办公室事务管理剖析

办公室事务管理

学习目的

本章重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。

4.1 办公环境管理

4.1.1 办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

4. 1. 2 办公室环境管理的原则

方便→舒适→和谐统一→安全。

想想看：办公室的七大效率杀手有哪些

1、空气杀手；

2、光线杀手；

3、声音杀手；

4、空间杀手；

5、设备杀手；

6、文件杀手；

7、职能杀手。

4.1.3 办公室的布局与布置

（1）布局

①封闭式布局。

封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。

②开放式布局。

就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

（2）办公环境布置

①布置要点

* 营造一个安静的工作环境；

* 保证良好的采光、照明条件；

* 合理安排座位；

* 力求整齐、清洁。

②布置的原则

*采用一个大间办公室。

* 使用同一大小的桌子。

* 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。

* 采用直线对称的布置。

* 主管的办公区域需保留适当的访客空间。

* 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。

* 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。

* 全体职员的座位应面对同一方向布置。

* 常用的文件与档案，应置于使用者附近。

* 应保持公共空间和私人空间的独立。

* 桌与桌之间应留有一米左右的距离。

* 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。

* 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。

* 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。

考考你

1、怎样优化办公设备？

* 配备合适光源

* 选择理想的办公桌椅

* 安装隔音设备

* 选择合适的屏风、窗帘、档案柜

* 调节合适的空调温度

* 合理放置办公设备

2、怎样美化办公环境？

* 办公室装饰

* 办公室绿化

4. 1. 3 办公室的视觉环境管理

1、办公室内的覆盖物

（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。

2、照明

（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设计。

光亮设计的原则：

避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。

4. 1. 4 办公室的听觉环境管理

听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.

* 消除噪音的来源。

* 用吸音的材料以减少噪音的影响。

* 适量音乐的播放。

4. 1. 4 办公室的空气环境管理

1、温度：最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。

2、湿度：最适宜的湿度为40%~60%。

3、空气流通：每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。

4、空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。

4. 1. 4 办公室的保健与安全环境管理

1、保健

＊定期健康检查＊灌输卫生知识。

＊采取疾病预防＊保持环境整洁。

＊推行健康运动＊举办康乐活动。

2、安全管理

＊防盗＊防火＊防止意外伤亡

4.2 日常安排与管理

4.2.1 约会安排

1.约会安排的基本原则

（1）按领导的工作规律和生活习惯安排

（2）区分轻重缓急，合理安排

（3）弹性安排，留有余地

（4）以需要为准，以适度为宜

（5）适当分担，各就其宜

（6）每天核对，以防疏漏

2.约会安排的方法

＊预先安排约会活动

＊记好日历和备忘录

＊提醒领导准时赴约

＊保证领导顺利赴约

＊做好约会前后的服务工作

3.约会安排的方式

＊电话约会. 书面约会. 当面约会.

4. 注意事项

＊配合领导的时间表；

＊不要让领导在出差回来当天安排约会；

＊不要在节假日安排约会；

＊重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；

＊订好或确定好约会的场所；

＊及时通知对方赴会；

＊提醒领导赴会；

＊适当保密；

＊处理好变更的约会。

4.2.2 时间管理

时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。

1、时间管理的要素

（1）强烈的时间观念。

（2）清晰的时间成本效益观念

（3）时刻牢记时效观念。

（4）定量控制自己时间的能力。

2.时间管理的分类

? 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；

? 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。

? 对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。

3、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。

（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。

（3）保持时间上的弹性。

（4）反省浪费的时间。

（5）保持时间利用的相对连续性。

（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。

（7）严禁事必亲躬。

（8）坚持从现在做起的信念。

（9）保留自我时间管理的最低批量时间。

4、秘书时间管理的方法

（1）ABCD工作法

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。

（2）时间表编制法

时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。

* 时间表大体可以分为五类:

①全年预计时间表;

②每月预订时间表;

③每周预订时间表;

④每日预订时间表;

⑤单项重要工作事项预订表。

* 时间表的编制方法

①根据需求确定编制时间的周期。

②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。

③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。

④按照时间顺序将任务排列清晰。

⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。

⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。

4．2.3 日程安排

1、日程安排的内容

（1）各种接待、约会。

（2）商务旅行活动。

（3）参加各类会议。

（4）到车间进行实地检查或指。

（5）组织的各类重大活动的安排。

（6）领导私人活动的安排。

2、日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾

（2）安排规范

（3）效率原则

（4）突出重点

（5）留有余地

（6）适当保密

（7）事先同意

3、日程安排的形式

年计划表、月计划表、周计划表、日程表

4、注意的事项

? 以记叙、说明为主要表达方式。

? 编写要留有余地。

? 所有日程安排都要应按领导的意思去办。

? 活动与活动之间要有一定的间隙时间。

? 要认真核查日程表，以提高工作效率。

? 对已处理完的工作，一般应注明结果。

5、日志系统

1）日志概述

日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。2）日志的方法

手工填写的工作日志

电子工作日志

技能训练

你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经

理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：* 上午举行董事会议，所有的经理都参加。

* 上午给参加员工培训课的新员工讲话。

* 中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。

* 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。

* 下午会见C公司的销售部经理张XX。

4.3 电话管理

4.3.1 接打电话的程序：

1.接听电话

2、拨打电话

4.3.2. 接打电话的原则与要求

* 表达规范、正确

* 礼貌热情，语气清晰和婉

* 语言简洁明了

* 保密

* 注意时间

4.3.3 接打电话的技巧

1、接听电话的技巧

◆要仔细倾听对方的讲话。

◆避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。

◆对方声音不清晰时，应该善意提醒。

◆转接电话，要分清情况，恰当处理。

◆如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。

◆谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。

2、拨打电话的技巧

（1）理清自己的思路

（2）立即表明自己的身份

（3）确定对方是否具有合适的通话时间

（4）表明自己打电话的目的

（5）给对方足够的时间作出反应

（6）避免与旁人交谈

（7）设想对方要问的问题

（8）不要占用对方过长时间

（9）拨错号码应道歉

（10）适时结束通话

电话记录单

4.3.4接听电话时特殊情况的处理

1、当领导开会时，处理电话可采取以下的方式:

* 转告对方会议预定在几点结束。

* 询问是否由自己这方重打。

* 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。

2、当领导会客时，处理电话可采取以下的方式:

最好先请示一下。如果领导不在单位时，原则上或请代理人接，或请对方留言。

关于办公室日常管理的通知

办公室日常管理办法目的及适应范围提高工作效率，保持良好的工作环境及氛围，树立良好的公司形象。本办法适应于公司全体同事。基本规定仪表着装上班时请着装整洁、得体；尽量避免夸张、暴露等不适宜着装行为规范 1.遵守考勤制度，实时实地签到； 2.上班后不私自外出，若有紧急事务处理及时向相关领导申请； 3.办公时间因私会客需和直管领导报备，时间尽量不超过30分钟；因私打电话尽量简短； 4.上班时间内办公室避免大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站；办公环境 1.避免将可能影响办公环境与工作无关的物品带入公司； 2.请保持办公环境清爽，个人所属的桌椅、设备、由各使用人自行清洁； 3.午餐请尽量外出就餐，若使用微波炉等设备餐后请收拾整洁；尽量避免味道过重食品； 4.下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），收好所有资料和文件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等；公共环境

1.请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴； 2.请不要在办公区域内使用非办公用电器（如电饭锅、电磁炉、电熨斗等）； 3.请把废纸、废物放入指篓，杯中剩水请倒入指定地点，请不要用饮用水冲洗杯子； 4.请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区； 5.请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动，?车辆请停至指定区域，不要随意停放。? 6.爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。? 惩罚措施人事行政部将不定期对本办法进行检查，并对检查结果上报上级领导。?对检查出的不符合规范的行为，要求予以纠正或整改。? 对违反规定的同事，根据情节轻重分别给予当事人警告、经济处罚、降薪、辞退的处罚。? 在上班时间（公司或办公地点）打架斗殴对当事人予以辞退。? 在公司内互相恶语吵骂，将对当事人每次罚款50元，情节严重者还将给予行政处分直至辞退的处理。? 工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次罚款5元。? 其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外，予以经济处罚20元；第三次违反，予以经济处罚100元，并在公司内通报批评。?

翻译办公室管理制度

翻译办公室管理规则一、翻译办公室的主要职责第一条、翻译办公室负责集团的和董事长的翻译支持工作。第二条、翻译办公室日常工作由办公室主任领导。第三条、翻译办公室的职责如下：（一）为董事长提供口译及笔译相关支持及翻译室人才内部选拔；（二）为集团各类重大外事活动提供口译支持；（三）集团相关文件笔译工作，收集整理国外行业产业政策信息；（四）评估把关集团高层支持性岗位人员的英语能力；（五）联系管理相应的第三方资源；（六）其他由董事长或董事长办公室安排的翻译工作。二、翻译办公室的人员安排和职责第四条、翻译办公室设有成员【】名，其中设办公室主任一名，负责翻译办公室的日常运作。翻译办公室设事务助理【】名，协助办公室主任处理有关翻译办公室的日常工作。第五条、翻译办公室主任负责以下事项：（一）接受董事长办公室主任或董事长安排的工作，并向董事长办公室主任汇报工作；（二）管理翻译办公室的日常工作，对事务助理的日常工作作出安排和指导；（三）接受事务助理的工作请示、汇报并相应作出安排；（四）同集团其他部门协调集团和董事长的翻译工作；

（五）批准采购翻译工作所涉及的服务、设备、器材；（六）负责评估集团高层支持性岗位人员的英语能力；（七）负责集团的英语能力培训，选拔翻译办公室事务助理；（八）负责集团和董事长文件的翻译和审定；（九）安排翻译办公室收集、整理并汇纂国外产业信息；（十）安排集团和董事长的文件翻译和口译工作；（十一）为集团和董事长的外事活动提供口译支持。三、翻译工作质量控制第六条、翻译办公室主任负责翻译办公室的工作质量控制。第七条、翻译办公室的书面文件翻译任务成果，应当由翻译办公室主任审定。第八条、翻译办公室应当制定翻译文件的复核程序。非经翻译办公室复核程序的，经翻译文件不得出具。第九条、翻译办公室应当定期安排本部门进行外语能力培训。如有必要的，翻译办公室可安排聘请外部专业机构进行培训。四、集团管理人员外语能力的考核第十条、翻译办公室负责安排集团管理人员的外语能力考核。外语能力考核应当包括外语读、写能力和听、说能力。第十一条、翻译办公室应当针对被考核人员的读、写能力和听、说能力分别制定具体的考核程序和考核标准。被考核人员的书面外语能力和口语外语能力均应当符合五、翻译办公室与其他部门的协调和保密制度第十二条、翻译办公室应当与董事长办公室下辖其他部门建立及时、高效的沟通机制。包括但不限于邮件、电话、即时通讯软件沟通等。

如何做好办公室管理工作

如何做好办公室管理工作办公室工作是企业决策的参谋部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企业的“中枢”、“耳目”和“窗口”，因此，做好办公室工作，对于提高企业工作效率具有十分重要的意义。如何才能做到既让上级领导认可又让各级部门员工满意，为单位提供优质的服务和后勤保障，给大家创造良好的工作环境和条件，进而搞好办公室工作，的确值得办公室管理者深思。想搞好办公室管理工作，就应当弄清办公室的工作特点。办公室承担着人事劳资、文秘、新闻宣传、会议筹备、接待、文件收发、档案室管理、办公用品采购、物业管理、车辆管理、电脑网站维护等工作内容。工作内容复杂繁琐，原则性却又极强，必须不偏不倚地执行领导的管理意图，从单位的实际出发，把握住大的原则和方向。所以我为办公室工作提出以下几点意见：一、完善和管理制度（一）要求办公室不断完善各项管理制度，将大的原则落实到各项具体规定中，凡事做到有章可循，实行静态化管理；（二）要在加强制度化管理上下功夫，好的制度要靠执行才能收到实效，才不会出现以权谋私、看人脸色、欺上瞒下的现象。

二、要有服务意识（一）员工服务：办公室的工作往往事关全局，办公室不做决策但服务决策，各种综合性、协调性、服务性工作贯穿始终，任务艰巨，责任重大。办公室在处理好日常事务的同时，应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来，不断创新服务的内容和方式，提高服务效率；否则，办公室工作就不能说是全面的、成功的和有效的。做好服务，就是要认真做好为领导决策服务，为各部门服务，为员工服务。（二）领导服务：全面、准确、及时地掌握企业实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，增强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议；真实反映基层情况，使基层的合理要求在领导决策中得到充分体现；准确体现领导意图，认真学习有关文件和领导讲话精神，不折不扣地完成领导交办的任务。三、注重效率和质量，不断提升自身素质（一）要加强机关办事效率。一定要养成今日事今日毕，急事急办，特事特办的习惯，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。（二）要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工，从外部来说面对的是省体育局各处室，其工作和服务质量的好坏不仅影响领导、部门、基层工作的运转，而且影响到企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此，我们努力把办公室的每项工作做到又好又快。

办公室日常事务管理办法

办公室日常事务管理办法一、总则：为加强公司行政事务的管理，使办公室管理系统化、标准化，保证各项日常工作有序开展，特制定本办法。二、适用对象：公司所有办公室工作人员（含各制造车间及各驻外办公室）。三、细则：（一）办公环境管理： 1、办公室环境卫生由所在办公室工作人员共同整理和维护。各办公室应组织人力定期（以工作日为单位）打扫，保持清洁的办公条件。 2、办公室工作人员应保持办公区域的整洁。办公用品摆放有序，不得在办公桌上放置与工作无关的物品；窗台、文件柜顶不得堆放杂物；墙壁上不得贴、悬挂有碍观瞻的物品；定期（以工作日为单位）清理垃圾。 3、办公室禁止吸烟。 4、在办公室应避免化妆、进食等不雅行为。 5、进出办公室时应轻声关门；不得在办公区域大声喧哗，在走廊、楼梯上行走时应放轻脚步。 6、本着节能减耗的原则，空调开放期间，应及时关闭门窗，休息时间（含午休）或长时间离开办公室时，应关闭空调、电灯和电脑显示器等；晚上加班期间（17：00以后），只保留工作区域的照明；下班后应及时关

闭空调、电灯和电脑显示器，关好门窗。本款所涉事务如遇特殊情况且经办人理由充足的，可作例外处理。（二）办公室着装管理：参照公司《工服管理办法》（三）办公用品管理： 1、公司办公用品由行政部统一采购、管理。 2、办公用品分类： ⑴、耐用品：参照《办公类资产管理办法》相关分类 ⑵、易耗品：第一类：办公文具类，如铅笔、圆珠笔（芯）、签字笔（芯）、白板笔、萤光笔、胶水、单（双）面胶、大头针、回形针、燕尾夹、文件夹、文件袋、笔记本、信封、便笺、涂改液、剪刀、钉书钉、纸类印刷品等。第二类：办公耗材类，如：墨盒、碳粉、复印纸、打印纸等。第三类：生活用品，如面巾纸、毛巾、纸杯等。 3、各部门需要申请办公用品的，应提报行政部（属耐用品，参照《办公类资产管理办法》相关规定办理；属易耗品，填写《办公用品申购单》，见附件1）汇总采购。 4、行政部根据各部门《办公用品申购单》发放办公用品（领用人须签字确认），并于每月中旬统计上月各部门办公用品费用。 5、申请和使用各类办公用品应遵循适用、节约的原则。笔类尽量更换笔芯；双面使用纸，不宜双面使用的，尽量用作草稿纸等；纸水杯一般只提供给来访客人使用。

学校办公室管理制度.doc

学校办公室管理制度办公室是学校的综合办事机构。它担负着对外接待、安全卫生、文字处理、电话、传真、信函收发、数据收集与管理、年度报表与简报等项工作。 1.坚持四项基本原则，积极参与教育教学改革，爱国、爱校、热爱本职工作。 2.待人热情，虚心听取群众的意见与建议，做到对待领导和群众一个样，对待生人和熟人一个样，对待校外客人和校内教职工一个样，对待其他单位职工和学校办公室内部职工一个样。 3.经常保持办公室、会议室内外卫生。办公室布置合理，办公桌上文件、材料放置整齐有序。 4.准时上下班，不迟到，不早退。工作时间内不得擅离岗位，因公外出，经部门负责人批准后，方能外出。 5.不在上班时间与人闲谈、喧哗，保持一个良好的工作环境。 6.认真学习有关知识，不断提高自己业务水平，不断提高办事效率和工作质量。 7.对自己分管的工作要认真负责，不推委，不扯皮，对人态度和蔼，一视同仁，树立良好的服务态度。 8.办公室人员除了日常自己分管的工作外，要随时接受学校领导临时安排的各种工作任务，保证令行禁止。 9.要注意办公室安全，下班前关好门窗，锁好办公桌和文件柜，

关好水源、电源等。 10.全体办公室成员必须严格遵守该管理制度。办公设备使用规定规定办公用品包括：桌椅、计算机、复印机、打印机、传真机、电话等。 1.办公用品属学校财产，使用时应爱惜和掌握正确使用方法。禁止暴力锤击或锐物刻划。 2.计算机、打印机等设备下班后必须切断电源。 3.计算机关机必须按程序正常关机，严禁非法操作;计算机停止使用时，计算机应用防尘罩盖住;严禁私自搬移计算机;严禁使用未经检测的计算机软盘和光盘。 4.禁止在计算机上玩游戏或未经允许上网(专业人员因工作需要除外)。 5.复印机、计算机、传真机应指派专人负责维护和清洁。 6.用打印机打印文本只能打印一份，如需多份应复印。 7.严禁打私人电话聊天。 8.因公需打长途者须经部门主管领导签字并作登记后方可在专门电话上拨打。 9.办公设备损坏应请专业人员维修，禁止非专业人员随意拆卸。办公室工作综述学校办公室是运用科学管理理论、技术、方法，发挥秘书职能，

浅论如何做好办公室行政管理工作

浅论如何做好办公室行政管理工作摘要：对于一个单位来说，办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况，决定了企业这部机器的最终运转情况。为了更好的维持企业的运转，就必须加强对办公室的管理，这时如何做好办公室的行政管理工作就显得尤为重要。常人眼中的行政文员看似只是每天整理整理文件和做一些繁杂的琐事，看起来是一份既体面又容易的工作。但事实并非常人所想、常人所见那样轻松那样完美。行政文员在工作中也有遇到挫折的时候，如何去面对和以什么样的一种态度去面对它显得至关重要。本文结合我在中水七局红星路项目担任办公室行政文员一职的工作经历，来阐述对如何做好办公室行政管理工作的一些看法。关键词：如何做好；行政管理；工作一、办公室行政管理工作的内容办公室行政管理在单位中，由于所处的特殊位置和它的工作性质，决定了众多职能，其中办公室行政管理和服务是它最基本的职能，也是办公室工作的立身之本，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，办公室务必明确办公室行政管理和服务的职能要求，优化办公室行政管理体系和工作运行机制，提高管理和服务的能力和水平。企业行政管理人员的主要工作内容包括： 1、做好办公用品及日常用品的采购、发放管理。月末办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备

以备不时之需，收集好各部门的请购计划并根据相关规定核算好价格后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，确保帐物相符。 2、做好各部门基础设备、设施维修管理。办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。 3 、做好文件档案的归档管理。据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用、传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 4 、做好文件资料收发、报送管理。文件资料收发、报送均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类上级单位信息应登记后及时传递给相关部门。 5、做好会议管理。会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作。 6、做好公章管理。公章管理必须严格审批手续，应坚持“先批准、后用章”的原则，使用公章事宜须报单位一把手批准后用章；用章登记，要求用章人员认真填写《用印登记表》，登记内容包括：编号、时间、用章单位或人员、用章事由（或文件名）、文件字号、用章数量等；严格控制将公章带出单位外使用，确因工作需要带出使用时，须经主要领导批准，并由印章专管人员携带外出使用。

办公室事务管理员岗位职责

办公室事务管理员岗位职责 1.搞好内外日常事务管理和接待工作. 2.负责本站各种会议服务和会议采访记者派遣安排工作. 3.做好内部文件材料的处理T.作和外来文件收发档案资料的管理. 4.拟定年度财务计划,按时按质完成月、季、年度财务报表,报本站领导参考,搞好财务管理. 5.对内部建设提出建议、计划和预算,经领导批准后组织实施. 6.做好单位值班、环境和资产管理. 7.实施对本站职工的考勤、考核及年度职工的民主测评工作. 8.组织开展社会公益和文体活动. 9.做好来稿登记和收回保管巳用稿件、及时计发稿费的批签工作. 10.兼负财务管理,搞好账务的H清月结. 11.负责对外联系工作,搞好各种统计材料的收集、整理、打印上报,完成有关部门布置和交办的任务. 12.提前做好稿件送审、当日出报的领取、稿费填写、计算、批签与发放及站领导交办的其他事项. 总经理助理岗位职责负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作. ?根据批准的采购计划,按时按量购进货品,要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利. ?负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作,确保质量和时间要求.

?对购进物品保存质保书、保修单,对使用中的问题负责,并及进与厂商联系解决. ?对购进物品做好移交验收工作,提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书. ?主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照,完成批文手续及出境手续等事宜. ?具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜,以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障. ?必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务. ?完成行政部部长临时交办的其他任务.

公司办公室考勤管理制度(钉钉版)

公司办公室日常考勤管理制度（钉钉版）为保证公司办公室正常工作运行，规员工的作息时间，格工作纪律和办公秩序；以规化管理和人性化管理为原则，公平公正、科学高效考勤管理针，制定本考勤制度。一、适用围本制度适用于公司办公室所有员工；本制度仅适用于钉钉考勤软件。二、名词解释 1、迟到：在规定上班时间后到岗为迟到； 2、早退：在规定下班时间前离岗为早退； 3、离岗：工作时间未经相关领导批准而擅自离开工作岗位为离岗； 4、旷工 4.1未经请假或请假未获批准而擅自不上班者； 4.2请假期限已满，未向上级续假或续假未获批准而逾期不归者； 4.3不服从调动和工作分配，未按时到新的工作岗位报到者；三、权限管理 1、人力资源部负责?钉钉系统维护及权限管理，考勤的日常管理、月度考勤统计及核算工作； 2、各部门负责人负责宣导、管理本部门人员的考勤工作； 3、全体员工应格按照遵守考勤管理制度，自觉接受人力资源部门考勤监察； 4、人力资源部依据钉钉系统中的考勤数据对考勤进行月度汇总，于次月5日前对各部门考勤情况发至各部门负责人核对，如有疑问者及时到人力资源部核实。四、考勤式 1、实施钉钉考勤打卡，员工入职第一天起开始打卡； 2、上班时间，监察人员实施不定期抽查，发现无故不在岗的一律按旷工处理，三次以上者按重违反公司规章制度处理，予以开除； 3、如遇在上班前停电或断网无法打卡的，由部门负责人提前向人力资源部说明情况，人力资源部以GPRS（个人手机流量）打卡作为考勤依据；否则按相关考勤规定处理。

4、上班时间要求所有在岗员工施行四次钉钉打卡（两次上下班），上班两次，下班两次，未按时打卡的将按照相关考勤规定处理。五、考勤时间上班时间规定：上午9:00-12:00 下午14:00-18:00，日打卡4次。每实行5天工作制度（特殊情况特殊计算）。六、迟到、早退、忘打卡、旷工的管理 1、迟到、早退 1.1员工如无工作原因而超过规定上班时间未能到岗的，晚到10分钟以视为迟到；晚到30分钟以上视为旷工； 1.2考虑到市区修建地铁及高架桥，多条路段交通拥挤现象重，给予每人每月2次10分钟以迟到免罚，自当月第三次迟到起，每次罚款50元； 1.3员工如无工作原因或未经部门领导同意而未到规定下班时间提前离岗的，视为早退，早退10分钟以的将扣款50元，早退30分钟以上视为旷工。 2、忘打卡 2.1实际按时上班但忘记打卡的，可在当日或3个工作日申请补卡，每月申请补卡次数不得超过3次，超过3次的每次扣30元，月漏卡超3次的，将扣除全勤奖；（或按缺勤一天计算） 2.2实际迟到未打卡的，一律不得正常补卡。仅允补计迟到卡，且计入每月无责任补卡次数； 2.3补卡一律由本人亲自在钉钉上操作补卡申请并由上级领导审批可有效，未审批或退回者按无出勤处理。（补卡也可采用直属主管填写人力资源部下发的《补卡单》并说明情况，经人力资源部核实后，可完成补卡申请，可核算考勤。此法作为辅助考勤措施）；2.4多打卡导致系统显示早退的，不允超过2次，超过2次的及以上的，每次按漏卡一次计算，不计早退； 2.5 销假上班的，必须打上班卡，下班后可打下班卡，否则按漏卡一次处理。 3、旷工

办公室事务处理案例接打电话等

小林刚受了领导的批评，心情不好。这时办公室桌上两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说：“你好，华润公司，请讲。” “我是周洲，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG5193 的那份合同，我有急用。千万别忘了。”这个电话的声音有些含糊不清，显然是用手机从远距离打来的。另一部电话仍然在响。小林拿起电话：“喂？” “化工公司吗，我找李主任。” “什么化工公司？” “你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。” “我们是华润公司，你打错了。”说完把电话重重地一挂。一会儿，刘助理走过来问。 “小林，周副总有没有来过电话？” “是叫刘洲吗？刚来过。”小林想起了要通知刘助理的那个电话。 “他说了些什么？”刘助理问。 “他说要你接机，好像还要带份文件。” “哪个航班，几点，哪份文件？”刘助理问道。 “这个，我记不清了，”小林红着脸低下了头……

问题：请指出小林在接电话过程中存在哪些问题？如果你是小林，你会如何处理这几个电话？（讨论法）答案： 1、应控制情绪，面带微笑，温和礼貌接电话。 2、小林没有做好电话记录。 3、在听不太清楚的情况下应让对方再重述一遍，或者再拨回去搞清楚，因是领导交代的重要事情。 4、第一个电话还未完成，也未向对方解释和抱歉就接了第二个电话，很不礼貌。 5、不能粗暴对待打错的电话。不要说“打错了“就马上很重地挂掉，而应礼貌地说“我想你拨错号码了”，再轻轻地挂上。 6、要善于自制，正确对待领导的批评。不能将负面情绪带入工作中去，使工作状况更恶化，错上加错。小陈是某机关办公室的秘书。有一次他正在办公室办公，突然电话铃声响了。此时陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问道：“请问你找谁？”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方吵起来了，最后刘秘书大声说道：“你今后要帐时先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮！”说完就挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。问题：请分析陈秘书受理电话时错在哪里？（讨论法）

办公室工作中的精细化管理

办公室工作中的精细化管理办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室作为领导的“身边人”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。如何优化办公环节，如何提高会务水平，提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理，这是一个重要的问题。一、精细化管理的主要内涵现代意义上的精细化管理，起源于汽车业届风行的“精益化生产模式”，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投人创造出最大的价值。随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高，一个精细化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室管理之中，推进办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变，全面提升办公室工作质量和服务效能，是应对新任务、新要求的紧迫任务和有益尝试。所谓“精细”，就是精密细致之意。在中国传统文化中，有关“精细化”的思想源远流长。宋朝朱熹说道：“言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”等，也均从不同角度阐述了精细化思想的重要作用，精细化管理是源于发达国家的全新管理理念，它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求，其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。二、运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路（一）强化精细管理意识，提升专业队伍素质。思想是行动的先导。培养精细化管理意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人员在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，在“实”上做文章，真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度，将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能

办公室综合部管理制度

综合部（办公室）工作规章制度为完善公司行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。一、工作职责范围综合部工作的职责范围：行政管理、人事管理、项目拓展管理。 1、拟定公司发展规划和经营方针、目标，编制经济责任制方案。起草公司合同及行政工作安排、总结、报告等文件。 2、负责公司各种相关证件、资质的年检考核工作。 3、负责保管好公司公章、业务章、工程章、合同章，并做好使用登记工作。 4、管理公司的车辆、电脑、电话、传真机、复印机等办公设备。 5、负责员工的考勤管理工作及员工的录用、考核、奖惩、离职工作。 6、负责人事档案、技术档案、文书档案等资料的归档和管理。 7、负责按月缴纳公司的电话费、水、电、暖、气、网费等物业管理费用。 8、负责采购、分发、管理公司的办公用品、图书、音像资料等。 9、做好各种文件的收发、传递、催办、整理等工作。 10、负责协同经营部制作招投标文件等工作。 11、负责公司办公会议的召集和会议纪录，整理会议纪要和决定，印发相关文件，并负责督促检查文件的执行情况。 12、督促检查部门职责和员工岗位责任制的落实。搞好综合管理，协调公司各部关系。 13、负责员工的社会保险工作。 14、负责员工后勤工作，搞好员工的工作餐。 15、负责监督检查公司的卫生清洁工作，为员工创建良好的工作环境。 16、处理好公司与外部的公共关系，做好接待工作。 17、完成公司领导临时交办的任务。

二、具体工作规定第一条文件收发规定一、公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。二、业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。三、属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。四、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。五、文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。六、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。七、秘密文件由专人按核定的范围报送。八、经签发的文件原稿送办公室存档。九、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送十、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。第二条文印管理规定一、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见后打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

行政办公室事务管理制度与规范.doc

行政办公室事务管理制度与规范1 行政办公室事务管理制度与规范第一章总则第一条为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。第二条公司办公室经理负责本制度的组织实施和管理监督。第二章经理办公会议第三条公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。第四条每周的周一下午19：00召开管理工作会议，由经理主持，公司其他领导及各管理部门经理参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。第五条每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由经理主持，公司其他领导、各部门负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。第六条各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开前以书面形式提出并附背景说明，报经理确定会议议题，并做好会前准备（包括会议材料等）。

第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。第八条办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。第九条公司领导会议由总经理主持，公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。第三章公文处理第十条各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。第十一条办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。第十二条办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。第四章印章使用第十三条凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经经理审核，报总经理签批后用印。第十四条涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由分管领导签批后用印。第十五条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由营业厅经理批准后用印。第五章接待第十六条来访客户由办公室接待员负责接待。

办公室管理知识整理

办公室管理教学大纲 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 PART 2: 办公室人员与管理优化 PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论·办公室一、办公室的概念——什么是办公室？二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研究办公室？三、办公室的性质四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？五、办公室工作及其特点 ·办公室管理六、办公室管理的概念七、办公室管理的内容八、办公室管理的目标

一、办公室的概念 1.办公室的内涵办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。 2.办公室的历史渊源时代称谓功能原始社会末奴隶社会初男“祝”；女“巫”为酋长传达上天的旨意；将卜辞刻在甲骨上殷商后期、西周史官起草诏令、草拟文件秦御史大夫与太尉府、丞相府一起合称中央三大机构汉尚书省略隋尚书、中书、门下三省略清（康熙）内阁略国民政府秘书处、政务厅略 3.办公室的当前类型

二、办公室的地位和作用文字表述图示表述中心· 枢纽窗口三、办公室的性质 ●综合性——工作内容 ●服务性——工作宗旨四、办公室的职能提供信息、建议和材料P5 职能简称具体内容注意事项参与政务直接为领导决策和决策的贯彻实施服务，主要是为领导提建议、拟方案态度积极，同时需要适度恰当办理事务协助领导处理日常行政业务工作重督办、催办，而忌包办、代办搞好服务为领导、部门、基层和职工服务服务对象是多元的，而非单一的讨论： 1.办公室工作职能与秘书工作职能的差异

(完整版)办公室行政事务流程图全套222

华榕集团福清项目部——行政事务管理工作流程行政事务管理的主要工作内容 1、执行行政日常事务处理； 2、执行秘书事务管理； 3、执行档案的归档管理； 4、执行后勤服务保障； 5、执行办公设备、公共设施的日常管理和维护； 6、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行固定资产及低值易耗品的管理； 7、执行各种费用的控制交纳； 8、执行公司对外关系建立维护； 9、执行突发事件处理； 10、执行计算机网络管理； 11、执行合同管理； 12、执行人力资源管理； 13执行上级交办事务等工作。一、综合部具体工作流程（一）日常事务处理综合部的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响公司的经营活动。（二）执行秘书事务管理秘书工作是综合部的核心工作，亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在

实际操作中，要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时，牢固树立超前服务意识，有条有理的搞好各项服务工作。（三）执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。（四）后勤服务保障综合部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

办公室管理制度

办公室工作规章制度为完善公司行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。一、工作职责范围综合部工作的职责范围：行政管理、人事管理。 1、拟定公司发展规划和经营方针、目标，编制经济责任制方案。起草公司合同及行政工作安排、总结、报告等文件。 2、负责公司各种相关证件、资质的年检考核工作。 3、负责保管好公司公章、业务章、工程章、合同章，并做好使用登记工作。 4、管理公司的车辆、电脑、电话、传真机、复印机等办公设备。 5、负责员工的考勤管理工作及员工的录用、考核、奖惩、离职工作。 6、负责人事档案、技术档案、文书档案等资料的归档和管理。 7、负责按月缴纳公司的电话费、水、电、暖、气、网费等物业管理费用。 8、负责采购、分发、管理公司的办公用品、图书、音像资料等。 9、做好各种文件的收发、传递、催办、整理等工作。 10、负责公司办公会议的召集和会议纪录，整理会议纪要和决定，印发相关文件，并负责督促检查文件的执行情况。 11、督促检查部门职责和员工岗位责任制的落实。搞好综合管理，协调公司各部关系。 12、负责员工的社会保险工作。 13、负责监督检查公司的卫生清洁工作，为员工创建良好的工作环境。 14、处理好公司与外部的公共关系，做好接待工作。 15、完成公司领导临时交办的任务。二、具体工作规定

第一条文件收发规定一、公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。二、业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。三、属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。四、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。五、文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。六、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。七、秘密文件由专人按核定的范围报送。八、经签发的文件原稿送办公室存档。九、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送十、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。第二条文印管理规定一、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见后打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造

办公室事务管理作业3及参考

江苏开放大学形成性考核作业学号姓名课程代码 110072 课程名称办公室事务管理（专）评阅教师第三次任务共四次任务江苏开放大学

任务内容：一、判断题（每小题2分，共10分）（ X ）1、负反馈一般为决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈，使系统的输入对输出的影响增大。（√）2、印章的使用程序：申请——填写用印申请单——专人审核签名——用印——登记。（√）3、带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。（√）4、电话铃响三声之内应该拿起话筒，即“铃响不过三”。（√）5、信息传递的要素：信源、信道和信宿。二、单选题（每小题3分，共15分） 1、工作中，秘书以领导的角色或者假借领导名义越俎代庖，发号施令，甚至以“领导”自居，颐指气使。这是秘书角色错位中的（ A ）。 A.关系越位 B.工作越位 C.表态越位 D.社交越位 2、上司临时交办事项不具有（ B ）特点。 A.广泛性 B.永久性 C.具体性 D.紧迫性 3、秘书必须坚定不移地、毫不走样地贯彻领导的决策，执行领导的决定，并学会对不同领导的适应和心理调节，保持心态的稳定和平衡。这是秘书的（ C ）。 A. 责任意识 B. 服务意识 C. 服从意识 D. 主体意识 4、按照个人时间管理的ABCD原则，每日应从（ A ）事情开始依轻重缓急、循序着手，方能充分利用时间，取得最佳效益。 A. A类 B. B类 C. C类 D. D类 5、下列哪种不是信息筛选的方法（ D ）。看标题 C. 看正文 D. 看结尾三、多选题（每小题3分，共15分） 1、正确拨打、接听电话的基本原则包括：（ BCD ） A. 左录右听原则 B. 热情礼貌原则 C. 保密原则 D. 时间原则 2、信息工作包括（ ABCD ）等程序。 A、信息收集 B、信息整理 C、信息传递 D、信息存储 3、秘书接受工作任务是要弄清的“三要素”是指（ ABD ） A. 内容 B. 时限 C. 费用 D. 要求 4、单位印章的作用包含（ABCD ）。

办公室行政事务管理制度

办公室行政事务管理制度第一章总则第一条为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。第二条办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。第三条办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。第四条本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印信管理；图书资料管理；办公室设备管理、办公用品管理制度、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。第二章办公室档案管理办法第五条档案管理范围： 1．公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料； 2．人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等； 3．行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。 4．项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。 5．销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。第六条公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。第七条管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。第八条资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行“季度更新、年度归档”规则，“项目归档”根据项目进行进度

情况分阶段归入项目档案。 2. 在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。 3. 原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目录，各主管部门经理应积极配合与支持。 4. 凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责及时归档。第九条档案的借阅 1．总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续。 2．因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，办公室主任核批后方可借阅。 3．公司档案密级分为机密与普通两个级别，机密级档案经总监级批准后方可借阅，但借阅时间不得超过2个工作日，普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手续，借阅时间最长为一周。 4．档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。第十条档案的销毁 1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2．公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长期保存档案；非长期保存档案保存期为两年。 3．当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执行。 4．经批准销毁的公司档案，办公室工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5．在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。第三章办公室印信管理办法第十一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第十二条公司的印章由总监级人员保存、发放、回收印章，监督印章地保管和使用。

浅谈如何做好办公室管理工作.

浅谈如何做好办公室管理工作办公室是公司决策参谋部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部,是公司的“中枢”、“耳目”和“窗口”,具有上传下达、管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。办公室工作的好坏直接关系到公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否,直接影响到公司的对外形象。办公室工作既有规律性,也需要不断优化、创新,追求进步。在公司快速发展的今天,办公室工作也应该顺应变化,不断完善和提升。一、更新观念,不断实现办公室工作的新转变办公室工作的管理创新不仅仅是管理方式的创新,更重要是管理理念和管理过程的创新,是办公室工作管理创新的核心,也是提高执行力的有效途径。一是要把工作重心由管理事务为主导向参与政务为主导转变。办公室是公司的综合协调部门,是领导指挥全局的中枢,是联系上下、沟通左右的纽带,是贯彻落实领导决策、意图的核心力量。办公室的这一性质决定着政务服务是主导的,事务管理是从属的。必须创新工作思路,把工作的重心转变到为领导决策参谋服务上,把大量的精力、精干的力量放在贯彻落实领导决策和意图上,即协助领导的决策,包括协助领导调查研究、综合分析、参谋决策、落实意图、督察督办等,逐步实现从一个传统的事务管理部门向一个以辅助决策为主的参谋机构演变。二是要把工作方式由被动承担任务向主动思考转变。规定完成的任务就去做,领导交办的工作就去完成的被动承担任务式的服务,远远跟不上时代的步伐、达不到领导的要求。在公司加快发展的时期,办公室工作必须彻底抛弃事情等待领导布臵、工作等待领导安排的被动服务理念,树立主动作为的服务理念,积极调查研究,揣摩领导意图,对事关全局性的问题和领导关注的事情要超前思考、提前介入、预先谋划,做到比领导想在先、做在前、“快半拍”,时刻把握工作的主动权,主动为领导排忧解难。