IT管理-高效会议管理技巧-嘉为IT
高效管理会议的技巧与方法
高效管理会议的技巧与方法会议是团队合作和有效沟通的重要方式之一。
然而，许多人可能对会议感到沮丧，因为它们常常被视为浪费时间和资源。
为了充分利用会议，提高工作效率，以下是一些高效管理会议的技巧和方法。
1. 明确定义会议目标：在召开会议之前，确保明确定义会议的目标和目的。
明确的目标可以帮助参会人员知道为什么需要参加会议，以及他们需要在会议中做什么。
这可以提高会议的效率，减少不必要的讨论。
2. 制定清晰的议程：为会议制定一个清晰的议程，包括会议的时间、地点、主题和议程安排。
将议程提前发送给与会人员，以便他们可以准备相关材料和提前思考与会议议题相关的问题。
这样可以确保会议的重点和顺序，避免无关的讨论。
3. 限制会议时间：尽量限制会议的时间，避免会议时间过长。
长时间的会议容易让参会人员失去注意力和兴趣，导致效率的下降。
设定一个明确的结束时间，并努力在规定时间内完成议程。
4. 控制与会人员数量：保持与会人员数量的合理控制，只邀请确实需要参与讨论和决策的人员。
限制与会人数可以提高会议的效率，减少不必要的讨论和争论。
5. 采用电子会议工具：如果有远程参会人员，可以考虑使用电子会议工具，如视频会议或在线会议工具。
这样可以方便远程参会人员的参与，减少时间和成本，并提高会议的效率。
6. 鼓励积极参与：鼓励与会人员积极参与讨论和提供意见。
开放性的讨论可以促进创新和灵感，同时也能够增强团队合作和协作的氛围。
7. 确定行动计划：在会议结束时，确保明确确定下一步的行动计划和责任人。
这样可以确保会议的成果得到落实，避免会议无效果。
8. 做好会议记录和总结：请一名参会人员负责记录会议内容和决策结果，以及行动计划。
这样可以帮助参会人员回顾会议内容，确保共识的一致性，并追踪行动的执行情况。
9. 定期评估会议效果：定期评估会议的效果，并根据评估结果进行改进。
了解会议的效果可以帮助改进会议的方式和方法，进一步提高工作效率。
总之，高效管理会议是提高团队工作效率和沟通协作的关键。
IT企业的管理办法建议
IT企业的管理办法建议随着信息技术的快速发展，IT企业扮演着日益重要的角色。
然而，IT行业的竞争也越来越激烈，管理办法的科学性和有效性对企业的发展至关重要。
本文将提出一些建议，帮助IT企业改进管理办法，提高运营效率和员工满意度。
1. 建立明确的目标和战略：IT企业应该明确制定长期和短期的目标，并制定相应的战略来实现这些目标。
目标应该具体、可衡量，并与企业的使命和愿景相一致。
战略应该考虑到市场需求、竞争环境和企业资源，确保企业能够在竞争中取得优势。
2. 建立有效的沟通机制：IT企业通常由跨部门的团队组成，沟通是保持团队协作和高效运作的关键。
建立定期的会议和沟通渠道，确保信息的流动和共享。
此外，鼓励员工提出意见和建议，促进创新和改进。
3. 建立良好的人力资源管理制度：人才是IT企业最宝贵的资源，因此，建立良好的人力资源管理制度至关重要。
招聘和选拔过程应该严格，确保招聘到具备专业知识和技能的人才。
此外，提供培训和发展机会，激励员工持续学习和成长。
另外，建立公正的薪酬制度和晋升机制，激励员工的积极性和创造力。
4. 强调团队合作和协作精神：IT项目通常需要多个团队的合作，因此，建立团队合作和协作的文化至关重要。
鼓励团队成员之间的互相支持和帮助，建立信任和共享的氛围。
此外，建立有效的项目管理制度，确保项目的顺利进行和交付。
5. 注重质量管理和技术创新：IT企业应该注重质量管理，确保产品和服务的高质量。
建立质量管理体系，包括质量标准、流程和检查机制。
另外，鼓励技术创新和研发投入，保持企业的竞争优势。
建立研发团队和创新实验室，鼓励员工提出新的想法和解决方案。
6. 关注员工福利和工作环境：员工的福利和工作环境对于他们的工作表现和满意度有着重要的影响。
提供良好的工作条件和福利待遇，关注员工的工作生活平衡。
此外，建立积极的工作氛围和团队文化，鼓励员工的创造力和自主性。
7. 追求可持续发展和社会责任：IT企业应该关注可持续发展和社会责任。
建立高效会议的个管理技巧与流程
建立高效会议的个管理技巧与流程在现代工作中，会议是一种常见的沟通和决策的方式。
然而，很多人对于会议的效率感到失望，觉得会议是一种时间浪费。
为了建立高效会议，提高工作效率，以下是几个管理技巧和流程。
1.明确会议目的每次召开会议前，明确会议的目的是非常重要的。
会议的目的应该明确具体，最好能够以一句话概括。
例如，"讨论项目进展情况并制定下一步行动计划"。
有明确的目的可以帮助参与者更好地准备和聚焦于会议主题。
2.制定议程建立一个清晰的议程可以帮助会议高效有序地进行。
在召开会议前，制定一个详细的议程，并将其发送给与会人员。
议程应该包括每个议题的时间配比，以及对每个议题的详细描述。
这样大家可以提前进行准备，共同为会议的顺利进行做好准备。
3.精简与会人员在确定与会人员时，应该精简人员数量，只邀请必要的人员参加会议。
如果与会人员过多，会导致会议讨论时间过长，效率低下。
确保只有那些对会议议题有直接关系的人员参与，其他人可以通过会议纪要或者汇报等方式了解会议内容。
4.限定会议时间为了提高会议的效率，应该设定严格的时间限制。
在制定议程时，对每个议题设定一个具体的时间限制，并向与会人员明确。
如果时间到了还未讨论完，则可以将未完成的议题留到下次会议继续讨论。
这样可以保证每个议题都有足够的讨论时间，并且避免会议时间过长。
5.分配角色和责任为了确保会议高效进行，可以在会议开始前分配不同的角色和责任。
例如，指定一名主持人来引导会议的进行，指定一名记录员来记录会议内容和行动计划。
这样可以减少混乱，提高效率。
6.积极参与和分享鼓励与会人员积极参与会议讨论和分享自己的意见。
建立一种开放的氛围，鼓励大家提出问题、讨论解决方案。
每个人都应该有机会发表自己的观点，并且要积极倾听他人的意见。
通过充分的讨论和交流，可以更好地达成共识和解决问题。
7.跟进行动计划会议结束后，应该及时跟进会议中制定的行动计划。
指定负责人来追踪和监督行动计划的执行情况，并及时向相关人员汇报进展。
如何进行高效的会议管理
如何进行高效的会议管理会议是企业中必不可少的一部分，无论是团队的日常会议、公司的年度大会、还是多部门的合作会议，都需要经过规划、组织、执行等阶段，才能取得预期效果。
而要想让会议取得最大的效益，就需要进行高效的会议管理。
本文将从会议规划、会议准备、会议执行等方面进行详细介绍。
一、会议规划在会议规划阶段，需要明确会议的目的、参会人员、时间、地点等，以便后续的准备工作能够顺利进行。
1.明确会议目的：会议目的是会议的灵魂，任何一场会议都必须有明确的目的。
在确定会议目的时，需要考虑到会议的性质、主题、议程和预期效果等因素，确保会议内容充实、主题鲜明、议程合理。
2.确定参会人员：参会人员是决定会议效果的关键因素，需要确定邀请哪些人参加会议。
在确定参会人员时，需要充分考虑参会人员的职务、专业背景、工作职责等因素，确保参会人员的能力和经验能够对会议产生积极的影响。
3.确定时间和地点：时间和地点是会议进行的最基本的条件，需要根据多方面考虑确定会议时间和地点。
在确定会议时间时，需要避开参会人员的忙碌时段，确保同一时间尽可能多的人能够参与会议；在确定会议地点时，需要考虑到交通便捷、场地环境、设备设施等因素，以确保会议能够在良好的环境下顺利进行。
二、会议准备在会议准备阶段，需要根据会议目的和议程进行细致的准备工作，以保证会议顺利进行。
1.制定会议议程：会议议程是会议顺利进行的重要保障，需要根据会议目的和参会人员的需求制定。
在制定会议议程时，需要考虑到议程内容、议题顺序、议题时间、可行性和可实施性等因素，以确保会议各项议程能够顺利进行。
2.准备会议文件：会议文件是会议进行过程中必不可少的一部分，需要根据会议的议程和内容进行准备。
在准备会议文件时，需要考虑到文件的规范性、内容的详细性和可操作性等因素，以确保会议信息的传递和记录。
3.准备会议设备：会议设备是会议进行的基本支撑，需要根据会议的规模和议程进行准备。
在准备会议设备时，需要考虑到设备的品质、性能和兼容性等因素，以确保会议设备的质量和稳定性。
互联网时代的高效会议管理
互联网时代的高效会议管理一、什么是会议：①企业常用的管理方法②群体沟通的方式③集思广益的渠道④解决问题的手段二、会议的功能：①达成共识②分析、解决问题③鼓舞士气，激励员工④传达资讯⑤监督员工工作，协调矛盾⑥实现资源共享⑦开发团队潜能⑧培训学习三、终极目标：提升团队执行力，提升管理效率四、低效会议1、会前：①目标不明确②无会议议程③选错与会者④时地欠考虑（时间、地点）⑤通知不到位2、会中：①一言堂②不守时③无纪律④常离题⑤局失控⑥议不决3、会后：①无通报②议后无行动③动后无检查④最后无总结五、高效会议三特征1、实现既定目标——制定会议目标（SMART原则）2、在规定时间内完成：①延长时间等于增加成本②尽可能缩短会议时间③一般工作会议最长不易超过2个小时④需要快速得出结论的会议最好安排在午餐或下班前3、与会者感到满意：通过会议达到共识或者让与会者得到解释，否则如果会议决议据大多数不满意，则会议结果很难得到落实和执行。
六、高校会议四部曲第一部：把握会议必要性1、可以不开的会议：①会议成本太大②如果例会已经形成定式③明知不可能得出结论的会议④会议主题不明确⑤你是唯一做决策并且知道该怎么做的人⑥可以用其他方式取代的会议：例如群发邮件、一对一逐个交流、电话交流等。
2、一定要开的会议：①信息必须所有人知道②需要团队成员参与决策③给团队成员委派任务④集思广益来解决问题⑤各部门汇报工作⑥需表扬、批评团队或某个人的会议第二部：充分的会议准备1、会议准备清单：①确定会议目标：尽量一个会议只为了一个目的或解决一个问题②确定参与人③参会形式④选择时间、地点⑤明确责任分工⑥设计合理的会议议程⑦发送会议通知（公告式、文件式、请柬式）⑧布置会场2、会议议程：①会议名称②会议目标或结果③时间、地点④主持人⑤与会人员名单⑥相关议题⑦讨论形式3、会议筹备的5W+1H法则：where（在哪开）, who（谁参加）, when（什么时间）, what （什么内容）, why+how（为什么要开+怎么开）第三部：高效的会中管理1、遵守会议规则：直奔主题；牢记会议目标；提出解决办法；不重复他人意见；遵守时间2、不拘一格的交流方式：（1）传统会议模式：报告；座谈会；讲座；论坛；临时会议（2）新型会议模式：头脑风暴；群策群力；小组讨论；休闲会议3、高效的会议主持：①和谐气氛营造者②会议方向引导者③时间进度把控者④会议决策促成者⑤记录检察官4、周到细致的会务工作：专人负责；细心周到；现场布置；设备保证5、必须得出结论：①结论=会议的汇报②主持人进行归纳和总结③责任具体落实到每一个人④切实可行的行动计划⑤后续回忆的铺垫6、会议记录：（1）为什么要记录：①真实反映会议过程②记录会议结论③后续行动计划的指南④工作管理留存（2）辅助手段：电脑记录；录音；录制（3）对会议记录人的要求：①反应快②写字快③了解参会人④记忆力特别强⑤组织能力强⑥倾听能力强⑦总结能力强第四部：切实的会后跟踪1、会议记录要通报：①记录现场（分工和后续工作）②发给与会人和需要通知的人③后续跟进的任务分配（人+时间）④企业管理留存2、会后行动跟进：①行动跟进②会后座谈③成果落实检查④持续改善情况通报⑤会议成果绩效考核3、在持续改进中提升：会议效果评估；不断总结完善七、高校会议主持技巧1、主持人的角色：①和谐气氛营造者②会议方向引导者③时间进度把控者④会议决策促成者⑤记录检察官2、主持人的素质及能力：①良好的心态及亲和力②人际沟通及呈现表达技巧③时间管理和控制能力④优秀的引导技巧⑤善于倾听和总结归纳能力⑥情绪识别和控制⑦学会赞美和鼓励科学的决策方法3、会议主持的八大技巧：（1）精心准备：①了解（制定）会议目标②熟悉（制定）会议流程（发言顺序等）③了解与人员情况④精心准备开场和过度语言⑤预演可能出现的争执⑥进行SWOT分析（2）掌控节奏：①对与会人员提出明确要求②注意发言时间分配③关键点的总结④严格把控时间（3）谨言慎说：①开场白要精炼，切记夸夸其谈②总结和过度语言要简短③尽量保持中立，减少评价④避免误导与会者某些观点（4）巧问巧答：①发问技巧：开放式提问；封闭式提问；假设式提问；反问（一般不用）②回答技巧：不能抢答他人该负责的话；启发与会者积极发言；巧妙应对没有答案的问题；让负责任的人直接回答（5）专注倾听：①倾听技巧：点头且微笑；眼神的接触；发出倾听的声音；身体向前倾；重复和总结；必要时要记录②倾听误区：别人说话时你在想你自己的事；边听边与自己的不同观点比较；经常打断别人的谈话；忽略过程只要结果；仅听自己想听或愿听的东西；经历不集中，易被其他东西干扰（6）审时度势：①审时——严格控制时间②确保会议不偏离主题方向③观察与会人的参与状态④留意会议的决议（7）促成决议：没有决议的会议=零四种群体决策方式：权威决策；少数服从多数决策；共识决策；无异议决策（8）巧妙收尾：①按时结束会议，必要时提早结束②现场总结会议内容③明确行动方案④下次会议安排⑤会议效果调查⑥感谢八、会议技巧1、巧用互联网技术：①会议通知（招集）②会议报名：邮件自动、微信报名③会议现场管理④会议调查2、开会形式创新：①充分利用非正式会议（时间、地点创新）②尝试站着开会——微会议③团队分享会（可将员工们分享的事情做成册）④一对一交流3互联网时代的自我管理——会议管理的高手一定是自我管理的高手（情绪、思维、态度、品德）。
建立高效的会议管理技巧的建议
建立高效的会议管理技巧的建议会议是组织中不可或缺的一个环节，然而，许多人都会抱怨会议效率低下，浪费时间和资源。
为了建立高效的会议管理技巧，提高会议的效果和产出，本文将提出一些建议。
1.确立会议目的每次召开会议前，明确会议的目的是非常重要的。
制定一个明确的议程，列出要讨论和解决的问题。
只有确切知道会议的目标，才能根据需要选择参与会议的人员，并为会议安排恰当的时间和地点，确保高效的会议进行。
2.设置合理的时间限制会议时间的安排应该合理而紧凑，以避免浪费时间和资源。
确定好开始和结束的时间，并要求与会人员准时参加，避免拖延和会议时间的浪费。
如果需要讨论的内容较多，可以将会议分为几个部分，分别安排在不同的时间段。
3.提前准备材料为了确保会议能够高效进行，主持人应在会议前提供相关文件和材料，让与会人员提前准备。
这样，与会人员可以提前了解会议的内容，并对自己的意见和建议进行准备和思考。
提前准备材料可以节约会议时间，提高会议效率。
4.明确参会人员角色在会议开始前，明确每位与会人员的角色和职责。
确定好谁负责汇报，谁负责记录，以及其他相关的职责分工，确保会议进行顺利。
明确参会人员的角色可以避免重复和混乱，提高会议效率。
5.遵循会议纪律在会议进行过程中，遵循一定的会议纪律是非常重要的。
禁止私下交谈、打断他人发言、使用手机等行为，以确保会议的专注和效率。
同时，主持人应该带头遵守会议纪律，树立榜样，引导其他与会人员遵循。
6.充分利用科技工具现代科技工具可以帮助提高会议的效率和质量。
可以利用投影仪、电子白板等设备展示资料和图表，减少纸质文件的使用。
还可以使用在线会议工具，如视频会议、网络会议等，方便分布在不同地点的人员参与会议，节省时间和资源。
7.及时记录会议要点在会议进行时，应配备专人负责记录会议要点，并及时整理和分发会议纪要。
会议纪要应包括会议的目的、决策结果以及分工等重要内容。
通过记录和分发会议纪要，可以为与会人员提供参考，帮助他们回顾会议要点，以便更好地行动。
高效会议管理技巧
高效会议管理技巧高效，指效能高的，基本解释是效率高的。
指在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好。
指在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好。
以下是关于高效会议管理技巧，欢迎大家的借鉴参考!高效会议管理技巧1.首先要有一款合适的会议设备/软件。
移动办公，不可能随身带着笨重的会议设备，所以最好的方法是在手机上安装一款会议软件，如“会议微站”，可以利用小小的会议轻应用就能管理起重大繁琐的会议任务。
2.会议主持人在提升会议效率方面起着重要的作用。
开会时要有明确的会议主题，第一、第二、第三，要有条不紊控制会议节奏。
发现有延伸话题的，要及时打断，回归会议主题。
如个别参会者身处嘈杂环境而暂时无法避免的，可以用“会议微站”的禁言功能，过滤掉影响会议的杂音。
轻松管理会议整理秩序。
3.会议纪要数字化会议结束后，会议主持人或者指定的记录人员，可以在“会议微站”软件的通话记录上创建会议纪要，把会议结论一二三明示，让所有参会人员都能收到看到，并定期将和会议结论有关的工作进展添加进会议纪要，形成一个完整的闭环。
4.提供良好的开会氛围开会需要一个良好的会议氛围，当大家都能尽快进入你设定的会议氛围时，会议的进行会非常顺利的。
“会议微站”的会议互动功能，能提供多种互动场景，如：在线提问、互动游戏、微信上墙等，不仅能活跃现场气氛，更能加深参会者之间的交流沟通，促进会议高效进行。
高效会议管理技巧第一，会议的方式必须是优化的结果，即会议所采用的方式，必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。
第二，参加会议的人员必须是优化的结果。
参加会议的人员，既要符合合法性，又要符合合理性，使参加会议的人员体现出最佳构成。
第三，会议议题的确定必须是优化的结果，即在每一个会议召开之前，会务工作人员要根据会议的职权，根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排，对计划提交会议的议题，进行必要的梳理和优化。
高效会议组织与管理的十个秘诀
高效会议组织与管理的十个秘诀1. 明确会议目标和议程•在召开会议之前，明确确定会议的目标和议程。
这样可以确保每个与会人员都知道他们需要完成的任务，并避免在讨论主题上浪费时间。
2. 确定参会人员•只邀请需要参加讨论的关键人员。
限制与会人数能够提升讨论效率并减少冗余信息的传递。
3. 设定时间限制•将每个讨论主题的时间预设好，并在讨论开始时告知所有人。
严格控制每个议题所花费的时间可以确保高效而专注的讨论。
4. 发送预读材料•在会议之前向参会人员发送相关资料和文件，以便他们提前熟悉并做好准备。
这样能够减少在会上解释细节的时间，使得讨论更加直接和有针对性。
5. 制定行动计划•在会后制定一份明确的行动计划，包括各项任务、责任人和截止日期等详细信息。
通过这种方式，能够确保每项任务都有明确的责任归属，并可随时追踪进展。
6. 整理并分享会议纪要•在会议结束后尽快整理会议纪要，并与与会人员分享。
这样可以确保所有人对会议讨论的内容和决策都有准确的了解，也可以将其他人员及时告知相关讨论结果。
7. 利用技术工具•借助技术工具来提升会议效率，如使用在线协作平台共享资料、通过视频会议进行远程参与、利用投票工具进行决策等等。
技术的运用可以使得会议组织更加便捷和高效。
8. 科学安排会议时间地点•精心选择适合大多数人方便的时间和地点来召开会议。
避免过长或过短的时间段以及无法满足需要的场地，以此提供一个舒适且专注的环境。
9. 鼓励积极参与•在会议中鼓励每个人都参与讨论和发表意见。
通过促进开放性的沟通和互动，能够激发创造性思维，并减少被动听取信息导致的低效。
10. 定期评估反馈和改进•定期回顾过去的会议，听取与会人员的反馈意见，并根据反馈结果不断改进和优化会议组织和管理方式。
这样能够持续提高会议效率和参与度。
希望以上的十个秘诀能够帮助您更好地组织和管理高效的会议！如果您有任何问题或需要进一步了解，请随时告诉我。
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高效会议管理技巧
【摘要】 会议的主要目的就是解决问题， 但由于开会技巧不佳或过于频繁， 不但无益于解决问题， 反而使问题愈趋复杂。
频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时 间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且 有效果地解决问题，是大家长久以来的期望，那么我们通过本文窥豹一斑。
【正文】
一、 会议的意义
会议是一个集思广益的渠道 ：
会议是一个集合的载体。
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而 产生“金点子” 。
许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
会议显示一个组织或一个部门的存在：
会议总是在大于一人的情况下发生的， 即使是只有两个人的会议， 这两个人也是一种小 型组织。
没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质 疑。
因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
会议是一种群体沟通的方式：
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。
随着科技的迅猛发展， 人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是， 群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。
因为这种方式最直接、最 直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
如果想完成高效会议， 首先我们需要明确会议的目的。
有了正确的目标才有可能达成预 期的结果。
常见的会议目的通常如下所示： 开展有效的沟通——会议是一种多项交流， 可以集思广益， 实现有效沟通是会议的 一个主要目的。
传达资讯——通过会议可以向员工通报一些决定及新决策， 也就是说向员工传达来 自上级或其他部门的相关资讯。
监督员工、 协调矛盾——常规会议其主要目的是为了监督、 检查员工对工作任务的 执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、 “面对面”的 形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
达成协议与解决问题——达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤，通过这 6 个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。
释放办公激情，效能触手可及
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1. 点明困难与问题的所在 2. 发现问题并寻找解决方法 3. 衡量问题的优先级 4. 得到新的方法 5. 评议新的方法 6. 确定行动纲领 资源共享——利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。
开发创意——通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。
激励士气——年初或年底的会议通常具有这一目的性。
这种会议是为了使公司上下 团结一心，朝着一个方向共同努力。
二、 会议效率不高的原因及解决方案
通常提及开会，IT 人员特别有感触，那就是开会很烦。
开会之所以烦，就是“会议常在 毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低” ，简而言之， 会议效率不高。
因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
往往由于以下原因， 开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。
许多重要的会都安排在周五下午开， 或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。
这使得员工疲于奔命， 甚至得延后 或放弃参加其他会议。
◆有些 “必须到会” 的员工， 因为已经与重要客户或政府官员有约在先， 根本不能出席， 这使得会议讨论很难进行。
而到场的人往往并非与议题关系最密切的人， 所以准备不充分或 者根本来不及准备。
会议效率不高通常由以下 7 种原因造成。
序号 1 2 3 4 5 6 7 原因 时间 地点 与会人员的选择 主持人的技能 与会者的技能 会议准备工作 会议的原因，目 的和结果 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
会议地点设在经理办公室， 致使会议被频繁打断， 无法正常进行。
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达 到会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不如何引退，致使会议失 败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
开会的原因、 目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确， 致使 会议毫无意义、宣告失败。
在这 7 种原因中，有 3 种原因是会议的“致命伤” ，需要格外警惕。
这 3 种原因是：主 持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
那么， 如何来做好预防措施呢？对于会议来说， 做预防性管理， 实际上就是在开会之前， 针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。
为了预防出现效率不高的情况， 下面针对 7 种致使会议效率低下的原因， 做一个全面的预防 性管理。
释放办公激情，效能触手可及
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效率不高的原因 时间 地点 与会人员的选择 主持人的技能 与会者的技能 会议准备工作 会议的原因，目的和结果
预防性管理措施 会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避 免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进 行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加 者、可以旁听者和可选择参加者几类。
选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者一定要具有倾听能力。
一定要提前做好具体的准备工作。
在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会 者。
与低效率会议相对的就是高效会议， 高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利 因素。
高效会议具有 8 大特征： 只有必要时才开会 会议需要良好的筹划 拟定和分发了会议议程表 遵守时间 一切按部就班 邀请最有经验和最有才能的人参加 做出了评论和归纳 记录所有建议，决策和责任人 建议在正式召开会议之前，将高效会议的 8 大特征一一列出，并随时检验，充分做好预 防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
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