公司参考资料合同管理的常见问题分析

公司合同管理的常见问题分析

合同是市场经济下确定不同主体之间经济关系的重要载体,制定有效的合同管理体系和方法是做好公司合同管理的重要前提。

现代企业的合同管理模式一般采用企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。

合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为合同管理系统以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的同时实现合同价值最大化的产品解决案。

采用手工管理合同，由于涉及的部门较多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

1) 数据汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

2) 档案管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读或者参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多的时间。

3) 进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通excel、word管理已很难满足企业的发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

4) 缺少警觉机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的警觉，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控资金流，更好地发挥资金运作。

超易合同管理软件实现功能

1. 合同类型可分组分类别，合同类型可自定义。

2. 合同的信息记录详尽，其中的字段可根据需要自定义增加、修改、不显示，模式灵活。

3.合同自定义查询功能。可自定义设置查询条件，极为方便。

4.完善的往来单位，详细记录了客户的信息资料。

5.合同执行管理，记录合同的实际执行情况，执行人等。

6.应收付款计划，记录未来应收付款的日期、金额等信息。

7.合同收付，可实现收付款实际执行记录，记录实际收付款金额、日期、经手人等。

8.合同提醒功能，包括合同应收款提醒、应付款提醒、合同事务提醒。

9.合同附件、合同扫描、合同备注。

10.合同相关报表查询。合同应收付款项汇总、明细表，合同信息报表，合同提醒报表等，均可按自己的需求自定义设计。

友为合同管理系统以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的5 大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。

友为合同管理系统功能以"合同"为中心，以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉，建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我们找到其中的一个信息点时，与此信息点相关的所有信息都被提取出来，供所有合同相关不同角色的人员使用。

合同管理制度的主要内容应包括合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠分处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

根据现代企业合同管理的应用特点及管理瓶颈，友为合同管理系统在NFS平台上，构建合同管理组织流程体系，对合同进行体系化、动态化、全流程地管理，更加及时和准确地防范企业的法律风险，使得企业在规范合作管理的同时，且规避合同执行中可能出现的问题及法律风险，从合同管理中实现企业利益的最大化。

实践中，合同履行监控不足经常体现在一是应变更的合同没有变更;二是对合同的履行情况没有进行跟踪, 应当保留的履行记录(如验货记录、竣工验收记录等)没有留,导致要维护自身权益时资料缺失,难以弥补。导致不能够利用合同管理这个手段对项目的进度、质量等进行有效的控制。