文秘复习资料3
三级秘书基础知识复习提纲(红皮)
三级秘书——《文书基础》复习提纲第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟公文的要求三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首：红色反线以上的各要素。
包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。
2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。
包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
秘书资格证书三级复习资料
第一章商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。
;在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：(1)与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。
(2)与美国人交往，两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。
(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。
(4)与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。
(5)与阿拉伯人交往，不送酒。
P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。
5.谈话礼仪中，(1)避谈政治、宗教等敏感话题(2)不要以自我为中心(3)避免询问他人穿着、饰物等价格。
(4)男士不问钱包，女士不问年龄。
6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。
P334中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。
完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。
P33 58.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。
P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。
答：(1)做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费(2)书上第339页上中要点的第一点。
(3)书上第339页上中要点的第二点。
(4)进行岗前培训的基本原则和要求：①.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。
②依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。
③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。
④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。
P339(5)在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。
方法有：(1)按身份与职务的高低排列。
(2)按来宾所在国名称的英文字母顺序排列(3)按时间先后顺序排列。
秘书职位复习资料
名词：1、职业道德：就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。
2、接待：即迎接招待。
接待工作指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和招待工作。
3、秘书办事：即秘书为辅助管理、协助政务而所作或应做的文书、会议等办公室日常事务。
管理公务=领导政务+秘书事务办事作用：组织有效运转的基础，辅助决策的主要途径，发挥参谋作用的必要前提4、资源管理：（1）管理从管理的协调作用来说，管理是协调人力、物力、财力以达到组织的目标。
从管理作为一个过程来说，管理是计划、组织、领导、控制。
（2）办公资源是指秘书办公所需要的各种物品，它包括办公用品、办公设备、日常办公所需的小额现金，以及办公家具、办公用房等。
（3）时间管理是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。
（4）办公环境或称办公室环境，从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定组织机构的秘书部门所处的环境，包括人文环境和自然环境。
（5）办公管理就是对办公工作及相关资源的计划、控制等完整过程。
5、网络办公：就是利用网络技术、IT技术将传统的办公室工作实现网络办理、共享办公资源，提高办公效率6、公文办理：是指公文形成、运转处理的操办和管理的系列过程。
主要环节：（1）发文办理发文办理指以本机关的名义制发公文的办理过程。
（2）收文办理收文办理指对收到公文的办理过程。
（3）公文归档7、会议：（1）集合三人以上相与议事,并遵循一定的议程,所举行的一种集会。
如：全体会议工作会议X务会议（2）经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。
如：中国人民政治协商会议部长会议（3）会议是人们有组织有领导地商议事情的集会，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。
会议要素：会议分基本要素和选择要素8、会议要素：会议分基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、议程）选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等）9、会议办理：是指会议策划、筹办、组织等系列过程。
单位文秘专业考试复习资料大全
单位文秘专业考试复习资料大全单位文秘专业考试复习资料大全一、考试内容概述单位文秘专业考试主要考察考生的文字表达能力、办公管理能力、信息处理能力及各类办公软件的应用能力等方面的知识和技能。
主要包括以下几个方面的内容：1.文字表达能力：包括写作技巧、写作规范、公文写作、商务信函写作、报告写作等。
2.办公管理能力：包括日常行政管理、档案管理、会议组织与管理、人事管理等。
3.信息处理能力：包括文字处理、数据处理、电子邮件、网络沟通等。
4.办公软件的应用能力：包括微软办公软件（Word、Excel、PowerPoint）、信息管理软件（Outlook、LotusNotes等）、图像处理软件（Photoshop、CorelDraw等）等。
二、复习方法及建议1.制定学习计划：根据考试的时间安排，合理制定学习计划，合理分配时间，避免学习过程中出现仓促和拖延。
2.备考重点：针对考试内容概述中的四个方面，重点关注文字表达能力、办公管理能力、信息处理能力以及办公软件的应用能力。
通过系统地学习和复习，建立知识体系，做到知识点的全面掌握。
3.教材和参考书的选择：根据自己的实际情况，选择合适的教材和参考书进行学习和复习。
建议综合使用教材和参考书，做到理论与实践相结合。
4.模拟考试：通过模拟考试，检验复习效果，及时发现问题，加强弱项，提高答题技巧。
5.参加培训班：根据个人情况，可以考虑参加单位文秘专业的培训班，通过专业的培训，提高整体的知识水平和能力。
三、文字表达能力文字表达能力是单位文秘专业考试的核心内容之一，主要包括写作技巧、写作规范、公文写作、商务信函写作、报告写作等方面的内容。
1.写作技巧写作技巧包括逻辑思维、语言表达、行文结构等方面的技巧。
要注意行文的连贯性、层次性和精确性，尽量避免冗长和啰嗦的表达方式。
2.写作规范写作规范包括格式、用词、标点符号等方面的规范。
例如，在公文写作中，要遵循公文的格式要求，正确使用各种公文写作用语和格式。
秘书学复习资料（小编整理）
秘书学复习资料（小编整理）第一篇：秘书学复习资料1、广义层面上的秘书学主要包括（ABC）A.理论秘书学B.应用秘书学C.历史秘书学D.当代秘书学2、秘书学的学科性质包括？（AB）A.综合性B.应用性C.选择性D.开放性3、学习秘书学，采用理论与实践相结合的方法，要注意理论学习与哪些方面的结合？（BCD）A.案例学习B.现实经验C.现实问题D.现实需求4、我国秘书职业的分类标准不属于在横向上的是（D）A.服务对象和经济支取的不同B.秘书所从事的行业特征C.组织内部分工D.承担的职责范围大小和工作任务轻重5、秘书职业发展现状主要包括（ABCD）A.秘书工作职业化B.秘书技能专业化C.秘书办公科学化D.秘书从业资格化6、秘书职业的基本特点(ABC）A.广泛性B.近身性C.从属性D.服务性7、秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的（B）办事机构？A.服务性B.综合性C.事务性D.公务性8、秘书机构具有哪些显著的特点？(ABC)A.综合性B.附属性C.辅助性D.事务性9、省级以上（含省级）党政机关秘书机构称做(AB)A.办公室B.办公厅C.秘书处D.行政部10、秘书机构规范的特点？（ABC）A.严格性B.完整性C.细致性11、秘书机构规范具有(ABD)A.导向作用B.评价作用C.制约作用D.提高秘书工作效率的作用12、秘书机构的规范有哪两类？(BC)A.专业规范B.职业规范C.基本规范13、作为秘书工作基础的职业道德是（C）A、诚实守信B、甘当配角C、实事求是D、不卑不亢14、秘书知识结构的核心是（B）A、基础知识B、专业知识C、相关知识D、其他知识15、秘书的心理障碍既包括自卑，也包括（A）A、自负B、做作C、狂傲D、消沉16、秘书要改变固执的性格特征的一种重要方式是（D）A、多看书B、多交朋友C、经常反省D、从善如流17、秘书职能的基本内容之办理事务的主要特点不包括（C）A.服务性B.繁复性C.政策性D.琐碎性18、沟通协调的综合性表现在哪几个方面？（ABD）A.客体的综合性B.事项的综合性C.方式的综合性D.过程的综合性19、为降低决策的不确定性，达到决策的科学化，秘书在辅助决策中要坚持哪些超前原则?（ABCD）A.提前准备决策提案B.超前做好与决策有关的各项事务性工作C.超前于决策制定时限D.超前考虑决策实施措施20、督促检查的基本特点没有（B）A.权威性B.预见性C.时限性D.间接性21、在督促检查工作时,应注意检查决策（ABCD）A.是否办B.何时办C.办得如何D.如何办22、秘书拟写文书具有什么鲜明的特点？(ABC）A.被动写作B.针对性强C.群体智慧D.时限性强23、秘书所在组织的内部环境是由以下几方面要素构成的？（ABCD）A.组织的物质要素B.组织的结构要素C.组织的动态运行要素D.组织的精神要素24、秘书优化职能环境的前提（AB）A.秘书要立足本职工作B.秘书要正确看待职能环境C.秘书要树立责任意识D.秘书要善于改变职能环境25、秘书的人际关系特征有(ACD）A.公务性B.原则性C.代表性D.多向性26、服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的（A）A.一般规律B.特殊规律C.工作内容D.工作职责27、ABC重点管理法,又称（ABCD）A.帕累托分析法B.主次因素分析法C.ABC分析法D.分类管理法28、按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A 类，应该（ABC）A.高度注意B.优先处理C.慎重处理D.以后再说29、将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法，可（ABC）A.时间充裕时办理B.进行一般处理C.有计划地处理D.不予处理30、非言语手段沟通，是口头沟通的重要辅助形式，具有特点（ABCD）A.修饰性B.替代性C.散发性D.暗示性31、秘书经常改善设备与工作环境提高工作效率，包括（ABCD）A.整理办公桌B.随时更正加入最新资料C.准备大垃圾桶D.充分利用办公自动化设备32、下列选项中，不属于秘书团队形成的条件是（D）A.共同的目标B.互信的协作C.明确的职责D.较高的薪酬33、下列选项中，不属于秘书团队组建方法的是（B）A.社会认同法B.领导指定法C.角色界定法D.人际交往法34、秘书的工作能力在秘书绩效测评中通常占权重的（A）A.20％B.30%C.40%D.50%35、我国采用国际通行的第三方认证的“考培分离”方式，执行科学规范的认证。
文秘基础知识试题以及答案(四篇)
文秘基础知识试题以及答案多项选择题31.秘书学具有特点。
A.政治性 B 综合性 C 应用性 D 稳定性32.以个性特征与能力划分，秘书可分为等多种类型。
A.参谋型秘书 B 秀才型秘书 C 公关型秘书 D 办事型秘书33.秘书工作的政治性体现在等几个方面。
A.阶级性 B 政策性 C 思想性 D 机要性34.秘书人员应具有的职业道德有等。
A.忠于职守 B 廉洁奉公 C 团结合作 D 相关知识35.秘书人员需有包括等几个面较合理的知识结构。
A、基础知识B、综合知识 C 专业知识 D 相关知识____人际关系一般具有这样几个特点，即。
A.个体性 B 情感性 C 易变性 D 对应性37.写作过程中的准备阶段包括几个方面。
A.明理 B 储材 C 辨体 D 修改38.杂文类是报刊上内容广泛、形式繁多、笔法灵活、风格多样、短小精悍，带有文学色彩的、战斗性极强的社会论文。
包括日记、等各种短文。
A.通讯 B 书信 C 序跋 D 随笔39.传播文体的一般特点可以概括为公开性、、可读性。
A.真实性 B 针对性 C 事宜性 D 说明性40.通讯最常风的是人物通讯、。
有时以“巡礼”、“侧记”、“见闻”、“报告”等形式写的报道也属于通讯范围。
A.事件通讯 B 工作通讯 C 旅游通讯 D 小通讯41.消息写作要领有以下几点：、要有立场、要让事实说话。
A.抒情 B 客观 C 公正 D 全面42.请示写作应注意：、不要事无大小，样样都请示。
A.内容要单一 B 以事实为依据，以法律为准则C.避免多头请示 D 夹叙夹议，叙议结合____批复写作应注意掌握等要领。
A.口气婉转 B 态度明确 C 内容简短 D 紧扣请示44.会议的作用，主要包括。
A.决策指挥作用 B 组织协调作用 C 动员教育作用 D 信息交际作用45.调查的方法，主要有文献调查法等。
A.问卷调查法 B 访问调查法 C 实地调查法 D 电话调查法文秘基础知识试题以及答案（二）现行公文的种类与用途1、向国内外宣布重要事项或法定事项用(A )A、公告B、通告C、通报D、报告2、“报告”不适用于(D )A、向上级汇报工作B、向上级反映情况C、答复上级询问D、请上级批准请求3、用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的文种是( A)A、通告B、公告C、通报D、公报4、公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和(A文书。
文秘资料员复习资料
文秘资料员复习资料机关打字人员的保密责任：一、保密守则：1、不该说的机密，绝对不说2、不该问的机密，绝对不问3、不该看的机密，绝对不看4、不该记录的机密，绝对不记录5、不在非保密本上记录机密6、不在私人通信中涉及机密7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机密事项10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
二、保密业务素质：1、要有很强的保密观念2、要有很强的法纪观念3、要有很强的原则性4、要有很强的科技知识。
三、机关打字员的保密义务：1、在打印属于国家机密和文件、信息、材料等密件时，应当遵守保密制度规定，履行登记手续2在保存属于国家机密的文件、信息、材料等密件时，应当遵守保密制度规定3、在销毁属于国家秘密的文件、信息、材料等密件时，应当彻底销毁4、在社会交往中，应当遵守保密制度规定5、在出境和境外活动期间，应当遵守保密制度规定6、在离职时，应当遵守保密制度规定7、在发生泄迷事故或发生他人泄露国家秘密时，应当执行保密制度规定8、必须自觉接受保密教育和保密监督检查。
在履行义务的同时享有的权利：1、履行职责所应有的权利2、参加业务培训的权利3、对机关单位的保密工作提出建议和意见的权利4、享有申诉和控告的权利。
明确自己的保密义务和权利具有很重要的意义：它有利于增强机关打字员的保密意识与保密法制观念。
四、《刑法》第398条规定：“国家机关工作人员违反保守国家秘密法的规定，故意或过失泄露国家秘密，情节严重的，处三年以下有期徒刑或拘役；情节特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。
”机关打字员违反《保密法》不够刑事处罚的，按《保密法》第31条第2款和《保密法实施办法》第4章有关规定及国家人事管理规定作出处理。
第一部分：文秘资料员的职能和素养第一章文秘资料员的主要职能：S1.1文秘资料员的工作特征文秘资料员：指在机关专门从事办公室日常事务、资料工作的、并为领导实施服务的办公事务资料工勤工作人员。
秘书资格考试：秘书三级必看题库知识点
秘书资格考试：秘书三级必看题库知识点1、单选()反映着人的整体道德素质。
A、职业道德B、文明C、礼貌D、人品正确答案：A2、单选上市公司的董事会秘书负责()。
A.总经理的日常工作安排B.董事会（江南博哥）的表决事宜C.股东大会的筹备D.起草公司合同正确答案：C3、多选职业道德的特征是()。
A.内容上的持续变动性B.范围上的相对有限性C.形式上的普遍单调性D.执行中的权威强制性正确答案：B, C4、多选通过会议总结可实现对会议工作的()管理。
A、制度化B、程序化C、科学化D、法制化正确答案：A, B, C5、单选在文书处理中，对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考，这是()。
A、文书承办B、文书协办C、文书注办D、文书批办正确答案：B6、单选对会议的评估应做到()。
A、淡化宣传B、避免定论C、科学高效D、澄清事实正确答案：D7、多选下面对提高电话会议效率有益的做法包括()。
A.严格限定发言人员的时间B.让参会人员畅所欲言C.搭配使用其他通信方式如传真、电子邮件D.让参会人员提前达到正确答案：A, C, D8、单选信息利用中可使用跟踪卡记录()A、信息内容B、签收人姓名C、信息价值D、信息借阅情况正确答案：D9、单选张勇的日工资是80元，2006年10月1日至7日，公司安排她在这7天加班且未安排补休。
根据劳动法的规定，公司除应向张某支付每日80元工资外，还应支付()加班费。
A、800元B、560元C、1120元D、1360元正确答案：A10、单选下列所得税中，以总收益额为征税对象的是()。
A、企业所得税B、个人所得税C、外资企业所得税D、农业税正确答案：D11、单选对信息进行综合分析和归纳提炼，从而获得高层次信息的工作是()A、信息归纳B、信息综述C、信息汇集D、信息开发正确答案：D12、多选我国社会主义职业道德建设可以吸收借鉴的资源有()A、儒家伦理思想B、欧美国家的职业道德C、日本企业的职业道德建设经验D、新民主主义时期的革命道德传统正确答案：A, B, C, D13、多选职业纪律包括()。
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商务会议
一、会议种类
1.部门员工例会全员参加某部门交流信息、通报情况、解决问题、融洽感情
2.公司年会报告一年业绩，确定来年工作计划
3.股东大会每年一次，决定最高执行方针
4.客户咨询会
5.产品展销订货会
6.业务洽谈会企业提高经济效益的关键
7.产品新闻发布会
8.经理例会定人员、时间、地点
是公司经理们研究经营管理中重大事项的会议，也是公司决策层召开的会议。
二、议程：是对已确定的会议议题，列出发言或讨论的先后顺序。
简明概略——文字
三、日程：是对会议期间的所有活动作逐日的具体安排。
明确具体——表格
四、议题：一至二个主要议题、一两个小议题
五、纪要与记录的比较
七、签到
电子签到计算机签到大型会议
手工签到会议工作人员代签小型
簿式签到
证卡签到大中型
八、会见与会谈
概念：会见指双方会晤；会谈指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。
注意事项：高格、对等、低格接待保密实效
办公日常事务
一、接打电话
三声内接电话，先行问候，简要记录
七声后挂断，问候、通报，简述内容
二、未预约接待
1.面带微笑主动问候，了解到未预约时仍以欢迎的态度礼貌友好接待
2.询问来访者姓名
3.安排一个尽可能早的预约时间
4.如要求当天见面，联系有关部门看被访人或其他人员是否接见
5.如当天可见，按预约客人的程序进行
6.如当天确实不能接见，及时说明情况
7.无法接待时，请其留言
8.再次给其预约的机会，耐心听其要求
9.在接待过程中，确保来访者舒适
其注意事项：
1.表示出热情友好和愿意提供服务的态度
2.问清其姓名及公司名称，判断来客身份与种类
3.委婉询问来意
4.不能接见，说明原因，并表示歉意，另定约会时间
5.会接见的，首先请示上司意见
6.初次与上司见面的来客，你要代为介绍
三、值班工作内容建立岗位责任制
信息处理制度
严格的保密制度
坚持交接班制度——值班登记表
防范性、责任心、应急性
四、大事记：是组织内部以时间先后为序，用简明的文字记载重大事件或重大公文活动的文书，由大事和时间构成。
商务礼仪
一、着装配饰要求
1.西装：长脸型短驳头西装领子；圆、方脸型长驳头
2.衬衫：下摆塞在裤腰里，系好领扣袖扣，衣袖稍长于西装上1-2cm
3.领带：大箭头正好垂到皮带扣上端处
4.纽扣：双排扣，全扣
单排扣，三粒扣子的可只系之间一粒；两粒的系第一粒
5.口袋：可装折叠花式手帕
左胸内侧：票夹、笔和日记
右胸内侧：名片、香烟、打火机
6.鞋袜：男士，袜、裤、鞋三色相同或用较深颜色
女士，肉色长筒袜，袜口被裙子下摆所遮掩
7.整体协调：三色原则（鞋、腰带、公文包颜色统一）
三大禁忌：袖扣商标不拆；非正式场合穿夹克打领带；穿白袜、尼龙丝袜
服饰礼仪：和谐得体、TPO原则（时间、场合、目的、地点）、整洁、个性——特色
二、交谈礼仪
1.招呼基本规矩：位卑者先行
方式：语言、动作问候
禁忌：⑴不可在相距太远的地方高喊
⑵不可口叼烟卷、手插口袋
⑶不可不分场合、对象一律问候
2.称呼
⑴对他人用敬称eg：X校长、X局长、X医生
直呼其名：小+姓老+姓
按职务职业/职衔
泛尊称
上级对下级、长辈对晚辈
称他人亲属：令尊、令堂
对德高望重的人：家
⑵对自己用谦称
称自己：鄙人、在下、学生、小弟
自己亲属：家（父母）、舍（弟妹）
观点看法：愚见、浅见
文章著作：陋作、习作
住所：寒舍、陋室
单位：鄙公司、单位
三、名片的使用
1.交换的顺序：位卑者先行、由近而远、由尊到卑
2.递送名片：微笑着注视对方
名片上的字正对着对方
先做自我介绍
站立时上身呈15°鞠躬状
坐着时起立欠身
互递名片——左手接，右手送
3.接受名片：右/双手smile 目视从头默读/大声读出来
立卷归档
一、组卷
1.按作者、问题、时间、文种、通讯者、地区组卷
2.根据轻重缓急把卷内文件按问题分组，每个问题先按内容再按时间排列
二、确定案卷保管期限
永久红forever
长期黄16-50年
短期蓝≦15年
三、拟写案卷标题三要素制发者+问题+名称
含义：是对卷内文件材料内容和成分的高度概括，是案卷的灵魂，亦是直接查找档案的向导，案卷的科学分类、系统编目、登记及编制各种检索工具的主要依据。
四、平时归卷
含义：文秘人员根据立卷方案，将处理完毕的文件随时或分期收集起来，进行初步分类并归人卷宗的工作。
⒈年度——组织机构⒊组织机构——年度
⒉年度——问题⒋问题——年度
四、拟定立卷类目：
文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按立卷的要求和方法，预先编制的新年度归档文件。
它一般在文件形成的前一年年底或当年年初编制为宜。
六、案卷的编目与编号
1.编目含义：附于卷首，介绍卷内文件内容和成分的卷内索引目录，是案卷的重要组成部分。
包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注
顺序号：“请示与批复”分别编制顺序号；“正件与附件”、“正文与底稿”一个顺序号
文号：文件制发机关的发文字号（代字、代度、发文顺序号）
责任者：对文件负有完全的责任，联合发文有几个责任者应同时标出。
题名：文件标题⑴可写原标题⑵XX名称⑶会议主要内容+会议记录⑷重复时可忽略
日期：文件形成时间（以签发日期为准）即落款日期
页号：卷内文件页的顺序号，最后一份文件必须填写起止号
备注：X份附件
四、编号：铅笔以阿拉伯数字编号，空白页不用
左侧装订正右上角；反左上角右侧装订的反之图表的背面左上角七、装订——最终固定案卷的程序
⒈去除金属物
⒉整理取齐：横写左侧装订；竖写右侧装订都下部对齐
⒊装订粘贴：折叠卷皮订卷（套封、打孔、穿线、打结）贴封
⒋粘贴案卷标签卷集底部7-10cm处往上贴
八、归档——最后环节
机关处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。
行进位次排列
㈠并列时，中大右次左小；
单行时，前大后小，若客人第一次拜访，我方商务人员可在其左前方引路
㈡上下楼梯时，宜单行行进前大后小；
男女同行，如女士着短裙宜居后而行
迎客时主前，送客时主后
分发依据：密级、级别、内容、作用
小型会议﹤100 中型﹤1000
1000﹤大型﹤10000 特大上万。