档案管理通知
公司档案整理通知
公司档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司的档案资料，提高工作效率，现决定对公司档案进行全面整理。
为此，特向各位员工发出以下整理通知：一、整理目的公司档案是公司的重要资产，包含了公司的历史、发展、经营情况等重要信息。
通过对档案的整理，可以更好地保护和管理这些信息资源，提高信息检索的效率，确保信息的准确性和完整性。
二、整理范围本次档案整理范围涵盖公司各部门的所有档案资料，包括但不限于合同文件、财务报表、人事档案、项目资料等。
每位员工都有责任配合整理工作，并对自己所负责的档案资料进行清点和整理。
三、整理流程准备工作：各部门负责人需提前通知员工，做好档案整理的准备工作，包括清点档案数量、分类归档等。
分工合作：根据各部门档案量大小和种类不同，合理分配整理任务，明确责任人和时间节点。
分类整理：按照文件类型、年限等标准进行分类整理，建立清晰的目录结构和编号体系。
清点核对：对已整理好的档案进行清点核对，确保每份档案都有清晰的标识和记录。
归档存储：按照规定的存储标准和要求，将整理好的档案进行归档存储，确保安全可靠。
四、注意事项保密原则：在整理过程中，严格遵守公司的保密规定，确保机密文件不外泄。
文件完整：确保每份文件都完整无缺，如有遗失或损坏应及时报告上级领导。
规范命名：统一规范文件命名方式，便于查找和管理。
定期更新：建立定期更新档案的机制，确保信息及时准确。
五、总结公司档案是公司的重要财产，是公司发展历程的见证。
希望各位员工能够充分重视本次档案整理工作，认真执行相关要求，做到细致、规范、高效。
通过大家共同努力，相信公司的档案管理水平将得到进一步提升。
最后，请各部门负责人督促员工按照要求积极配合完成档案整理工作。
如有任何疑问或困难，请及时与公司行政部门联系。
谢谢大家的配合！此致敬礼公司行政部门敬上。
健全部门档案管理制度的通知
各部门、各单位：为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，进一步规范我部门档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，现就健全部门档案管理制度有关事项通知如下：一、提高认识，加强领导各部门、各单位要充分认识健全档案管理制度的重要性，将其作为一项长期性、基础性工作来抓。
要加强组织领导，明确责任分工，确保档案管理制度得到有效执行。
二、完善档案管理制度（一）建立健全档案管理组织机构。
各部门、各单位要设立档案管理部门，明确档案管理负责人，负责档案工作的具体实施。
（二）制定档案管理制度。
各部门、各单位要根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门、本单位实际情况，制定和完善档案管理制度，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等方面的制度。
（三）明确档案管理人员职责。
档案管理人员要具备一定的档案管理知识和技能，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
三、加强档案管理队伍建设（一）加强档案管理人员培训。
定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务素质和综合素质。
（二）加强档案管理技术培训。
推广使用档案管理软件，提高档案管理信息化水平。
四、强化档案安全管理（一）加强档案库房安全管理。
确保档案库房设施齐全、环境适宜，防止档案霉变、虫蛀、火灾等事故发生。
（二）加强档案保密工作。
严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
五、加强档案利用工作（一）提高档案利用率。
各部门、各单位要充分利用档案资源，为各项工作提供有力支持。
（二）加强档案信息共享。
建立健全档案信息共享机制，实现档案资源的最大化利用。
六、加强监督检查（一）加强对档案管理工作的监督检查。
定期对各部门、各单位的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
（二）对违反档案管理制度的行为，依法依规进行查处。
请各部门、各单位高度重视，认真贯彻落实本通知精神，切实加强档案管理工作，为推动我部门各项工作高质量发展提供有力保障。
特此通知。
[部门名称][发布日期]。
人事档案整理通知员工档案整理通知
人事档案整理通知员工档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司的人事档案，提高档案整理的效率和准确性，现决定对公司内部的员工档案进行整理。
为此，特向各位员工发出以下整理通知：一、整理时间从即日起至下月月底，为期一个月的时间内进行员工档案整理工作。
请各位员工在规定时间内完成自己档案的整理工作。
二、整理内容个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等信息。
学历及培训情况：包括毕业院校、专业、学历证书、培训证书等。
工作经历：包括入职日期、岗位变动情况、离职日期等。
奖惩记录：包括获奖情况、处罚记录等。
健康状况：包括体检报告、疾病治疗情况等。
三、整理要求保密性：员工档案属于个人隐私，整理过程中请注意保密，不得随意查阅他人档案。
准确性：请核对个人信息的准确性，如有错误及时更正。
完整性：确保档案内容完整，不得遗漏重要信息。
规范性：按照公司规定的格式和要求进行整理，统一标准。
四、整理流程领取资料：每位员工可向人事部门领取个人档案资料。
核对信息：仔细核对个人信息，如有错误及时更正。
整理归档：按照规定格式整理个人档案，并归入指定的档案柜中。
交接确认：完成整理后，请向人事部门进行交接确认。
五、注意事项请各位员工认真对待档案整理工作，确保准确性和完整性。
如有疑问或需要帮助，请及时向人事部门或主管领导咨询。
拒绝私自篡改他人档案信息，一经发现将受到严肃处理。
希望各位员工能够配合公司的档案整理工作，共同维护好公司的管理秩序和形象。
谢谢大家的合作！祝工作顺利！此致敬礼人事部敬上。
学生档案整理的通知
学生档案整理的通知
同学们,大家好!
相信每个人都对自己的学生档案有一定的了解和认识。
作为学校管理部门,我们也一直在致力于维护学生档案的规范化管理,确保每位同学的重要信
息得到妥善保管。
近期,我们计划对全校学生的档案进行全面梳理和整理,现
将有关事项通知如下:
整理目的
学生档案的整理是学校规范管理的重要环节,也是确保学生信息安全的必然要求。
通过本次整理工作,我们希望能进一步优化档案管理流程,提高信息
录入的准确性,为同学们日后的各项证明开具提供更加完善的支持。
整理内容
本次整理工作将涵盖同学们在校期间的基本信息、学习成绩、奖惩记录、社团活动等方方面面。
我们将对每个同学的档案进行全面检查,确保信息的
真实性和完整性。
我们也会对一些已经失效或者过时的信息进行清理和删除,确保档案内容的时效性。
整理要求
为了确保整理工作的顺利进行,我们将采取以下措施:
每个班级安排专人负责,协助老师和管理人员完成档案整理工作。
请同学们配合学校的要求,如实提供个人信息,并积极参与档案的整理和核查。
如果发现个人信息有误或需要更新的,请及时与班主任或教务处联系,我们将及时为您进行修改。
档案整理工作将持续2周时间,请同学们在规定期限内完成相关配合。
整理结果
通过这次全面的档案整理工作,我们希望能进一步提高学生信息管理的专业性和规范性。
我们也将严格保管好每位同学的重要信息,确保它们能够安全可靠地为同学们今后的生活和学习提供支持。
再次感谢同学们的配合与支持。
让我们共同为营造更加规范、高效的学生管理环境而努力!。
档案管理制度通知
档案管理制度通知为进一步规范和加强档案管理工作，保障档案资料的安全和完整性，提高档案管理效率，特制定本档案管理制度通知，现将有关事项通知如下：一、档案管理目的和原则1、本制度旨在规范单位档案管理工作，确保档案资料的准确无误，保护档案资料的安全完整，提高档案管理效率。
2、本制度遵循依法、合规、谨慎、高效的原则，确保档案管理工作的合法性、规范性和效益性。
二、档案管理范围和内容1、本制度适用于单位内所有的档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
2、档案管理内容包括档案的收集、保管、利用和销毁等工作，以及档案管理制度的评估、调整和完善等工作。
三、档案管理机构和人员1、单位设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织和实施。
2、档案管理部门的工作人员应具有相关档案管理专业背景，熟悉档案管理相关法律法规和规章制度，具有较强的工作责任心和执行力。
四、档案管理流程和制度1、档案的收集：建立档案收集清单，明确档案的来源和数量，及时收集和整理档案资料。
2、档案的保管：建立档案保管制度，保证档案资料的安全性和完整性，确保不丢失、不破损、不泄漏。
3、档案的利用：建立档案利用制度，规范档案的查阅和借阅流程，提高档案利用效率。
4、档案的销毁：建立档案销毁制度，明确档案销毁的条件、程序和责任，确保档案的安全销毁。
5、档案管理制度的评估和调整：定期对档案管理制度进行评估和调整，不断完善档案管理工作。
五、档案管理责任和监督1、单位领导应高度重视档案管理工作，明确档案管理的重要性和必要性，对档案管理工作负总责和监督责任。
2、档案管理部门负责档案管理工作的实施和监督，确保档案管理工作的有效进行。
3、全体员工应做到档案管理工作的积极配合，严格遵守相关档案管理规定和制度。
六、其他事项1、档案管理制度通知将于下发之日起正式实施，各单位应严格执行。
2、如有档案管理工作中的问题和困难，应及时报告档案管理部门，寻求解决方案。
3、如对本制度有任何疑问或建议，欢迎向档案管理部门反馈。
档案管理制度颁布通知模板
各科室：为加强我单位档案管理工作，规范档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，确保档案安全、完整、准确，根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际，特制定《XX单位档案管理制度》。
现予以颁布，请各科室认真遵照执行。
一、制度名称《XX单位档案管理制度》二、适用范围本制度适用于我单位各部门、各科室的档案管理工作。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责制定档案管理规章制度，组织实施档案管理工作，确保档案安全、完整、准确。
2. 各部门、各科室负责按照档案管理制度，做好本部门、本科室档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 全体职工应增强档案意识，积极参与档案管理工作，遵守档案管理制度，确保档案资料的真实性、完整性。
四、档案收集与整理1. 档案管理部门负责制定档案收集范围和标准，明确档案收集的时间、内容、形式等。
2. 各部门、各科室应按照档案收集范围和标准，及时、准确地将档案资料报送档案管理部门。
3. 档案管理部门负责对收集到的档案资料进行分类、整理、立卷、归档。
五、档案保管与利用1. 档案管理部门负责对档案进行保管，确保档案实体安全。
2. 档案管理部门应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时整改。
3. 档案管理部门应按照档案利用规定，为各部门、各科室提供档案查询、借阅等服务。
六、档案鉴定与销毁1. 档案管理部门负责对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
2. 鉴定后的档案，应按照规定程序进行销毁。
七、档案安全与保密1. 档案管理部门应加强档案安全保卫工作，确保档案实体和信息安全。
2. 档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对档案信息进行保密。
八、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的个人和集体，给予批评教育或处罚。
九、附则1. 本制度自颁布之日起施行。
2. 本制度由档案管理部门负责解释。
特此通知。
XX单位年月日。
档案管理制度修订通知
档案管理制度修订通知尊敬的同事们：为了进一步规范我司档案管理工作,提高档案管理效率,经公司研究决定,对现行的档案管理制度进行全面修订。
现将有关事项通知如下:一、修订的主要内容明确档案管理的范围和类型:纳入管理的档案类型包括但不限于:公司登记注册、财务会计、人力资源、生产经营、科技研发等各类重要文件资料。
针对不同类型档案,制定相应的管理措施和保管要求。
健全档案管理的组织体系:成立公司档案管理委员会,负责制定和审核档案管理制度及措施。
各部门设立专门的档案管理员,协调本部门的档案管理工作。
明确各部门和个人在档案管理中的职责和权限。
规范档案管理的工作流程:建立档案收集、分类、编目、保管、鉴定、利用等全流程管理制度。
制定电子档案和实体档案的管理办法,确保两者信息一致。
健全档案移交、借阅、销毁等各环节的审批和登记制度。
加强档案信息化管理:推进档案数字化建设,建立统一的档案信息管理系统。
提高档案查阅和利用效率,实现档案资源的共享及利用。
加强对电子档案的安全保护,确保信息的完整性和机密性。
完善档案安全保障措施:建立健全的档案保管场所和设施,确保档案安全。
制定完备的档案应急预案和突发事件处置方案。
加强档案管理人员的专业培训,提高业务水平。
二、修订后的实施要求各部门要高度重视档案管理工作,切实落实各项管理措施。
档案管理员要认真学习新制度,熟悉管理流程,切实履行职责。
全体员工要积极配合,自觉将相关档案及时、准确地移交归档。
公司将定期组织检查,对于不执行制度或存在重大问题的,将严肃追究责任。
三、其他事项本修订制度自2023年4月1日起实施,原有制度同时废止。
如有任何疑问,请及时与公司档案管理委员会联系。
感谢大家的支持和配合,让我们共同努力,提升公司档案管理水平,为企业发展提供有力支撑!公司档案管理委员会2023年3月25日。
档案收集与管理工作通知
档案收集与管理工作通知尊敬的各位领导、同事：为加强公司档案管理，提高档案的完整性和安全性，现通知关于档案收集与管理工作相关情况。
一、档案收集工作我公司将于近日开始进行档案收集工作，希望各部门积极配合，按时按要求完成收集工作。
1、档案种类：本次收集工作主要针对公司文件、合同、协议、报告等各类文件资料。
所有收集档案均需有明确的档案编号，且必须完整、准确、真实。
2、档案组成：原件、复印件、验收单三部分组成。
原件存放在总公司档案库，复印件由各部门自行保管，验收单交总公司档案室。
3、档案验收时间：各部门需在2021年6月30日前将收集工作完成，档案室将于2021年7月1日至7月7日进行档案验收工作。
二、档案管理工作档案收集完成后，将进入档案管理阶段。
为确保档案的安全、完整、可查等问题，公司要求各部门领导密切关注和积极开展档案管理工作。
1、档案保管：各部门应建立档案保管制度，定期对档案进行清点、统计、装订、移交等工作，确保档案的完整性、安全性。
在档案存放过程中，禁止私自移动、拆卸、涂改等行为，对于不当操作将会进行严肃处理。
2、档案借阅：各部门对于档案借阅有明确的审批流程，必须经过审批后方可进行借阅。
在档案借阅过程中，需要对被借阅档案进行登记备案，借阅时限不超过半个月。
超时未还者，将影响相关人员的考核结果。
3、档案销毁：随着时间的推移，部分档案已经失去了使用价值，需要进行销毁。
各部门应当认真梳理档案，并根据相关法规和文件规定规范档案销毁工作。
三、档案室管理工作档案室是公司档案管理的核心机构，一切与档案有关的工作将在档案室管理下进行。
1、档案室人员：档案室工作人员由公司直接聘用，确保操作人员具备相应的专业知识和能力。
2、档案管理系统：公司档案管理系统是本次工作的核心，通过建立系统，实现档案管理自动化，方便操作人员信息的管理和检索。
各部门应当积极配合工作，提供相应的档案信息，完善公司档案管理系统。
3、档案库管理：公司档案库管理是档案管理的重要环节，所有档案均需存放在公司档案库内，按照需求规划展开，严格按照存储规范进行存储。
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关于切实做好公司信息档案整理归档工作的办法
为加强公司档案管理，促进档案工作标准化、规范化、制度化。
根据公司要求，经研究决定对各部、各有关单位档案进行整理归档。
现将有关事项通知如下：
一、提高认识
档案管理是公司管理的重要基础性工作。
档案工作管理的好坏将对公司信息资源管理工作全面发展起到非常重要作用。
做好公司信息资源档案管理工作，有利于维护公司信息资源的合理利用。
各部门、各子公司要充分认识做好档案整理归档工作的重要性，站在对历史负责、为现实服务、谋未来发展的高度精心组织实施，确保档案整理工作达到预期目标。
二、明确职责
公司信息安全部档案室全面负责组织、协调各部门、各子公司档案的管理和技术支持，各部门、各子公司要选定一名兼职人员负责本部门档案整理归档工作。
三、整理范围
1、各部门共同归档范围
(1) 科研课题结束后(含最终完成、阶段完成、中断或中止)，各课题负责人或事业部兼职档案员负责组织本课题形成的应归档科研文件材料的整理工作，科技发展部将积累的有关课题的管理资料进行整理,与课题组的科研材料汇总成卷。
（2）公司各项重大活动、重要会议的文件和资料；
（3）公司各项规章制度、管理办法；
（4）上级机关对本单位的批复和重要文件；
（5）本单位与外单位的重要往来函件；
（6）年度综合统计报表；
（7）部门参加或开展活动（会议）期间形成的具有参考利用价值的照片、录音、录像、光盘及电子文件。
（8）单位获市级以上奖励证书、奖牌等。
2、企划部
招商引资管理过程中形成的相关文件资料。
投资管理、股权转让、企业融资相关工作形成的文件资料。
企业发展战略、改制方案、经营承包考核、股权转让、改革改制、管理体系认证工作、项目成本管理、项目经营管理工作中形成的文件资料。
项目可行性研究报告、市场调研、项目开发、项目策划、法律诉讼、经济合同管理、清欠维权以及法律咨询服务工作中形成的文件。
3、基建办
规划设计、计划报批、开工手续等工作中形成的文件和资料。
施工现场管理、环保管理、质量管理、设备管理、物资管理、工程项目招投标、工程设备招投标、合同管理、预结算管理、项目综合管理、竣工档案移交等管理过程中形成的文件和资料。
4、综合部
公司各项规章制度、管理办法
5、计划财务部
财务管理、资金管理、成本管理、会计报表、公司长期投资管理、会计管理等工作中形成的文件和资料。
6、信息安全部
公文管理、新闻宣传、企业文化建设、档案管理、公司信息化建设、保密工作、印章管理、工作中形成的文件等相关资料。
7、内审部
总公司系统内部审计工作中形成的文件档案资料。
8、人力资源部
人才发展战略、人才招聘、职称评审、社会保险、劳动合同、职工培训工作中形成的文件资料。
四、几点要求
1、4月10日前，报送一名整档责任人员到档案室处。
2、要切实把好本部门资料归档的审核关，不能遗漏、散失、积存文件，移交档案时须列出归档清单，各部门、各子公司有关负责人须签字。
3、各部门、各有关单位上报的整档人员，已定为本次整档工作的责任人。
同时也要负责本部门、本单位今后的档案收集整理、定期移交等工作，要对整档人员保持相对稳定，防止工作脱节。