物业管理档案管理
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效的整理、存储、维护和利用的管理工作。
物业档案是物业管理工作的重要组成部份，它包括物业项目的基本信息、合同文件、收支记录、维修记录、投诉处理记录等各类文件和资料。
物业档案管理的目的是确保物业档案的完整性、准确性和安全性，为物业管理提供有力的支持。
一、物业档案分类和整理1. 建立物业档案分类体系：根据物业管理的特点和需求，制定科学合理的档案分类标准，将物业档案按照不同的类别进行分类，如基本信息档案、合同档案、财务档案、维修档案等。
2. 档案整理：对已有的物业档案进行整理，按照分类标准进行归档，确保档案的有序性和易查性。
同时，对于新产生的物业档案，要及时进行整理和归档，确保档案的及时性和完整性。
二、物业档案存储和保管1. 建立物业档案存储区域：为物业档案设立专门的存储区域，确保物业档案的安全性和保密性。
存储区域应具备防火、防潮、防尘等基本条件，同时要有相应的安全设施，如监控系统、防盗门等。
2. 档案柜和文件盒：使用档案柜和文件盒进行物业档案的存放，根据档案的分类，合理划分档案柜和文件盒，便于文件的管理和查找。
同时，要对档案柜和文件盒进行编号和标识，方便快速定位和归还档案。
3. 档案借阅和归还：建立档案借阅和归还制度，对于需要借阅档案的人员，要进行登记和审核，并在档案借阅登记表上记录借阅人、借阅日期和归还日期等信息，确保档案的安全性和追溯性。
三、物业档案的维护和更新1. 档案定期检查：定期对物业档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。
检查内容包括档案的存放位置、编号标识、文件完整性等。
如发现档案有缺失或者损坏的情况，要及时进行补充或者修复。
2. 档案更新：对于档案中的信息和数据，要及时进行更新。
如物业项目信息发生变更，要及时更新档案中的相关信息；如合同到期或者续签，要及时更新档案中的合同文件等。
保证档案的信息与实际情况保持一致。
3. 档案备份：对于重要的物业档案，要进行备份存储，确保档案的安全性和可恢复性。
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业管理档案管理
物业管理档案管理物业管理档案管理一、概述物业管理档案管理是指对物业管理工作中产生的各类档案进行有效管理、维护和利用的过程。
物业管理档案的管理对于提高物业管理工作的效率、规范物业管理行为具有重要意义。
本文将介绍物业管理档案的分类、管理流程及注意事项。
二、物业管理档案的分类物业管理档案主要可以分为以下几类：1. 业主档案业主档案是指物业管理工作中记录业主信息的档案。
包括业主的基本信息、、物业费缴纳记录等。
这些档案通常由物业管理公司负责管理，用于与业主进行日常联系和沟通。
2. 建筑档案建筑档案是指物业管理工作中记录建筑物信息的档案。
包括建筑物的设计图纸、施工合同、验收报告等。
这些档案可以提供给物业管理人员参考，用于维修和保养建筑物。
3. 合同档案合同档案是指物业管理工作中与业主、供应商等签订的各类合同文件。
包括租赁合同、物业服务合同、物资采购合同等。
这些档案可以作为物业管理工作的依据，用于解决合同纠纷和管理供应商关系。
4. 工单档案工单档案是指物业管理工作中记录处理问题和工作任务的档案。
包括报修工单、投诉工单、巡检记录等。
这些档案可以帮助物业管理人员追踪工作进展和解决问题，提高工作效率。
5. 档案归档管理档案归档是指将物业管理档案按照一定的分类和规则进行整理、归档和存储的过程。
通过合理的档案归档管理，可以提高档案的检索效率和保存安全性。
三、物业管理档案管理流程物业管理档案的管理流程主要包括档案的收集、整理、归档和利用等环节。
具体流程如下：1. 档案收集：物业管理人员负责收集各类物业管理档案，包括从相关部门或业主获取所需资料。
2. 档案整理：对收集来的档案进行整理、分类和编目工作。
将档案按照一定的规则进行整理，确保档案信息的准确性和完整性。
3. 档案归档：将整理好的档案进行归档处理，按照分类、时间等因素进行分类存储。
对于重要档案，可以采用专门的柜子或保险柜进行存储，确保档案的安全性。
4. 档案利用：物业管理人员在需要时可以利用档案进行查询、检索和使用。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序的管理工作，以确保物业档案的完整性、准确性和安全性。
物业档案管理包括档案的建立、归档、整理、检索、借阅、销毁等环节，旨在提高物业管理效率和服务质量。
一、档案建立1.1 档案分类：根据物业管理的不同内容和特点，将物业档案分为基础档案、合同档案、维修档案、投诉档案等不同类别。
1.2 档案编号：为每一个档案设立惟一的编号，便于后续的档案管理和检索工作。
1.3 档案登记：对每一个档案进行详细的登记，包括档案名称、档案编号、建档日期、归属部门、责任人等信息。
二、档案归档2.1 档案整理：对已建立的档案进行整理，确保档案的有序性和完整性。
2.2 档案装订：采用合适的装订方式，将档案整理成册，方便存储和检索。
2.3 档案标识：在每一个档案册上标注档案名称、档案编号、归属部门等信息，确保档案的清晰可辨认。
三、档案存储3.1 存储环境：选择适宜的存储环境，确保档案不受湿度、温度等因素的影响，防止档案受损。
3.2 存储设备：选用合适的档案柜、档案架等设备，确保档案的安全存放和便捷管理。
3.3 存储位置：合理安排档案的存放位置，按照档案的重要性和使用频率进行分类存放，方便档案的检索和借阅。
四、档案检索4.1 检索索引：建立档案检索索引，包括按档案名称、档案编号、归属部门等进行分类，方便快速准确地找到所需档案。
4.2 检索工具：提供便捷的检索工具，如电子档案管理系统、档案目录等，提高档案检索的效率和准确性。
4.3 检索流程：规定档案的检索流程，明确检索的权限和操作步骤，确保档案的安全性和保密性。
五、档案借阅5.1 借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅期限等信息，并经相关责任人审批。
5.2 借阅登记：在借阅档案时，需填写借阅登记表，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪借阅情况。
5.3 借阅管理：对借阅的档案进行管理，确保借阅档案的安全性和时效性，逾期未归还的档案需进行催还。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行收集、整理、归档和管理的工作。
物业档案管理的目的是确保物业管理工作的规范性、高效性和可追溯性，为物业管理提供有力的支持和依据。
下面将详细介绍物业档案管理的标准格式。
一、档案管理责任部门和人员1.1 档案管理责任部门：物业公司或物业管理部门。
1.2 档案管理责任人员：由物业公司或物业管理部门指定专门的档案管理员负责物业档案的管理工作。
二、档案管理流程2.1 档案收集2.1.1 物业档案应按照一定的分类标准进行收集，包括但不限于合同档案、业主档案、设备档案、维修档案等。
2.1.2 档案收集应及时、准确地记录相关信息，包括档案名称、档案编号、归档日期、归档人员等。
2.2 档案整理2.2.1 档案整理应按照一定的分类标准和规范进行，确保档案的有序性和易查性。
2.2.2 档案整理应根据档案的内容和重要性确定档案的保管期限，及时进行档案的归档或销毁。
2.3 档案归档2.3.1 档案归档应按照一定的顺序和规范进行，确保档案的完整性和可追溯性。
2.3.2 档案归档应将档案编号、归档日期、归档人员等信息记录在档案封面或标签上，以便于查阅和管理。
2.4 档案管理2.4.1 档案管理应建立健全的档案管理制度和流程，明确档案管理的责任和权限。
2.4.2 档案管理应定期进行档案的盘点和检查，确保档案的安全性和完整性。
2.4.3 档案管理应建立档案借阅制度，确保档案的合法、合规借阅，借阅记录应详细记录借阅人员、借阅日期、借阅目的等信息。
三、档案管理要求3.1 档案管理应遵循法律法规的规定，确保档案的合法性和合规性。
3.2 档案管理应保护档案的安全性和机密性，设立相应的安全防护措施，防止档案的丢失、损毁或泄露。
3.3 档案管理应建立档案的备份和恢复机制，确保档案数据的可靠性和完整性。
3.4 档案管理应建立档案的电子化管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。
3.5 档案管理应建立档案的定期更新机制，及时更新档案内容和信息，确保档案的准确性和时效性。
物业档案管理
物业档案管理一、背景介绍物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行收集、整理、归档、查询和保管的工作。
物业档案管理的目的是为了方便物业管理人员对各类档案进行有效管理和利用，提高工作效率和服务质量。
二、档案分类及管理要求1. 档案分类根据物业管理的特点和需求，物业档案可以按照以下分类进行管理：- 合同档案：包括物业管理合同、租赁合同、维修合同等；- 业主档案：包括业主身份证明、联系方式、业主委员会信息等；- 设备档案：包括物业管理所涉及的各类设备的购置、维修、报废等相关档案；- 维修档案：包括物业维修工单、维修记录、维修费用等；- 报修档案：包括业主报修记录、处理过程、维修结果等；- 收费档案：包括物业费用收取记录、缴费凭证等。
2. 档案管理要求- 档案收集：物业管理人员应及时收集各类档案，并对其进行初步整理和分类。
- 档案归档：根据档案分类要求，将各类档案进行编号、封存，并建立档案目录和索引。
- 档案查询：建立档案查询系统，方便物业管理人员随时查询所需档案信息。
维护。
- 档案销毁：根据法律法规和档案管理规定，对于过期、无效的档案及时进行销毁。
三、物业档案管理流程1. 档案收集物业管理人员应及时收集各类档案，包括合同、业主信息、设备信息、维修记录等。
收集过程中应注意保护档案的完整性和准确性。
2. 档案整理与分类收集到的档案应进行初步整理和分类，根据档案的性质和用途进行分类归档，确保档案的有序性和易查性。
3. 档案编号与封存对于已经整理和分类好的档案，应进行编号，并进行封存。
编号可以采用数字编号或者字母编号，封存时应标明档案的名称、编号和封存日期。
4. 档案目录和索引建立针对已封存的档案，应建立档案目录和索引，方便物业管理人员进行档案查询和检索。
目录和索引应包括档案名称、编号、封存日期等信息。
5. 档案查询与利用建立档案查询系统，物业管理人员可以通过系统查询和利用档案信息，提高工作效率和服务质量。
物业档案管理
物业档案管理引言概述：物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行分类、整理、归档和管理的一项重要工作。
物业档案管理的好坏直接关系到物业管理的效率和质量。
本文将从四个方面详细阐述物业档案管理的重要性及其具体内容。
一、物业档案管理的重要性1.1 提高物业管理效率：物业档案管理可以确保物业管理过程中所需的相关文件和资料能够及时找到，提高管理工作的效率。
1.2 保障物业管理的合法性：物业档案管理能够确保物业管理过程中的各项工作符合法律法规的要求，避免违规操作。
1.3 促进信息共享与交流：物业档案管理可以将各部门之间的信息进行整合和共享，促进信息交流，提高协同工作的效果。
二、物业档案管理的内容2.1 合同档案管理：包括物业管理合同、租赁合同等各类合同的归档和管理，确保合同的有效性和完整性。
2.2 人事档案管理：包括员工档案、劳动合同等人事相关文件的整理和管理，确保员工信息的安全和完整。
2.3 财务档案管理：包括财务报表、票据凭证等财务相关文件的归档和管理，确保财务数据的准确性和可追溯性。
三、物业档案管理的流程3.1 档案采集：及时采集各类文件和资料，确保信息的完整性和及时性。
3.2 档案整理：对采集到的文件和资料进行分类、整理和编号，建立档案目录和索引。
3.3 档案归档：将整理好的文件和资料按照一定的规则进行归档，确保档案的安全和易查性。
四、物业档案管理的技巧4.1 电子化管理：采用电子化管理方式可以提高档案管理的效率和便捷性，同时减少纸质档案的占用空间。
4.2 定期检查：定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和可用性。
4.3 安全保密：对于涉及个人隐私和机密信息的档案，要加强安全保密措施，防止信息泄露。
综上所述，物业档案管理对于物业管理的高效运作至关重要。
通过合理的物业档案管理，可以提高管理效率，保障管理合法性，促进信息共享与交流。
同时，物业档案管理需要包括合同档案管理、人事档案管理和财务档案管理等内容，并遵循档案管理的流程和技巧。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业项目的相关档案进行有效的整理、归档和管理的过程。
它涵盖了物业项目的各个方面，包括建造结构、设备设施、合同文件、维修记录等信息。
通过有效的物业档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，保障物业项目的正常运营和维护。
一、档案整理与归档1. 档案分类：根据物业项目的特点，将档案按照建造结构、设备设施、合同文件等方面进行分类。
2. 文件整理：对每一个分类下的档案进行整理，确保文件的完整性和准确性。
包括文件的排序、打孔、装订等工作。
3. 档案编目：为每一个档案建立编目，包括档案名称、编号、归档日期等信息。
编目可以采用电子化管理方式，方便档案的检索和更新。
4. 档案归档：将整理好的档案按照编目进行归档，确保档案的有序存放。
归档地点可以采用专门的档案室或者文件柜。
二、档案管理与维护1. 档案借阅：建立档案借阅制度，确保档案的安全和可控。
借阅人需要填写借阅申请并由相关责任人审批后方可借阅档案。
2. 档案检索：建立档案检索系统，方便用户快速找到所需档案。
可以根据档案名称、编号、归档日期等信息进行检索。
3. 档案更新：对档案进行定期的更新和维护，确保档案的及时性和准确性。
包括更新合同文件、设备维修记录等信息。
4. 档案销毁：对于已经过期或者无效的档案，按照规定的流程进行销毁。
销毁前需要进行备案并由相关责任人审批。
三、档案安全与保密1. 档案存储：建立安全可靠的档案存储环境，包括防火、防潮、防尘等措施。
可以采用专门的档案室或者保险柜进行存储。
2. 档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
备份可以采用电子化方式或者纸质复制方式。
3. 档案保密：建立档案保密制度，对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行保护。
惟独经过授权的人员才干查阅相关档案。
四、档案利用与价值1. 决策支持：通过对档案的分析和利用，为物业管理决策提供依据和支持。
可以根据档案数据进行趋势分析、成本控制等工作。
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第十二章物业管理档案管理
齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。
物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。
第一节物业管理档案的概念与分类
一、档案的定义
档案是历史的原始记录。
此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。
如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。
二、物业管理档案的内容
物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。
三、物业管理档案的分类方法（了解）
物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。
物业管理常用的档案分类方法有以下几种。
(一)年度分类法
年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。
特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。
(二)组织机构分类法
组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。
特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。
(三)事件分类法
事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。
特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。
物业管理企业档案的分类应根据企业自身的情况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。
四、物业管理档案存放
为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按分类方法进行分类存放。
首先，档案应当有专门的档案室，档案室的大小应由未来档案的可能数量和一定的余量来确定。
其次，要选择文件架和文件柜，物业管理公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的小型物业管理公司可以考虑采用小
型文件架或文件柜来存放案卷，管理面积较大的物业公司应考虑采用更大的档案室并采用文件架存放案卷。
确定了案卷存放的工具和分类方法之后，就可以根据分类方法对存放工具进行编目，即明确哪个文件架或文件柜将存放哪一类档案并作出明显的标记，以便于存放和检索取用。
(1)物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。
而且这类档案随时间推移而增减的情况不多，这类档案应专架或专柜存放。
(2)物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案存放期长，检索频度较高，随时间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。
(3)物业日常管理期收集整理的档案种类繁多、情况复杂随时间推移会不断增加。
一般存放期不长，会有相当多的案卷因存放到期而移出或销毁。
档案案卷在进行上架排列时，物业管理档案一般应按档案案卷所反映的事件专题、重要程度和时间序列的顺序进行排列，同时要对每一案卷进行编号以固定每一案卷的具体位置，方便今后的编目和查阅。
第二节物业管理档案的收集与整理（掌握）物业管理档案的收集整理一般是按照物业管理的流程分类进行的，通常包括物业承接查验期档案、物业人住期档案和物业日常管理期档案等的收集整理。
一、物业承接查验期档案的收集与整理
(一)物业承接查验期物业管理档案收集的特点
物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。
这类档案收集的特点是：
1．收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；
2．档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业管理公司的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影
响。
例如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求较高。
(二)物业承接查验期物业管理档案收集的范围
物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。
承接查验期所需收集资料档案的主要内容可参见表12—1。
资料档案收集开始后，物业管理公司应设立资料档案收集整理工作小组，同步进行档案的文书立卷和归档整理工作。
二、物业入住期档案的收集与整理
(一)物业入住期物业管理档案收集的特点
物业人住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主(或物业使用人)，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。
其主要特点是：
1．本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象——业主(或物业使用人)；
2．本阶段的档案资料收集范围是物业业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料等。
因涉及业主(或物业使用人)的个人资料，其收集的范围、使用范围以及个人资料的管理等情况应向业主明确说明并加强管理，避免出现因业主(或物业使用人)个人资料泄漏导致的不必要的法律纠纷。
(二)物业入住期物业管理档案收集的方式和程序
物业人住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关，须同步进行。
在组织接待业主(或物业使用人)人住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：
1．设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；
2．专责工作小组按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料档案分组，并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程序。
权属资料一般包括房屋产权证、购房合同复印件等。
个人资料一般包括身份证和户口本复印件、联系方式等。
上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。
在档案资料收集后，应及时整理并归档。
三、日常物业管理期档案的收集与整理
(一)收集范围
日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。
1．物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。
2．物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。
3．物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录等。
(二)收集时间
日常物业管理期档案的有关文件一旦实施完毕，应及时收集。
一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。
具体的移交规定，可由企业根据自身情况来决定，除——些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。
手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。
物业管理公司行政管理档案由物业管理企业人事、行政等相关部门收集管理。
(三)档案资料收集后的整理工作
在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。
在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。
当一年工作终了，必须在乎时归档的基础上，进一步系统整理与编目。
整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。
已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。
查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。