规章制度行文格式

公文行文管理制度

目录

第一章总则。.。...。.。.。。..。。。.。。.。。..。..。。。。.。。。。....。。。...。。。.。。....。。.。。。.....。。。.。.。.。。。..。. (2)

第二章公文种类。。。。。。。..。...。..。..。.。。.。。...。。。....。..。。.。....。。.。....。.。。。.。。。.。。。。。.。。..。。。。 2

第三章公文格式。。。..。.。。...。...。....。。.。。。.。...。.。..。。..。。。。..。..。。..。。....。..。。。。.。...。。。。.。。 3

第四章各类公文编制格式要求。..。....。。.。.。..。。。。。。。。..。..。。。。.。。。。..。。.....。..。..。...。 4

第四章行文规

则 .。。。。。。。..。。..。....。...。..。。..。..。...。。.。.。.。..。。。..。。。.。.。.。...。....。。。。。..。 11

第五章发文办理。。.。.。。。.。.。...。..。.。.。.。。.。.。..。。.。。。..。.。。。.。. ..。。..。...。.。.。。。。...。。.。..。。 12

第六章收文办理。.。..。。.。..。。。。.。。。.。....。。。....。.。。。。。。..。。.。。。.。.。.。..。..。。.。.。。。。..。。。。.。。 14

第七章公文归

档 .。。..。。。。。...。....。。.。.。.。.。....。.。.。.....。.。.。..... .....。..。.......。。.。..。。. 15

第八章公文管理。。。..。。。.。.。。...。.。。。.。。。。。..。.。...。。。.。。..。。。. .。....。。。。。...。.。.。。。..。。..。。。 15

第九章附

则 ..。。。。。。..。。..。。。。...。。.。...。。。..。..。.。。.。..。。。. .。。...。.。.。...。。..。。...。。..。..。.。.。. 16 附件

文件会签

表 ..。。.。.。。。。。.。。.。。.。.。。.。.。..。.。。。。。。。。..。...。.。.。.。。。.。..。.。.。。。....。。。。。...。..。.。。.。。. 17 发文审批

表 ..。..。.。。..。.。。。.。。...。。。。。。.。.。...。。。。。。.。。。..。....。.。。...。。...。.。。。。。...。。。.。。.。。..。.。 18

文件签收

表 ..。.。......。。.。。。。...。。.。....。。.。。。。.。..。。.....。..。。....。。。..。。.。。。.。.。。....。...。。...。.。 19

收文处理表。。.。。。。.。..。。.。..。..。。。。。。..。.。。。。.。。。。.。。。...。。。。。.。.....。......。。.。..。.。。..。..。。...。.。 20 文件销毁申请表。...。.。..。.。.。.。。。.。.。。。。...。.....。。..。。。..。。...。. .。。。。。。。。。。....。..。..。。....。。.. 21

第一章总则

第一条为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公

文格式》及《国家行政机关公文处理办法》,同时结合公司实际情况，制

定本制度。

第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范

管理和进行开展工作的重要工具

第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素

排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一

系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

严格执行各项规定,确保公司秘密安全。

第五条

范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。

第七条本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的

公文（以下简称“部门文件”）。

第二章公文种类

第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型:

一、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更

或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。

二、通知:适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文,传

达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

三、通报:适用于表彰先进，批评错误,传达重要精神或者情况.

四、议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。

五、报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况,答复上级部门的询问。

六、请示:适用于向上级部门请求指示、批准。

七、批复:适用于答复下级部门的请示事项.

八、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

九、函:适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审

批事项.

十、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。

一、上行文:上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部

门行文.如报告、请示等.

二、下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、

批复、意见等。

三、平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议

纪要有时也可作为平行文。

第三章公文格式

第十条公文用纸主要技术指标

一、公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

二、 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸,仅用于公司对外的文件.

第十一条公文用纸幅面及排版装订要求

一、公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸，其成品幅面尺

寸为210mm×297mm。

二、未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。

三、排版规格与要求

(一）未作特殊说明文件,正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用times new roman。

（二) 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。

四、装订要求

文件应左侧装订,不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无

坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页。

第十二条公文中所含要素

本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首

页红色反线(宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含)以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

第十三条公文中的表格文件如需附表,对横排a4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码

表头在切口一边。

文件如需附a3纸型表格,且当最后一页为a3纸型表格时，封三、封

四应为空白，将a3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。

第四章各类公文编制格式要求

第十四条公司上行文（如附件6）

一、首页上边距为8cm。后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm，左28mm,

右28mm，页眉15mm,页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。

二、眉首

1.秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级,用小4号黑体字（西文用arial），顶格标识在版心

右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“★"隔开。

2.紧急程度

如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用arial），顶格标识在版心

右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3.公司标识

由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。

使用红色小初号华文中宋体字。

4.发文字号

发文字号由公司代字—“公司名称"、年份和序号组成.公司标识下空1

行，用小4号宋体字（西文用times new roman)，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线.

5.签发人

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居

左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用times

new roman）后标全角冒号,冒号后用小4号楷体字(西文用arial)标识签发人姓名。

如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从

第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上.

三、主体

（一) 公文标题：在红色反线下空2行.用小1号或2号黑体字(西文用arial），

可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当.

（二）主送部门:标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行

时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使

文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄

送之上,标识方法同抄送。

（三）文件正文

主送部门名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能

回行。正文中结构层次序数如下：

1.第一层为“一、"，左顶格,汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。

2.第二层为“（一）”，左空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加

标点,回行正文对齐。

3.第三层为“1.",左空2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。

4.第四层为“（1)”，左空2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后

不加标点，回行正文对齐.

5.用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三

条？?的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。

6.若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用arial），居中排布，1.25倍

行距，段前、后间距12磅。

（四）附件

文件如有附件，在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，

后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附件：1. ×××××××”),数字后加半角“。"，后加附件名称，回行正文对齐,上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件",有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致.如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及篇三：公司行文规范及管理办法

公司行文规范及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。通过此办法的实施,达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。

一、纸型、纸质

复印纸a4型（国际标准210mm×297mm），厚度定量60—80g/㎡。

二、封面

文件材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等.封面可使用必要公司的统一vi形象（文字和徽标),但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底.

三、书写要求

（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。

（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复，破折号占2格.标题单独成行时，均无需标点。

(三）正文使用4号仿宋.每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等,以保持文面严肃、整洁。

（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一),第三层“1、"，第四”

层“（1），第五层“1)”。”

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的,可随文就位，与正文同宽.表内字体同正文，字号可略小。

（六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

四、落款、盖印

在正文后空两行,单位名称按印章全称。盖印,可不写单位名称。成文日期中“○"用插入符号里的几何图形,不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上

2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、页面设置

上 2.0cm,下2。0 cm，左2.0 cm，右2。0 cm,页脚1。0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象,可适当收缩行距，使文件成为几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧.

六、装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿0。5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。

七、分类与编号

(一）文件分类

公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理

制度、工作提案等,其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

（二）简化编号名称

由于公文编号受长度,美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“hzyzf”。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司vi规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第x页，共x页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

（三）细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告,为公司人资行政部统一编制；初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法:hzyzf-hr-2014-001（公司人资行政部2014年第1份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=hzyzf;部门名称：hr（人资行政部）；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号:001,002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起,如2015—001.便于管理保存。

（五)各部门名称为

设计部:sj 企划部：qh 电子商务部:ds 市场部：

sc

工程部：gc 财务部：cw 人资行政部：hr 法档部：fd

所有文本依顺序排号,发文后人资行政部存档.

八、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等.

（一）内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书.一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文.公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。

（二）发文处理程序

一般事务性文件的发文,应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门:

1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；

2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；

3、职能部门各种一般事务性文件,由发文部门拟稿；

4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰,标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律,符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。审核签发流程:

1、首先送人资行政部部初审,人资行政部部审查修改文稿；

2、送发文部门上级分管领导核稿,以公司名义对外文件由总经理核稿；

3、公司各部门(含分公司)间的往来文件由总经理核稿；

4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿;

5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；

6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。