文秘管理与写作第二章
文秘管理与写作(ppt 30)
第四章 会议管理
应用举例1：
总公司为了加强和各地分公司的联系， 及时了解各地的经营情况，决定召开 一次各地分公司经理、财务部长等人 员参加的办公会议。作为总公司的办 公室主任，你受命筹办此次会议，请 问你应该如何做好本次会议的会前准 备工作？
第四章 会议管理
第四章 会议管理
参考答案要点：
会标 会徽（徽记）红旗及其他艺术造型 主席台布置和会场气氛
第五章 文书资料管理
印章的刻制和启用 介绍信的概念 公务文书的概念
第五章 文书资料管理
发文办理程序和要求 电子文件的概念与管理方式 归档文件的概念、归档时限和 保管期限、归档文件的整理
第六章 信息管理
• 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。8/25/2
020 4:56:14 AM04:56:142020/8/25
• 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。8/25/2
谢 谢 大 家 020 4:56 AM8/25/2020 4:56 AM20.8.2520.8.25
• 12、这一秒不放弃，下一秒就会有希望。25-Aug-2025 August 202020.8.25
函直接与上司联系； 热情送客，及时向上司汇报。
第三章 公关事务管理
应用举例2：
王先生是公司的一位重要客户，他在 来访前已经和公司经理约好了会谈的 时间。可经理因为临时有别的急事要 办突然出去了。假如你作为这家公司 秘书，此时，你会怎么办？
第三章 公关事务管理
参考答案要点：
热情接待； 解释原因，诚恳致谦； 如经理马上能回时 如经理一时不能回 经理回来后
送宾客
第三章 公关事务管理
日程安排的概念 记者招待会的组织 庆典活动的程序和要求 签约仪式的安排
管理文秘与公文写作智慧树知到答案章节测试2023年山东师范大学
第一章测试1.（）朝代（或时期）开始实行文书用印制度，规定公文必须用印。
A:西周B:商代C:宋代D:秦汉答案:A2.《汉书·刘向传》中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，《说文》“秘书说曰：日月为易”，这里的秘书是指（）A:皇宫内密藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料B:一种官职C:一种职称或职务D:秘书的书答案:A3.秘书工作的本质是（）A:为各部门服务B:为领导服务C:为人民服务D:为私人服务答案:B4.在办公手段现代化中（）是处理信息使办公室设备智能化的主要工具。
A:信息来源B:计算机C:通信技术D:互联网答案:B5.秘书工作的政治性主要取决于（）的政治性A:国家的B:领导工作C:机关的D:秘书个人答案:B6.我国最早设置的的机关秘书是在（）A:清朝B:明朝C:唐朝D:宋朝答案:A7.秘书工作的角色定位有（）A:机要性B:综合性C:辅助性D:技术性答案:ABCD8.关于秘书类型以下说法正确的是（）A:按照秘书的工作性质划分，可以划分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等B:按照秘书的来源和服务对象可以分为公务秘书和私人秘书C:按照秘书的业务内容可以分为专业秘书、事务秘书、信访秘书、会议秘书等D:按照秘书的不同层级可以分为初级秘书和高级秘书答案:ABC9.秘书的主要工作是围绕领导和管理层进行的，是“上情下达、下情上报、沟通内外、联系左右”的重要枢纽。
（）A:错B:对答案:B10.秘书的日常事务工作包括办公室管理、通信管理、会议服务、会议文件处理等，这部分工作约占整个秘书实务的35%。
（）A:错B:对答案:A第二章测试1.秘书机构设置应该遵循的基本原则不包括（）A:适应工作需求原则B:效能最大化原则C:机构分散，相对稳定原则D:分级管理，职、权、责分明统一原则答案:C2.管理文秘机构的性质不包括（）A:辅助性B:中枢性C:政治性D:封闭性答案:C3.秘书文书办理工作不包括（）A:文书销毁B:文书传递C:文书制发D:文书办理答案:A4.以下关于管理文秘机构的结构模式，说法不正确的是（）A:因事分设制有利于直接为领导服务B:因人分设、单一制模式结构增加了管理层次，会产生因临时工作多而产生忙乱的现象。
文秘管理与应用写作
文秘管理与应用写作文秘管理与应用写作分章辅导第一编行政文体第一章行政机关公文一、要了解法定公文的广义和狭义概念：广义的公文是指机关中所有的可称为“文件”的东西，包括计划、总结等。
狭义的公文指的是法定公文，凡行政机关公文，指按《国务院办公厅关于国家行政机关公文处理办法》（本复习中简称为“办法”）列出的公文文种；凡党的机关公文，又指按《中国共产党党的各级领导机关文件处理条例》中规定的文件。
教材中提到的是20XX年修订的《国家行政机关公文处理办法》，共有十三种公文，现在使用的是国务院修订的新《办法》，又增加了新文种“意见”，同时废止了“指示”。
二、*要牢牢掌握公文的特点：法定性、政策性、实用性、时效性、规范性三、公文的基本功用：颁布法规、传达指示，反映情况、请示工作，联系工作、商洽公务，宣传教育，依据凭证。
四、*公文的分类：1.按行文方向和行文关系划分：上行文、平行文和下行文；2.按有无紧急程度分：紧急公文和普通公文。
3.其中紧急公文：特急件和急件。
4.按有无保密要求分为：普通文件和保密文件。
其中保密文件可分为：绝密、机密、秘密三种。
五、*公文的格式：要求会画出正式文件的规范格式，包括每种公文的格式项目及位置都要准确（如有无签发人，如有，位置在哪里等）。
（一）文头部分有：版头、文号、签发人、秘密等级、紧急程度等；行政下行文不应有签发人；文号的组成包括机关代字、年份和文件顺序号。
（二）行文部分（也叫中间部分）：包括标题、主送机关、正文、习惯用语、发文机关、年月日、印章、主题词、附件等。
标题示例：北京市人民政府关于撤销大兴县设立大兴区的通知北京市人民政府办公厅关于《北京市加快城市危旧房改造实施办法（试行）》执行中有关问题的通知不同的公文有不同的习惯用语，熟知常用公文的习惯用语，可以帮助我们正确地判断文种。
发文机关要写全称，一般不能简称为“厂部办公室”。
年月日要用汉字书写，并且用全称。
正式公文的主题词设计，要查国务院的《主题词手册》。
文秘管理与应用写作作业1.2
文秘管理与应用写作作业1.2第一篇：文秘管理与应用写作作业 1.2文秘管理与应用写作作业 1一、结合教材，从主旨、材料、结构、语言等四个方面阐述实用型文章的特征。
P2 答：实用型文章的特征就分别体现在以下这四个方面：（一）主旨单一、集中、明确主旨是文章的中心意思，是作者的意图、主张或看法在文章中的体现。
单一，是说一篇文章中只能有一个中心，只能围绕着一个主题把问题说清楚，而不能把关系不大甚至不相关的问题写到一篇文章中去，使写出的文章多中心、多主题，集中，是说一篇应用文只能有一个中心，而这个中心应是全文的统帅，应对文章内容有制约作用，全文要不枝不蔓，紧扣这个中心。
明确，是说文章的中心意思，作者的意图和主张是什么，要使读者一看便知，而不必费心揣摩，文艺作品所讲究的曲折与含蓄，恰恰为实用型文章所排斥。
（二）材料多样，真实有力，材料是构成文章内容，形成支撑并表达主旨的各种事实与理论，真实是实用型文章的生命，而材料的真实又是使文章具有真实性的首要条件，有力是实用型文章的材料所应具备的另一个特点。
（三）结构合理、谨严固定，简单地说，结构是文章的内部构造，安排结构，就是根据主旨表达的需要，合理地组织材料，实用型文章应该是一种逻辑构成，而逻辑构成则要讲求谨严性，而不能流于松散无序，文章首尾圆合，衔接紧密，层次清晰，段落分明，则是文章结构谨严最起码的条件，也是对应用文结构最基本的要求。
固定是实用型文章结构的一个重要特点，遵照固定的模式写作，材能把文章写的规范，也才能使写出的文章便于阅读，易于发挥实际效用。
（四）语言准确，简明、平易、庄重。
语言准确是对所有文章的要求，语言运用得好坏，直接关系到文章质量的高低，任何文章的语言，都应当具有简明性，所谓的语言简明性。
所谓的语言就是能用尽可能少的语言材料，把尽可能多的信息明明白白地传递给读者，平易即平实自然，晓畅易懂，语言的平易首先表现在用语的直白上，另一层意思是用语朴实，应用文特别是用于工作的应用文大都应当带有一种庄重的风格，而语言的庄重正是形成文章的庄重风格的最为重要的因素之一。
文秘管理与写作第二
王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和 竟相开放的各色鲜花。进门在右边是棵高大的绿色灌木，很清闲的感 觉。不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故， 清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。王琳的办公桌上有一台电脑 、传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散 开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。办公桌的前面放着一些为 客人准备的椅子和沙发。办公桌后面是自己的座椅。再后面则是靠墙 的大型立柜，里面分格分层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱 。大型立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机 ，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之类的饮料和食品。
文秘管理与写作第二
案例1
秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的 笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都 摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐， 从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参 与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码 本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别 人找不到，影响了工作。
作所处的环境，包括人文环境（软件） 和自然环境（硬件）。
文秘管理与写作第二
1、办公室环境包括
办公室的空间环境，系指房屋建筑与分 配，办公空间的大小，家具的布置；
办公室的视觉环境，它包括色彩，光线 ；
办公室的听觉环境，指办公室所处的有 益或无益声音；
办公室的空气环境，指由生理空气因素 （湿度，温度，空气流通与净化）造成 的办公室的整个气氛；
文秘管理与应用写作
2.指示性通知 3.告知性通知 会议通知是告知性通知的一个重要类别，用于通知会议的召开及有关事项。其正文包括召开会议的目的和须知事项两局部内容。其中，须知事项包括会议时间、地点、内容、人员及材料的准备、联系方式等等。 4.任免性通知
二、行政机关公文
(五)通报 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 1.表彰性通报：正文包括先进事迹、表彰决定和希望号召等内容。 2.批评性通报：正文包括事实、危害、分析定性、通报决定、要求与措施等内容。 3.情况通报 4.通报的特点 严肃性；教育性；典型性；时间性。
二、行政机关公文
⑵转发型通知。这是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。转发型通知的标题由发文机关 + 转发 + 被转发文件的制作单位及其文件的名称 + 通知组成，如?甘肃省人民政府转发国务院关于……的通知?。正文通常是开门见山指出要转发的文件名称，指出执行要求。如“现将?………?转发给你们，望遵照执行〞。然后可以结合本系统本单位的具体情况提出一些具体要求和补充规定，但不能对转发的公文作出“同意〞“原那么同意〞等批语。
第二，内容含量不同。报告往往内容多、篇幅较长；请示的撰写那么强调一事一文，内容单一，篇幅较短。 第三，行文时机不同。报告可以在工作之前、工作进行当中行文，而最多的是在工作完成之后行文；而请示那么必须事前行文，不能“边干边请示〞，更不能“先斩后奏〞。
二、行政机关公文
(八)函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 1.函的写法 ⑴商洽性函 ⑵询问性函 ⑶答复性函 ⑷请求性函
二、行政机关公文
2.函的写作本卷须知 第一，文种选用要正确。 第二，内容要简洁。 第三，措辞要得体。
《文秘管理与应用写作》
《文秘管理与应用写作》绪论一、应用写作的涵义及实用型文章的特征涵义：人们通常把实用型文章的写作称为应用写作，而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的，是指为解决实际问题而撰写的各类文章，是在社会生活中有着特定的用途的文章实用型文章的特征：（一）主旨单一、集中、明确（二）材料多样、真实、有力•从材料本身形态看有两大类：（1）理论材料（2）事实材料从材料的来源看分为：一手材料二手材料（三）结构合理、谨严、固定（四）语言准确、简明、平易、庄重二、提高实用型文章写作水平的主要途径：（一）要研究问题，把握情况（二）要领会政策，熟悉规定（三）要锤炼思维能力，加强语言修养（四）掌握规律，了解规定（程式化）（五）要善于借鉴，勤于实践。
第一章行政机关公文一、概述（一）公文的概念及特点“公文”也即公务文书。
广义理解分两大:一类为法定公文（通用公文）：国家有关部门正式规定的公文文种。
(狭义公文-教材的主讲内容) 一类为事务文书（常用文书）：即国家机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文：命令、（令）、决定、公告、通告、通知、通报、方案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
公文从内容到形式应当具备的两大特征：一是从内容上看：公文的内容是公务活动的反映。
二是从形式上看：公文有着固定的格式公文具有以下特点：1、法定性2、政策性3、实用性 4、时效性5、规范性（二）公文的基本功用1、颁发法规，传达指示2、反映情况，请示工作3、联系工作，商洽公务4、宣传教育5、依据凭证（三）公文的分类1、按照行文关系和行文方向分类上行文：指下机关向所属上级机关的公文，主要有报告、请示等。
平行文：指向同级机关或不相隶属的机关交的公文，主要有函等。
下行文：指上级机关向下级机关，发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。
2、按照紧急程度分类3、按照有无保密要求及机密等级分类普通文件秘密文件（二）保密文件绝密文件机密文件4、按照具体职能分类（1）法规性公文（2）指挥性公文（3）报请性公文（4）知照性公文（5）联系性公文（6）实录性公文二、公文的体式公文的体式：指公文的格式构成要素印装规格（一）公文的构成要素和格式《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首主体版记1、眉首部分（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号（6）签发人2、主体部分(1)公文标题的三要素发文事由公文种类发文机关名称（2）主送机关上行文：一般只有一个主送机关下行文：专发性的公文（只一个主送机关）普发性的公文（3）正文1、开头目的式根据式缘由式2、主体（公文的核心部分、写法多种多样）3、结尾申明式祈请式期望式归结式说明式）（4）附件：附在主件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。
文秘管理与写作
文秘管理与写作《文秘管理与写作》教学大纲（终审稿）第一部分大纲说明一. 课程的性质和教学目的“文秘管理与应用写作”是中央电大为开放教育物业管理专科开设的一门限选课。
它同时也适用于行政管理、文史、公共关系以及经济管理类等专业。
本课程的教学目的，是使学生提高思想认识水平和职业道德修养,系统掌握办公室管理的基本工作程序、要求和操作规范，掌握常用应用文种的理论知识和写作方法，增强学生的应用文写作能力。
二. 课程的教学基本要求本课程的教学既要传授教材所讲文秘管理与文秘写作两方面的基本概念和基本知识，又要让学生了解主要的管理实务和常见应用文种写法，引导学生把学到的知识运用于实践。
三．教学方法和教学形式建议学习本课程，一要理论联系实际，重视实践训练。
建议教师在介绍各种概念时要注意结合对现实生活和工作中各种管理现象和用文现讲计划于2003年8月完成），1讲为总复习内容（计划于2003年11月完成）。
主要讲授要求学生掌握的重点问题和需要通过视频手段直观演示的内容，使学生通过直观教学的方式加深对文字教材所讲内容的理解。
（2）VCD光盘为了使教学资源得到最大范围的应用面，本课程将配备与IP课件相似的课程精讲光盘，适用于缺乏网络条件的学习对象。
三、教学环节建议各分校采取IP课、实践环节相结合的授课形式，具体学时分配如下：序号教学内容IP课(学时)实践环节1 文秘管理导论 12 办公环境和人员管理13 公关事务管理 14 会务管理 15 文书资料管理 16 信息管理0.57 办公物品管理0.568 文秘写作导论 19 行政公文 110 事务文书 111 管理文书 112 信息文书 113 公关文书 114 诉讼文书0.515 经济文书 116 研究论文0.54文秘管理总复习 1文秘写作总复习 1第三部分教学内容和教学要求（注意：附★符号的作为重点掌握部分，其余的为理解和了解部分）上篇第一章文秘管理导论（建议课时：2）教学要求：了解文秘管理工作的内容；理解文秘管理工作的性质和特点；掌握文秘管理工作的职能以及对文秘管理人员的素质要求。
文秘管理与应用写作平时作业及答案二
电大《应用写作》平时作业三及答案一、结合实例，谈谈撰写求职信主要应当注意哪些问题。
1、要力求简洁凝练，避免长篇大论、繁冗琐细；2、要力求平实直白，避免故作高深或故弄玄虚；3、要力求条分缕析，避免杂乱无章；4、要力求准确、顺畅，避免出现病句、错别字；5、要力求语气真诚自然，避免矫揉造作；6、要力求方面整洁、美观，避免书写不清或随意涂抹。
二、结合实例，谈谈产品说明书的主要作用和特点。
（一）产品说明书的作用主要体现在以下几个方面：1、指导消费2、传播知识3、宣传企业。
（二）产品说明书的特点是与其文体特征和具体功用联系在一起的，主要体现为：1、内容的科学性2、表述的通俗性3、层次的条理性三、运用自己学过的文体写作知识，对下述文章进行分析（经济活动分析报告、可行性研究报告）1.经济活动分析报告（例文：××市商业局企业年度财务分析报告。
）这是一篇由下级向上级业务主管部门上报的分析报告，属上行文，由标题，正文和落款三部组成，标题由发文机关，事由，文种，互等首先概述基本情况，说明了总体情况，主题分为三个层次，分别从主要经济指标完成情况，财务情况的分析，存在的问题和建议等三个方面，对年度财务情况的分析，存在的问题和建议等三个方面，对年度财务情况及具体内容进行了分析，且提出了存在的问题和建议，正文层次分明，结构严谨，过渡自然，内容齐全，说理透彻，建议科学合理，是一篇较好的分析文章。
四、在以下两类文体中分别选择一个文种，进行写作练习（经济消息、合同，贺信、慰问信、祝酒词）经济消息：工业用地低成本过度扩张土地调控成新问题在中国政府某官员在网站接受言谈时说，今年我国土地调控面临一些新的问题，其中最突出的是工业用地低成本过度扩张。
目前我国土地供应总量的增长中，工业用地增长幅度比较大，由于我国正处在经济上升时期。
在这种情况下，有的地方招商引资以土地作为优惠条件，竞相压价，有的是零地价，有的一方面收取，一方面通过财政渠道返还，破坏了统一的土地交易市场，导致恶性竞争。
行政机关文秘人员管理制度
第一章总则第一条为加强行政机关文秘人员的管理，提高文秘工作水平，确保公文处理规范、高效，根据《中华人民共和国公务员法》和有关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本机关所有从事文秘工作的人员。
第三条文秘人员应具备较高的政治素质、较强的文字功底、良好的沟通协调能力和严谨的工作作风。
第四条文秘工作应遵循保密原则，确保公文安全、准确、及时。
第二章职责与权限第五条文秘人员的职责：（一）负责机关公文、信函的起草、审核、印发和归档工作；（二）负责机关内部文件、资料的收集、整理、归档和借阅工作；（三）负责机关会议的组织、记录、整理和传达工作；（四）负责机关印章的管理和使用；（五）负责机关档案的管理和保护工作；（六）负责机关信息报送和宣传报道工作；（七）完成领导交办的其他工作。
第六条文秘人员的权限：（一）有权要求各部门、单位按时报送公文、文件；（二）有权对公文、文件的质量进行审核，并提出修改意见；（三）有权对机关印章的使用进行监督，确保印章使用安全；（四）有权对机关档案进行管理，确保档案完整、安全；（五）有权对机关信息进行收集、整理和报送。
第三章工作要求第七条文秘人员应严格执行公文处理规定，确保公文格式规范、内容准确、传递及时。
第八条文秘人员应加强业务学习，不断提高公文写作、处理和档案管理等方面的业务水平。
第九条文秘人员应严格遵守保密制度，确保机关公文、文件、资料的安全。
第十条文秘人员应加强与各部门、单位的沟通协调，确保工作顺利开展。
第十一条文秘人员应定期对机关公文、文件、资料进行清理，确保档案的完整、安全。
第四章培训与考核第十二条机关应定期组织文秘人员进行业务培训，提高其业务水平。
第十三条机关应建立健全文秘人员考核制度，对文秘人员的工作进行定期考核。
第十四条考核内容包括：（一）公文处理质量；（二）工作态度和作风；（三）业务水平和能力；（四）保密意识和工作纪律。
第五章奖励与惩罚第十五条对工作表现优秀、成绩突出的文秘人员，机关应给予表彰和奖励。
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（二）布置办公室的基本要求
1、视觉环境 （1）色彩 （2）照明
2、听觉环境 3、空气环境 温度、湿度、空气流通
四、办公环境的维护和管理
（一）维护责任区的整洁、有序 1、责任区域 2、经常清洁整理责任区 3、设备、物品放置适当，取用有序
案例1
秘书初萌每天一上班和下班前都将自己 的工作区域清洁整理的干干净净、有条 不紊，同时她也主动清洁整理自己常用 的复印机、打印机、饮水机、档案柜、 公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零 乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没 人倒，都及时做些清洁整理工作，以维 护办公环境的整洁。
行政主管 安装窗 张强 帘
2 11月 19 日
有安全和 失密隐 患
行政主管 强调接 张强 待处 职责 要求 研发部经 周一部 理王 务会 立同 上强 调
3 11月 25 日
失密隐患
（三）做好紧急情况的应对和事故记录
所有事故、火灾和其他紧急情况应该报 告和记录。即使事故的结果没有发生伤 害或破坏，也应该报告和记录。这样做 符合法律要求，能监督事故，保证采取 措施消除原因和隐患，也是安全教育的 案例资料，还可提供准确的记录，便于 应对有关赔偿的法律案件。
案例
（1）通知工作区急救员，利用单位急救箱进 行紧急抢救。在急救员不在的情况下，通 知上司并呼叫急救中心，抓紧时间进行伤 员的抢救。 （2）当伤员得到抢救后，立即填写公司的《 事故情况记录表》。 （3）立即填写公司的《工伤报告表》，写出 处理该受伤人的相关细节。
事后，秘书高叶耐心的告诉实习生： （1）出现事故，应尽量保持镇静，并按照事故应对措施 加以处理。如果有人受伤，应立即救护。 （2）填写《事故情况记录表》的目的是为了记入发生该 事故的时间、地点、事故人姓名、发生事故或疾病的 细节，以总结教训和为日后判定责任时使用。 （3）填写《工伤情况报告表》的目的是为了记录受伤人 的基本情况和事故发生时间、地点、伤害的细节以及 事故发生时采取的行动和急救措施。这份《工伤情况 报告表》要安全的在公司存档20年，以备认定工伤情 况做依据。
1、办公室环境包括
办公室的空间环境，系指房屋建筑与分 配，办公空间的大小，家具的布置； 办公室的视觉环境，它包括色彩，光线 ； 办公室的听觉环境，指办公室所处的有 益或无益声音； 办公室的空气环境，指由生理空气因素 （湿度，温度，空气流通与净化）造成 的办公室的整个气氛； 办公室的健康与安全环境。
常见衣着的穿着技巧 4）丝巾 5）饰品
55
试一试：配出五套上班着装
A1 A2 A3 A4 A5
B1
B2
B3
C1
C2
C3
C4
C5
56
星期一：参考搭配
A1
C3
57
星期二：参考搭配
A3
B1
C5
58
星期三：参考搭配
A4
C4
59
星期四：参考搭配
A2
B2
C2
60
星期五：参考搭配
A5
B3 C1
61
（二）女性行政人员外出公务着装
第二章 办公环境及人员管理
学习目标：
1、掌握办公环境布置和管理的基本内容 和方法； 2、掌握文秘人员职业形象设计； 3、掌握文秘人员的招聘与培训。
第一节 办公环境
一、办公室环境概述
（一）办公室环境 广义：指一定组织机构的所有成员所处 的大环境。 狭义：指一定的组织机构的秘书部门工 作所处的环境，包括人文环境（软件） 和自然环境（硬件）。
文秘服饰的基本要求
女性人员的服装
男性人员的服装
42
文秘服饰的基本要求
与环境、身份相协调 与体形相协调
文秘穿着注意事项
43
（一）与环境、身份相协调
在平时工作中
参加他人的婚礼或庆典
陪同上司参加外交活动
44
（二）与体型相协调
（1）颜色
体形瘦小者、纤细者
45
（二）与体形相协调
下班前： 将所有散置的纸张放进抽屉中去。如果这些纸 张必须保留在办公桌上，则将它们装进文件夹 中。 查看所有办公室现代化工具是否已经关闭，电 源是否切断，抽屉、橱窗等是否均锁好等等。
第二节 文秘人员 职业形象设计
文秘专业形象设计
文秘的专业仪态
40
谁是合适的文秘人选？
41
文秘的服饰设计
案例2
许总的办公室要比王琳的办公室大一些，基本的摆设没有很 大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑，另外只简单地摆 着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙立式柜，在另一面 靠墙的地方环形摆开的是沙发。整个办公室体现的是一种简 约美，让人心旷神怡。 王琳打量完两个办公室，对自己的工作应该从哪里着手也基 本了然于胸。她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度 、湿度。之后将窗台，办公桌，电脑……凡目光可及的地方 都细细地擦过，饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系 一下，储备的办公日用品也应该再补充，应该再去买点书法 绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公 环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好 的印象。 清洁整理工作基本告一段落，现在正好是8：30
案例
2002年11月4日，请有关人员将交叉拖曳在办公桌之间 的电话线、电脑线整理并埋在地毯下，防止绊人。 2002年11月11日，发现本楼层“安全出口”的标识掉 落，她立即重新安好。 2002年11月18日，发现新来的小李在复印资料时出现 机器卡纸，小李便用手拽卡住的纸，钟苗制止小李的 做法，告诉他如何处理卡纸。 2002年11月27，研发部新订的一批计算机到货，送货 方准备将货堆在楼道拐角消火栓窗口前，钟苗发现， 指引他们放在别处。
环境美化的保持
上班后： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间； 擦好办公桌、椅子、档案柜、电话机等， 电话机拨盘和电话听筒的两端还需经常消 毒 为办公室内的花卉浇水、整理枝叶等； 清除纸篓内的纸屑； 看墙壁饰物，如挂画、工艺品、镜框等是 否有歪斜；
有空调器的房间调节好室内温度，有百叶窗的 调整好方向，使之保持一致角度； 日历翻至正确日期，检查时钟是否正确； 盖章用的橡皮印改为当天日期； 报纸、杂志等排列整齐，墨水、便条纸、圆珠 笔、铅笔等补充就绪； 将日程表和必要的文件资料置于上司和自己的 桌上； 备好当天的报纸让上司能马上阅读； 准备好茶水。
案例
序 时间 号 1 11月4 日 地点 发现的隐 造成隐患 患 的原因 隐患的危 害和后 果 有损眼睛 处理人 采取的 措施
研发 靠窗一排 无窗帘遮 部 阳 电脑 屏幕 耀眼 研发 一名外来 接待人员 部 离岗 人员 没有 访客 胸卡 研发 周末5号 部 文件 资料 柜未 锁 负责研发 的人员 外出开 会
（2）图案
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（二）与体形相协调
（3）线条
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（三）文秘穿着注意事项
保持大众化 切忌标新立异
清洁与健康
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女性文秘人员的服装
办公室着装
外出公务穿着 社交场合穿着
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（一）女性文秘人员办公室着装
基本原则
1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。 2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太 多。 3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。 4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚
2、办公室布局的类型
（1）开放式 （2）封闭式 （3）混合式
开放型办公室布局
开放型办公室布局
封闭式办公室
案例分析
某公司准备在上海开办一所销售分公司 ，租用了某写字楼一层的大厅，其中， 大门左边用做产品展厅，大门右边作为 销售分公司办公区，包括正副经理办公 区、接待区、销售部、财务部。该销售 分公司的负责人将整个一层大厅全部设 计为当今很流行的全开放式办公室和半 开放式办公室，用站立并能够移动的间 隔物来分隔，没有门，所有人的工作都 能清楚可见。
（二）进行安全检查，改进工作环境
1、树立健康安全意识 2、识别办公室安全隐患 进行安全检查要包括办公环境和办公设
备
3、安全管理重点 防盗 防火 防止意外伤亡
பைடு நூலகம் 案例
天地公司新成立研发部，把市场部秘书钟苗调 去当秘书。她仍一如既往地每周都对研发部办 公室及其所有设备进行一次安全检查，把事故 的苗头遏制住，对发现的隐患立即采取补救措 施或报告上司。平时她发现谁操作设备有不当 之处或发现哪些地方有不安全因素，也都指出 或跟进处理。一个月后，钟苗检查并处理了下 述7条有碍健康和安全的隐患，为研发部保持 良好的工作环境尽到了职责。钟苗发现并当场 指出或处理的隐患是：
案例
2003年1月17日，秘书高叶和接待处的实 习生小王陪同工商日报的来访者张萍女 士在天地公司厂区采访。行走中，张萍 女士踩到没有盖好又没有安全标志的井 口内，当即小腿部表皮划伤出血和有膝 盖疼痛状态。实习生小王见状不知所措 ，秘书高叶急忙上前，一面向访客道对 不起，一面轻轻将访客扶起，接着，她 采取了如下措施：
（1）职工的人数。 （2）购买或租用的面积。 （3）机构的建制和办公空间的分类。 （4）组织经营的性质或内容。 （5）部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程 ，减少或避免不必要的重复与浪费。 （6）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要 。 （7）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要， 并安排好公用区域。 （8）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。
2、优化办公环境的原则
（1）舒适 （2）和谐 （3）实用 （4）安全
（二）办公室的空间设计