚至挪做它用，极大地损害了职工的利益，影响了职工参保的积极性和社会的稳定性。 六、权责划分不清。从现在的征管情况来看，社保部门负责管理，地税机关负责征收，很容易造成部门之间的扯皮，出现了权责不对等现象。正是以上机制造成了在社会保险费的征管过程中，只能在“征”字上下工夫，想在“管”字上完善，显然力不从心，以致形成地税机关在缴费人的心目中只是负责代征社会保险费的错误印象，这在挫伤了地税部门的征管积极性的同时也降低了执法威信。 七、地税机关重视程度不够。近几年来，因为破产改制企业一次性大数额缴纳社会保险费等原因，使得每年下达的征缴任务都能够完成。这样也就助长了征收机关的“轻敌”思想，形成了领导只关注征收数量不关心征收质量，一线管理员重税轻费、费源不清、业务不熟、坐等上门缴费的现象一定程度存在。 八、管理办法有待改善。现行的《条例》规定：只要职工个人负担部分的社会保险费缴足，不管企业负担的部分缴没缴足，职工都有权利领取社会保险金。因此，职工主动
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
人事档案 人力资源档案和社会保险管理办法
人力资源档案和社会保险管理办法 第一章总则 第一条为了加强公司人力资源档案和社保工作，进一步提高人力资源档案和社保的管理水平，使人力资源档案和社保工作制度化、规范化、科学化,更好地为公司的发展生产服务，根据国家有关规定，结合公司实际情况制定本办法。 第二条人力资源档案是公司在聘干、调配、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人的经历，政治思想，业务技术水平、工作表现以及工资、岗位变动等情况的材料，是历史地，全面的考察员工的依据。社保档案是公司员工在退休养老和工作中受伤以及福利待遇等的重要依据。 第三条人力资源档案和社保管理工作必须贯彻党和国家有关档案法、保密法制度。 第二章人力资源档案和社保材料的收集补充制度第四条收集范围和途径 一、通过单位的组织，人力资源部门收集员工工作中形成的聘用、续聘审批表、聘用合同书及解聘、辞退材料。 1、调配、复退转业军人安置、任免、考察、考核等工作中形成的履历表、简历表、聘用呈报表、民主评议和组织考察综合材料，鉴定材料等。 2、办理工资待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇的批复材料。
3、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务审批表，执业（职业）资格考试合格人员登记表。 4、通过公司党组织收集，在组织建设中形成的已批准转正的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、优秀党员和优秀党务工作者事迹登记表等。不合格党员和被劝退或除名的取消预备党员资格的组织意见等材料。 5、收集国民教育、成人教育、党校的学生登记表，报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业证书、学位审批材料、学历证明、培训、结业成绩、鉴定材料。 6、通过公司工会收集表彰奖励活动中形成先进工作者、先进生产者登记表等。 7、收集免于处分处理、意见记过材料、查证、核实报告、上级批复、个人对处分决定意见、本人检查、交待材料、通报批评材料、法院的判决书等。 8、收集有突出贡献、有发明科研成果及有重大影响论文译着等的目录。 9、员工因病、工伤、意外事故，伤残等级评审登记表、鉴定材料、非正常死亡的调查报告等。 10、收集社会保险的各项保险的资料、证明等。 第五条档案资料收集方法 一、人力资源档案工作人员与产生档案材料部门联系，共同组织