考勤系统使用说明书

BL3000 型动感100

考勤系统使用说明书

使用前请仔细阅读本《使用说明书》，并请妥善保管

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<一>系统简介

系统主要由考勤机和考勤软件两部分组成，考勤机集成了发卡机、读写器和数据传输卡，可以脱离微机单独使用，其大容量、高可靠性的存储能力，足以应付人数众多的单位使用；高度集成、功能强大的考勤软件让原本枯燥、繁琐的考勤管理变得轻松、愉快。

1、考勤机主要功能：

(1) 使用低频射频卡作考勤卡，先进可靠

(2) 存储32,000条考勤数据，自动刷新

(3) 自动时钟、走时精确

(4) 大屏幕液晶显示年月日星期时分

(5) RS-232/485接口连接微机（选配）

(6) 实时显示考勤情况，能反映员工基本资料及照片

(7) 数字式的温度显示功能，时刻体现人性化的关怀

2、软件主要功能：

(1) 适应各种上班方式

(2) 统计迟到、早退、缺勤时间和次数

(3) 统计加班、外出、请假

(4) 排班统计方便准确

(5) 具有人事、工资管理

(6) 数据资料可分类保存、备份、打印

系统环境: 汉字Windows95/98/NT/2000操作系统，直接调用系统打印程序，纸张请选为Ａ４幅面。

程序名称：KQJ.EXE，软件初始密码为空,直接‘回车’即可进入。

<二>考勤机使用介绍

1、技术指标:

卡型：125KHZ射频卡

电源：交流10V,300MA(外接)

显示：汉字提示段码式液晶显示屏

环境：温度 0°C～40°C，相对湿度 <62%

功耗：<5W

尺寸: 209*150*29mm

2、操作说明：

射频卡读卡方法：将射频卡靠近考勤机读卡位置约10厘米以内，考勤机会马上读取卡上的号码并在液晶屏上显示出来，同时会发出“嘀”一声响，读卡指示灯同时闪亮。

连机方式：首先将考勤机用传输线同计算机串行口连接好，打开考勤机电源开关，然后在软件中的“考勤机管理”窗口右下角点击“串行口”设置键，选中所使用的串行口，硬件连接和通信设置即告完成。

考勤时,可以启动软件上的"实时考勤"功能,实时显示考勤情况。

3、考勤方法：

考勤要在规定的时间范围内进行，超过范围将被视为“缺勤”，但所有的插卡均被记录在考勤机里，可以用软件查看。

加班的开始和结束都要插卡，软件才能统计加班的时间。如果最后一次下班打卡和加班开始时间重合，只需下

<三>软件说明

1、操作入门

本入门介绍几个软件中的常用方法：

（1）栏目排序

由于统计和查询的需要，给所列出的员工进行排序非常重要。

排序方法是：点击报表中底色为草绿色的栏目的名称，可以按照相应的栏目对人员加以排序，以便查询！从而达到快速找到所需人员的目的。

（2）分栏显示

为便于查阅，人事、工资、请假、统计等功能在显示报表时，采用了分栏显示的方法。即报表分左右两个大栏。左栏显示卡号、姓名，右侧则显示较多的内容，在向后翻看各栏内容时可以对比卡号、姓名。

左右两个大栏的大小可以改变，方法是：

用鼠标拖动两个大栏之间下方的“黑色竖条”，向左或向右均可。

（3）栏目换位

报表的栏目在显示时可以相互交换位置。方法是：

用鼠标拖动要移动的栏目名称，向左或向右移动，直到所需放置的位置松开鼠标即可。

（4）请求帮助

软件运行过程中如果想看帮助文件，可以随时按键盘“F1”键。

2、考勤机管理

(1) 机器设定

当多台考勤机使用RS485方式联网时，需要进行机器设置。机器设置是将每台考勤机放置的地点输入微机以便操作时区分，因为对考勤机进行的所有操作都要先选择正确的机器号才行。

使用一台或用多台不联网时，不必选择，默认系统的“00”号即可。

(2) 发卡

发卡是系统记录所使用的卡号的过程。该号码是四位数字，若发现有相同的卡号软件进行提示，发卡前要将考勤机和微机通过传输线连接

发卡方法：

点击“确认”，考勤机进入发卡状态，此时可将考勤卡依次在考勤机感应区边划过。每划一张卡，屏幕显示该卡的卡号，直到所有考勤卡刷完，按键退出。

(3) 时间调整

此项操作均包括“系统”和“人工”两个选项：

“系统”是指使用计算机内部的时钟。（一般默认系统即可）

“人工”是指由使用者自行给考勤机设定一个时间。

确定无误后，按“确认”键即可。

(4) 传输数据

传输数据是将考勤机内储存的某月的考勤信息传送到计算机中，传输过程可以随时或重复进行，数据不会丢失。方法很简单：调整显示的年月无误后，按“确认”键即可。

传输时间视数据量的大小而定，时间较长时请耐心等待。

(5) 考勤数据查看

此项操作可以查询每一个人的原始插卡记录，输入查询的日期无误后，按“确认”键即可。

点击底部下拉菜单，可以显示某一个“部门”或“全体员工”。

点击“打印”，可以输出报表。

(6) 实时考勤

首先考勤机要同计算机连接好，打开电源，然后打开实时考勤窗口，点击“确定”，考勤机发出“嘀”声响之后，实时考勤便开始了。每当有人考勤时，计算机便会同时显示卡号、时间、姓名、部门等信息。

3、人事管理

人事管理是将发过的卡号分配给每一个需要考勤的员工，包括输入姓名、编号、所属部门、是否自动倒班、以及该员工的照片（照片文件的大小不要大于100K，以免影响实时考勤的显示速度）和其他个人信息。

“卡号”一栏列出了所有发过的卡号，不需要时点击“删除”。

“编号”一栏可输入人员的个人编号，共9位，可以排序显示。

“部门名称”一栏在输入时会自动显示已经输入的所有部门名称，同一部门在输入时只需点击下拉钮即可轻松选择并输入。

“自动倒班”选择也是必须的一项，系统默认为不自动倒班，即“固定班次。

输入号码点击“添加”，可以输入新的卡号，等同于发卡操作。

点击底部下拉菜单，可以显示某一个“部门”或“全体员工”。

点击“打印”，可以输出报表。

注意：

点击前五个底色非灰色的栏目的名称，可以按照相应的栏目对人员加以排序，以便查询！

“个人信息”是按人显示资料，可方便的查询修改和打印个人资料。

“个人简历”是人事管理常用的制式表格，可以打印后使用。

4、考勤设置

考勤结果的统计，除了以实际打卡时间为依据外，还决定于考勤时间的规定。

考勤时间设置包括两类，一类是“手工排班”，一类是“自动倒班”

两类时间互不影响，可以自由设置。在“人事管理”中注意一定要正确的选择每个人的上班类别(即是否自动倒班)才行。

下面分别举例详细说明：

(一)手工排班

“手工排班”分两步：一是固定班次作息时间设置；二是排班。

作息时间是指：某一天的上下班时间规定。例如长白班一天上下班各两次，倒班一天上下班一次，周六上半天，周日不考勤等等所有情况。

固定班次息时间设置就是将这些规定按统一的格式输入微机。

排班是指：按照各部门每月的上班规律，比如上五天歇两天，或上一天歇一天等，由软件自动排好班，以便进行考勤统计。

1、固定班次作息时间

首先点击“添加”，弹出“添加”对话框，该对话框的作用是输入考勤时间。首先给该作息时间一个容易区分和理解的名字,如果想在汇总表中将白班、中班、夜班、连班分别进行统计，在输入作息时间名称时注意前两个字必须是上述四个名称。

例如：白班（办公室）、白班（仓库）、中班（一车间）、中班（二车间）、夜班（一车间）、夜班（二车间）。

考勤时间分为上班时间段和上下班考勤时间范围，考勤时间范围在000分钟到180分钟之间，超过该范围即为缺勤，工间休息时间最大可以设置为：120分钟。加班开始时间一般在最后一次下班打卡时间之后。

例如：

时间段1：08:30-12:30 休1 015(8:30-12:00，中间休息15分钟)

时间段2：13:30-17:30 休2 020(13:30-17:30，中间休息20分钟)

时间段3： : - : 休3 (无)

上班时间范围： 030-030 (上班时前后各30分钟内打卡)

下班时间范围： 030-030 (下班时前后各30分钟内打卡)

加班开始时间： 17:00 (下午下班后17：00开始算加班)

如果时间段设为： 17:00-08:00 则属于“夜班”的设定方法，即从当日晚间的17:00上到次日早晨的08:00。

如果时间段设为：08：00- ：则属于下班不打卡的考勤方式。

休息日也要设定：可以将所有时间空着不填内容，或只输入加班时间，可以为休息日上班的人计算加班。

加班的开始和结束都要打卡，软件才能统计加班的时间。但是如果最后一次下班打卡和加班开始时间重合，加班开始时间不必重复考勤，只需加班下班时打一次卡即可。

设置完毕，点击“确认”键回到前一个对话框。

点击“添加”可以输入新的作息时间，点击“修改”可以修改选中的作息时间。点击“删除”可以删掉不要的作息时间。

2、排班

有了排班作息时间，就可以开始排班了。首先点击“添加”，输入班次名称，班次指的是当月上下班时间相同的人的集合。同样也要给班次起一个容易区分和理解的名字，可以是：办公室、车间一组、车间二组、车间三组、仓库、销售部等等。

有了名称之后，应立即确定人员组成，点击“添加员工”，弹出“添加员工”对话框，对话框按照部门列出了所有人员，选择属于该班次的人员，对话框下方的两个命令按钮，作用分别是选择部门的全体人员和部门的某一个人员，如果有其他部门的人员，可以重复上述操作继续加入。

各班次人员输入完毕，开始给各个班次输入考勤时间。点击“班次考勤时间设置”，切换到新的栏目，点击下方的“排班”按钮，弹出“排班”对话框。

“排班”对话框的上部分列出了所有作息时间，下部分是需要排班的日期范围，包括起始日期和终止日期。日期可以灵活调整，也可以将几个月的考勤一次性设置出来。

在上部分的作息时间列表中选择第一天(即起始日期)的作息时间，点击“添加”，在对话框的中间便出现了该时间的名称，然后选择第二天、第三天的作息时间，重复添加，直到输入一套完整的排班周期为止，而不必将所有日期的作息时间全部输入，这里输入的可以称之为“排班规律”

输入完毕，点击“确定”退出。

输入结果举例如下：

<白班> + <白班> + <白班> + <白班> + <白班> + <休> + <休>

代表的是一个典型的上五天歇两天大礼拜的情况。

<白班> + <休>

代表的是上一天歇一天的情况。

将各个班次按照以上方法输入完毕之后，仔细检查核对无误后，便可以用于考勤统计了。

(二)自动倒班

倒班的时间一般来讲是比较复杂的，从2、3班倒到7、8班倒都有，如果一天天设置会非常复杂，有的几乎不可能。所以我们使用的是倒班的“自动识别法”。

“自动识别法”是一种比较方便、实用的统计复杂倒班的处理方法。具体设置过程如下：

(1)首先，将所有倒班的班次的上下班时间全部输入微机，以备统计时从中挑选。

(2)在人事管理中，在需要倒班的人的个人资料中，选择“倒班”。

(3)统计倒班情况时，先在设置好的班次时间段中选择需要用的时间段。

(4)开始统计，程序根据下载的考勤记录和时间段的设定，自动判断该使用哪几个时间段。没有考勤记录的时间段会自动去掉不用的。

设置时，先点击“添加”，然后输入班次名称(该名称用户自己编，以便记忆)，再输入班次时间，班次时间包括为上班时间段和上下班考勤时间范围，考勤时间范围在000分钟到360分钟之间，超过该范围即为缺勤。

例如：

名称上班时间范围工作时间段下班时间范围休息时间(分)

早班 030-030 08:00-16:00 030-060 015

中班 030-030 12:00-18:00 040-040 015

晚班 030-030 18:00-22:00 030-030 015

早班2 030-030 09:00-17:00 030-030 015

中班2 030-030 10:00-15:00 040-040 015

晚班2 030-030 16:00-20:00 030-030 015

从上面的设置可以看到，有的时间是交叉的，因为这里输入的是所有班次的上班情况，只要在统计某一个班次的考勤时，选择该班次所有的时间段就可以了。比如三班倒的情况，要选择三个时间段，而每天每人只上一次班，软件识别到一次考勤后，其他两次时间会自动去掉不用的。

(三)请假管理

如果有人请假，点击“添加”，选择一个或多个员工的名称后，然后输入请假日期、请假时间、并选择请假种类和请假事由，点击“确定”即存盘退出。

软件在进行考勤统计时，会根据请假的记录，去掉因请假所造成的缺勤记录。

由于打印纸的宽度受限,在打印“考勤汇总表”时,仅显示事假、病假、探亲假、工伤假、婚丧假、公差、带薪假、产假等栏目时间,其他假别全部归入其它假期栏目。

如果想看详细报表请在“请假统计”中查看,但在打印时请选用Ａ３纸打印。

(四)节假日、公休日管理

点击“添加”，输入假日名称和时间即可。

所有假日和公休日，在进行考勤统计时，均不予统计。

5、考勤统计

考勤统计是对考勤数据进行整理、存储、打印、备份、查询的过程。

(一) 考勤统计

统计分两类：“固定班次”和“自动倒班”

1、固定班次

打开考勤统计对话框，系统默认定位在“固定班次员工”统计，可以点击“员工选择”，打开员工选择对话框，点击底部下拉菜单，可以显示某一个“部门”或“全体员工”，点击“全选”选中全体或点击人员编号前面的单选框单选某几个人，再点击“关闭”退出。

回到统计对话框，选择所要统计的起始日期、结束日期（可以是一天或数年）。最后，点击“开始统计”就可以了。

稍等片刻，系统出现显示选择框，等待用户选择显示详细的每日统计资料还是显示这一个时期的统计汇总结果。

首先看“日资料”的显示结果：

一般会有“OK”、“迟到”、“早退”、“--”、“(空格)”等五种考勤情况，“OK”表示出勤正常；“--”表示缺勤；“(空格)”表示公休或假日。

右侧为光标所在位置的员工的一天中上班时间外出的记录。

底下有一个显示框和两个下拉菜单，显示框显示日资料中统计的人数，下拉菜单可以单独显示个别部门及不同的考勤情况，其他没有此种情况的日期都关闭以便察看。其中：

“所有员工”显示所有人员统计结果；按下拉菜单即可选择不同部门的统计结果

“所有情况”显示所有统计结果；

“异常情况”显示除去全天都是“OK”以外的所有日期。

“迟到”显示所有有迟到现象的日期；

“早退”显示所有有早退现象的日期；

“全勤”显示所有全勤的日期；

“旷工”显示所有有旷工现象的日期；

“加班”显示所有有加班的日期；

以上每种情况，都可以分别点击“打印”钮打印出来。

在“查找”栏中可以分别按编号、卡号、姓名查询某位员工的日资料。

最后，可以点击"保存结果"，保存这一次统计结果。以备将来查询。同一天作多次不同部门统计并保存时，会合并所有的统计结果,将来可以同时查询到。

如有特殊需要，统计结果在打印和保存之前可以进行临时的人工修改。修改后的结果也可以保存。屏幕上显示出的所有结果都可以修改,包括外出记录等，打印时也打印出来。

再看看“汇总资料”的显示结果：

汇总资料包括：出勤天数、迟到次数、迟到时间(时)、早退次数、早退时间(时)、缺勤次数、加班时间(时)、白班次数、中班次数、夜班次数、连班次数、事假时间(时)、病假时间(时)、探亲假时间(时)、工伤假时间(时)、婚丧假时间(时)、公差时间(时)、带薪假时间(时)、产假时间(时)、其他假时间(时)

底部有总的出勤人数并可设置每天的工作时间，如果每天工作8小时可按设置栏输入8.0，即可统计出所有人员本月的出勤天数。

出勤天数=（工作时间分钟和/60）/用户自定义每天工作小时数

统计工作时间分钟和时，早来不计时间；晚走不计时间；迟到、早退扣除时间。

在查找栏中可以分别按编号、卡号、姓名、部门分别进行统计汇总。

汇总资料也可以进行人工修改、保存、打印等操作。

2、自动倒班

考勤统计对话框每次打开时，都定位在“固定班次员工”统计。如果统计自动倒班，点击“自动倒班员工”，再点击“员工选择”进一步挑选要统计的人员。

由于倒班统计采用“自动识别法”，所以统计之前，要在设置好的班次时间段中选择需要用的时间段。点击“倒班时间选择”，软件列出所有设置过的倒班时间，点击左侧的选择框即可选中某一个时间段，可以选择一个或多个。

返回统计对话框，右侧便显示出选中的时间段。点击“开始统计”，程序根据下载的原始考勤记录和选中的时间段，自动判断该使用哪几个时间段。

统计结果的显示和相关操作同上。

(二)考勤查询

查询分两类：“固定班次”和“自动倒班”。

这里列出了所有被保存的考勤统计结果。所有记录的名称均以保存日期区分，通过点击左右两侧的“查询”按钮可以分别查询“汇总资料”和“日资料”。(三) 请假统计

首先选择要统计的“起始日期”和“结束日期”，点击“确定”，系统根据所输入的请假记录，分别统计这一段时期内各种类别的请假时间的总和。

6、工资管理

工资管理包括四个项目：

（1）、工资档案

在此输入每个员工的基本工资资料。作为计算工资的基础资料，可以每月根据实际情况进行修改。

个别项目如有需要，可以用负值表示。

（2）、工资定义

工资定义即确定工资计算公式。

其中：左侧为所有的工资项目，右侧为工资计算公式。

首先，用鼠标双击某一个项目(或选中后再点击下方的“取字段”)，将项目复制到右栏，连续选择直到选好所有项目。

然后，再对右侧的公式进行修改，对应扣项目可以改为减号“-”(如果在工资档案中该项目输入的是负值,则不必修改)。

最后，确认无误后，点击“检验并保存”，将工资计算公式存盘。

（3）、工资核算

工资核算计算出所有员工的工资，检查一下正确性之后点击“保存”钮保存。如果有问题可以返回前两步改正后，重新计算再存盘。

（4）、工资打印

工资打印包括工资表和工资条，打印前先在左栏内选中保存的工资表，选择时可以根据保存日期加以区别，选择好可以点击“打印报表”或“打印工资条”开始打印。

如果有错误或无用的记录，可以先用鼠标选中后，点击“删除工资表”删去。

7、系统工具

系统工具包括软件开启密码设置、选项、导出数据、数据备份。

密码设置：先输入老密码（无密码可以按“回车”），再输入新密码并回车。软件安装完毕，默认密码为空值，按回车键即可进入。

选项：分别设置软件窗口上方的系统标题，以及软件的背景图片。

导出数据：可以将有用的考勤数据转存到选定的目录中，以便查看和进一步的数据处理。软件已经将各类数据的名称用汉字明白的表示出来，并且可以选择13种数据类型。点击“全选/全不选”按钮可以选中全部数据。

数据备份：其作用是将系统使用的数据作一个拷贝，防止因断电或其它情况引起的数据损坏。选择恢复时，一定要慎重！恢复后当前的数据将全部变成备份的内容，所以事前一定要确定当前数据不再需要才行。

注意事项

考勤机电源请可靠接地，为安全起见严禁将外接电源线自行断开延长，凡因上述行为发生引起的机器损坏及造成的相关损害均由用户自行承担。

考勤机应放置于液体不易喷溅的地方，若有液体喷溅于机体，请迅速用干布擦拭；若机体较脏，请用湿润(拧不出水)的干净抹布轻轻擦拭，严禁使用酒精、清洁剂等各种溶剂擦洗（清洗前请切断电源）

考勤机不得私自拆卸，否则将失去保修的权力并自行承担因此带来的后果。

声明

此为A级产品，在生活环境中，该产品可能会造成无线电干扰，在这种情况下，可能需要用户对其干扰采取切实可行的措施。

本机温度显示仅供参考，不可作为医疗、工业测量等各类温度数据测量仪器使用。