2011年档案人员岗位资格培训试题

2011年档案人员岗位资格培训试题

铁岭市卫生局吴敏

一、档案与档案工作

1、《中华人民共和国档案法》是1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过。根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正。

2、机关档案指由文字、图表、声像等形式形成的各种执行代议机关制定的法律和决定，管理国家内政、外交、军事等方面的行政事务文件。

3、机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项主要工作。档案工作对社会主义精神文明建设的各方面有着不可忽视的作用，领导的重视和支持是做好档案工作的关键。

4、机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

5、《档案法》第十三条规定，按照《机关档案工作条例》和《科学技术档案工作条例》及国家档案局关于文件材料归档的要求，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集

齐全，进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。因此机构档案要实行集中统一管理。

6、自从国家档案局在1955年推行文书处理部门立卷以来，切实改变了零散文件随办随归档和成堆文件归档的错误作法，发挥了文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高了立卷工作的效率。尤其是由于文书处理部门保存了本年度的文件，从而大大减少了归档和调卷的手续，节省了档案业务人员不少时间。实践证明，实行文书处理部门立卷是符合实际工作发展要求的，是合理、科学的。

7、机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。（二）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（三）中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。

8、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。按规定向档案馆移交应进馆的档案。办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

9、国家档案局8号令是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》。《规定》阐明了其作用，对机关文件材料进行了定义，明确了机关文件材料的归档与不归档范围，确定了文书档案保管期限划分方法和要求，明确了执行范围和编制工作要求，提出了其他门类档案保管期限划分的依据，强多了档案行政管理部门承担的责任，并对《规定》的生效日期和原有文件的废止作了具体规定。

10、机关应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。机关档案部门应根据工作需要增置温湿计、复印机、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等。对声像档案的保管，应按《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》中的有关条款执行。案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图。机关都应建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。机关档案部门应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。机关档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

二、档案信息化建设

1、档案信息化:是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化主要内容有人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、网络安全服务。

2、档案数字化基本环节包括档案整理、目录建库、档案扫描、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理。（1）档案整理是根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并需要作出标识，确保档案数字化质量。目录数据准备-拆除装订-区分扫描件和非扫描件-页面修整-档案整理登记-装订。（2）目录建库应选择通用的数据格式。（3）档案扫描根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。分辨率参数大小的选择原则上扫描后的图像清晰完整、不影响图像的利用效果为准。（4）数据处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。纠偏、去污、图像拼接、裁边处理。（5）数据存储。注意存储格式和图像文件命名。（6）数据质检.重点对数据质量进行检查。（7）数据挂接。每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。（8）数据验收。数据抽验-验收指标-验收审核-验收登记。（9）数据备份。备份

载体选择多样化，并注意异地备份。（10）成果管理。确保其安全、完整和长期可用。

3、档案数字化包含电子文档归档管理和室藏档案的数字化加工。室藏所有门类载体档案的目录数字化、室藏纸质档案的全文数字化、室藏照片和音像档案的数字化、室藏相关资料的目录数字化、数据的有效挂接。

4、案卷级目录数据库建立要求必著项档案馆代码、责任者、全宗号、文件起始时间、目录号、文件终止时间、案卷号、控制标识、档号、保管期限、题名、组织机构。档号的录入格式全宗号—目录号—卷号 1 —1 —23。文件级目录数据库建立必著项：档馆代码、页数、文件形成时间、全宗号、档号、控制标识、目录号、题名、保管期限、案卷号、责任者、密级、组织机构代码、件（页）号、文件编号。档号的录入格式全宗号—年度—保管期限—机构（问题）—件号1 —2009 —永久—综合—1。

5、纸质档案扫描具体要求：一是需永久或长期保存的档案以及向档案馆移交的档案应采用彩色模式进行扫描。二是扫描图像的分辨率应≥200DPI，如果文字偏小、密集、清晰度差或需要进行OCR识别的，要适当提高分辨率。三是扫描档案要填写扫描情况登记单。四是对扫描图像偏斜度、清晰度、失真度等情况进行检查，发现问题及时调整处理。五是对大幅面档案分区扫描形成的多幅图像，进行拼接处理，合并为一个完整的

图像。六是扫描后的图像采用JPEG格式存储，按档号建立文件夹方式存储。即扫描图像文件按纸质文件页码顺序命名，将一份文件若干扫描图像存放在一个文件夹中，以“全文标识”的格式（组织机构—档号）为文件夹命名。七是对扫描图像中影响图像质量的杂质（黑点、黑线）、多余边框等，要进行去污和裁边处理。

三、档案编研工作

1、大事记是机关、团体、企事业单位记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。结构：大事时间和大事记述两部分。内容：大事时间写出大事的确切日期。大事记述要记述反映历史发展概貌和规律并反映事物本质的重大事件。写作要求：内容要全面、材料要准确、大事突出要事不漏、条理要系统、文字要简练。

2、组织沿革市系统记载一个机关团体、企事业单位、一个专业系统本身的机构设置、隶属关系、职能职责、人员编制及演变等情况的文字材料。它包括六部分内容缺一不可。一是职能、任务，二是隶属关系，三是人员编制，四是班子成员任免，五是内设机构，六是办公地点。

3、基础数字汇编又称基础数字汇集、基本情况统计、统计数字汇编，是以数字形成反映一个地区（机构、行业）或某一方面情况的档案参考资料。一种是综合性基础数字汇编，是记载某一机构或某一个地区全面情况的统计数字汇集。另一种是

专题性基础数字汇编，是记载某一方面或某一专题的基本情况统计数字汇集。