商务英语函电中的委婉语使用策略商务英语论文

商务英语函电中的委婉语使用策略,商务英语论文

【内容摘要】本文从词汇、语法两个方面归纳分析了商务英语中的委婉策略,从而帮助学习者“深入字里行间”以求最充分理解和欣赏商务英语的委婉表达方式。

随着我国市场经济的确立,对外经济贸易往来日益频繁。商场犹如战场,但商战毕竟不是打仗。在促销产品、吸引客户、扩大市场的过程中,商家运用的武器不是大刀长矛,更不是飞机大炮,而是热情友好的礼遇,委婉客气的话语,措辞得当的函电或谨慎严密的条款,从而形成了商贸英语的一个鲜明特色。为了树立尽可能完美的企业形象,最大限度地给客户以信任和满意,商务人员无论是在函电和文字表达中,还是在商务洽谈协商中,常借助于委婉语和委婉表达方式这一重要的修辞手段,礼貌、含蓄、委婉、得体地表达自己的观点或愿望,提出请求或建议,以利于创设良好的商务环境,达到交易双方各自预期的目的。委婉语和委婉表达法在商务英语中应用十分广泛,几乎涉及到商业活动的各个领域和交易过程的各个环节。以国际贸易为例,从开始建立联系的询价、报价、报盘、还盘到装运、保险、资信调查、货款支付等,都会使用大量的委婉表达方式。汉语的委婉表达法,主要采用词汇手段,如用“您”、“贵”等尊称对方,用“请”表示请求或建议,用“是否”“能否”“可否”等弱化疑问语气。英语中的委婉表达方式除了采用委婉词语外,还大量使用时态、语态、语气和句型等语法变化形式;与汉语相比,商务英语中的委婉表达法,形式更为多样,方法更为灵活。本文从词汇、语法两个方面归纳分析了商务英语中的委婉策略,从而帮助学习者“深入字里行间”以求最充分理解和欣赏商务英语的委婉表达方式。

一、词汇法

1. 动词

在业务洽谈表达主观意见或看法的过程中,通常可采用“think”、“ hope”、“ regret”、“ please”等动词,使表达的观点或提出的要求,不那么主观和武断,语气委婉,但观点鲜明,语意明确。如:

1) . We regret very much that it is necessary to complain about the nun - delivery of the 10 ,000 tons of sugar under contract Bc23. (抱怨)

我们很遗憾必须就第23 号10 ,000 吨食糖合同不交货一事提起申诉。

2) . We hope delivery will be made according to schedule . (交货)我们希望贵方能按期交货

3) . Please make the shipment in May or as early as possible. (装运)

请在五月或尽早装运。

2. 名词

We are extremely sorry for our inabilyty to advance shipment . (装运)我方为不能提前装船而深表遗憾。

这句话有意识地避免语意强度,用inability 含蓄地表达we can , t 的含义,将否定意义寓于肯定结构中,作者有意识地把“不能”这个概念弱化,使对方易于接受。

3. 副词

在商务洽谈或函电联系的过程中,对对方的观点、要求或建议,使用直接的否定词语则显得不够礼貌,容易引起对方的不悦或反感,甚至可能发生误会或冲突,

直接影响业务的顺利洽谈或中断,不利于双方在友好信任的基础上建立贸易伙

伴关系,因此常用unfortunately , scarcely , hardly , rather ,almost ,

slightly ,中某一个程度副词作为修辞方式的曲言法来弱化语气,创造平等协商的洽谈气氛。如:

1) We appreciated the good quality of your products ,but unfortunately your prices appear to be on the high side even of this quality. (还盘)

我们很欣赏你方产品的质量,但是十分遗憾即就是这等质量你方价格也偏高了。

2) I ,m really sorry that our products can hardly satisfy your requirement . (对抱怨致歉) 对我方产品不能满足你方要求,甚感抱歉。

在例2) 中hardly 是not 的委婉语,用弱说代替强说,力图避免绝对化。

4. 介词和介词词组

在商务英语中有时也利用介词或介词词组,使得否定程度弱化,为对方留下考虑

回旋的余地。如:

1) As some items under your order are beyond our business scope ,we can only accept your order partially. (订单)

由于你方订单下的货物超出了我方的经营范围,我方只能部分接受你方订单。

2)As your counter bid is not up to the present market level ,we are sorry that we have to give you a negative reply. (还盘)

由于你方还价与市价不符,非常抱歉只能给予否定答复。

二、语法

1. 过去时

在商务洽谈及信函中常用情态动词的一般过去式表示现在或将来的时间,以使

谈话的语气更为客气,带有更多的商量的口吻。如:

1) Would you please inform us by return of the price.

discounts , terms of payment and the time when you can deliver ? (询盘)

你方能否回告我们价格、折扣、付款方式以及交货时

另外, 为了使语气婉转客气, 动词hope wonder think want 等的过去式也可能表示现在时间。如:

2) Enclosed is a feature article from Oct . 23 China daily which I thought you might find it interesting. (推销)

随信附上《中国日报》10 月23 日的一篇报道,我想你方或许会很感兴趣。

在面对面的商务洽谈及商务函电中,表示询问、请求或表达与对方不同的观点, 看法时, 如用“Can you. . . ?,”“will you. . . ?”“, I want . . .”“, I wonder. . .”,

“I am sure. . . ”有时显得生硬、唐突,在语气上过于肯定和绝对, 而用“Could you. . . ?”“Wunld you. . . ”,“I wanted. . .”“, I wondered. . .”“, I was sure. . .”,就显得婉转、客气、温和、得体、更易于对方所接受。

2. 比较

we found the prices of your machines a little bit higher than acceptable. (还盘)

我们发现你方机器的价格略高一些,我方难以接受。

这句话实际表达的是:We found the prices of your machines are so high that we can , t accept . 说话人用比较句,且比较级前用了a little 来修饰,表达了对对方所报

价格难以接受,措词婉转,为进一步协商留有余地。

3. 被动语态

在商务函电中,有许多情况需用主动语态,以明确地表达交易双方的立场和观点;但在书写拒绝、指责或投诉一类信时,常采用被动语态句,这样才能避免咄咄逼人,使得语气显得婉转,因而更符合商贸函电的文体特色。如:

1) Your remittance in full discharge of this claim at an early date will be much appreciated. (装运)如能立即办理此事,我方将不胜感激。

2) You should be informed that the shipment time is February or March at our option and the goods will be shipped in one lot . (装运)

兹告知,此批货物将一次装运,装运时间2 月份或是3 月份,由我方决定。

3) Since it is agreed that we have the right to reject the goods when they are disqualified upon examination by China Commodity Inspection Bureau at the port of destination ,we regret to inform you that we have to return the goods to you at your expense.

既然贵我双方已经商定,当商品质量不能通过目的港中国商检局的检验时,我方有权退货,今遗憾告知,我方只好退货,费用由你方承担。

众所周知,英语中主动语态句强调的是动作的执行者,被动语态句强调的是动作的承受者。例句中”it is agreed”,”will be shipped”使动作的执行者we 和you已弱化到忽略不提的地位,强调的是按合同、协议所承诺或规定的义务和职责,这样更符合国际商业惯例。

4. 虚拟语气

在日常交际中,人们常用动词的虚拟语气陈述自己的观点,提出请求、建议或劝告,使语气委婉,语意含蓄。在商贸洽谈或函电中,商务人员常用动词的虚词语气

形式,客气委婉、温和地表达自己的观点、请求或建议,这样更有利于在平等友好的气氛中达到各自的目的,也有利于建立长期稳定的业务关系。如:

1) If it were not for the regular orders we receive from a number of our cusromers ,we could not have quoted for supplies even at those prices. (报价)

如果不是因为我们的一些买主定期向我们订货,我们是不能按这个价格供货的。

2) We wish we could lower our prices but unfortuntely we cannot do so. (报价)

我们也希望能再降些价,但令人遗憾的是确实无法做到。

3) May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us tointroduce your goods to our customers ? (还盘) 建议贵公司在报价上让一些,以便我们能将你方货物介绍给我方买主。

以上例句中,由于动词采用了虚拟语气的形式,使商务洽谈双方无论是观点的陈述、要求的提出、价格的确定等的语气大为和缓,避免过于肯定绝对,具有更多的协商的余地,有利于业务的开展和贸易关系的确立。

5. 委婉否定

汉语中常有用换去强调的说法来对事物的性质、状况或人的行为、性格、品貌等进行委婉地赞扬或批评。如:她说不上什么美丽漂亮,却长得茁壮有力(丁玲《太阳照在桑干河上》) 。作者用“说不上什么美丽漂亮”来代替“不好看”,从而避免措辞太直,语气过重。在商务英语中,这种委婉表达方式更在大量使用,以使陈述的观点,提出的要求或建议,无论是肯定还是否定,同意或是反对,赞扬还是批评,较少主观武断,更具有商量的余地。如:We feel that your quotation is not proper because the price for such material is on the decline at present . (还盘)

我们认为你方报价不合适,因为该种料子的价格正在下跌。句中not proper 实际上就指improper ,在意思上虽无多大变化,但听起来却客气得多,容易为对方所接

受。

6. 转换角度弱化语气

在商贸洽谈或函电中,如果选用直接的否定词语,往往会给人一种说话人过于自信,不给对方留下磋商的余地的印象,往往引起对方的不悦或反感。因此,常采用转换角度弱化语气的方式,如在否定句前加上“ I am afraid”“, I don , t think”“, I am not sure”等,使语气不那么坚硬、绝对。如:

1) We , re afraid that an error was made in execution of your order No. 23. (抱怨)

我们担心恐怕在你方的23 号定单的执行过程中有一些偏差。

2) I don , t think it is wise for either of us to insiston his own terms. (还盘)

我认为,你我双方各自坚持自己的条件是不明智的。

试比较: It , s unwise for either of us to insist on his own terms.

由此可见,商务英语中的委婉策略形式灵活多样,是吸引客户、捕捉商机、促销产品、开拓市场的有效手段,也是商界竞争获取成功的重要途径。