物料管理规程

目的：对原材料进行规范化管理

范围：所有进公司的原料、辅料、包装材料

职责：仓库、质量检验部、供应部对此程序负责

规程：

定义：本规程物料是指：原辅料、中间体、成品及包装材料，成品单列文件管理。1．原辅料及包装材料的采购

1.1 供应部从质量部门获得的质量标准，作为寻求供货单位的依据。供应部应注意从供货单位收集标准和方法，以便化验室进行比较和核对。合格的采购员应掌握本公司主要物料的质量规格。

2. 工作程序

2.1初步选择

2.1.1供应部根据化验室提供的质量标准和供货单位能达到的标准进行对照,如达到标准或基本达到标准，则应了解供货单位的概况，包括供应商生产二证（营业执照、许可证）、产品工艺路线（流程图）、设备、工艺卫生状况、质量管理机构、工厂信誉等等，并根据这些基本情况对供货进行筛选。

2.1.2取样及检验向初选合格的工厂索取小样，送化验室化验。或将本公司的质量标准交给对方，让对方按标准检验，看是否达到标准。

2.2质量审计

小样检验合格，初选过程中收集的资料以表明供货单位很可能成为本公司依赖的供货商时，化验室会同供应部将按质量审计的要求对供货单位进行正式调查，即质量审计。

2.3工艺验证

从质量审计结果满意的单位采购少量，例如能生产1~3批成品的相应量的原辅料或包装材料，进行工艺验证。用它们制1~3批成品，注意观察加工过程中可能出现的偏差，将成品和正常生产的产品进行对照检查，并比较结果。必要时应进行产品贮藏稳定性的考察。符合质量要求者，可判为合格。即该单位可成为本公司质量认可的供货单位。化验室应将审计结果及时向供应部通报。

2.4 合格供应商的采购

生产部结合库存的情况（每月仓库应向生产部抄报库存报表），下达采购计划经审批程序交供应部门。供应部按质量要求和数量签订合同后，即要求对方提供产品检验报告单，此报告单应提前或同货物一起送达仓库管理员手中。（合同需报集团公司审批，祥见第4条）

3 . 采购价格的控制

3.1 生产物资采购价格的控制

3.1.1 凡进行物资的采购，首先进行询价或者由供应商报价，对所报价格进行详尽的分析，追踪其成本结构的合理性，采集相关的价格信息，比质比价，择优进行价格谈判。

3.1.2进行以质量和价格为中心的商业谈判、减少价格失误的风险应考虑到以下几方面：

* 供应商成本与报价的合理性，

* 与国内行情、进口价格的比较，

* 批量价格因素，

* 长期合作因素、销售服务措施因素，

* 运输与结算条件的因素。

3.1.3首次谈判商定的价格由采购员填写《原材料采购询价单》，并获得上级主管的批准才能实施。原材料价格调整时，采购员应核实真伪并填写《原材料价格调整审批单》)，获得上级主管的批准后方能实施。

3.1.4 供应商调整价格应提供以下资料：

* 调价前后主要原材料进价发票复印件，

* 新价格成本核算明细，

* 供应商要求调价的公函，

* 其它能支持调价的文件和相关资料。

3.1.5 常年使用的物资，每年进行一次系统的询价和报价，以便采集价格资料和相关信息以支持对采购成本的控制，决定对现有供应商的再谈判或者更换新的供应商。

3.1.6 对于长期供货的供应商的原材料价格，记入供应商档案留存。

3.2 备品备件采购价格控制

3.2.1 此类物资的采购应使用《购物申请单》，由需用购买部门填写并征得部门主管的批准和采购部主管的签字认可。

3.2.2 依照《购物申请单》上的询价要求，由采购员负责实施，应提供2－3个供应商的报价，再进行质量和价格的谈判以便确定进货渠道。

3.3 首次购买的物资价格作为价格资料留存，再次采购同品种时，上述价格将作为可比性价格参考，并作为价格谈判基础。

3.4 经多次供货被认为质优价廉、服务好的供应商，可以建立长期的供需关系以稳定进货价格，抑制成本的增加。

3.5 属于固定资产范畴内的物资购买（比如设备），除获得部门主管和具有相应审批权的领导批准外，还应提供固定资产单。

4．原辅料的接收、编号:

4.1 检查、接收

原材料进库，由仓库管理人员按货物凭证或合同协议核对以下内容，但不限于此：4.1.1检查供货单位是否为质量管理部门所列“主要物料供应商名单”中的单位，若不是，仓库管理人员应拒绝接收物料。

4.1.2 仓库管理人员应接收物料供方的检验报告单，除非供方的检验报告单此前已经通过传真或其他方式到达化验室，若不是，仓库管理人员应拒绝接收物料。

4.1.3 检查物料外包装，应无破损、受潮、水渍、霉变、鼠咬、虫蛀的痕迹。

4.1.4 固体原辅料必须是双层包装，封口严密。每件包装上应标上（贴上）明显

标志，注明品名、批号、规格、数量、生产厂家等，并附有产品合格证。

4.1.5 液体原辅料的容器应封口严密，无启封迹象，无渗出或漏液，标上（贴上）明显标志，注明品名、批号、规格、数量、生产厂家等，并附有产品合格证。

槽车到货应有清洗证明或清洗合格证，为确保无来自槽车所致的交叉污染，供应商应使用专车运送，仓库管理员在初检时应记录车牌号，并与供应商提供的专用车牌号对比，以确保为专用车。必须要对应每车物料抽样检验，合格后方可放行

4.1.6核对包装材料是否和质量部门核定的标准相符。

4.1.7核对包装材料是否清洁，无污染，无破损，标签是否完好，凡不符合要求予以拒收。

复秤物料数量，是否与其包装规格一致，做好复秤记录；初验合格后，置待检区（或下至合格区内用黄色带子围起来以示待检），仓管员按照物料编号原则编制物料批号，应注意对纯度（含量）要求敏感的物料和需对产品进行首检的物料，新的批号要与供方的批号一一对应。仓库保管员填写“物料请检单”送检，化验室派员取样。

5．原辅料的抽样检验:

5.1 抽检取样

5.1.1袋、箱包装原料

厂质检部化验员收到仓管人员的请验单后,取样人员先按请验单上货物名称、件数先填写取样证,计算抽样件数,如果总件数n≤3时,逐件抽;n为4--300时,按√n +1件抽;n≥300时,按(√n)/2 +1 件抽验。按待验货品,带取样工具和容器,按抽样件数随机取样混匀;取样后重新封好包装,贴上取样证及填写原辅料取样记录。5.1.2 散装液体原料

凡是用液体槽车运输送货的原料如辛醇和乙醇等 ,槽车运输到厂后,要先抽验,检验合格后才卸货进库,不合格立即退货。槽车运输的液体原料在仓库里不设立待检区,必须检验合格才进库, 仓库不存在不合格的槽车运输的液体原料。检验合格后做好记录。检验不合格除立即退货外, 也须如实做好记录,包括品名、数量、批

号、生产厂家、供应商、采购人员等。

5.2 检验

检验人员按照原辅料的检验规程及标准对待检样品进行检验。另外每年应至少对主要原料按厂家报告单的项目做三批的全检，并将结果与供应商的检验报告比较以检查供应商检验报告单的可靠性。

5.3 批准、拒绝

根据化验结果,出具化验单, 并按货件数由QC制作绿色合格证或红色不合格证，每个制作好的合格证或不合格证由QA盖章后，送仓库。

6．原辅料入库、库存及发放

6.1 入库

根据化验结果,仓管员除下待检区的黄色栏绳和待检牌, 在货物上逐件贴上合格证或不合格证, 按要求将合格品与不合格品划区堆放,分别以绿色(合格)或红色(不合格)绳围栏,以防混用。检验合格的原辅料入库后由仓库管理员填写库存货物卡和分类帐并签字,采购员核对后在“送货人/领货人”一栏签字，并经第三人复核并签字。入库完毕.库管员及时按批号做好入库台帐，记录收发结存情况。不合格的原辅料要隔离存放, 通知供应部与生产部门或供应厂家,研究处理办法或者退货。并建立不合格原辅料台帐汇总,包括进厂日期、品名、规格、批号、数量、来源、不合格项目、采购人、处理情况等

6.2 分区分仓库存

固体原辅料与液体原辅料应分仓贮放,而易燃、易爆、毒性大、腐蚀性强的原辅料的贮存应有安全措施。货物堆放应离墙、离地、货行间都必须留有一定的距离,以能执行先进先出的发料次序为原则。

6.3 仓库环境卫生

仓库必须保持干燥、清洁、通风和适宜的光线,并防鼠、防虫,仓管员应每天记录仓库的温、湿度。

6.4 物料领发

原料仓库管理员按质检部的原料质量报告单和合格证，对符合使用的原料进行发放。由于包装材料不是每件粘贴合格证，在仓库发放包装材料时，需同时发放包装材料的COA复印件至车间。物料的发放执行先进先出、取样先出、近期先出的

次序原则，当三者同时出现时，顺序执行近期先出、先进先出、取样先出的原则。每次发料之后，仓库保管员要在货位卡上和台帐上填清货物去向、结存情况等内容。发料前应复检存量，如有差错，应查明原因，并报质量部检查员做出处理意见后，确认无质量风险后方可继续发料。否则，应终止发料，直到查清原因，及时处理，确认无质量风险。不合格的原辅料内包材不得发放使用，由仓管员按《不合格品处理规程》及时申请处理，并记录备查。

6.5领用

6.5.1车间领料员根据生产计划填写原料领用单，由车间主任批准；

6.5.2仓管员根据生产车间填写的领料申请单进行备料；

6.5.3仓库所发物料包装要完好,每件都附有合格证,并有检验报告单或抄件,标签与物料一致（散装原料如B1、乙醇，其合格证贴在贮罐上）；

6.5.4发料时应以先进先出为原则,按规定称重计量,填写称量记录,发料人及领料人均需在需料送料单上签名；

6.5.5如果原材料从原装容器转入另一个容器，新容器需适合包装该原材料，新容器需标有：物料名称，批(编)号，新容器中材料的重量或体积，用于生产的制品批号、处于工艺中的步骤，重新包装的日期，包装人。

6.5.6每次发送料后,仓管员要及时填写原辅料台帐和库存货位卡；

6.5.7车间领料员将所领原料和领用单进行对照，领用单上原料批号（和其它内容）应和原料的合格证上批号一致；

6.5.8 原料到达车间后，领料员将原料放在指定位置；

4.5.9 领料员将新领原料的领用单夹放在车间岗位记录台上，取回上一次的领用单，妥善保存便于查对；车间投料员投料时应核对领料单上的批号和物料包装上合格证的批号是否相同；

6.5.10 当原料批号更改时（前一批的原料已用完，新一批的原料开始领用），领料员有义务提醒投料员，并核对其投料记录。

6.5.11 批记录审核者（根据日期）核对投料记录和领料记录是否相符。

6.6 盘点

仓库要进行月查季盘,查安全隐患、查原料质量、查温度湿度等是否符合贮存要求,查是否超有效期（或复测期）等。仓库每季度组织一次盘点,以便考核检查仓

管人员的工作,按时报表。

7．物料复检

易变质的原辅料及贮存期超过规定期限的原辅料,必须抽样复检合格后方能发放。进入复检期的原料放入待检区。

由于大贮罐里的液体原料如乙醇.甲苯等, 不可避免地存在新旧货混合情况,故应对贮罐里的液体原料进行定期（一般为半年）复检。如果存在复检结果与进货时检验结果有差异的情况(在合格范围内),就要等到原辅料彻底用完后对贮罐进行清理,再准备购进下一批货物。复检不合格的另作处理。

8．退库

8．1．物料使用部门领料后，发现错领、多领或物料质量不达标，均可办理退库手续；生产周期结束，多余的原料也可办理退库手续；

8．2．物料退库必须办理有关手续，由物料领出单位提出申请，说明退库的品种、数量及退库原因，经仓库主管批准后方可办理退库手续；

8．3．退库的物料必须保持原包装、质量不变，原包装破损、物料已经被污染

的不得办理退库手续；

8．4．退库时，退库部门应与仓库管理人员核对品种、数量，办理入库手续，

双方签名生效；

8．5．退库的物料应存放在指定的位置，有明显的标志；

8．6．仓库管理员应及时登记退库物料的品名、数量、退库原因退库单位、退库经手人等；

8．7．对于多领或生产周期结束多余退库的物料，应由原退库单位优先领出。

9．分批管理

尽量要求供应商每次提供单一批号的原料，如果出现多个批号一起购进的情况，应对每个批号进行分批编号、分批取样、分批检测、分批报告等。

10.中间体采用分批、定置管理，分为一般区存放和洁净区存放。特殊情况下（如计划性检修）可采取入库再发放流程，一般不做进库管理。

文件评审记录

附表

附表

MS-MM-002-03-RD-02

****化工有限责任公司

一

式

两

联

：

第

一

联

请

检

单

位

（

白

色

）

第

二

联

化

验

室

（

绿

色

）

附表：

MS-MM-002-03-RD-03

收料单

MS-MM-001-03-RD-04

生产领料单

领料车间：批准人：日期：

MS-MM-001-03-RD-05

材料配件申购单

年 月 日

申购单位： 仓库确认： 审核：

MS-MM-001-03-RD-06

*****化工公司 年 月份采购计划表

说明：只填写原辅料和包材 填表人： 年 月 日

注：具体到货时间以实际用量及库存为准

第一联：存根

第二联：采购

**化工GMP 文件

物料管理规程

MS-MM-001-03-RD-07

物料状态牌

**化工GMP文件

**化工GMP文件

MS-MM-001-03-RD-10

年月原材料财务报表

制表人：审核人：物料管理规程

MS-MM-001-03-RD-11

入库台账

物料管理规程

MS-MM-001-03-RD-12

出库台账

物料管理规程

MS-MM-001-03-RD-13 MS-MM-001-03-RD-13 物料标签物料标签物料名称：物料名称：

物料批号：物料批号：

空桶重：空桶重：

毛重：毛重：

净重：净重：

MS-MM-001-03-RD-13 MS-MM-001-03-RD-13 物料标签物料标签物料名称：物料名称：

物料批号：物料批号：

空桶重：空桶重：

毛重：毛重：

净重：净重：

MS-MM-001-03-RD-13 MS-MM-001-03-RD-13 物料标签物料标签物料名称：物料名称：

物料批号：物料批号：

空桶重：空桶重：

毛重：毛重：

净重：净重：

MS-MM-001-03-RD-14

说明：一式两联，带复写功能，第一联白色，第二联红色