客户服务部档案管理制度
2023年客户档案管理制度14篇
2023年客户档案管理制度14篇客户档案管理制度11.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
客户档案管理制度21.0本部门的主要户档案管理任务本部门的主要任务就是'服务'。
只有健全客户档案才能准确、及时地为客户服务。
2.0本部门客户档案管理的日常工作包括2.1及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报、传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2.2做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询跟进;3.0客户档案管理客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料:3.1收集客户资料3.2客户缴费记录包括各样应付押金3.3客户装修工程文件3.4客户迁入时填具之资料3.5客户资料补充3.5.1客户证件资料3.5.2客户联络资料3.5.3紧急事故联络人的资料3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料3.6客户与物业公司往来文件3.7客户违规事项与欠费记录3.8客户报修记录客户档案管理制度3一.制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。
客户档案的创建、维护和管理制度
客户档案的创建、维护和管理制度1. 目的为确保客户信息的准确性和完整性，提高客户服务质量，依据相关法律法规，特制定本制度。
本制度明确了客户档案的创建、维护和管理流程，旨在为客户提供优质、高效的服务。
2. 适用范围本制度适用于公司各业务部门、分支机构及合作伙伴在为客户提供服务过程中涉及到的客户档案创建、维护和管理。
3. 客户档案内容客户档案包括基本信息、财务信息、交易记录、服务记录等，具体内容如下：- 基本信息：包括客户姓名、性别、身份证号、联系方式、住址等；- 财务信息：包括客户资产状况、收入水平、负债情况等；- 交易记录：包括客户与我公司及其合作伙伴之间的交易时间、金额、方式等；- 服务记录：包括为客户提供服务的时间、内容、结果等。
4. 客户档案创建4.1 客户基本信息由业务人员在与客户签订合同或提供服务时收集，并确保信息的真实、准确、完整。
4.2 业务人员应按照公司规定的格式和要求，将客户信息录入客户管理系统。
4.3 客户财务信息、交易记录、服务记录等，由相关业务部门和分支机构根据业务情况实时更新。
5. 客户档案维护5.1 客户档案应进行定期审查，确保信息准确、完整。
审查周期根据业务需要和法律法规要求确定。
5.2 对客户档案中发生变化的信息，业务人员应及时更新。
5.3 客户档案中的敏感信息应进行加密处理，确保信息安全。
6. 客户档案管理6.1 客户档案应按照公司规定进行分类、归档，便于查询和调用。
6.2 业务人员应遵循客户信息保密原则，不得泄露客户档案中的个人信息。
6.3 客户档案的查询、调用应遵循公司内部管理规定，确保信息在合法、合规的前提下使用。
7. 违规处理7.1 违反本制度，导致客户信息泄露、损失或损坏的，公司将依法追究相关责任。
7.2 业务人员违反保密原则，泄露客户档案信息的，公司将按照公司规定和法律法规进行处理。
8. 附则8.1 本制度自发布之日起生效。
8.2 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
客户管理档案管理制度
客户管理档案管理制度一、制度目的为规范公司客户管理档案的建立、使用和管理，保障客户信息的安全和保密，做好客户关系管理工作，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门及下属子公司对客户管理档案的建立、使用和管理。
三、管理原则1. 客户管理档案应严格遵守国家相关法律法规和公司规定，客户信息应保密，严禁泄露。
2. 客户管理档案应真实、准确、完整，不得夸大、虚假；如有变更应及时更新。
3. 客户管理档案应分类储存，设置权限，保障不同级别人员对客户信息的合理获取和使用。
四、客户档案的建立1. 客户档案的建立应当包括客户基本信息、业务活动信息、沟通记录、合作协议等内容。
2. 客户档案的建立应由专人负责，确保信息的真实准确性。
3. 客户档案的建立应分级设置权限，确保信息的安全性。
五、客户档案的使用1. 客户档案应根据权限设置，不同级别的员工只能查看和使用自己权限范围内的客户信息。
2. 员工在使用客户档案时，应注意保密，不得擅自外传客户信息。
3. 客户档案的使用应遵循公司规定的流程，确保信息的规范化和一致性。
六、客户档案的管理1. 客户档案应定期进行更新和整理，确保信息的时效性。
2. 客户档案应定期进行备份和存档，确保信息的安全性。
3. 客户档案的管理应当建立备份、报废、销毁等规范程序，确保信息的安全和保密。
七、客户档案的保密1. 客户档案应设置权限，确保不同级别人员对客户信息的合理获取和使用。
2. 客户档案应建立保密制度，对非工作需要的员工不得透露客户信息。
3. 客户档案应建立报警机制，对非法获取客户信息的行为进行查处。
八、客户档案的共享1. 客户档案的共享应当遵循公司的共享规定，确保信息的安全和合法性。
2. 客户档案的共享应当明确共享范围和共享流程，确保信息的规范共享。
3. 客户档案的共享应当建立审批制度，确保信息的合理共享。
九、客户档案的监督1. 公司应建立专门的客户管理部门，负责对客户档案的监督和管理。
客户档案管理制度
客户档案管理制度一、概述客户档案管理制度是指为了规范和管理企业与客户之间的关系，建立和维护客户档案，促进客户信息的准确记载和利用，提高客户服务质量，确保良好客户关系的一套制度和流程。
二、档案建立和维护1. 档案归类根据客户的不同类型或属性进行分类，确保档案的清晰和整洁。
一般可以按照客户性质、行业、购买产品等分类。
2. 档案建立在与客户初次接触和洽谈业务时，及时建立客户档案，包括客户的基本信息、联系人、联系方式等，并详细记录洽谈内容和需求。
3. 档案完整性每当与客户有重要业务往来或沟通时，及时更新客户档案，包括客户的变动情况、意见反馈以及双方之间的合作协议等。
4. 档案保密性客户档案应妥善保管，严格控制档案的查阅权限，确保客户信息不被泄露，避免对客户造成不必要的困扰和损失。
三、档案利用和管理1. 档案查询为了更高效地开展业务活动，员工可以根据需要合理查询客户档案，获取必要的客户信息，并及时反馈给相关部门。
2. 信息更新当客户有变动，如换联系人或更改联系方式等情况时，及时更新客户档案，确保员工能够及时了解最新的客户信息。
3. 信息共享在跨部门或跨团队合作时，需要根据工作需要共享客户档案，但同时要保护客户隐私，只允许授权人员查阅和利用相关信息。
4. 定期审查定期对客户档案进行审查，发现问题及时纠正，确保档案的准确性和完整性，防止因档案错误导致的业务问题。
四、档案存储和保管1. 数字存储将客户档案以电子形式存储，确保数据的安全性和便捷性。
同时，建立数据备份机制，防止意外数据丢失。
2. 纸质备份对于重要的客户档案，同时进行纸质备份，存放在安全、防火的地方。
并制定合适的档案保管期限，到期后进行备案销毁。
五、培训和宣贯为了确保员工了解和遵守客户档案管理制度，公司应定期开展培训和宣贯工作，使员工对制度有全面的认识和理解。
六、违规处罚对于故意或重大违反客户档案管理制度的行为，将依照公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、降职甚至解雇等。
公司客户档案管理制度
公司客户档案管理制度一、总则为规范公司客户档案管理工作，提高客户关系管理水平，确保客户数据的准确性和安全性，特制定本《公司客户档案管理制度》（以下简称本制度）。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门、员工，包括但不限于销售、客服、市场等部门，涵盖公司所有客户档案的建立、录入、维护和存储等工作。
三、管理标准3.1 客户档案建立1.每位员工在接触新客户时，应尽快将客户基本信息录入公司统一客户档案系统，并填写《客户基本信息表》。
信息包括但不限于客户名称、联系人、地址、联系方式、业务范围等。
2.建立客户档案时，应注意核实客户身份和合法性，防止录入虚假信息或非法客户。
3.2 客户档案录入1.每个部门应将客户相关资料统一整理，确保录入的档案信息准确、完整。
2.录入客户档案时，应按照系统规定的格式和要求填写，确保数据的统一性和规范性。
3.客户档案的录入应及时更新，确保客户信息的及时反馈和跟进。
3.3 客户档案维护1.客户信息的维护工作应由专人负责，确保信息的准确性。
2.定期对客户档案进行审核和清理工作，删除无效、重复或冗余信息，保持档案的规范和有效性。
3.维护客户档案时，应遵守相关法律法规和公司保密制度，确保客户信息的安全性。
3.4 客户档案存储1.公司客户档案应分类存储，建立完善的档案管理系统，便于查找和管理。
2.客户档案的存储应采取安全可靠、防火防水的措施，防止丢失或损坏。
3.电子档案应备份至云端服务器或备用硬盘等存储设备，确保数据的可恢复性。
四、考核标准4.1 数据准确性1.每月对客户档案系统数据进行一次全面检查，确保档案信息的准确性。
发现问题及时进行修正。
2.定期抽查员工录入的客户档案，检查信息的完整性和准确性。
如发现错误或遗漏，要进行补充和纠正。
4.2 数据安全性1.定期检查客户档案存储设备的安全性，确保数据不受损坏、丢失的风险。
2.对客户档案存储设备进行定期备份，保证数据的可恢复性。
3.严格执行公司保密制度，禁止将客户档案泄露给未经授权的人员或外部机构。
企业客户档案管理制度完整版
第一章总则第一条为规范企业客户档案管理工作，确保客户档案的完整性、准确性和安全性，提高客户服务质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有客户档案的管理工作。
第三条企业客户档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保客户档案内容的完整性，全面记录客户信息。
2. 准确性：保证客户档案信息的准确性，及时更新客户信息。
3. 安全性：加强客户档案的保密性，防止信息泄露。
4. 可追溯性：确保客户档案的可追溯性，便于查询和分析。
第二章职责与分工第四条企业客户档案管理工作由市场部负责，其他部门协助。
第五条市场部职责：1. 制定和实施客户档案管理制度；2. 负责客户档案的收集、整理、归档和保管；3. 定期对客户档案进行审查、更新和补充；4. 对客户档案进行分类、编码和编号；5. 提供客户档案查询服务；6. 加强客户档案的保密工作。
第六条其他部门职责：1. 提供客户档案所需信息；2. 协助市场部完成客户档案管理工作；3. 对客户档案的使用情况进行监督。
第三章客户档案的收集与整理第七条客户档案的收集：1. 通过市场调研、客户拜访、业务交流等途径收集客户信息；2. 收集的客户信息包括：客户基本信息、交易记录、信用状况、投诉记录等。
第八条客户档案的整理：1. 对收集到的客户信息进行分类、筛选和汇总；2. 按照客户档案管理规范，对客户信息进行编码和编号；3. 将整理好的客户信息录入客户档案管理系统。
第四章客户档案的保管与使用第九条客户档案的保管：1. 客户档案应存放在安全、通风、防潮、防尘的档案室；2. 客户档案的保管期限按国家档案管理规定执行；3. 严禁无关人员随意翻阅、复制或携带客户档案。
第十条客户档案的使用：1. 严格遵循客户档案使用规定，未经授权不得查阅、复制或泄露客户档案；2. 客户档案的使用仅限于内部工作需要，不得用于其他目的；3. 使用客户档案时，应做好记录，确保档案使用的可追溯性。
第五章客户档案的审查与更新第十一条定期对客户档案进行审查，确保档案内容的准确性、完整性和安全性。
电子公司客户电子档案管理制度
一、目的与依据为加强公司客户电子档案的管理，确保客户信息的完整、准确和安全性，提高客户服务质量，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有客户电子档案的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等各个环节。
三、职责分工1. 客户服务部：负责客户电子档案的收集、整理、归档和日常管理工作。
2. 档案管理部门：负责监督、检查和指导客户电子档案管理工作，确保档案的完整、准确和安全性。
3. 各部门：负责按照本制度要求，配合客户服务部和档案管理部门做好客户电子档案的收集、整理和归档工作。
四、客户电子档案管理要求1. 客户电子档案收集（1）收集范围：包括客户基本信息、合同、订单、发票、咨询记录、投诉记录、售后服务记录等。
（2）收集方式：通过业务系统、电子邮件、客户反馈等方式收集。
2. 客户电子档案整理（1）分类：按照客户名称、业务类型、时间等要素进行分类。
（2）编目：对收集到的电子档案进行编目，包括档案名称、编号、分类号、档案来源、创建时间、修改时间等。
（3）归档：将整理好的电子档案按照分类、编号、时间等要素归档。
3. 客户电子档案存储（1）存储介质：采用磁盘、光盘、移动硬盘等存储介质。
（2）存储环境：保证存储介质的温度、湿度等环境条件符合要求。
（3）备份：定期对客户电子档案进行备份，确保数据安全。
4. 客户电子档案使用（1）查询：客户服务部及相关部门在办理业务时，可查询相关客户电子档案。
（2）修改：修改客户电子档案需经档案管理部门审核批准。
（3）复制：复制客户电子档案需经档案管理部门审核批准。
5. 客户电子档案保管（1）安全：确保客户电子档案存储环境安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
（2）保密：严格保密客户电子档案内容，防止泄露客户隐私。
（3）期限：根据法律法规和公司规定，对客户电子档案进行保管期限管理。
五、监督检查档案管理部门定期对客户电子档案管理工作进行检查，发现问题及时纠正，确保本制度有效执行。
客户档案管理制度
客户档案管理制度一、制度目的本制度的订立旨在规范企业的客户档案管理工作，确保客户档案的准确、完整和保密，提高客户满意度，为企业的业务发展供应有效支持。
二、适用范围本制度适用于企业的全部部门和员工，包含销售、客户服务、市场等相关部门，以及涉及客户档案管理工作的全部工作人员。
三、定义和术语解释1.客户档案：指企业与客户建立的包含客户基本信息、业务沟通记录、合同文件、服务记录等相关信息的记录。
2.客户档案管理：指对客户档案进行规范的收集、整理、更新、归档和保管工作。
四、客户档案管理流程1.客户信息登记1.1 全部涉及客户业务的部门和人员应及时将客户的基本信息录入客户信息系统，包含客户名称、联系人、联系方式、所属行业、公司规模等，确保信息准确且完整。
1.2 任何对客户进行业务接触的员工，在与客户沟通后，应及时将相关紧要信息记录到客户信息系统中。
2.客户档案分类和整理2.1 依据企业的业务需求，将客户档案依照肯定的分类标准进行分类，如按行业分类、按地区分类等。
2.2 每个部门应负责对所属客户档案进行分类整理，确保档案的有序和易查找。
3.客户档案更新3.1 在客户与企业发生业务更改时，相关部门应及时更新客户档案，包含联系人更改、公司住址更改、业务需求更改等。
3.2 对于紧要客户，每个月至少进行一次档案更新，确保档案的准确性和完整性。
4.客户档案归档和保管4.1 客户档案的归档应依照肯定的规定，如定时间次序、按客户名称等。
4.2 客户档案的保管应确保其安全可靠，避开遗失和泄露，只有经过授权的工作人员才略查阅和借阅客户档案。
4.3 档案保管区域应保持乾净干净，并设有防火、防水、防潮等设施，确保档案的安全。
5.客户档案销毁5.1 对于不需要保存的客户档案，应及时进行销毁，防止档案被滞留和占用空间。
5.2 客户档案销毁应执行严格的程序，并由责任人负责监督和确认销毁的完整性。
五、保密规定1.全部工作人员在处理客户档案时，应严格遵守保密规定，不得将客户档案和相关信息泄露给无关人员。
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客户服务部档案管理制度
为加强客服部档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。
1、归档资料的范围
1.1 重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录。
1.2 计划性文件资料包括各种工作计划、请示、批复、及简报。
1.3 批示性文件材料包括客服部各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；生
产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
1.4 法规性文件公司贯彻和执行的规定、部门标准、各类规章制度等文件。
1.5 总结性文件包括部门经营活动中年度、季度、月度的工作总结。
1.6 凭证性材料部门在各种经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。
如客户基础资
料、业务处理资料，以及材料消耗、合同书、协议书等原始记录和文本。
包括重要活动的简报、照片、录音、录像等。
1.7 汇报性材料包括部门向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等。
2.档案资料的管理
2.1 档案的移交：对移交的档案交接双方应检查档案项目与移交目录是否一致，文本及附件是
否完整，填写《客户服务部档案移交登记表》，做好交接登记。
2.2 档案的归档：接收的档案应按档案类别进行编号，登记台账后按编号依序排列，以便查阅。
新档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
2.3 档案的整理：档案应在封面列明用户名称、编号、卷内明细，对新增内容及时更新以保持
其有效性，建立电子档案明细账以便查阅。
在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2.4 档案的保管：用户档案由专人保管，保管人员应保持档案整洁有序，便于查找和调阅。
2.5 档案的调阅：用户基础资料档案不得借出，可在档案管理人员处进行查阅，其他档案如确
需借阅应填写《客户服务部档案借阅登记表》经综合管理员同意后借阅，借阅最长时限为两周，档案归还时必须当面点清，如发现遗失和损坏应立即报告部门经理。
2.6 档案的利用、保存、清理、安全、销毁遵守公司《档案管理制度》相关规定。
3.档案管理人员的职责
3.1 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
3.2 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3.3 档案管理人员必须严格保密，不准泄露档案材料内容，忠于职守，保证部门档案的完整与
安全。
4.各类档案管理期限规定
4.1 用户资料、业务档案、财务报表保存期限为永久。
4.2 安检资料、期满或解除的合约保存期限为5年。
4.3 抄表原始资料保存期限为20年。
4.4 其它资料如各项统计报表、原始凭证等保存期限为10年。
4.5 结案后无长期保存必要者保存期限为1年。