CAD文件命名及电子文件归档要求
CAD文件命名及电子文件归档要求
编制单位：河南省城市规划设计研究院有限公司
建筑综合设计二所
版本号：2014-01
编制日期：二〇一四年四月
CAD文件命名标准
为规范CAD制图标准，保证各个专业相互配合，特制订本标准。以下是本所默认的CAD文件命名及图纸编号规范。若非经过项目负责人批准，任何项目均参照以下规范执行。
在文件夹及文件名中建议不要使用特殊字符或空格，可以使用下划线(_)。
一、项目文件夹命名
一般情况下，当项目开始设计时，设计人员应在个人目录下建立相应规范的文件夹，和本项目相关的所有资料、图纸、往来文件均应集中存放，以方便查找。
方案图、施工图归档时，由项目负责人按照合同号建立本项目文件夹，各个专业文件集中归档。
示例：
13JZ-208正商学府广场施工图
11J-85-T汝州体育中心_体育场施工图
11J-85汝州体育中心方案
二、CAD文件命名
1、标识符
说明：上述各类在项目中并非需要全部采用,视具体项目调整，如需增加类别，请咨询项目负责人。
2、文件命名
示例1：
建筑平立剖
示例2：
3、CAD文件命名的关系参照
电子文件归档要求
为规范电子文件存档，保证后期调阅文件的准确性，特制订本标准。
各设计人员、专业负责人、项目负责人应认真落实归档要求，归档的质量由所领导进行不定期抽查。
一、归档内容
1、个人归档
设计项目相关资料均应及时归档。和甲方往来文件以及个人工作文件请自觉及时在所文件服务器上个人目录存档。
阶段性完成的文件，如方案汇报、施工图发甲方审核等文件应在所文件服务器上个人目录存档。
正式交付甲方的方案文本、报批图、初步设计、施工图等也应在所文件服务器上个人目录存档。
项目进行过程中发生的各类设计变更、技术核定单等文件应在所文件服务器上个人目录存档。
2、项目负责人归档
正式交付甲方的方案文本、报批图、初步设计、施工图等由项目负责人收集全所有专业的施工图图纸、计算书、计算模型等，统一交所资料员归档。
项目进行过程中发生的各类设计变更、技术核定单等文件由各个专业负责人协助项目负责人在规定的时间内，统一交所资料员归档。
二、归档时间
1、个人归档
和甲方往来文件以及个人工作文件，应当天在文件服务器上个人目录存档。
阶段性完成的文件，应当天在文件服务器上个人目录存档。
正式交付甲方的设计项目，归档时间原则上应在项目出图后当天在文件服务器上个人目录存档
项目进行过程中发生的各类设计变更、技术核定单等文件，应当天在文件服务器上个人目录存档。
2、项目负责人归档
正式交付甲方的设计项目，归档时间原则上应在项目出图后七天内交所资料员归档
施工图审查、消防审查等相关变更资料，在七天内时，统一交所资料员归档。
各类设计变更等相关项目资料，在年底或项目结束时，统一交所资料员归档。
三、典型项目归档示例
1、个人归档
个人存档目录名称可参考：
\\home\项目方案图发甲方
\\home\项目审查意见回复
\\home\项目施工图存档
2、项目负责人归档
项目示例1：
\12JZ-206濮阳丽景上品_施工图\
├─效果图
├─图纸审查意见&回复
├─1#楼
├─2#楼
├─3#楼
……
└─计算书
├─节能计算书（含模型）
├─结构计算书（含模型）
├─给排水计算书
├─暖通计算书
└─电气计算书
项目示例2：
\11J-85-汝州体育中心_体育场施工图\
├─效果图
├─图纸审查意见&回复
├─建施
├─结施
├─混凝土部分
└─钢结构出图
├─水施
├─暖施
├─电施
└─计算书
├─节能计算书（含模型）
├─结构计算书（含模型）
├─混凝土部分
└─钢结构出图
├─给排水计算书
├─暖通计算书
└─电气计算书
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储
电子文件归档与电子档案管理
电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配
套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。
文件命名规范
文件命名规范 对一般办公文件来言，规范文件、文件夹命名如下。 一、文件的命名规范 文件命名的结构：项目命名词（或项目编号）_文件命名词_日期_V版本号.文件后缀例如：Doc_PCPIS Proposal_20101112_V1.0.doc 文件名称由四部分组成：第一部分为项目名称或编号，第二部分为文件的描述，第三部分为当前文件的日期，第四部分为文件阶段标识加文件后缀。 如果是同一版本同一阶段的文件修改过两次以上，则在版本标识后面加以数字标识，每次修改数字加1；当有多人同时提交同一份文件时，可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别。 二、文件夹的命名规范 标准的文件夹命名结构：项目命名词(或项目编号)_文件夹名称_日期_日期。 举个文件夹命名例子：Prj_PC PIS Project_20101112_完成日期。第二个下划线后为空，等待工作结束时，添加工作结束的日期。 经过这样的命名，1、首先自己通过建立文件夹把文件进行整理和分类，便于自己的查找和使用；2、其次，在使用Windows的查找或者其他查询工具（如Everything）搜索的时候，会比较方便容易的查询出想要的文件；3、更重要的是，培养自己整理文件的习惯；4、四是可以知道文件的操作日期，这个日期可以是创建日期、修改日期。 为了更好的整理自己的文件，可增加了几个特殊的符号，用于标识不同状态的文件： 1、！（叹号）——标注重要的文件或者文件夹 2、#（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹 3、@（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹 对那些处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用，是作为文件命名的首字应用，如此一个文件夹中，标注特殊符号的文件会排列在一块，查找和使用起来会比较方便。 三、电脑桌面的清理 电脑系统里增加新的文件时，先把文件放在桌面，然后对收集的新文件进行处理，处理完成后，归档到不同的文件夹当中。如果需要持续多天进行处理的话，就一直放在桌面，直到处理完成。文件处理的过程，就相当于清理桌面的过程。 桌面的清理，每天都要进行，尽可能的把堆在桌面的文件清理掉。这些文件一般有两个归属，那些没什么价值的文件，直接删除；那些有些价值的文件，处理完毕后，归档到不同的文件夹当中。处理中的、待处理的文件，就堆砌在桌面之上，随时的警告自己，要尽快的处理，留给自己一个清洁的桌面。
电子文档归档管理规范
Q/X F 杭州市幸福机电科技有限公司企业标准 Q/X F021A—2010 电子文件归档与管理规范 2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司
前言 本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。 本标准的附录A和附录B为规范性附录。 本标准由技术中心提出并归口。 本标准起草部门：技术中心、综合办。 本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。 本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。
第一章总则 第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。 第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。 第二章电子文件归档与管理体系 第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。 第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。 第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。 第九条军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责组织项目组成员，按规定
推动当前电子文件归档工作的几点建议
推动当前电子文件归档工作的几点建议 （作者：__________ 单位： __________ 邮编：____________ ） 摘要：为推动当前电子文档的归档工作，笔者从电子文件归档方式和途径、组织协调和“两套制”归档等问题进行了探讨，并提出了相关建议。 关键词：电子文件归档工作 与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度 较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误 认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于立卷人不熟悉相关操作技术，容易产生畏难情绪。鉴于此,笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入 办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差 易损坏，因此归档方式的选择至关重要。 1?借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线 随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。 2.选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档 为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工 作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位之间的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文档信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条
公司电子文件归档与电子档案管理办法
公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures
公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
电子文档归档办法
电子文档归档办法 巴蜀江油燃煤发电有限公司现场指挥部电子文件归档与电子档案管理办法1.总则1.1 对电子文件的形成.积累.鉴定.归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累.保管和整理工作，工程部档案管理要进行指导与监督。 1.3 电子文件的管理由工程部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1.4 应明确规定归档时间.归档范围.技术环境.相关软件.版本.数据类型.格式.被操作数据.检测数据等，以保证电子档案的质量。 1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性.安全性和完整性。 1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容.相关说明及描述上保持一致。 1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2.2 收集积累要求2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确.可靠的标识关系。 2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
(技术规范标准)信息技术部各类文档命名规范
文档索引：NIAT-GF-MM-1213-04 宁波东大智能 文档命名规范 宁波柴天佑院士工作室 宁波东大自动化智能技术有限公司
信息技术部2010年12月13日
文档修订 抄送人：项目经理、客户经理、客户代表、项目组成员、SCCB（在项目实际应用时最好写明抄送人的姓名）
目录 一、部门规范 (5) 1.1数据库设计规范文档命名 (5) 1.2代码编写规范文档命名 (5) 1.3界面风格规范文档命名 (5) 1.4文档编写规范命名 (6) 1.4.1需求分析文档命名 (6) 1.4.2编码设计文档命名 (6) 1.4.3数据库设计文档命名 (6) 1.4.4操作需求文档命名 (7) 1.4.5功能设计文档命名 (7) 1.4.6软件详细设计文档命名 (7) 1.4.7软件测试文档命名 (8) 1.5软件视频命名规范 (8) 1.6用户手册文档命名 (9) 二、部门管理规范 (9) 2.1下厂任务单命名 (9) 2.2下厂总结报告命名 (10) 2.3软件功能验收文档命名 (10)
一、部门规范 1.1数据库设计规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的数据库设计规范文档。数据库设计规范规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+数据库代号+编写日期+ 举例：NIAT-GF-SJK-121301 1.2代码编写规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的代码编写规范文档。代码编写规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+代码代号+编写日期+序列号，中 举例：NIAT-GF-DM-121301 1.3界面风格规范文档命名 软件功能开发过程中，开发的软件要进行界面风格的统一，要遵循公司的界面风格规范文档。界面风格规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编 举例：NIAT-GF-JM-121301
电子文件管理考题
电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（ C ）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁 P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三
6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96
电子文件归档管理规定
电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套
电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
gbt18894电子文件归档与管理规范
国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3
背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility
GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则
GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
电子档案管理办法
ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行） 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。 第三条 基本术语解释 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存
放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章 管理体制和职责 第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。 第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。 第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。 第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文
项目文档命名规则跟格式要求
项目文档命名规则 编制：日期：____/____/____审核：日期：____/____/____ 批准：日期：____/____/____ XXXX公司 二零一五年五月制
历史记录
目录 1 目的 (4) 2 适用范围 (4) 3 术语和缩略词 (4) 4 规程 (4) 4.1 文档命名规则 (4) 4.2 配置项的版本标识 (8) 4.3 标签的命名 (9)
1 目的 本文的目的是定义各项目所有相关文档和CMM要求的过程文件的格式和规则，以及配置管理中对配置项和版本的标识。 2 适用范围 本规则适用于所有需求、设计等文档和过程文件。 3 术语和缩略词 无 4 规程 4.1 文档命名规则 1组织标准软件过程文档编号 (1)过程文件格式：XXX-P-××，初始编号为：XXX-P-01，最大编号为：XXX-P-99。 (2)指南文件编号：XXX-G-××××，前两位××为指南所对应的过程文件编号。 (3)模板文件编号：XXX-T-××××，前两位××为指南所对应的过程文件编号。 2产品命名规范 (1)中文命名规范：中文全称V产品版本号。英文命名规范：首字母大写V产品版本号。3项目文档编号 (1)编号规则分三种： 1)单个文档：首字母大写V产品版本号-阶段英文缩写-文档名称英文缩写。 2)多个子文档：首字母大写V产品版本号-阶段英文缩写-文档名称英文缩写—流 水号。 3)周期性：首字母大写V产品版本号-文档名称/英文名称-八位日期。 (2)项目阶段及文档名称英文缩写，见下表：
4文档版本 (1)格式：V×××.×××，初始版本号为V0.1，最大版本号为：V999.999。其中， 草稿状态的版本均为V0.×××，例如：V0.1，V0.2……V0.999；而经过评审通过
(技术规范标准)电子文件归档光盘技术要求和应用规范
电子文件归档光盘技术要求和应用规范 1 范围 本标准规定了电子文件归档所用CD-R/DVD±R光盘的主要技术指标，光盘标签，光盘数据刻录及备份要求，性能检测、保存及使用要求，三级预警线设置及数据迁移策略。 本标准适用于我国档案部门电子文件的光盘归档和管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理 GB/T17678.2-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB/T 2828.1-2003 计数抽样检验程序第1部分:按接收质量限(AQL)检索的逐批检验抽样计划 JGJ25-2000 档案馆建筑设计规范 ISO11799:2003(E) Information and documentation —Document storage requirements for archive and library materials 飞利浦，索尼“橙皮书”：Compact Disc Recordable System Description（Dec 1998） ECMA-349（ISO/IEC 17344）Data Interchange on 120 mm and 80 mm Optical Disk using +R Format - Capacity: 4,7 and 1,46 Gbytes per Side（June 2004） ECMA-359（ISO/IEC DIS 23912）80 mm (1,46 Gbytes per side) and 120 mm (4,70 Gbytes per side) DVD Recordable Disk (DVD-R) (Dec 2004) 中华人民共和国新闻出版行业标准CY/T 38-2001 可记录光盘（CD-R）常规检测参数 中华人民共和国新闻出版行业标准（审批中）可记录光盘（DVD±R）常规检测参数 3 术语和定义
电子文件归档与整理
电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 ?电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。?电子文件的基本特征： ?第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 ?第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 ? 二、电子文件的种类 ?电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： ?（一）按电子文件的信息存在形式分类 ?1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 ? ?2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 ?3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 ? ?4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 ?5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 ?6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 ?7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 ? ?（二）按文件的功能分类 ?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文
电子文件归档管理办法
电子文件归档管理办法 第一章总则 第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。 第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。 第三条基本术语解释 （一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。 （二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （三）真实性 指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （四）完整性 指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。 （五）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （六）逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 （七）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 第二章电子文件归档的管理体制和职责 第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。
第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。 第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。 第三章电子文件的收集 第八条收集围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。 （九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 第九条收集要求： (一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在容及相关描述上保持一致。 （二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
信息技术部各类文档命名规范
信息技术部各类文档命名规范
文档索引：NIAT-GF-MM-1213-04 宁波东大智能 文档命名规范 宁波柴天佑院士工作室 宁波东大自动化智能技术有限公司
信息技术部2010年12月13日
文档修订 抄送人：项目经理、客户经理、客户代表、项目组成员、SCCB（在项目实际应用时最好写明抄送人的姓名）
目录 一、部门规范 (6) 1.1数据库设计规范文档命名 (6) 1.2代码编写规范文档命名 (6) 1.3界面风格规范文档命名 (6) 1.4文档编写规范命名 (7) 1.4.1需求分析文档命名 (7) 1.4.2编码设计文档命名 (7) 1.4.3数据库设计文档命名 (7) 1.4.4操作需求文档命名 (8) 1.4.5功能设计文档命名 (8) 1.4.6软件详细设计文档命名 (8) 1.4.7软件测试文档命名 (9) 1.5软件视频命名规范 (9) 1.6用户手册文档命名 (10) 二、部门管理规范 (10) 2.1下厂任务单命名 (10) 2.2下厂总结报告命名 (11) 2.3软件功能验收文档命名 (11)
一、部门规范 1.1数据库设计规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的数据库设计规范文档。数据库设计规范规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+数据库代号+编写日期+ 举例：NIAT-GF-SJK-121301 1.2代码编写规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的代码编写规范文档。代码编写规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+代码代号+编写日期+序列号，中 举例：NIAT-GF-DM-121301 1.3界面风格规范文档命名 软件功能开发过程中，开发的软件要进行界面风格的统一，要遵循公司的界面风格规范文档。界面风格规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编 举例：NIAT-GF-JM-121301