c-14_资料管理与归档作业指导书_secret
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书标题：资料管理作业指导书引言概述：资料管理是一个重要的工作环节，对于组织和管理大量的数据和信息具有重要意义。
本文将从五个大点出发，详细阐述资料管理作业的指导原则和方法。
正文内容：一、明确资料管理的目标和要求1.1 确定资料管理的目标：明确资料管理的目标，如提高工作效率、确保数据的完整性和准确性等。
1.2 确定资料管理的要求：明确资料管理的要求，如数据分类、数据备份、数据安全等。
二、建立有效的资料分类和组织体系2.1 制定资料分类标准：根据工作需求和信息特点，制定合理的资料分类标准，如按照项目、部门、时间等进行分类。
2.2 设计资料组织结构：建立清晰的资料组织结构，包括目录结构、文件夹命名规范等，以便于查找和管理。
2.3 建立资料索引和检索机制：制定资料索引和检索机制，确保能够快速准确地找到所需的资料。
三、制定规范的资料录入和更新流程3.1 设计资料录入表单：制定规范的资料录入表单，包括必填项、数据格式要求等，以确保录入数据的准确性和一致性。
3.2 确定资料更新频率：根据资料的特性和重要性，确定资料的更新频率，及时更新和维护数据。
3.3 设立资料审查机制：建立资料审查机制，对录入和更新的资料进行审查，确保数据的可靠性和完整性。
四、加强资料安全和备份措施4.1 设立权限管理机制：根据不同岗位的需要，设置不同的权限，确保资料的安全性和机密性。
4.2 定期进行数据备份：制定定期的数据备份计划，确保数据的安全性和可恢复性。
4.3 建立灾备预案：制定灾备预案，包括数据恢复、应急处理等，以应对突发事件和数据丢失的情况。
五、定期评估和改进资料管理工作5.1 进行资料管理工作评估：定期评估资料管理工作的效果和问题，发现不足之处并及时改进。
5.2 借鉴优秀的资料管理实践：学习借鉴其他组织或者行业的优秀资料管理实践，不断改进和提升资料管理水平。
5.3 培训和提升员工的资料管理能力：通过培训和提升员工的资料管理能力，增强组织的整体资料管理能力。
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书一、背景介绍资料管理是指对组织内部的各类资料进行有效的采集、整理、存储、检索和利用的过程。
良好的资料管理可以提高工作效率，减少信息丢失和重复工作，保证信息的准确性和及时性。
本指导书旨在提供资料管理作业的详细步骤和要求，以匡助员工正确进行资料管理工作。
二、资料分类与整理1.资料分类根据资料的性质、用途和形式，将资料进行分类。
常见的分类方式包括：文件、报告、合同、会议记录、电子邮件等。
根据具体情况，可以进一步细分为部门文件、项目文件、个人文件等。
2.资料整理将同类的资料进行整理，确保资料的有序性和易于查找。
可以采用以下方法进行整理：- 文件编号：为每一个文件分配惟一的编号，便于快速定位和检索。
- 文件标签：在文件上贴上标签，标明文件的名称、日期等信息。
- 文件夹分类：将同类文件放置在同一个文件夹内，可以按照时间、项目、部门等进行分类。
三、资料存储与保护1.资料存储选择适当的存储介质，如硬盘、云存储等，并建立相应的存储系统。
要求如下：- 存储介质要稳定可靠，能够长期保存资料。
- 建立文件目录结构，方便资料的存储和查找。
- 定期备份资料，防止数据丢失。
2.资料保护保护资料的机密性和完整性，防止未经授权的访问和篡改。
要求如下：- 设置合理的权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改资料。
- 定期进行数据安全检查，防止病毒和恶意软件的侵扰。
- 建立数据备份和恢复机制，以应对意外情况。
四、资料检索与利用1.资料检索建立高效的资料检索系统，确保快速找到所需的资料。
要求如下：- 建立索引和关键词，便于快速检索。
- 制定统一的命名规范，方便资料的标识和检索。
- 制定检索流程，明确谁有权利检索和借阅资料。
2.资料利用合理利用资料，提高工作效率和决策水平。
要求如下：- 建立共享平台，方便员工之间的资料交流和共享。
- 制定资料利用规范，明确资料的使用范围和权限。
- 定期进行资料清理，删除过期和无用的资料。
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书一、引言资料管理是指对组织内部的各种信息资料进行有效的收集、整理、存储、利用和保护的过程。
良好的资料管理可以提高组织的工作效率和决策质量，确保信息的准确性和可靠性。
本文将详细介绍资料管理的相关概念、流程和标准，以及如何进行有效的资料管理。
二、资料管理的概念资料管理是指对组织内部的各种信息资料进行系统化管理的过程。
它包括信息资料的收集、整理、存储、利用和保护等环节。
资料管理的目标是确保信息的完整性、可靠性和安全性，以支持组织的日常运作和决策。
三、资料管理的流程1. 资料收集资料收集是资料管理的第一步，包括主动收集和被动收集。
主动收集是指有目的地向相关部门或个人索取所需资料，被动收集是指通过各种渠道获取外部的信息资料。
2. 资料整理资料整理是将收集到的资料进行分类、归档和编目，使其易于查找和利用。
可以采用电子化管理系统或传统的纸质档案管理方式进行资料整理。
3. 资料存储资料存储是将整理好的资料进行妥善保存的过程。
可以选择使用云存储、服务器存储或物理存储等方式进行资料存储，确保资料的安全性和可靠性。
4. 资料利用资料利用是指根据需要，将存储的资料进行查询、提取和分析，以支持组织的工作和决策。
可以通过搜索引擎、数据库查询或人工检索等方式进行资料利用。
5. 资料保护资料保护是指采取各种措施保护资料的完整性、可靠性和安全性，防止资料丢失、泄露或被篡改。
可以采用密码保护、备份和权限管理等方式进行资料保护。
四、资料管理的标准1. 资料命名规范为了方便资料的管理和查找，应制定统一的资料命名规范。
资料命名规范应包括资料名称、编号、日期等信息，以确保资料的唯一性和可识别性。
2. 资料分类体系建立科学合理的资料分类体系，对不同类型的资料进行分类和编目。
资料分类体系应根据组织的业务特点和需求进行设计，使其能够满足不同部门和个人的资料管理需求。
3. 资料访问权限根据不同的岗位和职责，设置不同的资料访问权限。
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书一、任务背景在现代社会中，各类组织和企业都需要进行资料的管理，以便更好地组织和利用信息资源。
资料管理是指对各类资料进行采集、整理、存储、检索和利用的过程，旨在提高工作效率和信息利用率。
为了匡助大家更好地进行资料管理作业，本指导书将详细介绍资料管理的基本原则、流程和技巧。
二、资料管理的基本原则1. 统一性：资料管理应遵循统一标准，确保资料的统一格式、命名规范和存储位置，以便于后续的检索和利用。
2. 完整性：资料管理要求对资料进行完整性的保护，确保资料的完整性和准确性，防止资料丢失或者损坏。
3. 保密性：对于涉及机密或者敏感信息的资料，应加强保密措施，确保资料的安全性和保密性。
4. 便捷性：资料管理要求方便用户的检索和利用，减少不必要的时间和精力消耗。
5. 更新性：资料管理要求对资料进行定期更新和维护，确保资料的时效性和有效性。
三、资料管理的流程1. 资料采集：根据工作需要，采集各类相关资料，包括文档、图片、音频、视频等。
可以通过网络搜索、采购、调查等方式进行资料采集。
2. 资料整理：对采集到的资料进行分类、整理和归档，建立完善的资料目录和索引，方便后续的检索和利用。
3. 资料存储：选择适当的存储介质和设备，将资料存储在安全可靠的地方，如云存储、硬盘、服务器等。
4. 资料检索：根据需要，使用合适的检索工具和方法，快速准确地找到所需的资料。
5. 资料利用：根据工作需要，将资料应用于实际工作中，如制作报告、撰写文稿、进行数据分析等。
6. 资料更新：定期对资料进行更新和维护，删除过时或者无用的资料，更新最新的信息。
四、资料管理的技巧1. 建立标准化的命名规范：为资料统一命名，包括项目名称、日期、版本号等信息，便于后续的检索和识别。
2. 制定详细的分类和归档规则：根据资料的性质和用途，制定清晰明确的分类和归档规则，避免混乱和重复。
3. 使用专业的资料管理软件：借助专业的资料管理软件，可以更好地管理和利用资料，如Microsoft SharePoint、Evernote等。
资料与档案管理作业指导书
资料与档案管理作业指导书1 目的确保公司所有资料与档案的管理规范化、标准化。
2 适用范围公司各种资料和文档的管理。
3 职责3.1管理部负责文件、资料及档案的存档工作；3.2各职能部门负责相关资料的整理汇总成册与交接。
4 作业流程4.1资料的收集、整理4.1.1 各职能部门负责相关资料的收集。
包括：质量记录、行业标准、法律、法规等；4.1.2 部门收集的资料或各项工程的相关资料，由部门资料管理人员分类装订成册，包括商务类文件、技术类文件。
4.2 资料、文档的交接4.2.1 收集的资料应及时交管理部存档；4.2.2 商务类文件应在次年的第一季度由职能部门交管理部存档；4.2.3 与工程有关的资料应在工程完工后一月内由责任部门交管理部存档；4.2.4 以上的交接手续均须由部门资料管理人员、管理部资料员及监交人（管理部负责人）签字认可，并填写《文件归档清单》。
4.3 资料的保管、防护及检索4.3.1 文件资料由管理部资料员分类、分项作出标识，存放于专用的档案及资料柜中；4.3.2 管理人员须对存档的文件、资料进行妥善保管并采取有效的防护措施（防虫、防潮、防盗等）以免文件、资料损坏或丢失；4.3.3 外来质量记录由管理部存档，与部门相关的质量记录由部门整理并保存；4.3.4 资料管理员对所有文件、资料均须作出明确的编号及分类，方可查阅；4.3.5 文档及质量记录如需查阅的，须经部门经理同意并填写《文件借阅、复制记录》；4.3.6 如需外借的，须经公司主管领导批准，并填写记录；4.3.7 借阅人员不得在记录上任意划线或做其他标记，不得擅自撕页、拆散、涂改、转借或丢失记录，如发生上述情况，由相关部门追究借阅者的责任。
4.4 文档的保存与处理4.4.1 文档的保存按程序文件规定执行，无特殊规定的至少3年；4.4.2 对过期的文档或质量记录，由部门填写《文件销毁清单》，经管理者代表或管理部审核，报公司总经理或分管领导批准后方可销毁。
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书一、背景介绍资料管理是指对组织内部的各类资料进行有效、有序、安全地管理和利用的过程。
在现代社会中，各类组织都需要进行资料管理，以便于信息的收集、整理、存储和检索。
本文将为您提供一份资料管理的作业指导书，帮助您了解资料管理的基本原则、流程和方法。
二、资料管理的基本原则1. 完整性：资料管理应确保所有相关的信息都被正确地收集和记录，以保证资料的完整性。
2. 准确性：资料管理应确保所记录的信息准确无误，以避免因错误信息导致的问题和误解。
3. 一致性：资料管理应确保各个部门或个人所记录的信息保持一致，以避免因信息不一致而导致的混乱和错误。
4. 安全性：资料管理应确保资料的安全存储和传输，以防止未经授权的访问、篡改或泄露。
5. 可追溯性：资料管理应确保资料的来源和变更历史可以被追溯，以便于溯源和审计。
三、资料管理的流程1. 资料收集：根据组织的需求，确定需要收集的资料内容和来源。
可以通过调查问卷、访谈、观察等方式进行资料收集。
2. 资料整理：将收集到的资料进行分类、归档和编目，确保资料的有序性和易于检索。
3. 资料存储：选择适当的存储介质，如电子文档、纸质档案等，将资料进行存储，并建立相应的存储系统和管理规范。
4. 资料检索：根据需要，通过合适的检索方式，如关键词搜索、索引查询等，快速找到所需的资料。
5. 资料更新：对于需要更新的资料，及时进行修订和更新，并确保更新后的资料替换原有版本。
6. 资料保护：采取必要的措施，如密码保护、权限管理等，确保资料的安全性和机密性。
7. 资料销毁：对于不再需要的资料，按照相关规定进行销毁，以防止信息泄露和滥用。
四、资料管理的方法和工具1. 电子文档管理系统：通过使用电子文档管理系统，可以实现电子资料的分类、存储、检索和共享，提高资料管理的效率和准确性。
2. 纸质档案管理：对于一些重要的纸质档案，可以建立档案室，并采用合适的分类和编目方式进行管理，确保档案的安全和有序。
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书一、任务背景和目的资料管理是指对组织内部的各种资料进行有效的收集、整理、存储、利用和保护的一项重要工作。
本次任务旨在为员工提供资料管理作业的详细指导，使其能够正确、高效地进行资料管理工作，提高工作效率和准确性。
二、任务步骤和要求1. 资料收集a. 确定资料收集的内容和范围，明确所需资料的种类和数量。
b. 确定资料收集的方式和渠道，可以通过调查问卷、访谈、网络搜索等方式进行。
c. 确定资料收集的时间和地点，确保能够及时、准确地收集到所需资料。
2. 资料整理a. 将收集到的资料进行分类，按照一定的规则和标准进行归档。
b. 对于电子资料，可以使用文件夹、标签等方式进行分类和整理；对于纸质资料，可以使用文件夹、文件柜等进行整理。
c. 确保资料整理的准确性和完整性，避免遗漏或混淆。
3. 资料存储a. 确定资料存储的方式和位置，可以选择云存储、本地存储等方式。
b. 对于电子资料，可以使用云存储平台、服务器等进行存储；对于纸质资料，可以使用文件柜、文件夹等进行存储。
c. 确保资料存储的安全性和可靠性，定期进行备份和检查，防止数据丢失或损坏。
4. 资料利用a. 确定资料利用的目的和方式，根据需要进行检索和提取。
b. 对于电子资料，可以使用搜索引擎、文件夹结构等进行检索；对于纸质资料，可以使用索引、目录等进行检索。
c. 确保资料利用的准确性和及时性，避免使用过期或错误的资料。
5. 资料保护a. 确定资料保护的措施和方法，包括物理安全和网络安全两方面。
b. 对于电子资料，可以使用防火墙、密码等进行保护；对于纸质资料，可以使用锁柜、密封等进行保护。
c. 定期进行资料保护的检查和更新，确保资料的安全性和完整性。
三、任务注意事项1. 在资料管理过程中，要严格按照相关法律法规和组织规定进行操作，避免违法违规行为的发生。
2. 在资料整理和存储过程中，要注意保护个人隐私和商业机密，确保资料的保密性。
3. 在资料利用过程中，要遵循知识产权的原则，尊重他人的权益，不得侵犯他人的知识产权。
资料管理作业指导书
资料管理作业指导书一、引言资料管理是指对组织内部的各种信息和记录进行有效的收集、组织、存储、检索和利用的过程。
良好的资料管理可以帮助组织提高工作效率、减少错误和遗漏，并且为决策提供准确的依据。
本指导书旨在为资料管理作业提供详细的步骤和要求，确保资料管理工作的规范性和高效性。
二、资料收集1.明确收集目的和范围：在进行资料收集之前，需要明确收集的目的和范围，以便有针对性地收集相关信息。
2.选择适当的收集方式：根据资料的特点和收集目的，选择合适的收集方式，例如面对面采访、问卷调查、文献研究等。
3.设计合理的收集工具：根据收集目的，设计合理的收集工具，包括问卷、调查表、采访提纲等，确保收集到的资料具有一致性和可比性。
三、资料组织与存储1.分类与编目：根据资料的性质和用途，将收集到的资料进行分类和编目，建立清晰的档案分类体系和编目规则。
2.建立档案库：为了更好地管理和保护资料，建立一个专门的档案库，包括物理档案库和电子档案库，确保资料的安全性和可访问性。
3.制定存储规范：制定明确的存储规范，包括文件的整理、装订、编号、标签等，确保档案的整齐有序，方便查找和维护。
4.建立索引系统：建立索引系统，记录档案的基本信息和存放位置，以便快速检索和归档。
四、资料检索与利用1.制定检索规则：根据资料的特点和需求，制定合理的检索规则，包括关键词、分类、时间等，以便快速准确地检索到所需资料。
2.建立检索工具：建立相应的检索工具，包括索引、目录、数据库等，提供多种检索途径，方便用户查询和利用资料。
3.提供便捷的访问方式：为了方便用户访问和利用资料，提供多种访问方式，包括网上查询、电子邮件申请、实体借阅等。
4.确保资料安全性：建立资料安全管理制度，包括权限控制、备份和灾备措施等，确保资料的机密性和完整性。
五、资料更新与保护1.定期更新资料：定期对资料进行更新和维护，剔除过期的和无用的资料，确保资料的时效性和准确性。
2.建立备份机制：建立定期备份资料的机制，确保资料的安全性和可恢复性，防止意外数据丢失。
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作业指导书
资料管理与归档作业指书
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管理部门：总监理工程师管理办公室
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目录
1．总则 (1)
2．收文工作程序 (1)
3．发文工作程序 (1)
4．资料存档管理 (2)
5．监理资料归档及保存期限 (2)
《文件传阅纸》 (4)
《文件更改一览表》 (5)
1.总则
1.1 项目监理部应设资料员专职或兼职负责收集、管理监理文件资料，现场监理办公室应备有监理资料专用柜和资料分类归档专用资料夹或袋，对于大中型项目宜采用计算机辅助管理。
1.2 监理文件资料应真实可靠，字迹清楚，签字齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。
用于归档的文件资料必须用钢笔、炭素笔填写或计算机打印。
1.3 监理文件资料应采用监理信息管理中“信息资料格式”中的统一格式，由各项目监理部定期向公司办公室领用或采用计算机打印。
1.4 各项目监理部采用统一的收发文登记格式按《文件和资料控制程序》（KMJL/C-01-2002）中的《收文登记表》KMJL/B-01-07-2002和《发文登记表》KMJL/B-01-08-2002，由资料员按要求格式填写。
收、发文工作、监理文件传阅制度及监理文件存档、归档要求参照本规定执行。
2.收文工作程序
2.1 所有收文应立即在《收文登记表》上登记，其中“编号”栏填写发文单位的文件编号，“收文日期”中要标明收文日期、时间，“文件名称”栏登记来文摘要信息或文件名称，“收文人”由收文人签名，“转发单位”填转发部门或单位。
2.2 收文登记后应及时交由相关监理工程师（责任人）根据文件要求进行处理。
2.3 公司文件、外来文件收文后应在每份文件上附一张“文件传阅纸”KMJL/C-14-01-2002，资料员应根据收文内容报总监确认后填写该文件的责任人及部分传阅人员名单。
交与责任人后，责任人可根据具体情况再增加传阅人员。
文件传阅过程中，每位传阅人员看完后应签名及日期。
2.4 部分收文如业主施工指令、技术核定单，应与责任人协商，如有必要应在专栏内容予以公布。
3.发文工作程序
3.1 发文须按文件规定的权限由相关监理工程师签名或经总监审核、签字，
并加盖项目监理部印章。
3.2 所有发文应立即在《发文登记表》上登记，其中“编号”栏各工地根据实际情况规定的编号，“发文日期”要标明发文日期、时间，“文件名称”栏填写该发文摘要信息或文件名称，“收文人”栏一般由收文人签名，“收文单位”填写收文单位名称。
3.3 发文应留有底稿原件。
4.资料存档管理
4.1 收发文经传阅后应及时编目存入文件柜，资料员应参照《文件和资料控制程序》（KMJL/C-01-2002）中的“信息资料的分类和编号”方法在文件右上角填写该文件的存档编号，并存入相应的文件夹。
4.2 资料员应将信息资料分门别类放于文件夹或袋内，并填写每个文件夹（袋）的《文件清单》KMJL/B-01-06-2002，并作为首页放在文件夹内或贴在文件袋封面。
4.3 项目监理部的监理人员随时可查阅或借阅已存入文件夹的文件资料。
文件借阅应由借阅人填写《文件借阅登记表》KMJL/B-01-02-2002，该借阅登记表附在该文件回存时应在位置。
文件损坏遗失或作废时应办理注销手续，并写明注销原因，并填写《文件销毁登记表》KMJL/B-01-04-2002。
4.4 文件资料因借阅损坏或遗失，应报告项目总监处理，重要文件遗失应及时报告公司总监办处理，业主需查阅文书资料时应经项目总监同意，并办理相应手续。
5.监理资料归档及保存期限
5.1 工程项目竣工验收后15天内，项目监理部应将下列监理信息资料报监理部审查合格后送公司总监办验收，合格后移交公司办公室存档。
5.1.1与质量管理体系有关的文字、资料、记录及表格：
●质量记录；
●业主提供产品；
●文件资料。
5.1.2与工程监理工作有关的文字资料、记录和表格：
●监理大纲（或投标书）、中标书；
●工程监理合同；
●监理规划、监理细则；
●各种技术性收发文件和监理工程师通知、备忘录；
●监理月报；
●工程质量事故记录、会议纪要、处理结果和验收意见；
●设计图纸、设计交底、图纸会审、设计变更等技术性文件；
●由施工承包商报来的所有送检和签证资料（如材质保证书、各项试验报告等）；
●《工程质量评估报告》；
●项目监理部各阶段工作总结，最后的《监理工作总结》。
5.1.3国家和地方规定应存档的资料。
5.2 文件资料档案实行总监负责制，归档范围、归档时间、档案质量同时满足公司办公室有关文件要求。
5.3 文件资料档案的保存期限参照《质量记录控制程序》KMJL/B-02-2002有关要求实施。
文 件 传 阅 纸
记录号：KMJL/C-14-01-2002 编号：
②传阅人可写明意见、建议；
③责任人可根据文件的重要性确定传阅范围和要求。
文件更改一览表
记录号：KMJL/C-14－02－2002 编号：。