word2003邮件合并方法
word2003邮件合并方法
Word2003 “邮件合并”的方法
1．启动Word，打开“毕业证发放签发单.doc”，
2．执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。
3．选择“信函”项，单击“下一步：正在启动文档”；
4．选择“使用当前文档”项，单击“下一步：选取收件人”；
5．选择“使用现有列表”项（在选择收件人区域中），并在“使用现有列表”区域中选择“浏览”，然后在打开的对话框中找到要作为邮件合并的Excel文件（如2011年秋季毕业学生花名册.xls）；单击“下一步撰写信函”。
6．将鼠标定位到“毕业证发放签发单.doc”文件表格的相应区域，选择“其他项目”，在“插入合并域”中选择“数据库域”，然后单击“域”下的相应字段名称，单击“插入”即可；
7．选择“下一步：预览信函”；
8．选择“下一步：完成合并”，在“合并区域”中单击“打印”或“编辑个人信函”；
9．选择“打印”，则可以根据情况“打印全部”或“打印从某条到某条记录”。
Word2003中的邮件合并
Word2003中的邮件合并一、什么是邮件合并？邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。
例如，一个公司要向所有的客户分发内容相同的回忆邀请函，所不同的是每位客户的姓名及地址不同，要完成这项任务，应用常规的方法实现起来非常的麻烦，工作效率太低，有没有效率更高更便捷的方法呢？要利用邮件合并来完成这项任务，我们需要这样的两个文档，一是邀请函的正文文档，一个是用于记录客户基本信息的excel文档，现在，我们为了学习的方便，假设这两个文档已经编辑制作完成，并且存放在“资料”文件夹当中，文件名分别位“邀请函.doc”、“客户信息登记表.xls”。
二、邮件合并功能的基本使用方法：利用邮件合并的功能来快速地完成上述任务，应该怎么做呢？下面请大家跟随我来一步步地完成。
第一步：我们先打开“邀请函.doc”的邀请函正文文档。
我们可以看到在文档的上部需要输入客户的基本信息，应该怎么做呢？第二步：打开邮件合并工具。
方法是点击“视图”→“工具”→“邮件合并”，这样邮件合并工具就打开了，为了方便使用，我们可以用鼠标讲该工具拖放到一个合适的位置。
将鼠标放到各个命令按钮上，会有相应的功能提示。
这是，我们会看到只有“设置文档类型”、“打开数据源”两个命令按钮处于激活可用的状态，其他的命令按钮都处于不可用的状态，当打开数据源后，其他的命令按钮就会处于激活可用状态。
第三步：打开数据源。
点击“打开数据源”命令按钮，在打开的对话框中确定数据源文件的位置、文件名，（在此我们选择的文件名位“客户登记表”）单击“打开”按钮打开数据源文件。
接着会出现选择“数据表”对话框，此时要选择记录数据的表格（在此，我们选择“客户登记表”），单击“确定”按钮。
经过这样的两部选择，我们选择了数据所在的文档及在文档中记录数据的表格。
如何把数据表中记录的数据和“邀请函”的文档合并起来呢？第三步：插入数据域1、将光标定位在插入域的位置（例如“邮政编码”的后面，在此我们要插入“邮政编码”这个“域”）。
Word文档邮件合并和批量处理教程
Word文档邮件合并和批量处理教程第一章：Word文档合并在日常工作中，我们常常会遇到需要将多个Word文档合并成一个的情况，比如合并几个团队成员提交的报告，或者将多个部门的工作总结整合在一起。
下面，我将为大家介绍几种简单的方法来实现Word文档的合并。
1. 使用Word的“另存为”功能首先，打开第一个要合并的文档，然后选择“文件”菜单，点击“另存为”。
在弹出的对话框中，选择要保存的文件夹以及新文件的名称，将其保存为一个新的文档。
接着，打开第二个要合并的文档，将其内容复制到刚刚保存的新文档中。
然后，逐个打开其他要合并的文档，将其内容复制到新文档中。
最后保存新的文档即可。
2. 使用插入文本功能另一种方法是使用Word的“插入”功能。
首先，创建一个空的文档作为合并后的文档。
然后，选择“插入”菜单中的“文件”选项，选择要合并的第一个文档。
选择完毕后，将会出现一个插入点，表示该文档已经被插入到合并后的文档中。
接着，选择“文件”菜单中的“保存”选项，将合并后的文档保存到指定位置。
最后，重复以上步骤，将其他要合并的文档逐个插入到合并文档中即可。
3. 使用在线工具合并文档除了使用Word本身的功能，还可以利用一些在线工具来合并Word文档。
这些在线工具通常支持将多个文档上传后，自动合并成一个新的文档，并提供下载链接。
用户只需将要合并的文档依次上传，点击合并按钮后，即可得到合并后的文档。
这种方法便捷简单，适用于合并大量文档的情况。
第二章：Word文档批量处理在处理大量的Word文档时，逐个打开并进行修改或者其他操作会非常耗时。
因此，我们可以使用一些批量处理的方法来提高效率。
下面，我将为大家介绍几种常用的批量处理Word文档的方法。
1. 使用宏录制功能Word中的宏录制功能可以记录你对文档的操作，并将其保存为一个宏。
当你需要对多个文档进行相同的操作时，只需执行该宏即可。
首先，打开一个文档，点击“开发工具”选项卡，选择“宏录制”按钮。
Word2003邮件合并
• 邮件合并用到两个文档： 主文档：合并数据源时用到统一的信函、标签、列 表格式。 数据源：要插入到主文档中的不同信息内容。
地址
主文档
姓名 表格
• 2适用范围
需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和 变化的部分，变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记 录表。
3利用邮件合并向导 打开邮件合并任务窗格：“工具”---“信函与邮件”—“邮 件合并”。分为6个操作步骤。
邮件合并
1基本概念
将一个列表中各种信息和一个主文档（格式化信函）合并创 建大量的邮件。就是在主文档的固定内容中，合并与发送 信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提 高工作的效率。 “邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相 关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩
邮件合并_操作方法
二师，你好！我在Word2003中使用邮件合并功能时，数据源中的出生年月格式为“1982-5-7”，但邮件合并显示出来的格式却为“5/7/1982”，请问怎么设置才能使邮件合并显示出来的格式为“1982-5-7”？
答：邮件合并是办公自动化中常用的一项高级功能，它能够将邮件文档中的固定内容和格式与OutLook通讯簿、Excel工作表、Access数据库等数据源中相关的信息进行合并，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高了工作效率。邮件合并功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、学籍卡、成绩单等等。插入合并域以后，对于日期和数字格式的内容，默认情况下可能并不是我们想要的格式，如果要改变邮件合并的显示格式，可以在域上右单击，选择【编辑域】，再点击【域代码】显示高级域属性，域代码的格式为“MERGEFIELD FieldName [Switches]”，因此只要在“MERGEFIELD 出生年月”后面加上域开关“\@"YYYY-M-D"”，这样显示出来的日期格式就为“1982-5-7”了。
一、邮件合并操作方法
问：我有一个Excel通讯簿，包含邮编、地址、收件人等内容，一共有218人，我想要用A4纸批量打印信封标签，每页打印3个，请问怎么实现？
答：要批量打印信封标签，可以使用Word的邮件合并功能实现。下面以Word 2003和Excel 2003为例，介绍一下具体的操作步骤：1、规范数据源。数据源，即包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。可在邮件合并中使用任何类型的数据源，如Microsoft Outlook 联系人列表、Microsoft Office 地址列表、Microsoft Excel 工作表或 Microsoft Access 数据库、其他可以使用ODBC连接的数据库文件、只包含一个表格且表格的第一行为标题其他行为记录的HTML 文件、不同类型的电子通讯簿、包含数据域 （数据域：分类信息，一个数据域对应于数据源中的一列信息。每个数据域的名称在数据源的标题行中列出。例如，“邮编”和“姓氏”都是数据域名称，一般由制表符或逗号分隔）和数据记录 （数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录，一般由段落标记分隔）的任何文本文件等。你的数据源即Excel通讯簿，由于大部分人都喜欢把标题合并后放在Excel表格的第一行，这会导致邮件合并无法正确识别数据源，因此要删除合并项，保障第一行为数据域，其它行为对应的数据记录。2、制作标签模板。在Word中，设置好版面和纸型，并制作信封标签模板，如果每页要打印3个，在一页中就要排出三个信封标签模板。3、打开数据源。在Word中，右单击菜单栏，选择“邮件合并”，让邮件合并工具栏显示出来。在邮件合并工具栏中，点击第2个图标【打开数据源】，选择Excel通讯簿文件，再选择有数据源的表格。4、插入域。在邮件合并工具栏中，点击第6个图标【插入域】，依次插入数据库域中的邮编、地址、收件人到信封标签的相应位置。在第1、2、3个信封标签模板之间，点击第7个图标【插入Word域】，选择“下一记录”，插入“NEXT域”（使用NEXT域可输出单个合并文档中特定数量的数据记录）。5、查看合并数据。在邮件合并工具栏中，点击第8个图标【查看合并数据】，可以看到邮件合并的预览效果。6、打印合并数据。要打印合并后的数据，在邮件合并工具栏中，可以点击【合并到新文档】，生成一个合并后的Word文件待检查后再打印或发送给其它人打印；也可以点击【合并到打印机】直接打印。
word2003邮件合并及域代码控制
word2003邮件合并及域代码控制word2003邮件合并中,当数据有小数点时,合并后,数据变成无限小数,例如2.35会变成2.3499999999999999999；5.6会变成5.5999999999999。
回复：是office系统在数据传输和转换过程中不可避免的误差。
这只能通过设置域格式来消除，比如将模板中插入的域（涉及到小数点的）切换到域代码格式后，进行格式控制。
例如，域{MERGEFIELD 价格\# $#,##0.00 } 中的开关\# $#,##0.00 可使结果显示为“$4,455.70”。
如果域的结果不是数字，则该开关不起作用。
详情请见/zh-cn/help/HP0518********.aspx.指定结果中必须显示的数字位数。
如果在结果中该位置没有数字，则Word 显示0。
例如，{ = 4 + 5 \# 00.00 } 显示为“09.00”。
#指定结果中必须显示的数字位数。
如果在结果中该位置没有数字，则Word 显示空格。
例如，{ = 9 + 6 \# $### } 显示为“$ 15”。
x放弃占位符“x”左边的数字。
如果占位符在小数点右边，Word 会将结果舍入到该位。
例如：{ = 111053 + 111439 \# x## } 显示为“492”。
{ = 1/8 \# 0.00x } 显示为“0.125”。
{ = 3/4 \# .x } 显示为“.8”。
. （小数点）确定小数点的位置。
例如，{ = SUM(ABOVE) \# $###.00 } 显示为“$495.47”。
注释请使用在Microsoft Windows“控制面板”中区域设置中所指定的小数点符号。
,（数字分组符）每三个数字间用此分隔符分开。
例如，{ = NetProfit \# $#,###,### } 显示为“$2,456,800”。
注释请使用在Microsoft Windows“控制面板”中区域设置中所指定的数字分组符号。
Word2003邮件合并
合并邮件在实际工作中，如果要编辑几十份、几百份格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、大量单独填写的文件，如大量的邮件信封、公函、人事简历表、工资单等等，无疑是一件让人头疼的事情，不过，如果您能熟练的应用Word提供的邮件合并功能，那么，工作就会变得非常愉快了。
邮件合并大致分为三个步骤：第一步:是对主文档的操作，也就是编辑您要完成的多份文档中的相同的那一部分内容。
第二步:是数据源的操作，也就是编辑您要完成的多份文档中的不同的那一部分内容，使其生成可以插入主文档的合并域。
第三步:是在主文档中插入合并域，并执行邮件合并。
现在，来看一个例子：假定您要给参与盲人挚友聊天室春节晚会抽奖活动并获得奖项的朋友们每人发一份通知，您知道，在晚会上获奖的网友有数十名，您要发的通知，格式和内容相同，只是姓名和各自的奖品不同。
首先来做第一步，主文档的操作：新建一个文档并做如下编辑：获奖通知网友：您好！恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖，奖品是。
感谢您的参与并祝牛年大吉。
盲人挚友聊天室2009年1月20日主文档编辑完成后，进入第二步：数据源操作：展开“工具(T) ”子菜单下的“信函与邮件(E) ”子菜单，回车执行“邮件合并(M)... ”菜单打开“邮件合并”任务窗格，默认会直接看到“信函”单选按钮被选中，如果没有，请用上下光标选中，因为，这正是我们需要的。
单击“下一步:正在启动文档”链接，回车进入新界面，上下光标选中“使用当前文档”单选按钮，然后单击“下一步:选取收件人”，选中“键入新列表”单选按钮，单击“创建... ”链接回车，弹出“新建地址列表”对话框。
在“新建地址列表”中单击“自定义(Z)... ”按钮弹出“自定义地址列表”对话框，然后单击“添加(A)... ”按钮，在弹出的“添加域”对话框中的“可编辑文字”键入“姓名”回车确定，回到“自定义地址列表”后再次单击“添加(A)... ”按钮，在“添加域”对话框的可编辑文字处键入“奖品”回车，再次回到“自定义地址列表”对话框时，单击“确定”按钮，这样，您就在“新建地址列表”对话框的列表中新增了“姓名”和“奖品”这两个条目。
使用word 的“邮件合并”批量生成文档
使用word 的“邮件合并”批量生成文档1．准备数据材料在进行邮件合并之前，首先要制作一个数据文件。
以Excel格式为例，要求第1行为字段名，下面为数据区域2．Word主文档编辑用Word 2003制作一个页面大小为1/4 A4纸尺寸的文档，并输入相应的内容。
3．打开邮件合并工具栏视图→工具栏→邮件合并，使之处于选中状态，邮件合并工具栏就要显示在Word窗口区内。
4．设置数据源首先点击“设置文档类型”按钮，查看一下邮件合并的文档类型，这里可以选普通Word文档（根据自己的实际需要选择适当的类型）5．设置数据源浏览打开在第1步编辑好的Excel工作簿，并选择数据所在的工作表6．查看收件人点击“收件人”按钮，以查看数据是否正确，如果不正确，重新按第5步操作。
在源数据更新时，也可以在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，点击“刷新”按钮，7．插入数据将光标放到要插入姓名的位置，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，并在弹出的“插入域”对话框中，选择“姓名”域，插入，关闭对话框。
插入后，如下图所示，在原光标处出现“《姓名》”。
用同样的方法插入其他域，最终形成如下效果8．查看合并数据点击“查看合并数据”按钮，文档中的域就会变为相应的第1个记录的相应数值，如图从查看结果看，日期和时间格式显示得不理想。
恕我愚笨，没有找到解决办法。
本案例中，由于考试时间均一致，直接输入相应的字符，不必插入域。
这里主要是想通过插入日期和时间域，以便与各位探讨交流，看谁有什么比较好的办法来解决。
如果各考生考试时间不一致的话，我的建议是在源数据Excel表上进行修改，分别将月份、日期等存为单独的字段，从而实现按规定格式输出。
另外，如果要对插入的域进行格式调整，如修改字号、字体、段落对齐方式等，都与普通的Word相同，没有必要在这儿说明了。
另外，利用工具栏上的浏览记录按钮组，点击如图所示的某一按钮，可以查看或查找各记录的情况。
9．合并输出合并后的文件输出有以下三种方式。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。
不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。
打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。
每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。
针对这种情况，笔者想出了个好办法。
首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。
第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。
使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。
为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。
调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。
最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。
第二步，进行邮件合并。
打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。
选择“工具—邮件合并”，出现对话框。
合并分三步进行：⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”；⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”；⒊“合并”→“编辑主文档”。
合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。
第三步，在成绩通知单表格中调入数据。
在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。
点击工具栏上的“《ABC》”图标，可以查看到实际调入的数据。
将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。
分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”，这样数据指针才会依次往下跳(图3)。
第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。
第四步，合并所有数据并生成新Word文档。
前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。
点击工具栏中的“合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。
这是一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”，用激光打印机打印，五六分钟就完成了。
邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。
应用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。
巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。
比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。
如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。
当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。
有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word 提供的邮件合并功能。
别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。
然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。
合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。
真有这么神奇吗？接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例，看一下Word XP中邮件合并功能是如何使用的。
1.运行Word XP新建一个文档，执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。
在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”，如图1所示，然后单击“下一步”。
2.在“选择开始文档”窗口中，如果使用已有的文件，那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框，然后单击“下一步”进入第三步操作。
3.在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框，然后点击“创建”按钮编辑数据源。
在弹出的“新建地址列表”窗口中，点击“自定义”按钮，为数据源创建合适的项目。
因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等，所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成“姓名”、“系”、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名，如图2所示。
确定后返回前一窗口，输入被录取的学生的信息，如图3所示。
输入完毕后，保存并关闭数据源，然后单击“下一步”，进入主文档的编辑。
4.在第四步“撰写信函”中，在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容，在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处，就通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合并域”窗口，并选择其中合适的项目，点击“插入”按钮，将其插入文档，如图4所示。
和其他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。
5.文件编辑完后，单击“下一步”进入第五步“预览信函”。
这时我们发现录取通知书中的变化部分已经被数据源中输入的数据取代，如图5所示。
你可以使用“预览信函”窗口中的前进、后退按钮查看不同同学的通知书，如果发现问题的话，还可以重新修改数据源。
6.现在就单击“下一步”进入最后一步的操作“完成合并”，点击“编辑个人信函”，在弹出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”，如图6所示，刚才编辑的所有文件就变成由与录取人数相同的页码组成的一个Word文档，执行“文件”——“打印预览”命令看看，如图7所示，效果不错吧。
值得一提的是，你可以在第三步中直接调用Excel文件、数据库文件、Word表格中的数据……作为数据源，这无疑将会大大提高我们的工作效率，现在你不会再为做大量重复劳动而心烦了吧。
第十三课其它功能邮件合并功能使用“邮件合并”功能，可以使用同样格式的文档发送批量的信件。
首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来；然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，共有三步要走：第一步，创建主文档：单击“创建”按钮，从打开的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮（如图１）。
图１单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。
单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态，现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合并域”按钮（如图2），从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按钮，Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。
图2使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：使用邮件合并功能不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮，从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。
在Word中发送电子邮件方法很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件收件人（以附件形式）”命令（如图3），就会出现新邮件的编辑窗口（如图4），填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。
图3图4合并为电子邮件：在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打开“合并选项”对话框，从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”，单击“设置”按钮，打开“合并设置”对话框，从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。
使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行；数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。
邮件合并的数据源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。
在“邮件合并帮助器”中单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”或“使用通讯簿”都可以使用建立好的通讯数据（如图５）。
图５选择“建立数据源”命令，可以打开“创建数据源”对话框，在“域名行中的域名”列表中显示出了系统默认的一些域名，我们可以选择列表中用不到的将其删除，也可以在“域名”输入框中输入要添加的域名，单击“添加域名”按钮将其添加到域名列表中；单击“确定”按钮确定域名的设置，会弹出“另存为”对话框，要求将数据源保存为单独的一个文件，输入文件名称，选择保存的文件类型，将数据源文件保存好，就可以开始编辑数据源文件了；编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了（如图６）。
图６主文档和数据源文档的切换：实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一些改动，也就是要编辑数据源，这时就要切换到数据源文件中，我们可以从任务栏中切换主文档和数据源，在主文档的“邮件合并”工具栏上单击“编辑数据源”按钮（如图７），出现编辑窗口，单击“查看数据源”按钮可以切换到数据源文档中，同样，如果数据源是Word文档，在数据源文档中单击“数据库”工具栏上的“邮件合并主文档”按钮可以切换回主文档中。
图７主文档的建立和引用：作为邮件合并使用的主文档，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用这个功能再进行建立，在一个空文档中打开“合并文档帮助器”，单击“创建”按钮，选取要创建的主文档类型，在弹出的对话框中选择“新建主文档”按钮，就可以建立一个新文档作为邮件合并的主文档；单击“编辑”按钮，选择刚才建立的文档，就可以编辑了。
直接合并到打印机：在设置好了主文档的合并域之后，在主文档中直接单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮，就可以把合并后的结果输出到打印机上；效果同先合并到新文档再把新文档打印出来是完全相同的。
域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。