物业管理信息系统的分析设计

物业管理信息系统的分析设计
陈晓芳
(福建行政学院信息管理系福建福州 350002
摘要:本文从物业管理的必要性入手 ,系统分析设计了在物业管理中应具备的信息收集、存
贮、处理、传输、交换等功能模块。
关键词:物业管理;信息管理;系统设计
) 作为一种新兴产业 ,物业管理适合现代人的居住理念已
昭示出巨大的发展潜力 ,并在中国得到了广泛的认同。物业
管理的含义也从住宅小区的管理 ,扩大到包括各类办公楼宇、
商业中心、旅游酒店以及学校、医院的管理。
物业管理公司大都存在着业务覆盖范围广、客户数量多
等特征 ,需要处理相当多的大量长期繁琐的日常工作。而要
高效、正规地进行物业管理 ,就必需引进计算机技术 ,这样才
能在物业管理中形成良性循环 ,提高工作效率。
在物业管理中 ,计算机能帮助物业管理公司处理大量数
据 ,非常方便地进行文件资料的存储、处理、传输、打印、分析 ,
实现信息的共享与高速交换 ,从而提高工作效率和服务水平 ,
让物业管理走向正规化、程序化、决策科学化 ,同时引入计算
机能更好地宣传企业形象、提高企业声誉。总之 ,对于整个物
业管理发展来讲 ,物业管理的计算机化、信息化是一个势在必
行的趋势。一、物业管理信息系统系统定位
21世纪的物业管理将从分散型向集约型发展 ,通过物业
管理市场化、优胜劣汰及企业的调整重组 ,将形成一批具有一
流管理水平的大中型物业管理公司。同时随着物业管理公司
的规模不断扩大、管理结构的日益庞大、管理难度的加大 ,迫
切要求采用扁平化的信息传输机制、实现共享资源的可利用
率及辅助 ISO9000全面高效运行 ,以此来提高物业管理效率。
在这种背景下 ,笔者试图站点一个现代物业管理者角色来分
析大型物业管理公司的业务过程 ,并参考了大量物业管理公
司的优秀经验和管理智慧 ,采用开发性、维护性较强的技术平
台 ,分析设计集团化物业管理公司的物业管理信息系统。
本系统从以下四个层次满足专业物业管理公司、新建小
区或大厦的发展商、大单位的物业管理部门或后勤部门不同
人员的需求:
1、业务处理:用于基层办事人员 ,如收款员、管理员、保安
员、维修员等 ,包括各种物业档案、台帐等数据的录入、查询;
每月各种收费数据的录入、计算、打单;日常工作日志及数据
的录入、查询。
2、运行控制:用于基层干部 ,如管理处的财务经理、物业经理等 ,日常工作(设备保养、维修、保安巡逻、清洁)的调度、
工作进展的定期考评与分析、事件提醒等。
3、管理控制:用

于管理处主任及公司管理人员 ,如收费结
果统计比较、设备完好率统计比较、安全达标结果统计比较
等。
4、战略计划:用于公司最高领导决策层 ,包括企业发展战
略的分析、新市场开发分析及人力资源政策分析等。
二、物业管理信息系统的设计特点
1、无纸化管理
应实现物业管理各种文件在电脑上的编辑、发送、接收 ,
在电脑上取代以往的人工报审 ,有纸操作;提供一个足够开放
的平台 ,实现充分的数据共享和内部通讯。如对于内部的多
个部门以及分布在不同地方的多个管理处 ,可以突破层次和
部门分隔导致的沟通障碍来实现信息的实时共享。
2、灵活方便的万能查询功能
对于用户来讲 ,查询的要求是千变万化的 ,为了适应用户
的这种要求 ,系统应支持对所有的事件记录、费用数据等进行
检索、统计、总览 ,从而对日常管理的计划、控制和决策起到实
际的支持作用。3、敏感数据修改的日志跟踪和分级的权限控制
对应保密或较敏感的数据修改提供跟踪 ,能清楚地记录
数据每次更改的情况(更改人、时间、值、数额等) ,提供敏感数
据更改的依据。根据操作人员的不同限 ,财务经理有权修改
费用单价 ,收费员只能录入读数进行计算 ,管理处的工作人员
仅能看到本管理处的数据。
4、形象丰富的决策分析
系统快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印
系统 ,使各种数据的统计汇总、分析表格一应俱全 ,物业公司
的领导可以随时查阅最新的详细情况 ,并依次快速、准确地做
出决策。
三、物业管理信息系统的平台及开发技术
根据当前物业信息化走势以及参考多个物业开发的项目
经验 ,经过充分的论证和比较 ,选用Micros oft 公司的系统和开
发平台并采用BP S结构来提供应用。 1、软件平台
3 WINDOWS2000
Windows2000是一种可以在网络环境中用作客户和服务
器的多功能操作系统。它是主从结构、可靠、稳定且安全的系
统平台 ,是为具有大型业务系统的机构而设计的一种强大的、
多用途的服务器操作系统。
● Micros oft SQL Server2000
Micros oftSQLServer是一个高性能的关系型数据库管理系
统 ,它具有客户机P 服务器体系结构、图形化的用户界面及丰
富的编程接口工具。
2、开发平台
物业管理信息系统的软件开发主要运用Micros oft 公司的
VisualStudio开发。它不仅是创建浏览器P 服务器应用的最佳
方式 ,而且也是创建其它类型应用(如非数据库应用、 OLAP应
用)的一个极为优异的环境。
3、设计思想
本系统的设计采用了 Micros oft DNA 思想 ,系统构建在多个逻辑层或物理层之上。WindowsDNA的核心是网络和客户P
服务

器应用发展模型的集成 ,该系统通过一个公共对象模型
实现。WindowsDNA 使用一套通用的服务集 ,如构件、动态
HTML、网络浏览器和服务器、脚本、事务处理、信息序列、安全
性、目录、数据库和数据存取、系统管理以及用户界面。这些
服务以统一的方式公开于各个层面 ,供应用程序使用。
四、物业管理信息系统功能结构图
物业管理信息系统功能分析
(一)小区介绍
1、小区简介:将小区地址、区域面积及用户等资料登记入
档 ,使小区规划一目了然。
2、图片介绍:将物业特有的人文环境、地理交通、工程图
纸等输入到计算机 ,让管理的物业空间构思更立体化。
3、公共设施:齐备的公共设施 ,可随时查看其相关的负责
人或占地面积等信息。
4、规章制度:随时阅读公司的规章制度 ,严格员工的纪律
性和工作的合理性。
5、相关单位:记录与物业管理公司有联系的单位信息 ,提
供快捷的查询方式。
6、业主委员会成员:建立业主委员会成员的姓名、职务、
工作等资料的档案信息。
7、业主委员会会议:记载每次会议情况 ,为管理提供最可
靠的依据。
(二)楼宇管理
1、楼盘楼阁:输入包括编号、名称、地址、楼盘地区、地址、
面积、峻工、封顶日期等详细楼盘楼阁信息 ,并提供完善的查
询方法。2、单元:提供快速生成单元基本资料的功能。
3、单元变更资料:针对住户的入住变更信息进行登记、查
询、统计管理。
4、楼宇资源浏览:可查到所管理物业的单元信息、住户信
息等所有相关资料 ,并可进行各种等操作。
5、住户登记:建立业主、住户及住户成员的基本信息档
案 ,并自动统计整个物业的入住率、空置率、出租率等明细资
料。
6、住户验房登记:住户对房子结构的验收和意见以及房
管员的意见登记。
7、住户装修申请:对申请装修物业的业主 ,按照申请步骤
给予登记审批。
8、出入证件办理:住户出入的依据 ,防止不法人员的进
出 ,加强治安管理秩序。
9、住户查询:对于住户的所有相关信息均可进行指定查
询、模糊查询。
(三)财务管理
1、收费设定:系统可根据不同时期的政策规定 ,由用户自
己任意灵活设定相应的收费标准及方式。
2、表设置:登记物业所属的各种计量表的名称、类型、量程、倍率、单价等信息 ,并可直接对住户进行设置安装。
3、分摊设置:对住户应该分摊的各种费用提供包括按用
量分摊、面积分摊、等分摊方法 ,并可自定义对临时产生的分
摊费用进行预设(如电梯费等) 。
4、总表安装:采用 “树型结构” 形式定义各级总表、共用表
之间的关系更加迅速、简单

、明朗、清晰。
5、总表抄表:记录、查询所属物业每个总表、公共用表的每月读数。
6、用户抄表:对每一用户使用的各种表的进行读数记录 ,
系统应同样可提供与自动抄表系统之间的数据接口。
7、分摊运算:系统根据预设的分摊方法 ,抄表读数自动计
算出每一用户的实际分摊费用。
8、应收款:可查看任意时间段内客户的应收款项、收费项
目、各表读数、应收日期等全部资料 ,做到帐款清晰 ,一目了
然。
9、收款:对发生各种应收款项(如管理费、水费、电费、书
报费等)进行现金收款或银行划帐操作。
10、查询:全方位自定义查询功能。
(四)设备管理
1、设备登记:登记应条理清晰 ,其中应包括制造商、负责
人、使用部门等各种信息 ,以便查询及管理。
2、设备检查:检查各种设备项目、内容、结果的登记。
3、设备故障报告:周密的检查 ,故障得以及时解决的记
录。4、设备维修:将出现故障的设备进行维修护理 ,确保其能
正常运行工作。
5、设备保养:日常对设备的保养工作及完成情况 ,经过审
核后的情况登记。
(五)保安管理
1、保安资料:记录保安详细的档案信息。
2、工作安排:根据需要对保安各项工作的内容、时间做个
适当的安排。
3、执勤记录:保安工作情况的记录。
4、物品出入登记:对物品的进出进行记录 ,可防止不法分
子的非法行为发生。
5、交接登记:交班时的记载便于工作的有序进行。
6、来访登记:陌生客户来访记录 ,有效进行治安管理 ,可
随时监测 ,以防发生事件。
7、报案登记:案件发生后对整个事件进行调查 ,以便在处
理过程中提供有效的证据。
(六)系统管理
1、备份与恢复
2、用户权限管理
3、远程数据管理
4、系统操作日志
5、财务数据导出
6、公司设置
五、物业管理信息系统的运行环境
1、网络硬件环境: PII450、 256M以上机型的服务器 ,硬盘
剩空间10G以上;
2、网络软件平台:Windows2000或以上版本的网络操作系
统;
3、数据库软件:MSSQLServer2000数据库系统;
4、工作站的软件环境:Windows98P 2000 +浏览器