归档资料管理办法
合同归档管理办法
合同归档管理办法一、总则1.1为加强公司合同归档管理，规范合同归档工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。
（1）合法性：合同归档管理工作应严格遵守国家法律法规、行业规范和公司规章制度；（2）完整性：合同归档资料应确保完整、真实、准确，反映合同签订、履行、变更和终止的全过程；（3）安全性：合同归档资料应采取有效措施，确保资料的安全、保密；（4）便捷性：合同归档工作应便于查询、利用，提高工作效率。
二、合同归档范围（1）合同原件（含正本、副本）；（2）合同附件、补充协议、变更协议等；（3）合同签订、履行过程中的重要文件、资料；（4）合同履行过程中的往来函件、通知等；（5）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；（6）其他与合同有关的资料。
三、合同归档流程3.1合同签订完成后，合同承办部门应按照本办法的规定，及时将合同资料整理归档。
3.2合同归档流程如下：（1）合同承办部门整理合同资料，确保资料完整、真实、准确；（2）合同承办部门填写《合同归档登记表》（见附件1），并将合同资料移交至合同管理部门；（3）合同管理部门对合同资料进行审核，确认无误后，进行编号、归档；（4）合同管理部门将《合同归档登记表》一份留存，一份退还合同承办部门；（5）合同管理部门定期对合同资料进行整理、检查，确保资料安全、完整。
四、合同归档要求4.1合同资料应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行归档，便于查询、利用。
4.2合同资料归档时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保资料安全。
4.3合同管理部门应定期对合同资料进行检查，发现问题及时整改。
4.4合同资料的查阅、借阅应严格履行审批手续，确保资料安全。
五、附则5.1本办法由公司合同管理部门负责解释。
5.2本办法自发布之日起施行。
附件1：合同归档登记表注：本示例仅供参考，具体合同归档管理办法应根据公司实际情况制定。
========本合同更广泛的场景，特设场景及条款========特殊应用场合及增加条款：1.特殊应用场合：涉及国际业务的合同增加条款：（1）适用法律：合同应明确适用哪个国家的法律，以及解决争议的司法管辖地。
项目文档归档管理办法
项目文档归档管理办法一、背景介绍在项目开展过程中，会产生大量的文档，包括项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
为了保证项目的顺利进行和信息的有效管理，需要建立一套科学合理的项目文档归档管理办法。
二、管理目标1. 确保项目文档的完整性和准确性；2. 提高项目文档的可查阅性和可维护性；3. 保护项目文档的安全性和机密性。
三、归档管理流程1. 文档分类根据文档的性质和用途，将项目文档进行分类，如项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
2. 文档命名规范为了方便查找和管理，需要对文档进行统一的命名规范，包括文档名称、版本号、作者、日期等信息。
3. 文档存储位置确定项目文档的存储位置，可以选择使用云存储或者本地服务器进行存储，确保文档的安全性和可访问性。
4. 文档版本管理对于时常修改的文档，需要建立版本管理机制，记录文档的修改历史和版本号，以便追踪和回溯。
5. 文档审批流程对于涉及重要决策和变更的文档，需要建立审批流程，确保文档的准确性和合规性。
6. 文档归档策略根据文档的重要性和使用频率，制定文档归档策略，包括归档时间、归档方式等，确保文档的及时归档和整理。
7. 文档访问权限管理对于涉及机密信息的文档，需要进行权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改。
四、具体操作方法1. 新建文档在开始编写新文档之前，根据文档分类和命名规范，选择合适的文档模板，并填写相关信息。
2. 文档修改在对文档进行修改时，需要记录修改的内容和修改的日期，并及时更新文档版本号。
3. 文档审批对于需要审批的文档，需要按照审批流程进行审批，并记录审批意见和结果。
4. 文档归档根据文档归档策略，及时将文档归档到指定位置，并更新文档的状态和归档日期。
5. 文档查阅通过访问权限管理，确保惟独授权人员可以查阅和下载文档，并记录查阅的人员和时间。
6. 文档备份定期对项目文档进行备份，确保文档的安全性和可恢复性。
五、风险控制措施1. 数据备份定期对项目文档进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法公文处理及归档管理办法为了规范公文管理工作，提高工作效率，减少因管理不规范而产生的风险和矛盾，制定本办法。
本办法适用于各部门工作中的公文处理和归档管理。
一、公文处理1、公文的定义公文指用于政府部门、企事业单位等机构内部或组织间沟通联系的文字、图表、文件、照片等文书资料。
2、公文的种类公文种类繁多，按照性质不同主要分为通知、通报、公告、请示、报告、派遣令等。
按照处理方式不同主要包括纸质公文、电子公文、签报公文等。
3、公文处理程序公文的处理程序主要包括拟办、审批、签发、印制、分送、收文、阅读批示等。
（1）拟办：由公文的起草人负责撰写初稿。
（2）审批：由上级主管部门审核并批准公文。
（3）签发：公文审核完毕后进行签字或盖章处理。
（4）印制：印制公文正本和副本，保存档案备查。
（5）分送：将公文按照不同的接收方分发。
（6）收文：接收方在阅读公文后应及时进行批示，并将批示结果传递给下一步处理人。
（7）阅读批示：必须认真阅读公文内容，每个环节的批示反映了该环节对公文的处理认识和态度。
4、公文处理要求（1）保密性原则：严格保密机密公文的处理及传送。
（2）及时性原则：按照规定时间限制完成处理手续。
（3）现实性原则：公文处理要符合实际情况和实际需要。
（4）规范性原则：公文处理符合规范要求。
5、手机公文流转应用应用手机公文流转app，将公文处理过程数字化。
在手机公文流转中，可以快速实现公文流转，更加方便快捷。
同时也可以审核、签批、批注、转发、传阅等一系列操作。
数字化流转可以有效提升公文处理效率。
二、归档管理1、归档管理的定义归档管理是指将已经处理完毕的公文及时进行分类、编号、整理、保存以备查阅、检索、利用、销毁的工作。
2、归档管理的原则（1）合法性原则：归档资料必须是依法合规的文件资料。
（2）完整性原则：尽可能保存完整的资料，应避免因删除重要资料而导致信息不完整。
（3）保密性原则：保证归档资料的信息安全，对涉密的资料应在保密条件下存储和处理。
档案归档管理办法
档案归档管理办法第一条文件材料的形成和归档（一）文书部门：文书部门是指公司办公室对各类文件材料的形成、积累和归档进行管理。
（二）文书员对文件材料管理的有关职责：1.对所有收文、发文进行分类登记。
2. 对领导及职能部室阅示处理后的文件（包括本公司发文）材料及时回收、保管，确保收发文件的齐全完整。
3. 对本公司发文的签发单、发文底稿、正件、附件按档案立卷对用纸、字迹材料、书写规范及签发手续等要求严格把关，对不符合案卷质量要求的应及时处理，以确保案卷质量。
4. 对处理完的文件材料进行分类组卷，组成保管单位。
（三）归档要求：1. 立卷的文件材料按部颁《电力工业企业分类规则》分类表0-5大类有关类目进行分类。
2. 案卷格式按照地标DB32/181-93有关规定实施。
3. 按年度向档案室移交归档并编制移交清单进行交接和验收。
4. 归档的文件材料必须齐全完整，必须是原件或正式文件。
第二条职能部室文件材料的形成和归档（一）职能部室文件材料的形成职能部室客观存在文件材料指本部室在各项工作和活动中形成和积累的具有保存和利用价值的，属部颁《电力工作企业分类规则》分类表分类范畴，应进行归档的各种载体的文件材料。
（二）职能部室（含党政工团）文件材料管理和归档要求：1. 各职能部室应设专、兼职档案资料员，对本部室的文件材料统一管理，并使之逐步达到规范化。
2. 各职能部室必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序，纳入部门和人员职责范围，纳入责任制并进行考核。
3. 属归档范围内的文件材料应有专责人员负责登记保管，按规定时间移交档案室，不得以任何借口据为部门或个人已有。
4. 各部室专责人员应认真收集和积累本部室的工作计划、总结、业务活动有关材料、数据、台帐、合同、统计资料等各种载体的材料（含照片、底片、录像带、软件磁盘及奖状、荣誉证书等实物）。
5. 因公外出人员出国学习、考察和参加专业技术会议所获取的文件材料，要按规定及时向档案室归档，并经档案室、人资部签字。
合同资料归档管理办法详尽多场合
合同资料归档管理办法第一章总则第一条为了规范公司合同资料的归档管理工作，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。
（一）及时性：合同签订后应及时归档；（二）完整性：确保合同资料齐全，无遗漏；（三）准确性：合同资料内容应真实、准确；（四）安全性：确保合同资料的安全，防止丢失、损坏或泄露。
第二章职责与分工第四条合同管理部门负责合同资料的归档管理工作，具体职责如下：（一）制定合同资料归档管理制度；（二）监督、指导合同资料的归档工作；（三）定期检查合同资料的归档情况，发现问题及时整改；（四）对合同资料归档工作进行总结、分析，提出改进措施。
第五条各部门合同经办人负责本部门合同资料的归档工作，具体职责如下：（一）按照本办法规定，及时将合同资料归档；（二）确保合同资料的完整性、准确性和安全性；（三）配合合同管理部门开展合同资料归档工作的检查、整改等工作。
第三章归档范围与要求第六条合同资料归档范围包括：（一）合同文本及其附件；（二）合同审批单、合同签订审批表等相关审批文件；（三）合同履行过程中的往来函件、通知等文件；（四）合同变更、解除等相关文件；（五）其他与合同有关的资料。
第七条合同资料归档要求：（一）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档；（二）合同资料应按照合同类型、合同编号等进行分类；（三）合同资料应统一使用A4纸张，便于查阅；（四）合同资料应采用合适的装订方式，确保整齐、牢固；（五）合同资料归档时应填写《合同资料归档登记表》（见附件），并注明合同名称、合同编号、签订日期、经办人等信息。
第四章归档程序第八条合同签订后，合同经办人应在合同履行完毕后30日内完成合同资料的归档工作。
第九条合同经办人应按照本办法规定，对合同资料进行整理、分类、装订，并填写《合同资料归档登记表》。
第十条合同经办人将整理好的合同资料及《合同资料归档登记表》提交给合同管理部门。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
工程档案管理与归档管理制度
工程档案管理与归档管理制度一、总则为规范工程档案管理与归档管理工作，提高档案管理工作效率，确保工程档案的完整性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有与工程相关的档案管理工作。
三、档案管理1. 档案管理部门负责公司工程档案的整理、归档和检索工作。
2. 档案管理部门应当建立档案目录，包括档案的分类、编号、名称、位置等信息。
3. 档案管理部门应当建立档案借阅制度，员工或部门需要查阅档案时，需提出书面申请，经批准后方可查阅。
4. 档案管理部门应当建立档案销毁制度，对于已经归档并且不再需要保留的档案，应当根据规定程序进行销毁。
5. 档案管理部门应当定期对档案进行检查和维护，保证档案的完整性和可读性。
四、归档管理1. 所有工程档案应当按照公司规定的档案分类方法进行归档。
2. 档案管理员应当对归档的工程档案进行标识，并记录档案的位置和索引号。
3. 档案管理员应当定期对归档的工程档案进行盘点，确保档案的完整性和安全性。
4. 归档的工程档案应当根据保管期限进行分类，并按照规定的时间进行销毁或转移。
5. 档案管理员应当保证工程档案的机密性，严格控制档案的借阅和查阅权限。
五、档案管理系统1. 公司应当建立档案管理系统，包括硬件设备和软件应用。
2. 档案管理系统应当能够对档案进行分类、检索、借阅和销毁等功能。
3. 档案管理系统应当能够实现档案的数字化管理，提高档案管理效率。
4. 档案管理系统应当能够实现多级权限管理，确保档案的安全性。
六、监督制度1. 公司应当设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作进行监督和检查。
2. 监督机构应当在每年年底对公司的档案管理工作进行全面检查，并提出改进建议。
3. 档案管理部门负责接受监督机构的监督和指导，及时整改不足。
七、处罚制度1. 对于违反档案管理与归档管理制度的员工，将按公司规定的处罚制度进行处理。
2. 对于故意破坏或篡改公司工程档案的员工，将追究其法律责任。
八、附则1. 本制度自颁布之日起生效。
合同资料归档管理办法
合同资料归档管理办法一、引言在现代商业社会中，合同的重要性不言而喻。
合同作为一种法律文书，对于维护各方的权益、规范交易行为具有至关重要的作用。
然而，在长期的商业合作中，合同数量庞大，管理合同资料成为一项重要的任务。
本文旨在阐述合同资料归档管理的重要性，并介绍一种高效、规范的合同资料归档管理办法。
二、合同资料归档管理的重要性合同资料归档管理对于企业来说具有诸多重要性。
首先，合同资料归档管理有利于确保合同的有效性和可执行性。
通过妥善保管合同资料，企业能够及时获取合同内容，避免误解、纠纷的发生。
同时，合同资料归档管理能够帮助企业在追溯过程中提供准确的证据，保障合同权益的得到有效维护。
其次，合同资料归档管理有利于提高工作效率和协同合作。
合同资料归档管理可以保证合同信息的及时更新和共享，使得企业内部各相关部门能够快速准确地获取所需信息，避免信息的丢失和传递的延迟。
这有助于提高工作效率，促进部门间的协同合作。
最后，合同资料归档管理有利于企业的合规经营和风险防控。
在现代商业社会中，合规经营和风险防控是企业的重要任务。
通过合同资料归档管理，企业能够及时、准确地掌握各项合同的履行情况和风险点，及时采取相应的措施，避免潜在风险和经营风险的发生。
三、针对合同资料归档管理的重要性，下面介绍一种高效、规范的合同资料归档管理办法。
1. 确定合同管理责任人：企业应当明确一位专门负责合同资料归档管理的责任人，并为其提供必要的培训和资源支持。
责任人应具备一定的法律知识和合同管理经验，能够严格按照公司制定的规章制度进行管理。
2. 建立合同档案室：企业应当划定一定的空间用于合同档案的存放。
合同档案室应当具备防火、防水、防尘等基本设施，并配备专门的合同档案管理工具和设备。
3. 设定合同档案编号和分类方法：企业应当为每份合同设定唯一的档案编号，并根据合同的种类、性质和生效时间等因素对合同进行分类。
这有利于快速准确地找到所需合同资料，并方便后续的合同追溯和管理。
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关于长沙轨道交通2号线竣工资料归档要求的通知
签发：针对2号线业主对竣工资料提出的新要求，结合新运公司下发的“《关于规范项目竣工资料归档的通知》”对2号线资料要求做进一步细化。
具体要求如下：
一、工程部
1、复测组需提供的资料：施工测量放样报验表、基标检验批质量验收记录、工程测量交接桩记录表、导线复测申报表、控制测量检测成果书、竣工测量成果表等；（原件提供一式4份，切忌原件有乱涂乱划现象）。
2、分部工程质量评定表、各项工程检验批质量验收记录表、分项、分部、子单位工程质量评定表等；（均提供一式4份原件；施工日志提供4份原件、竣工图纸一式7份。
）
3、试验室需提供的资料：商品混凝土配合比设计报告及附件、混凝土抗压强度检验报告、监督抽检报告、混凝土配料通知单、各种合格证及原材料检验报告、混凝土搅拌质量记录表、道床混凝土浇筑记录、混凝土抗压强度计算表、混凝土试块试验结果汇总表、钢筋原材、焊接检验报告及轨枕、焊轨的各项检验报告等；（均提供一式5份原件）。
附件一、厂家及检测单位资质证书
附件二、混凝土出厂质量证明书
附件三、水泥、砂、碎石或卵石、粉煤灰、外加剂合格证及检验报告
二、物设部
需提供的资料：钢轨、轨枕、钢筋、混凝土及构配件等进场材料报验单及附件；材料试验报告。
(均提供一式5份原件）
附件一、原材料及构配件出厂质量证明书（合格证）、质量鉴定、检验报告；
附件二、检测报告
三、安质部
安全评价书（原件6份）
四、综合办公室
提供项目施工工艺照片及影像资料
五、文件材料要求
1、文件材料使用的纸张必须满足A4幅面，且纸浆含量不得少于70g;
2、填写资料内容不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、蓝色墨水、双面复写纸和复印文件等褪色材料书写；
3、所有打印文本资料及表格要求用激光打印机，不得使用复印表格填表；
4、所有纸质资料规格统一为A4幅面，为了方便以后竣工资料移交，要求A4纸页面设置（页边距上：2.5cm、下：2.3cm、左：2.5cm、右：2.3cm）；图纸：A3纸应折叠成A4幅面，横向手风琴式折叠，竖向按顺时针方向折叠，折叠后图标露在右下角。
5、全部资料有签名的地方必须要求用黑色签字笔手签，字迹清晰可辨认，不得机打。
6、资料印章必须清晰，可判断。
7、项目经理的签字统一签署。
8、所有的竣工资料签字必须及时清晰、并保持页面整洁。
9、每月25号之前向工程部内业组移交当月所产生的竣工资料，且所移交的资料必须按一定的顺序（里程、区间、批次）排列好移交，移交时附带移交清单一式2份；
注：1、竣工资料数量说明：业主3套、城建档案馆1套、一局1套、新运公司1套；因此需进竣工的资料必须一式5份原件，望各部门谅解配合。
2、对以上要求中所列项，内业组随时可根据上级单位及业主要求进行调整。
有不足之处请随时与工程部内业组联系。
长沙轨道交通2号线2标工程
工程部
2012.4.26。