专业秘书
秘书的种类介绍_秘书基础_
秘书的种类介绍秘书在公司企业中是必不可少的，对于不同公司企业需要不同的秘书，今天小编为大家带来秘书的种类介绍，欢迎大家阅读。
按型分类可把秘书分：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等9 型还有就是：一、行政类二、助理类三、人事类四、公关类五、业务类按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。
文字秘书：指从撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。
机要秘书：指在党政军机关从事机密文电的翻译、处理及保管和秘书。
机要秘书常包括译电员、机要保密员等。
信访秘书：指输人民发行人来信工作的秘书人员。
信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人员发行人的联系，加速政策的贯彻落实。
通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备(如电话总机、电传、传真等)的秘书人员。
生活秘书：指在生物方面经领导提供服务和帮助的秘书人员。
通常是专为较高级的领导人配备的。
劳动和社会保障部两年前就开始在全国开展了秘书职业资格鉴定工作，要求秘书持证上岗。
秘书职业分秘书(涉外)、秘书(普通)两个种类，每个职业分初级、中级、高级。
其中，秘书(涉外)专业外语考核，设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。
要想顺利秘书资格鉴定，也不是轻而易举的事情，看看考试科目你就知道了：秘书资格考试主要考两门：秘书知识测试和秘书技能测试，涉外秘书另外还要参加外语测试。
凡知识(技能或外语)单项鉴定成绩合格的，可保留成绩一次，在参加下一次全国统一鉴定时予以免考;若英语单项不及格，也可领取秘书(普通)资格证书。
当然，不同级别的秘书资格，考试难易程度不一样，申报条件也不一样。
各级秘书申报条件：(具备下列条件之一者均可申报)初级：1、从事秘书职业1年以上;2、职业学校秘书专业毕业;3、经过本职业初级正规培训。
秘书职业标准
秘书职业标准导语：秘书是一个组织中非常重要的职位，他们承担着管理和组织工作的重要责任。
本文将介绍秘书职业的标准和要求，以便更好地了解这个职业并提高在工作中的表现。
一、秘书的基本要求1. 教育背景：秘书职位通常要求至少本科学历，相关专业如秘书学、行政管理或人力资源管理等有助于提升竞争力。
2. 语言能力：秘书需要具备良好的中文和英文书写、口语能力，能够流利地沟通和处理文件、邮件等工作。
3. 计算机技能：熟练掌握Office办公软件，如Word、Excel和PowerPoint等，能够高效地处理文档和数据。
4. 组织能力：秘书需要具备良好的时间管理和组织能力，能够合理安排日程、会议和行程等工作。
5. 沟通技巧：秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各个部门和上级有效沟通，处理好内外部关系。
6. 保密意识：秘书需要具备高度的保密意识，能够妥善处理机密文件和信息，并遵守职业道德规范。
二、秘书的职责和工作内容1. 文件处理：负责文件的起草、整理、归档和传递，确保文件的准确、及时和安全。
2. 会议组织：负责会议的筹备和组织工作，包括会议通知、会议室预订、会议材料准备等。
3. 行政支持：为上级提供行政支持，包括日程安排、出差安排、行程预订等，确保工作顺利进行。
4. 邮件处理：负责接收、处理和分发邮件，确保邮件的及时和准确。
5. 电话接待：负责接听和转接电话，解答来电者的疑问，并做好记录和跟进工作。
6. 人事事务：负责员工档案管理、招聘流程协助、培训组织等人事事务的处理。
7. 公关活动：协助组织和安排公关活动，包括招待客户、安排会议和行程等。
8. 信息收集：负责收集、整理和分析相关信息，并提供给上级参考。
三、秘书的职业素养1. 职业道德：秘书需要遵守职业道德规范，保持诚信、保密和谨慎的原则。
2. 主动性：秘书应具备主动性，主动解决问题和提供帮助，积极参与团队合作。
3. 学习能力：秘书需要不断学习和提升自己，保持与时俱进的知识和技能。
做秘书要学什么专业
做秘书要学什么专业秘书作为一种职业，旨在为高级管理人员提供行政和支持服务。
秘书在组织中起着至关重要的作用，需要具备一定的专业知识和技能。
那么，对于想要成为一名合格秘书的人来说，应该学习哪些专业呢？本文将就此问题进行探讨。
一、行政管理类专业行政管理类专业是成为一名优秀秘书所必备的基础教育。
这类专业着重培养学生的组织管理能力、协调能力和沟通能力，使其能够熟练处理办公室日常工作中的各种事务。
行政管理类专业课程包括组织行为学、企业管理学、项目管理学等，这些课程将帮助学生建立相关的管理理念和技能，为以后成为一名出色的秘书打下坚实的基础。
二、英语及外语专业作为秘书，良好的语言表达能力是不可或缺的。
因此，学习英语及其他外语专业对于提升秘书的职业素养至关重要。
英语专业能够帮助秘书提高英语听说读写能力，掌握专业词汇和商务沟通技巧。
此外，学习其他外语如法语、日语或西班牙语也将使秘书具备更广泛的语言沟通能力，在处理跨国企业事务时具有更大的优势。
三、信息管理及信息技术专业随着现代科技的快速发展，信息管理及信息技术专业对秘书而言越来越重要。
这类专业培养学生熟练运用各种办公软件、信息系统和办公设备，掌握信息管理、电子邮件管理、文件管理等技能。
秘书通过学习信息管理及信息技术专业，能够更高效地处理日常办公中的文件整理、信息存储、数据分析等工作，提高工作效率和准确性。
四、人力资源管理专业秘书往往需要处理与员工有关的事务，包括人力资源的招聘、培训和福利管理等。
因此，学习人力资源管理专业能够使秘书更好地理解人力资源管理的理论和实践，掌握人才选拔、员工激励、劳动法律法规等方面的知识。
人力资源管理专业的学习有助于秘书在处理人事事务时更加专业和高效。
五、商务礼仪专业作为秘书，良好的商务礼仪能给人留下深刻的印象，有助于提升工作的专业形象。
因此，学习商务礼仪专业使秘书能够掌握商务社交礼仪、跨文化交际技巧以及形象管理等知识，增强对职场场合的适应能力。
优秀秘书应具备的技能和素质
优秀秘书应具备的技能和素质2023年，随着科技的不断发展，越来越多的工作岗位被机器与人工智能所取代。
但是，秘书这一职业依旧是必需的，同时要求秘书人员必须具备高素质与技能，以应对日益变化的工作环境和需求。
一、技能要求1. 熟练使用办公软件办公软件如Office、WPS等都是秘书必备工作软件，可用于日常的文字处理、制作文档、制作演示文稿以及汇报等。
秘书需要熟练掌握这些软件的所有功能，才能快速处理各种文档，提高工作效率。
2. 熟练运用各种沟通渠道秘书是一位信息中心，需要与各种部门、客户沟通，因此，熟练掌握各种沟通技巧和渠道就显得尤为重要。
除了常见的电话、传真、电子邮件外，还需掌握各种社交媒体和实时通信软件的使用，如微信、QQ、Skype等，以便更好地与同事、客户进行交流和合作。
3. 精通语言和口语表达能力秘书作为公司的形象代表，需要具备良好的语言文字表达能力，无论是口头表达还是书面表达都要精准规范。
同时，他们还需要能够进行外语的翻译和交流，以便更好地处理和协调国际间的合作业务，因此，掌握一门外语是非常有必要的。
4. 计划和组织能力秘书作为企业的“副手”，常常需要处理各种琐碎的事务，如安排日程、处理文件、安排会议等，因此，良好的计划和组织能力是必备的。
通过制定详细的计划和安排，可以有效地提高工作效率，从而更好地完成工作任务。
二、素质要求1. 专业素养专业素质是秘书综合素质的关键，要求秘书具有较高的职业道德和职业精神，能够遵循公司的制度和要求，为企业提供专业优质的服务。
还需要具备一定的业务知识和技能，能够熟练掌握公司的业务流程和相关规定，为企业提高效益和质量提供需要的支持和帮助。
2. 沟通能力和团队合作能力作为企业的“缩影”，秘书必须具备良好的沟通和协作能力。
必须善于与不同性格的人沟通交流，善于倾听和理解客户、同事与上司的不同需求。
另外，秘书还需要具有较好的团队合作能力，能够与同事协作，达成共同的工作目标和使命。
文秘专业就业前景和就业方向
文秘专业就业前景和就业方向当今社会中行业的种类非常的多，不同行业的发展方向也会有所不同，那么文秘的就业前景和方向是什么呢？下面是由小编为大家整理的“文秘专业就业前景和就业方向”，仅供参考，欢迎大家阅读。
文秘专业就业前景随着经济的发展，文秘正成为师大紧俏的职业，特别是在帮助企业处理信息、整理材料、办公等，作为协调各个部门的职位，当然会有比较高的要求。
秘书在企业中属于基础，也是重要的岗位之一，其岗位职责描述也是模糊和广泛的。
目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。
在每年的外企人才招聘过程中，外企秘书总是处于重要和醒目的招聘地位。
秘书岗位的重要在于其对于任何企业来说，都是不可或缺的职位；秘书岗位的醒目还在于其招聘数量的`规模体现。
在FESCO每年推荐的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的45%以上。
行业型秘书取代通用型。
现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。
而且根据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。
例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。
另外，在IT、通讯、快速消费品等高速发展的行业，更注重秘书的学习能力和快速灵活的反应能力。
在法律、咨询等行业，则对秘书的信息收集整理能力和稳重的性格及亲和力是一种考验。
由此看出，专业秘书是秘书领域的又一组成部分和发展趋势。
文秘专业就业方向（1）客户服务与管理方向本就业方向需要具有较强客户服务理念，较强客户管理与开发能力，较强营销活动组织策划、人际沟通与现代信息管理能力，能为所在组织系统创造服务附加值的高等技能型专门人才。
（2）商务行政助理方向本就业方向需要具有严谨踏实、谦逊诚恳、耐心细致，掌握组织系统日常办公事务处理技能的行政助理类高等技能型专门人才。
（3）公关秘书方向本就业方向需要具有较强的商务活动策划和组织能力，较强的公关与商务谈判能力，熟悉公关工作事务，能为组织创造良好的公众形象的高等技能型专门人才。
专业秘书助理系列主管类型
职责概述
高级私人助理负责协助公司高管或高级管理层处理日常事务，包括安排行程、管理 时间表、处理邮件和文件、协调会议等。
他们需要具备高度的组织能力和协调能力，能够高效地处理多项任务，并确保所有 事务都得到妥善处理。
高级私人助理还需要了解公司业务和战略，以便更好地协助高管做出决策和解决问 题。
技能要求
技能要求
出色的组织和计划能力
能够高效地安排和管理多项任务和活动。
熟练的办公软件操作能力
如Word、Excel、PowerPoint等。
优秀的沟通和协调能力
能够与不同层次的人进行有效沟通，协调各 方利益。
细致的观察和应变能力
能够及时发现并处理问题。
职业发展路径
初级行政秘书
负责日常行政事务，积累工作经验。
高级商务秘书
负责全面的商务秘书工作，包 括高级别的会议组织、客户接 待等，并开始承担一定的管理 职责。
主管级商务秘书
负责整个商务秘书团队的管理 和协调工作，具备更全面的组
织和协调能力。
03
法务秘书
职责概述
法律咨询与合同审查全面审查。
法律文件管理
负责整理、归档和保管公司法律文件，确保文件的安全和保密。
文件和资料管理
负责整理、归档和保管商务文件和资 料，确保信息的安全和保密。
客户接待和沟通
协助公司领导与客户进行沟通，安排 客户来访的接待工作。
技能要求
优秀的组织和协调能力
能够高效地安排和管理多项任务，具备良好 的时间管理和组织能力。
良好的沟通和表达能力
能够清晰、准确地传达信息，具备优秀的口 头和书面表达能力。
中级行政秘书
负责更高级别的行政事务，如管理团队或项目。
秘书学专业就业方向
秘书学专业就业方向随着现代社会的发展，秘书学专业的就业方向也越来越多样化。
在过去，人们对秘书的认识往往局限于简单的文秘工作，但现如今，秘书的职责已经发生了翻天覆地的变化。
本文将从行政秘书、企业秘书、外语秘书和国际秘书四个方面来探讨秘书学专业的就业方向。
一、行政秘书方向行政秘书是许多公司和机构中不可或缺的一环。
他们负责安排和协调会议，处理文件和资料，协助管理层进行日常工作，以确保公司的高效运营。
行政秘书需要具备良好的组织能力和沟通能力，能够处理各种日常事务，为领导提供全方位的支持。
此外，行政秘书还需要具备一定的专业知识，如办公自动化技术、商务礼仪等。
二、企业秘书方向企业秘书是企业中的高级管理职位，主要负责企业的法律事务和治理事务。
他们需要熟悉公司法、证券法等相关法律法规，协助公司制定和执行规章制度，确保公司的合规运营。
企业秘书还需要参与公司的决策过程，为高层管理提供法律咨询和意见。
因此，企业秘书需要具备扎实的法律知识、较高的综合素质和分析能力。
三、外语秘书方向随着全球化的进程，外语秘书的需求也越来越大。
外语秘书主要负责外企、跨国公司或涉外机构的国际交流和对外事务处理。
他们需要精通一门或多门外语，具备良好的口译和笔译能力，能够顺利进行跨文化交流。
外语秘书还需要具备一定的国际商务知识和国际礼仪，以便更好地为公司开展国际业务提供支持。
四、国际秘书方向国际秘书是在国际组织、大使馆等机构中工作的秘书。
他们需要熟悉国际事务和国际规则，参与国际会议的组织和筹备工作，负责外交信函的起草和翻译。
国际秘书需要掌握多门外语，具备较强的跨文化沟通能力和组织协调能力。
此外，国际秘书还需要了解国际法律和国际关系，为国际组织的工作提供支持。
秘书学专业的就业方向非常广泛，不再局限于传统的文秘工作。
行政秘书、企业秘书、外语秘书和国际秘书是其中的四个重要方向。
无论选择哪个方向，秘书学专业的毕业生都需要具备扎实的专业知识、良好的沟通能力和组织能力，以及不断学习和适应的能力，才能在职场上脱颖而出。
专业秘书职业素质培养
专业秘书职业素质培养秘书职业素质培养秘书是一种重要的职业，要成为一名优秀的秘书，不仅需要具备良好的专业知识，还需要培养一系列的职业素质。
本文将探讨秘书职业素质的培养。
第一，沟通能力。
秘书是公司内外的沟通桥梁，需要与各级领导、同事以及外部合作伙伴进行有效的沟通。
因此，秘书需要具备良好的口头和书面表达能力，能够清晰地传递信息，并且能够倾听他人的意见和建议。
此外，秘书还需要掌握一定的公关技巧，具备妥善处理各种工作关系的能力。
第二，专业知识。
秘书需要具备一定的专业知识，包括办公软件的熟练应用、文件管理、办公流程等等。
此外，秘书还需要了解公司的业务和运营模式，以便能够更好地协助上级工作。
因此，秘书需要不断学习，保持专业知识的更新和提升。
第三，组织能力。
秘书的工作涉及到大量的文件和资料，因此，需要具备良好的组织能力。
秘书应能够合理安排时间，分配工作优先级，并且能够有效地处理多任务。
此外，秘书还需要具备一定的分析和判断能力，能够迅速理解上级的意图，并且能够提供适当的建议。
第四，保密意识。
秘书接触到大量的公司机密信息，因此需要具备严格的保密意识。
秘书应该保护公司的商业机密，并且不泄露不应该向外界透露的信息。
此外，秘书还需要具备一定的责任心和诚信感，能够保证工作的高质量和高效率。
第五，团队合作能力。
秘书一般是工作团队的一员，需要与同事和上级密切配合，以完成工作任务。
因此，秘书需要具备良好的团队合作能力，能够有效地与他人合作，解决工作中的问题，并且能够有效地协调各个团队成员之间的关系。
第六，学习能力。
秘书工作涉及到许多不同的领域和专业知识，因此，秘书需要具备良好的学习能力。
秘书应不断学习，与时俱进，不断提高自己的业务水平和综合素质。
通过不断学习，秘书可以更好地适应公司和行业的发展需求，并且能够胜任更高级别的工作。
总之，秘书职业素质的培养需要秘书具备沟通能力、专业知识、组织能力、保密意识、团队合作能力和学习能力。
秘书通过培养这些素质，可以更好地胜任工作，并且实现自身的职业发展。
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In office: formal suits
(Pay attention to some details)
Leisure time:
Sports-wears,or leisure clothes ( It is impolite to wear pajamas,walking around in public places.)
果核应吐在空握的拳头内，然后放在盘子里
一次一口，要吃时才切
如何避免传染和 保持圆桌餐饮的 卫生？
Table Manners: Be sincere and patient.
“ Morning, (this is) XXX speaking from XXX C., I’d like to have XXX to get the call.” Would you please tell him/her…, thanks I’d like to talk to Mr. XXX, put me through please” I’m calling about.. Can you take a message to ..
Attitude
Knowledge
Skill
How to do? 内心，素质，修养
态度 行为举止 技巧
我能为您 做点什么？
助手的基本要求
助手的基本要求 ☆ 自觉的责任心，考虑的比上司周到，时刻保密 -Alignment 办公室工作 组织技巧 ☆ 审时度势， 灵活应变，顾全大局 -Assume you are the boss 交际技巧 ☆ 形象，接待，礼仪 –Professional 电话技巧 你代表了你的老板！ 你是高效的执行者，让老板作决定，定战略
☆ 办公室电话礼节注重专业形象，切记顾客至上，电话礼貌，电话常用语，
留言，便条纸，过滤电话及抱怨电话的处理。你代表了你的老板！ 会议安排、筹备及管理 时间管理 30个与同事相处的原则 帮助老板传达意见 管理你和老板的时间 如何让老板认识你
助手的内在形象塑造
优秀助手的角色与条件 ☆ 角色定位：辅佐的功能,帮助主管处理一切里里外外的业务。老板的两只手 ☆ 条件：较高的文字水平 ，较强的组织能力 ，准确的判断能力 ，敏捷的应 变能力，广泛的社交能力。
Shake hands:
Good behaviors:
Business card
Send business card to others. Receive other’s business card. Keep them into a name card holder well.
Making a call
1.
接待客户
① 给人第一印象应亲切、微笑、诚意，对待所有人一视同仁
② 不要让客人等太久（应先奉上茶水、报纸杂志） ③ 以右手接名片，左手附上，放在胸部的高度看 ④ 引导客人：在客人的二、三步前走，配合客人步调。 在走路时：应让客人走在内侧
走楼梯时：上楼跟在客人后面，下楼走在客人前面 电梯：先进去按“开”钮，出来时按“闭”钮，让客人先出去 开门：门向外开的情形下，拉开门后自己站在门外，让客人先进； 门向内推的情形下，推开门后自己先进去，再请客人进去。
⑤ 茶水的准备：
平时准备需周全：茶具应无破损，饮料是否足够
注意仪容，手和头发要清洁，衣服应无污点，丝袜应无破损 态度应诚心诚意，面带微笑 茶或咖啡不要太满：杯盘分开放，进入室内先敲门 上茶顺序：客人优先，公司人后上 尽量整个茶盘先放旁边的桌子，再一杯杯的端出 奉茶应从每人的正面或右斜面轻轻放下 客人走向应马上收拾干净
专业助手的工作态度与工作特性
☆ 热情，积极，上进 ☆ 机智性，主动性，考虑周到，圆滑性，谨慎性 ，责任感 ，客观性 ，健康。
Respect, trust, patient,…
助手的外在形象与商务礼仪
Dressing:
Different dress on different occasion
Praise your partner, their products etc. . Usually, don’t talk about private things on public occasions. Don’t speak in a local dialect or the language others don’t understand. Make a joke will be encouraged, & will make atmosphere actively & lively
处理抱怨的电话的步骤 ：
a) b) c) d) 倾听 确认 提出解决的办法 追踪
2. 打电话
要打的电话一次打完 编一本常用的电话号码簿 让人家有时间来接电话，至少响九到十下才放弃 事前的计划
报出自己的名字及头衔，并顺便问对方是否方便说话
接电话的场合也要很注意！！（会议中， 会谈，开车。。。）
1. 接电话
电话礼仪与技巧
电话一来，立刻去接，先说自己是什么单位 声调要愉快，咬字要清楚，使打电话的人立刻对我们有个好印象 讲求礼貌与愉快气氛 ，“谢谢您”及“对不起”要时常挂在嘴上 注意听，好好地回答对方所提的问题，不要匆忙。 有错误或延迟，应立刻向对方致歉，应立刻把话讲清楚，用文雅的口气直接 向话筒说话。嘴离话筒一寸远，用自然的语调讲话，听筒贴着耳朵，以便听 清楚。 电话交谈时要记下要点，在电话记录上写下日期，以便来日参考 让对方结束，这是一种礼节。对方挂断后轻轻将话筒放回去 你与你的老板应互相协定，看他要你如何替他接电话 以友善亲切的语气词句“请问是那一位？我好告诉XX先生” 替他人接电话 对方回电话应先致谢 电话交谈时，尽量认出对方的声音，尽量面带微笑
2. 坐车礼仪
有司机：后座右手为首座，左手次之，中间最次之 无司机；前座为首座
3.餐桌礼仪
应等打开餐巾后才动用 坐姿应挺胸 应把食物送进口中，而不是把嘴巴低移进食 从最外面之餐具取用 用完后叉齿向上，刀口向自己，放在盘上
右手持刀，左手持叉
不可用刀叉东西吃 汤匙不可放置于杯碗内，要放在碟上 嘴内有东西时，不可说话
Good behaviors:
Public Occasion
“Ladies first” Open the door for ladies,Senior people. Take traffic facilities(the polite way is”First off ,last on”) On the elevator,”First out,last in”
Visiting & Invitation
Make an appointment For some important events, you had better to inform them by written form ( Email, fax, or letter) Prepare your Co. profile, catalogues, sample or other material needed during meeting, make a plan & get preparation well in advance Dress yourself properly based on different occasions Get further confirmation if necessary Make sure to inform your partner in time& explain the reason : unpredicted incident , : special events.
Polite request & Response
Try to speak more“ Excuse me…. Thanks…” when you ask for help, or others have done something for you.
Always say “ Thank you!” when other persons
Try to listen to your partner carefully with face to face. keep proper distance,better within 2 meters.
Try to talk about the topic your partner in interested in, or you both interested in
has done something for you,
Pay attention to different talking method to different people. Polite response：When you encounter in sensitive questions
………. Conducts & behaviors
Being a more professional Assistant!
目的 使学员能够帮助上司提升工作效率
与品质、维护商业形象，取得事业
的更大成功
Objective
Make you a more professional assistant to your boss(es), achieve more successful biz accomplishment
Meeting & Greeting:
Greeting words & response. (pay attention to the differences between Chinese & Western people.) Self introduction & Introduction