MIS开发中的系统分析

ＭＩＳ开发中的系统分析

随着计算机系统和计算机网络及其应用的迅猛发展，越来越多的组织、企业、部队开始对MIS（管理信息系统——Management Information System）由感兴趣而逐渐进入到实际开发、应用阶段，而随着信息技术新的发展，系统开发对分析人员素质提出了更高的要求。在管理信息系统(MIS)开发中，许多开发团队对系统分析的特点及重要性认识不足，致使在开发过程中引发各种问题，开发完成后操作人员因为不好用、不方便用而不愿意使用，造成大量人力、物力的浪费。本文结合实际，对MIS开发中系统分析工作的特点及重要性进行简单分析，对系统分析中要注意的问题。

管理信息系统(MIS)是由人和计算机设备组成的对企业或者组织（部门）管理信息进行收集、加工、传输、保存、使用、维护的系统。一个MIS的开发要经过系统分析（Systems Analysis）、系统设计、系统实现、系统维护四个阶段。系统分析的主要内容是：业务和数据的流程是否通畅，是否合理；数据、业务过程和实现管理功能之间的关系；老系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等等。系统分析的目的是：将用户的需求及其解决方法确定下来，这些需要确定的结果包括：开发者关于现有组织管理状况的了解；用户对信息系统功能的需求；数据和业务流程；管理功能和管理数据指标体系；新系统拟改动和新增的管理模型等等。系统分析从系统需求入手，从用户观点出发建立系统用户模型。用户模型从概念上全方位表达系统需求及系统与用户的相互关系。系统分析在用户模型的基础上，建立适应性强的独立于系统实现环境的逻辑结构。系统分析是整个MIS开发的基础性工作，是最为重要也最难把握的一个阶段。但是在实践当中，系统分析通常不能引起开发人员的足够重视。许多开发人员在开发一个软件产品时，往往在没有充分了解用户需求的情况下，便匆匆着手编写程序，他们错误的将“软件开发”等同于“程序编写”，这是许多软件开发人员的通病。这样导致的结果是：开发人员埋怨用户需求频繁变化，用户埋怨系统不能满足工作需求。严重时，可能导致整个开发工作失败，使开发费用付之东流。特别是近年来面向对象的开发方法被广泛采用以后，软件规模日趋庞大，前期分析的重要性便愈加凸现出来。

一、充分认识系统分析工作的重要意义

系统分析所确定的内容是今后系统设计、系统实现的基础。不同企业或组织有着不同的内部环境，当开发团队着手开发一个项目时，首先

应该深入到企业或组织的各级部门，了解其组织机构、生产状况及业务流程，并在此基础上采用各种方式对各级各类人员进行咨询和调查，明确他们对该系统的具体需求。在明确了用户具体需求的基础上，方可进行后续的系统设计、系统实施等工作。只有这样，才能使所开发的MIS 系统符合该组织或组织的需要，真正为其提供有效服务，才能充分利用计算机信息处理、统计、分析自动、快速、准确的优势，提高员工的工作效率，减轻员工的工作压力。否则，如果不重视前期的调查分析，系统的开发不但不能带来预期效益，反而可能造成资源浪费或给企业或组织带来不便，严重时甚至可能导致整个开发工作失败。

在MIS开发中，一个系统通常由总系统和若干子系统组成，总系统与子系统之间、子系统与子系统之间存在着纵横交错的复杂关系，整个系统是一个有机整体。比方说一个字段名在军务兵员管理中是姓名，在车辆管理系统中是驾驶员，在通信保障系统里面是值勤员等等，在总系统中其实质是姓名。因此，在着手开发一个项目时，必须对总系统及各子系统均按照软件工程的方法进行系统分析，明确系统总功能、各子系统功能及系统间的相互关系。哪怕一个子系统分析研究不到位，或其中仅仅一部分设计不合理，都可能对系统的整体功能和目标实现造成影响。因此，开发前期的系统分析工作必须做到通盘考虑、整体推进、目的明确、条理清晰、结构合理以保证开发成功。

此外，前期分析工作也要考虑为后期维护打下基础。一方面，企业或组织是在不断向前发展的，一个MIS运行一段时间后，可能会在系统功能方面提出进一步要求；另一方面，系统在使用过程中也会逐渐暴露出内部的各种不合理甚至错误的地方。这就要求对系统功能进行扩充或对程序代码进行修改。如果前期分析工作做得比较到位，具有一定的前瞻性，充分考虑了软件投入使用后的环境、投入使用后的功能扩展、升级改造及后期维护，就可以避免在日后的使用过程中出现系统与环境不适应、系统功能扩充难、程序代码修改难等后遗症。

二、准确完整的系统分析文档是后续开发的依据

系统分析后形成的系统分析文档是分析工作唯一的工作成果，是后续开发工作的依据，也是评价整个开发过程是否成功的标准。在进行系统分析的过程中，分析人员应将收集到的第一手信息，进行归类整理，分析汇总，然后制订出准确、一致、完整的系统分析文档：系统需求分析报告。

通常该要对系统功能需求、内部部门状况、业务流程、数据库结构、系统功能等进行详尽描述，甚至应该包括对系统将来发展的设想，当前使用的软件、硬件环境的具体技术参数，当前用户方的技术人员和

业务人员的信息技术水平，待开发的系统与现有的其他系统、甚至与外部的其他系统的接口情况等。有了这系统需求分析报告，可使后续的系统设计、系统实施、系统维护等工作有章可循，也避免了以后出现频繁修改需求的情况发生和开发出不适应工作需求的MIS系统的问题。

系统需求分析报告制订完毕以后，为提高软件的质量和保证开发的成功，还需要对这些文档资料进行评审。评审工作通常应由组织或组织的信息管理高层以及各类技术人员共同承担。文档评审时应该注意：1、系统内部和各子系统之间各种需求不能互相矛盾；2、需求必须是完整的，应该包括在分析阶段用户提出的所有功能或性能；3、指定的需求用现有的软、硬件技术可以实现；4、需求确实能解决用户当前所面临的实际问题或者能够实现用户所提出的目的。只有通过以上四方面的评审，分析工作才算告一段落，才能进行下一环节的系统设计工作。这里需要明确的是，即使进入了下一开发环节即系统设计环节，甚至于开发结束进入试用阶段，也有可能因前面环节的工作做得有漏疏而不得不重新进行需求分析，也就是说实践中这种分析工作会出现一定程度的反复，且这种反复与需求分析的认真程度、所选择的开发模式等有较大关系。在开发实践中，系统分析人员为避免系统分析工作出现重大偏差而引起大面积重复分析，可以提出多种可行性方案供用户选择。例如，从功能是否完整角度考虑，可以尝试制定三个不同档次的方案：1、基本方案：系统只完成最基本工作，没有额外功能；2、完整方案：除了完成基本工作以外，还提供一些附加功能；3、增强方案：这种系统具备用户期望的几乎所有功能。用户可根据自身的人力、物力条件结合需求目标从几个方案当中选出一个最优方案。

三、系统分析应重视与企业或者组织中各类人员的沟通

系统分析的工作内容主要是分析人员同客户进行沟通，包括同组织或组织的各级领导进行沟通及同普通员工进行沟通。

首先，信息系统开发要争取各级领导的支持。实际情况中，个别管理人员因为个人习惯、文化水平、工作方法等原因可能不愿接受环境的改变，因而不愿配合分析人员的工作，造成系统分析工作的局部甚至全局延误或者失败。例如，某些财务部门负责人不愿将本部门手工账务处理改为电子账务系统，坚持沿用原来的手工方式，对系统分析人员产生抵触情绪；例如有的领导干部习惯现场办公、签字画押，不愿意在微机屏幕上修改、批复文件，认为反正都要白纸黑字形成文件，用MIS系统反而多事等等。这必然对需求分析工作带来负面影响。当遇到类似情况时，分析人员除了在了解这些人的背景及性格特点的基础上，想方设法说服其转变观念，还需要主要领导的大力支持。如果系统分析人员的说

服工作无效，可直接请求高层领导处理。

其次，不能忽略普通工作人员，要同普通工作人员进行充分沟通。在系统分析时，要保证完全是从一线工作人员那里获得第一手资料，因此能否取得被调查员工的支持是系统分析有效性的关键，一线工作人员态度积极可使分析工作的效率大大提高。只有与普通工作人员建立良好的工作关系，才能充分挖掘出企业所存在的问题。例如，开发财务管理信息子系统时，本身财务系统对上级业务就有管理系统，他们在使用过程中最清楚对上业务的需要以及上级业务部门的要求，结合财务制度、保密的有关规定要求，就很容易把握本级管理系统的需求，如果二级业务管理系统能有相关接口，就可以避免重复的数据采集录入工作；如果没有相关接口，就只要达到本级相应的基本要求就满足需要，不要每一级都大而全，反而降低工作效率。再例如，开发“通信资源库信息系统”，涉及信道、设备、人员素质、地形环境、保障器材、车辆等，就要求工程、作训、网络中心、器材、干部、兵员、营房、车辆等各部门通力合作，配合开发人员的分析工作，明确提出本部门对通信资源库信息系统的需求、积极提供资源库建设所需的资料。任何一个部门的任何一个工作人员的不合作行为，都可能影响分析工作的开展，都可能给系统带来隐患。系统分析人员在同组织中的每个有关工作人员进行沟通时，必须充分考虑这些工作人员的知识背景、表达能力、沟通能力等，避免出现有些员工不能将自己的需求做出正确表达而误导系统分析人员做出分析。在分析人员要与这些工作人员共同针对其负责的具体业务进行详细探讨避免出现不清楚自己到底对系统有什么需求和提出一些不切实际的需求，特别是避免提出一些以现有的信息技术水平无法实现的要求以及开发资金预算明显不可能实现的需求。总之，要求分析人员必须有较强的沟通能力，并且善于对自己的工作对象进行正确引导，从而使他们将自己合理的、真实的想法准确的表达出来。

四、系统分析应合理划分边界

我们开发利用MIS系统，一方面是要发挥计算机自动、高速、准确的特点，另一方面也是要发挥网络信息传输的快速高效，但是这些功能的实现，必须要有一定的规则来保证，因此系统分析过程中，特别要注意“分析边界”和“人机边界”的划分，这将决定系统分析工作及后续开发工作的覆盖范围。

“分析边界”指分析工作所涵盖的范围。MIS开发是一个系统工程，需要长期的、逐步的进行完善。整个开发工作往往涉及到一个组织或企业的方方面面。结合通信总站的实际，从机关到基层、从股室到营连、从各业务主管部门到相关业务要素、从干部到战士等等，都是分析工作

所涵盖的范围，涉及的部门多，人员杂，业务种类差异大，因此很难一次性满足所有需求，也很难一次性具备所有功能，因而系统分析工作就有一个分析边界的划分问题。比如兵员管理，可以延伸出来驾驶员管理、炊事员管理、技术骨干管理、士官管理、婚恋、孕情管理等等，到底延伸到哪一部分，与其它如组织管理等如何结合都得明确下来，确保分析工作在一个相对明确的范围内进行，避免分析工作无边无际，难以完成。

“人机边界”指应当明确系统中哪些工作应由人工来完成，哪些工作应由系统自动完成。通常在一个系统中，有些工作必须由人工进行，这类工作往往是计算机无法实现、或者没有必要去实现的。例如，原始数据的录入工作，比如人员基本数据、财务单据等等需要工作人员通过手工方式进行录入。而有些工作则不需要人工干预，由系统自动完成。例如，话务量的统计、各种系统阻断告警时间、报文数量都可以直接通过专门的设施传输到信息系统之中，而不需要人工干预。

然而，在系统分析工作中，分析人员面对的是尚未开发出来的系统，因而多数情况下人机边界的划分，就不是很直观，要判断哪些由人工完成合理，哪些由系统完成合理，就需要系统分析人员充分了解业务的运作特点，深入了解业务流程，在此基础上，才能对人机边界进行准确合理的划分。分析工作要避免出现将只能用手工处理的业务，纳入到MIS系统模型当中，或将只能由系统自动完成的功能设计成由人工完成。

五、系统分析人员具有较高的综合素质非常重要

随着应用的发展，分析工作对系统分析员的综合素质提出更高的要求。系统分析人员必须既是管理人员又是技术人员，他们不直接从事管理工作，但一定要懂管理、懂协调；不直接从事具体的设计和实施工作，但一定要熟知各种开发技术和现有的技术发展状况，懂得如何运用并跟上科学技术的发展。

首先，从项目管理的角度看，要求系统分析人员具有极强的沟通能力、掌握一定的行业知识、具备一定的管理经验，以一个企业管理人员的标准要求自己。例如，要开发一个通信管理系统，就需要对通信管理和通信业务的处理流程有所了解；要为某企业开发一个Intranet，就要对该企业的业务知识、产品特性有所了解。否则很难保证开发出来的系统能与企业相适应。

其次，从技术角度看，当前许多企业需要开发基于动态网站技术的MIS，以期实现信息处理工作在交互式动态Web页面上进行。这就要求系统分析人员充分了解与开发相关的各项技术。系统分析员需要了解各

种服务器平台、各种数据库产品，各种开发工具以及各种硬件设备性能等。由于当前基于Web的MIS可采用的技术手段种类繁多，实现同样的目标可以采用不同的技术手段，这就要求系统分析人员必须能够在众多的开发模式中选择出最佳方案，这样才能使后续的设计人员和编程人员的工作顺利进行。

六MIS系统的需求分析一定要坚持有利于提高管理、工作效率这一根本原则

我们开发一套MIS系统，不是单纯为了跟上信息化社会的步伐，不是为了实现个人或是领导团队的政绩需要，其最最根本的目的是要有利于提高管理、工作效率，如果脱离了这一目标，就完全是得不偿失。

首先，要避免MIS系统的大而全，开发大而全的系统的确能让人有成就感，与人一提起来就觉得什么都能干、什么都能干好。但是事实上呢？比如一个门禁系统，刷一次卡就开关一次门，的确能保证不刷卡就不开门，但是能保证开一次门肯定只有一个人进出吗？如果严格按照地铁站那样严格的刷卡出入系统，也许能保证上下班高峰时刻的流量，但是成本呢？如果成本和效率不能很好地达到一致，MIS系统的存在也就没有意义了。

其次，要清醒地认识到MIS系统不是万能的，还得有人为的监督才能保证，如果为了实现所有功能达到所有目的，到处安排人来进行监督管理，就根本达不到开发使用MIS系统的目的。比如说前段时间报道的成都绕城高速道路收费系统中使用的防闯关系统，其中的目的更多的是威慑目的一样，如果前车带走铁钉证据，只要后车现场没被抓一样没有闯关证据。所以这个功能估计也不会经常使用，只能在夜间人少时做为威慑使用。

然后，需求分析一定要紧密结合应用。比如为了提高办公效率，应该规定使用文档的类型、属性、格式，而不是把所有的多媒体、电子书、图片格式都兼容并包。相反，在单独的多媒体应用方面，就应该考虑多种媒体文件的兼容性、可扩展性，能够为大家提供丰富的文化娱乐、视频教学、课件学习等。

最后，就是要把握推陈出新的力度和节奏。我们开发MIS，并不是采用越新越前沿的技术越好，更不是界面越漂亮、采用多媒体技术越多就越好。当我们决定采用一种新的开发工具二次开发MIS系统的时候，就应该想一想：我们上一次开发的成果用了多久？参与开发的人员现在是什么情况？上次开发与这一次开发在需求上有多少更为急迫的要求和变化？尤其是最后这一条，一定要认真仔细地想一想分析一下，如果没有多少变化那为什么会感觉不完善，如果职能需求变化太大是不是因为

最初的需求分析做得不够好？

总之：MIS系统开发过程中的系统分析工作与其它软件开发过程中的系统分析工作一样重要，是软件工程的一个重要步骤和组成部分，只有充分重视并认真进行系统分析，才能保证整个MIS开发工作的顺利展开，最终在人员、时间、金钱上获得收益，达到MIS开发的最终效果。

翟宗军

2012年10月14日