新系统操作流程的专题会议纪要
流程优化方案会议纪要
流程优化方案会议纪要会议时间：2022年10月15日地点：公司会议室与会人员：XXX公司流程管理团队成员会议目的：本次会议旨在讨论并制定针对XXX公司流程进行优化的方案，以提高工作效率、降低成本和提升客户体验。
会议内容及决策：1. 现状分析针对XXX公司的各个部门的流程进行了详细分析，发现了以下问题：a) 流程冗余：许多流程存在重复的环节和验证步骤，导致工作效率低下。
b) 缺乏标准化：不同部门对同一流程的处理方式存在差异，造成工作不规范和协同困难。
c) 沟通不畅：部门之间的信息传递不及时和不准确，影响决策效果和客户满意度。
2. 目标设定基于现状分析，我们制定了以下优化目标：a) 提高工作效率：简化流程，减少环节和冗余步骤，提高工作效率，节约时间成本。
b) 实现标准化：制定一套适用于全公司的流程标准，确保工作规范和协同顺畅。
c) 加强沟通：建立跨部门沟通机制，提高信息传递的准确性和及时性。
3. 方案制定基于目标设定，我们制定了以下优化方案：a) 流程简化：通过合理删减冗余环节和步骤，简化流程，提高工作效率。
b) 标准化操作：明确各个流程的标准操作流程，确保各部门在处理同一流程时的一致性。
c) 信息共享平台：建立统一的信息共享平台，实现跨部门间信息的及时共享和传递。
d) 培训与沟通：开展相关培训，提升员工对新流程的理解和操作能力，并加强跨部门沟通。
4. 实施计划a) 确定责任人：每个流程优化方案设立专人负责，确保方案的顺利实施和监测。
b) 时间节点：制定明确的时间节点，确保方案的逐步实施和效果监测。
c) 监测与评估：定期对优化方案的实施效果进行监测和评估，及时调整和完善方案。
5. 风险与挑战在流程优化过程中，我们预见到可能会遇到的风险和挑战有：a) 员工接受度：部分员工可能对新流程的改变产生抵触情绪，需要做好沟通和培训工作。
b) 技术支撑：某些流程优化需要IT系统的支持，需要与相关部门紧密合作并确保技术的稳定性。
工作流程优化会议纪要
工作流程优化会议纪要会议时间：XXXX年X月X日会议地点：公司会议室主持人：XXX记录人：XXX一、会议背景为了提高公司的工作效率，提升员工的工作体验，本次会议旨在讨论并优化现有的工作流程，以更好地满足市场需求，增强公司的竞争力。
二、参会人员本次会议共有15位员工参与，包括项目经理、产品经理、研发人员、测试人员、客服人员等。
三、会议议程1.介绍会议目的和背景2.讨论现有工作流程的问题和挑战3.提出优化建议和实施方案4.讨论并确定下一步行动计划5.总结会议要点，明确责任分工四、会议内容1.主持人介绍会议背景和目的，说明工作流程优化的重要性。
2.各部门代表分别介绍现有工作流程中存在的问题和挑战，如沟通不畅、任务分配不合理、流程繁琐等。
3.员工们积极发言，提出各种优化建议和实施方案，如简化流程、加强团队协作、优化任务分配机制等。
4.经过讨论，大家一致认为需要从以下几个方面进行优化：a) 任务分配机制，b) 沟通协作方式，c) 时间管理，d) 反馈机制。
5.针对每个方面，讨论并确定了具体的实施方案，如建立任务管理系统、优化邮件沟通方式、制定时间管理表格、建立快速反馈渠道等。
6.讨论并确定了下一步行动计划，包括实施方案的分工、时间表、预期成果等。
7.总结会议要点，明确责任分工，要求各部门负责人确保实施方案的落实。
五、会议总结1.本次会议明确了工作流程优化的目标和方法，制定了具体的实施方案和时间表。
2.各部门负责人需确保实施方案的落实，并及时反馈进展情况。
3.公司领导将定期检查实施效果，并根据市场变化和员工反馈进行调整优化。
4.本次会议提高了员工的工作效率和满意度，增强了公司的竞争力。
5.鼓励员工积极参与流程优化工作，提出更多建议和意见。
6.要求各部门定期评估工作流程的优化效果，并根据实际情况进行调整。
7.本次会议的成功得益于大家的积极参与和共同努力，感谢所有参会人员的贡献。
通过本次会议，我们成功地优化了公司的工作流程，提高了工作效率，增强了员工的满意度。
信息系统更新会议纪要
信息系统更新会议纪要会议时间：2021年10月20日地点：公司会议室参会人员：XXX部门负责人、XXX部门负责人、XXX部门负责人、XXX部门负责人、XXX部门负责人、信息系统部门负责人、信息系统部门技术团队会议内容：一、会议目的本次会议旨在讨论公司信息系统的更新工作，以确保系统的安全性和高效运行。
通过全员参与，明确各部门的需求和意见，进一步推动信息系统的升级与改良。
二、信息系统现状信息系统目前存在的问题主要有：1. 系统响应速度慢，影响了用户的使用体验；2. 安全性有待加强，防护措施不完善；3. 灵活性不足，无法满足日益变化的业务需求；4. 数据备份与恢复机制需要优化；5. 用户界面设计需要改进，提升用户友好性。
三、更新计划根据讨论和各部门的需求提出以下信息系统更新计划：1. 系统性能提升：通过对硬件设备的更新和优化，以及对系统进行调优，以提高系统响应速度和处理效率；2. 安全性优化：完善系统的安全防护措施，加强入侵检测和数据加密技术，提升系统的安全性；3. 灵活性提升：增加系统的可扩展性，使其能够适应公司业务发展的变化，加快业务流程部署时间；4. 数据备份与恢复机制优化：建立完善的数据备份和灾备机制，确保数据的安全性和可靠性；5. 用户界面改进：进行用户体验调研，改进系统的用户界面设计，提升用户的满意度和操作便捷性。
四、责任分工为了保证信息系统更新计划的顺利实施，明确各部门的职责分工如下：1. 信息系统部门负责人：全权负责信息系统的项目管理和技术支持，监督系统更新工作的进展；2. XXX部门负责人：负责收集本部门对信息系统更新需求，并跟进实施过程中的问题和反馈；3. 信息系统部门技术团队：负责具体的系统更新工作，包括调优、安全性加固、界面改进等。
五、时间安排为了有效控制信息系统更新工作的进度，制定了以下时间安排：1. 系统性能提升：预计于11月初完成；2. 安全性优化：预计于11月中旬完成；3. 灵活性提升：预计于12月初完成；4. 数据备份与恢复机制优化：预计于12月底完成；5. 用户界面改进：预计于明年一季度完成。
会议纪要行政流程优化会议
会议纪要行政流程优化会议会议时间：XXXX年XX月XX日会议地点：XXX会议室与会人员：XXX、XXX、XXX、XXX一、会议目的本次会议旨在讨论并优化公司行政流程，提高工作效率和管理水平。
二、会议议程1. 行政流程分析：对公司目前存在的行政流程及其问题进行分析和总结。
2. 优化方案讨论：就问题流程提出解决方案和改进建议。
3. 决策和分工：对优化方案进行决策和任务分工。
4. 实施计划：确定优化方案的实施时间表和相关工作安排。
三、会议讨论内容及结论1. 行政流程分析与会人员针对公司目前存在的行政流程进行了详细分析，并总结出以下问题：（1）流程繁琐、复杂，导致执行效率低下。
（2）流程中存在明显的冗余环节，造成资源浪费。
（3）流程缺乏统一规范，导致执行结果不一致。
2. 优化方案讨论针对上述问题，与会人员提出了一些优化方案和改进建议：（1）简化流程：减少冗余环节，提高执行效率。
（2）流程整合：对相关环节进行整合，减少重复操作。
（3）明确责任：明确每个环节的责任人，减少沟通成本。
（4）规范操作：建立统一标准和规范，确保执行结果一致。
3. 决策和分工对于提出的优化方案和改进建议，与会人员进行了充分的讨论和交流，并达成以下决策和分工：（1）制定新的行政流程手册，明确每个环节的操作细则和责任人。
（2）流程优化由行政部门和相关部门共同负责，各自分工明确。
（3）制定实施计划并确定时间表，确保优化方案的及时推进和实施。
四、实施计划根据讨论结果，制定以下实施计划：1. 确立行政流程优化小组：由行政部门和相关部门负责人组成，负责具体方案的制定和实施。
2. 制定行政流程手册：根据优化方案和改进建议，编制新的行政流程手册，明确具体操作步骤和责任人。
3. 负责人分工：明确各个环节的责任人，确保各个环节的顺利进行和监督。
4. 实施时间表：制定详细的实施时间表，确保优化方案的顺利推进和落地。
5. 评估和反馈：对优化方案的实施效果进行评估，并及时跟进和修正。
会议记录范本IT系统升级会议
会议记录范本IT系统升级会议会议记录范本：IT系统升级会议日期：XXXX年XX月XX日地点：XXX会议室主持人：XXX记录人：XXX会议内容：一、会议目的和背景本次会议旨在讨论和决定公司IT系统升级的相关事宜。
近期，公司的IT系统出现了一系列问题，严重影响了工作效率和数据安全性，因此我们急需对系统进行升级以解决这些问题。
二、与会人员1. 领导与决策层：- XXX（主管/负责人）- XXX（主管/负责人）2. 技术部门：- XXX（技术总监）- XXX（技术经理）- XXX（技术工程师）3. 其他相关部门：- XXX（财务部负责人）- XXX（市场部负责人）- XXX（人力资源部负责人）三、讨论议题及结论1. 分析目前系统存在的问题与会人员共同分析了当前IT系统存在的以下问题：- 频繁的崩溃和系统错误- 缓慢的响应速度- 数据安全性风险较高2. 确定升级需求与目标经讨论，与会人员一致认为公司IT系统升级的主要需求和目标包括：- 提升系统稳定性和可靠性- 提高系统响应速度- 加强数据安全性和防护能力3. 制定升级方案基于前述需求和目标，技术部门提出了以下IT系统升级方案：- 更新服务器硬件设施，以提升系统性能- 优化数据库架构，加快数据查询和存储速度- 强化网络安全措施，避免潜在威胁- 进行系统备份和灾难恢复计划的制定4. 确定升级时间和流程经过讨论，与会人员决定以下升级时间和流程：- 升级时间：XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日- 升级流程：技术部门将在升级前进行系统备份，并组织测试小组对新系统进行全面测试。
测试通过后，逐一更新公司内部各个部门的工作站，并提供培训和技术支持。
5. 确定升级后的评估指标为了评估升级效果，与会人员共同确定了以下评估指标：- 系统稳定性：崩溃和错误率下降至不超过1%- 响应速度：平均响应时间缩短至5秒以内- 数据安全性：系统必须通过漏洞扫描和安全检测工具的测试6. 确定沟通与培训措施为确保升级顺利推进，与会人员决定采取以下沟通与培训措施：- 定期向各部门负责人通报升级进展情况- 向全体员工提供系统使用培训和技术支持四、其他事项1. 下次会议预约：确定下次会议时间为XXXX年XX月XX日，地点为XXX会议室。
信息系统更新会议纪要
信息系统更新会议纪要会议时间：XXXX年XX月XX日会议地点：XXX公司会议室主持人：XXX参会人员：XXX（部门经理）、XXX（技术主管）、XXX（系统管理员）、XXX（项目经理）会议内容：一、会议目的及背景本次会议旨在讨论和决定公司信息系统的更新计划，以提升现有系统的性能和功能，满足日益增长的业务需求。
二、系统需求分析XXX部门经理首先对当前的系统性能和功能进行了分析和总结，提出以下需求：1. 提高系统性能：针对当前系统在处理大量数据时出现的卡顿和响应延迟问题，需要对系统进行性能优化，提高响应速度。
2. 扩展系统功能：随着公司业务的发展，我们需要增加一些新的功能模块，以满足新业务需求。
例如，增加在线支付、数据分析等功能。
3. 提升系统安全性：加强系统的安全性，包括访问控制、数据加密、漏洞修复等措施，以防止潜在的安全威胁。
4. 界面优化：改进系统界面的布局和用户体验，使其更加直观和易用。
三、更新计划讨论参会人员围绕以上需求进行了深入讨论，形成了如下的更新计划：1. 技术方案选择：经过与技术主管的讨论，决定采用新一代的云计算架构，以支持系统的扩展和高可用性。
同时，对数据库进行优化，并引入新的缓存技术，以提升系统的性能和响应速度。
2. 功能模块拆分：根据新的业务需求，决定将原有系统的功能模块进行拆分和重构，提高模块化和可维护性。
同时，新增加的功能模块将与原有系统进行无缝集成，以实现整体功能的完善。
3. 安全措施加强：系统管理员将负责对系统进行安全加固，包括对服务器和网络的安全配置、防火墙设置、数据的备份与恢复策略等工作。
4. 用户界面改进：项目经理提出了界面改进的建议，包括更加直观的操作流程、友好的提示信息等，以提升用户的使用体验。
四、更新计划执行会议最后，确定了以下的更新计划执行步骤：1. 系统评估和规划阶段：技术主管和系统管理员将进行对现有系统的评估和规划，明确更新计划的具体目标和要求。
2. 技术方案设计和开发阶段：技术主管与开发团队合作，设计新的技术方案，并进行相应的开发工作。
中控新操作规程研讨会纪要
纪要
六盘生〔2012〕号关于中控操作规程研讨会议纪要
二〇一二年二月八日晚上19：30在中控三楼会议室召开了中控操作规程研讨会，会议由生产副总杜锴同志主持，公司部分领导与生产部、生料车间、烧成车间、粉磨车间及维修部领导以及相关工艺、电气及操作人员参加会议。
会议首先由各工序操作员对各自负责工序的现行操作规程中的不足之处进行了阐述，同时对相应不足之处提出了各自的见解，车间及部门领导对未谈到问题进行了补充，公司领导对现行操作规程的不当之处进行了总结，并对现行的中控操作规程提出了具体的修改要求。
现将会议内容纪要如下：
一、版式方面修改后与海螺统一版式一致：
1、页眉由以前的
更成换为如下的海螺统一版式：
2、内容布置由以前的框架填写式改为逐条叙述式。
二、增减内容：
1、增加内容：
（1）、增加编制操作规程的目的、适用范围、引用文件
以及操作指导思想。
（2）、新操作规程中增加相应工序的工艺流程简介、上岗人员的资格及培训标准。
（3）、增加系统分组及系统联锁相关内容。
2、删除内容：
（1）、删除生料中控操作规程中删除涉及金属探仪的相应内容。
三、修后结束后，在二月十四日在进行评审，二月十五日
要形成文件下发。
二〇一二年二月九日
参加会议人员：杜锴、杨培生、黄健、李贵平、邓贵川
姚广仲、庞德延、黄靖、刘贤刚、游映红
周荣、崔双全、郭江洪、田仁军、郑艳
吴波、宋培祥、王胜禹、梁王宝、赵学华
陈定贤、周汶、赵永刚、刘光标、杨俊
罗文、朱盘江、
报：公司领导
发：生产部、生料车间、烧成车间、粉磨车间、维修部。
机电系统会议纪要范文格式
机电系统会议纪要范文格式会议时间：xxxx年xx月xx日会议地点：xxxx会议室参会人员：xxx、xxx、xxx、xxx会议内容：1. 会议开始，主持人介绍了会议的目的和议程安排。
2. xxx针对机电系统的最新进展进行了汇报，包括项目进展情况，存在的问题以及下一步工作计划。
3. xxx对机电系统的设计方案进行了详细介绍，提出了一些改进建议，并与与会人员进行了讨论和交流。
4. 与会人员就机电系统的材料选择、工艺流程等方面展开了深入讨论，提出了一些建议和意见。
5. 会议总结阶段，主持人对会议进行了总结，并确定了下一步的工作任务和时间节点。
同时提出了希望大家能够在工作中密切配合，共同努力，保证机电系统的顺利实施。
会议记录人：xxx会议审定人：xxx会议结束时间：xx:xx联系方式：xxx-xxxx-xxxxxx继续写相关内容：本次会议是为了讨论机电系统的设计和进展情况，大家对项目的发展一直非常关注。
会议中，大家深入讨论了机电系统的设计方案、材料选择、技术细节等方面，提出了许多宝贵的建议和意见。
这些交流和讨论对于项目的顺利实施具有非常重要的意义。
在会议总结中，大家一致认为要保持紧密的沟通和合作，确保项目的顺利进行。
同时，希望各部门能够加强协调，共同解决项目中出现的问题，确保项目的进展顺利，达到预期的效果。
同时也希望各位在工作中能够更加细心和负责，保证机电系统的稳定性和可靠性。
最后，会议确定了下一步工作计划和时间节点，各部门在会后将按照会议确定的目标和时间节点进行工作，各项任务要求保质保量完成。
会议记录人和审定人对本次会议的内容和结果进行了确认。
本次会议在和谐、积极的氛围中圆满结束。
联系方式：xxx-xxxx-xxxxxx以上为本次机电系统会议的纪要，请各位领导和同事查收。
如有遗漏或不妥之处，敬请指正。
财务系统培训会议纪要范文
财务系统培训会议纪要范文
会议时间：2023年5月15日
会议地点：公司大会议室
会议参与人员：财务部全体员工
会议主持人：XXX
会议内容：
1. 本次会议旨在就公司财务系统的使用和操作进行培训，提升全体员工的财务管理能力。
2. 主持人首先介绍了公司财务系统的基本功能和操作流程，强调了正确操作财务系统的重要性。
3. 财务部负责人针对财务系统的常见问题进行了解答和演示，帮助大家更好地掌握系统的使用技巧。
4. 会议进行了互动环节，员工们就在使用财务系统过程中遇到的问题进行了提问和讨论。
5. 主持人总结了本次培训会议的重点内容，并号召全体员工要加强学习，提高对财务系统的熟练程度，确保公司财务运作的顺畅。
会议记录人：XXX
会议纪要审核人：XXX
以上纪要经审核属实。
会议结束。
6. 会议之后，公司将为每位员工提供财务系统的进一步实操培训和辅导，以确保大家能够熟练运用财务系统进行工作。
7. 针对一些常见的错误操作和易忽略的功能，财务部门将制作相关的操作指南和教程，方便员工在实际工作中进行参考和使用。
8. 公司将定期组织财务系统的操作考核，通过考核结果为员工进行绩效评定，激励大家在财务系统使用上持续提升和改进。
9. 会议最后，主持人再次强调了员工们的责任和义务，要严格按照公司的财务制度和规定进行操作，确保财务数据的准确性和保密性。
10. 会议在和谐、积极的氛围中圆满结束。
希望全体员工能够抓紧时间加强学习，不断提升自己的财务管理能力，为公司的发展贡献自己的一份力量。
至此，本次财务系统培训会议纪要结束。
会议纪要IT系统升级方案汇报会议
会议纪要IT系统升级方案汇报会议会议纪要 IT 系统升级方案汇报会议本次会议是为了讨论和汇报关于公司 IT 系统升级方案的内容和进展，以便促进公司内部信息技术的发展和提升效率。
以下是会议的纪要。
一、会议目的本次会议的目的是汇报 IT 系统升级方案的最新进展情况，讨论相关问题，并就升级计划的关键要点进行决策。
二、与会人员1. XXX（主持人）2. XXX（IT部门负责人）3. XXX（市场部门负责人）4. XXX（财务部门负责人）5. XXX（人力资源部门负责人）6. 其他相关人员三、会议议程1. 主持人开场发言主持人对与会人员表示欢迎，并简要介绍本次会议的目的和议程。
2. IT 系统升级方案汇报由 IT部门负责人对于现有 IT 系统的状况、升级方案的目标、步骤和时间表进行详细汇报，并分享升级所带来的益处和风险评估。
3. 部门负责人意见交流市场、财务和人力资源部门负责人依次发表意见，对 IT 系统升级方案提出问题和建议，并讨论可能的影响和挑战。
4. 讨论决策与会人员就各自的观点进行充分的讨论，根据升级方案的优缺点和可能的风险评估，共同决策是否批准该方案，并提出修改意见。
5. 升级计划制定在决策通过后，IT 部门负责人与其他相关部门负责人共同制定详细的升级计划，包括资源需求、时间安排、培训计划等。
6. 后续工作分配与落实各部门负责人根据升级计划的要求，合理分配相关工作任务，并明确每一项任务的责任人和时间节点。
7. 会议总结主持人对本次会议进行总结，并强调各部门的合作重要性和执行升级计划的必要性。
感谢与会人员的积极参与和讨论。
四、下一步行动计划1. IT 部门根据会议决策，制定详细的升级计划，并将其分发给各个部门负责人。
2. 各部门负责人组织部门内部会议，明确任务分配和时间节点，并确保顺利执行升级计划。
3. IT 部门定期向相关部门负责人提供项目进展和问题解决情况的汇报，以保持透明度和良好的沟通。
五、会议结束会议在积极而融洽的氛围中圆满结束。
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新系统操作流程的专题会议纪要
会议时间：5月18日早上10点；
主持人：林朝阳
参会部门：商务部、财务部、操作部、宁波办、海运部、物流部。
缺席：海运部
会议内容：新系统运行已经半年，目前随着我司箱量的增加，一些潜在的问题显露无疑，现决定针对以下问题召集专题讨论会议
会议议题：
一、5月6号晚临时操作会议记录的反馈
1、拖单销售们是否都有留底？——各销售部门；
2、实际应收费用和拖单上费用有出入，以何为准？因为有很多销售向客户收取费用的标准不一样，这种情况多了，大部分都要操作自行更改，增加了很多操作步骤。
——操作部先明确是那些具体的费用；
3、海运费待定单子问题？是销售有了海运费是否会及时通知操作录入？目前的状态是每次都是财务找操作，操作再从很多的拖书中找出拖书，然后再与销售确认海运费问题。
增加了操作工作量。
——操作部已经解决，把具体方法列上来；
4、财务在5号前，是否可以出问无海运费清单，直接给销售让销售自己录入？——财务部，关于清单问题，已经跟软件公司确认过，他们可以编制一张预付无美金费用清单，大概月底前就可以更新；
5、到目前为止就预估的堆存费存在很多问题，销售为难在操作未录入堆存费和未把预录的堆存通知客户导致收费有阻碍甚至很多费用因这个理由导致不能收回。
另，操作觉得每个航次这么多单子每票要录入预估堆存费，还要记住哪个销售哪个客户的堆存费是不收的，还要把每票录入的费用跟客户确认过才能录入系统，增加了很多工作量，就目前的状态大多数操作没办法完成，那么这个问题到底该如何解决呢？
如果以后堆存费都是操作录入的，那么是否堆存费，操作只管录入，不管哪个客户是否申请减免，若有申请过减免的，销售自己到财务地方打费用？堆存费录入这个问题是否可以重新讨论下流程？希望销售，财务，操作代表一起参与并能最后解决这个问题？——操作部
6、审核费用，商务审核费用的时间是否可以与操作做下讨论，尽量与操作保持一致？因为在费用录入的过程中，经常会有很多单子会要再录入费用或者修改费用，那么操作必须每次都让商务重新确认，或者每次都要写更改单再递交给财务，这样才能把费用更改掉，操作的工作量确实比较大，所以看商务是否能与操作代表一起讨论下，调整费用审核的时间？——商务部
7、拖单上的费用很多不正确，操作有时候根本不能确认费用问题是否是销售本身少收的，因为在与销售确认的过程中，经常收到的回复是销售自己少收客户，那么这样的费用就算录入系统，财务在日后审核出费用，还是会把问题发给操作经理，操作经理转发操作，操作再把拖书找出来，然后再回复财务说这个费用是销售本身少收或者不收的。
这个过程操作一是增加了找拖书，进系统看，再回复的过程，因为次数多，所以一定程度上也增加了操作的工作量，那么这个过程是否可以商量出个办法，简化下，这样大家都省去了找单，解释过程？——和第2点是一样的。
二、商务部发现很多单子在事后审核中有销售无申请私自让利的情况，这样直接造成公司的利益流失；目前的事后审核运费有必要调整成事前审核。
根据以上议题，经过商讨后决定，调整各部门工作内容，如下：
一，操作部门
1，操作只负责准确录入拖单信息
2，同行单子有延期，退关，更改箱型的，操作必须在接到客户同时通知销售。
3，应收预估堆存费在船开后2个工作日内，把预估的费用录入到系统中，同时拉出一张整船清单将写有堆存费的清单，邮件发送（抄送销售）或者纸面交给商务和销售，商务审核计划费用，销售自己跟客户确认堆存费。
二，商务部门
1，商务部在船开后三个工作日内审结所有单子；
2，对于堆存费、滞箱费等额外费用根据操作部提供的清单两个工作日内审结完毕；
关于应收应付海运费审核遵循二个工作原则：
3，对于正常的用公司运价的预付单，船开后三个工作日内审结应收海运费，等收到船公司帐单后两个工作日内录入应付海运费；
4，对于纯预付订舱货，如系统录入的应收海运费高于船公司应付帐单，商务部按正常预付单模式审结；如录入的应收海运费为零或低于船公司应付帐单，商务部默认以应付帐单为准审结海运费，应收海运费由商务部增加或修改，不进行单票通知，销售与客人核对就看帐单；
二，财务部门
1，对于销售操作及商务出错的费用由各财务人员直接发送给销售、销售部门经理、商务、操作部主管及财务主管,
2，单纯付出费用未输的只发操作主管, 由操作主管转发各操作,
3，各相关人员于发送的第二天(工作日)必须解决, 如第二工作日未仍解决的直接上报给林总, 发送的清单注明提单号, 业务编号、出错原因及销售名字。
于次月6日前由财务主管统计出错率最高是的哪个部门, 哪个销售。
4，关于堆存费如有特殊申请的, 财务对帐人员在出帐前将操作已经预估录入的申请额度内的金额删掉, 而超额度的金额则不删。
5，客户自行确认的海运费按船公司帐单的，财务人员收到帐单后及时递给商务，由商务将准确金额录入，如客户有异义的由客户跟船公司确认后，如在付款前船代可以及时更改的按确认后的金额收取，如船代已开发票要付款了再确认好的则将差额在船公司退回时再退给客户。
附付款期清单:
船代: CMA、长荣上半月的于次月5日，下半月于15日，APL，太
平等于15日付款；
外代：北欧亚隔周结，余于次月15日付款；
兴港：按船公司同船代和外代；
华港：按船公司同船代和外代；
赫伯罗特：付款买单；
韩进：上半月于次月5日，下半月20日付款；
中海：于次月20-25日付款。
以下外配：
箱运：次月20日；
上海静泊远志：次月20日；
余除付款买单的，余于次月15日。
四，业务部门
合同与托书
1、收到100%新客人的托书后，要与客户签署合同；合同包括协议二份、对方营业执照复印件并加盖公章、对方法人代表身份证复印件。
部门经理对客户进行把关。
2、收到客人托书后，销售应明确所有详细内容（承运船东、船期、海运费、内陆费明细（如应收低于应付需在价格后标注确认人员）、特殊要求（付款买单标注在运价下行）、约号（包括预付约价）、货物明细、等）后交给操作部门。
如遇客户延航或信息变更需及时更新拖单并转交操作部。
（截关当天为最后期限）在在交给操作部前，部门经理对托书上内容价格等进行把关审核
3、拼箱或空运操作，可由操作部专人负责或者本部门客服负责（如本部门人员操作在开航后2个工作日内将相关信息转至操作部专人，方便系统录入以及财务帐单生成）。
4、负责跟踪操作部门的工作,确认箱单是否开具、明确工厂装箱时间及要求、装箱后的货物数据、货物进港时间、报关资料是否齐全、提单是否签发及寄于客人,发票是否开具等
5、做好操作部门与客人之间的桥梁和钮带，保证信息沟通准确及时
6、做好售后负责工作，
运费
1、对所有客户的付款信誉做出建议，评估风险
2、确认海运费与包干费是否与事先确认的相符,新增加的费用要及时添加，在收到财务运费质疑邮件需在一个工作日内做出回复。
3、协助财务部与客人的对账并及时催收运费
4、对于运费的短收部分报备财务部并及时清理
5、积极了解市场上价格变化，及时与商务沟通、介绍具有价格优势的资源
五、相关通知
鉴于目前我们的箱量直线上升，运费压力和操作量急剧增加，而利润并没有取得同比例的增长，公司决定对客户进行筛选，择优而做：
1、纯预付订舱货（自己与船公司确认价格的预付订舱货）区别对待：CSA V、赫伯罗特的原则上不接，CMA、长荣的尽量少接，这些客户的订舱费一律不能申请减免而且付款必须准时，尽量要求客户按照船公司要求付款；或者要求客户支付相应利息。
2、对利润排名连续2个月后10名的客户强制淘汰。
3、至6月止，每个业务部门都必须能够盈利，亏损部门将不予以报销费用。
本会议纪要从发文之日开始执实施，希各部门认真对照执行。
2010-05-25。