按操作规程实施档案数字化
档案数字化规定
档案数字化规定根据题目《档案数字化规定》，以下是文章的正文内容：1. 档案数字化的背景和意义档案数字化是指将传统的纸质档案通过数字化技术转为电子文档的过程。
随着信息技术的迅速发展，传统纸质档案已经无法满足大规模信息处理和存储的需求。
数字化档案的建立和管理能够提高档案工作效率，节约资源，提供更加便捷的信息检索和共享方式，对于促进社会信息化和文化遗产保护具有重要意义。
2. 档案数字化的基本原则（1）合法性原则：档案数字化必须符合国家法律法规的规定，确保数字化过程合法合规。
（2）真实性原则：档案数字化应确保电子档案的内容、结构和属性与原始纸质档案完全一致。
（3）完整性原则：数字化过程应保证电子档案的完整性，防止信息的丢失、篡改和损坏。
（4）可读性原则：数字化档案应采用通用的和可持续的技术手段，保证长期可读取。
（5）安全性原则：数字化档案的存储和传输应采取措施保护档案信息的安全，防止非法获取和篡改。
3. 档案数字化的程序和方法（1）准备工作：确定数字化的目标和范围，明确数字化计划和资源需求，制定档案数字化的操作规程。
（2）扫描和拍摄：利用专业的扫描设备或数码相机对纸质档案进行数字化处理，注意保持图像的清晰度和准确度。
（3）OCR技术：采用光学字符识别(OCR)技术，将数字化的图像转为可编辑的电子文本，提高档案的检索和利用效率。
（4）元数据建立：为数字化档案建立元数据，包括基本属性、分类编码、关键词等，方便信息管理和检索。
（5）数字化储存：选择合适的存储介质和存储系统，对数字化档案进行长期保存和管理。
（6）权限控制：建立完善的权限控制机制，确保数字化档案的安全性和合规性。
（7）质量控制：建立数字化质量检查机制，定期对数字化档案的质量进行评估和整改。
4. 档案数字化的保护和利用（1）档案数字化应注重对数字化档案的备份和灾难恢复，防止档案信息的丢失。
（2）数字化档案可以通过网络和数字化平台进行在线共享和传播，方便用户获取和利用。
档案数字加工实施方案
档案数字加工实施方案一、背景。
随着信息化时代的到来，各行各业都在加速数字化转型的步伐，档案管理也不例外。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化管理的需求，数字化档案管理成为必然选择。
因此，制定档案数字加工实施方案，对于提高档案管理效率、保障档案信息安全具有重要意义。
二、目标。
1. 实现档案数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，提高档案利用率和管理效率。
2. 建立完善的数字档案管理系统，确保档案信息安全可靠。
3. 提高档案检索、共享、传递的便捷性，为工作人员提供更高效的服务。
三、实施方案。
1. 档案整理。
将纸质档案按照一定的分类标准进行整理，确保档案信息的完整性和准确性。
同时，对档案进行清点和编号，为后续的数字化加工做好准备。
2. 档案扫描。
采用高速、高清晰度的扫描设备，对整理好的纸质档案进行扫描，生成对应的电子档案。
在扫描过程中，需要对档案进行逐页核对，确保扫描质量和完整性。
3. 档案质检。
对扫描生成的电子档案进行质量检查，包括清晰度、完整性、文件格式等方面。
确保电子档案与原始纸质档案一致，无遗漏和失真。
4. 档案索引。
建立电子档案的索引系统，包括文件名、文件夹分类、关键词等信息，方便后续的检索和管理。
同时，对档案进行元数据标注，为档案信息的管理和利用提供便利。
5. 档案存储。
建立安全可靠的电子档案存储系统，采用多重备份和加密措施，确保档案信息的安全性和可靠性。
同时，建立档案信息的定期更新和维护机制，防止信息损坏和丢失。
6. 档案管理系统。
建立完善的数字档案管理系统，包括档案检索、浏览、下载、上传、共享等功能，为工作人员提供便捷的档案管理服务。
同时，加强对档案管理系统的培训和使用指导，确保工作人员能够熟练操作和管理系统。
四、保障措施。
1. 制定档案数字化加工的详细操作规程，明确各项工作任务和责任人，确保实施顺利。
2. 加强对档案数字化加工人员的培训和管理，提高其操作技能和管理水平。
3. 建立档案数字化加工的质量评估机制，定期对数字化加工的质量进行评估和检查，及时发现和解决问题。
实物档案数字化基本环节
实物档案数字化基本环节
实务档案数字化是指将传统的纸质档案转换为数字形式，以便于存储、管理、检索和利用。
以下是实务档案数字化的基本环节：
1.准备工作：在开始数字化之前，需要对档案进行整理和分类，确定数字化的范围和优先级。
同时，还需要制定数字化计划，包括数字化的目标、时间表、预算等。
2.数字化设备的选择：根据档案的特点和数字化的要求，选择合适的数字化设备，如扫描仪、数码相机、录音机等。
3.数字化前处理：在数字化之前，需要对档案进行前处理，包括清洁、修复、分类等。
这可以确保数字化后的档案质量更高，更易于管理和利用。
4.数字化采集：使用选定的数字化设备对档案进行数字化采集，包括扫描、拍照、录音等。
在采集过程中，需要确保数字化的质量和准确性。
5.数据处理：对数字化后的档案进行数据处理，包括图像处理、音频处理、文本识别等。
这可以提高档案的可读性和可利用性。
6.数据存储：将处理后的数字化档案存储在适当的存储介质中，如硬盘、磁带、光盘等。
在存储过程中，需要确保数据的安全性和完整性。
7.数据管理：对数字化档案进行管理，包括档案的分类、索引、检索等。
这可以方便用户快速找到所需的档案。
8.利用和共享：将数字化档案提供给用户进行利用和共享，如在
线查询、打印、下载等。
9.维护和更新：定期对数字化档案进行维护和更新，以确保档案的长期可用性和可读性。
总之，实务档案数字化是一个复杂的过程，需要经过多个环节的处理和管理。
通过数字化，可以提高档案的利用效率和价值，为用户提供更好的服务。
档案数字化技术规范
档案数字化技术规范1 适用范围为统一集团公司纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求，推动档案现代化和数字档案馆的建设，特制定本规范。
本规范适用于各单位档案的数字化处理及数字化成果的管理。
2 总则2.1 基本原则2.1.1 同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。
2.1.2 采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。
2.1.3 采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。
2.1.4 确保档案实体与数字化成果间的有机联系。
2.2 过程管理要求2.2.1制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。
2.2.2档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.2.3建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。
2.2.4档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
2.3 数据挂接2.3.1档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。
通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。
2.3.2认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
2.4 数据验收2.4.1 图像、音频、视频数据验收以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。
图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。
图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。
档案数字化加工安全预案
一、背景随着信息技术的飞速发展，档案数字化加工已成为我国档案工作的重要发展方向。
为了确保档案数字化加工过程中的信息安全，防止档案数据丢失、篡改、泄露等风险，特制定本预案。
二、组织机构1. 领导小组：负责制定、修订和监督实施档案数字化加工安全预案，协调解决安全工作中遇到的问题。
2. 技术保障组：负责档案数字化加工过程中的技术支持、安全防护措施的实施与监督。
3. 宣传培训组：负责档案数字化加工安全知识的宣传、培训及普及。
4. 应急处理组：负责档案数字化加工安全事件的应急处理，确保事件得到及时、有效的解决。
三、安全防护措施1. 物理安全（1）档案数字化加工场所应设置在安全、稳定的环境，避免自然灾害、火灾等事故的发生。
（2）档案数字化加工设备应保持良好的运行状态，定期进行维护保养。
（3）档案数字化加工场所应配备必要的消防设施，如灭火器、消防栓等。
2. 网络安全（1）档案数字化加工系统应采用防火墙、入侵检测等安全设备，防止外部攻击。
（2）加强网络访问控制，确保只有授权用户才能访问档案数字化加工系统。
（3）定期对网络设备进行安全检查，及时修复漏洞。
3. 数据安全（1）档案数字化加工过程中，应对原始档案进行备份，确保数据不丢失。
（2）对档案数据进行加密处理，防止数据泄露。
（3）建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时，能够及时恢复。
4. 操作安全（1）档案数字化加工人员应经过专业培训，掌握相关操作技能和安全知识。
（2）严格执行操作规程，确保档案数字化加工过程的规范性。
（3）定期对档案数字化加工人员进行安全意识教育，提高安全防范能力。
四、应急处理1. 发生档案数字化加工安全事件时，立即启动应急预案，组织应急处理组进行处置。
2. 采取有效措施，尽快恢复档案数字化加工系统的正常运行。
3. 对事件原因进行调查分析，制定整改措施，防止类似事件再次发生。
4. 对事件处理情况进行总结，完善应急预案，提高应对能力。
五、附则1. 本预案由档案数字化加工安全领导小组负责解释。
档案电子数据化管理制度
档案电子数据化管理制度第一章总则第一条为了规范组织档案电子数据化管理工作，便于档案查询和利用，提高档案管理工作效率和服务水平，保障档案安全和完整性，根据《档案法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案电子数据化管理工作。
第三条本制度所称档案电子数据化管理，是指将实体档案通过数字化技术转化为电子档案，以电子形式保存、管理和查询档案信息的工作。
第四条本单位应建立档案电子数据化管理规章制度，确保档案电子数据化管理工作的规范性和持续性。
第二章档案电子数据化管理的原则第五条档案电子数据化管理应坚持档案的真实性、完整性、可靠性和可追溯性原则。
第六条档案电子数据化管理应坚持信息安全和保密原则。
第七条档案电子数据化管理应坚持规范化和标准化原则。
第八条档案电子数据化管理应坚持合理利用信息技术手段，提高档案管理工作效率和服务水平。
第三章档案电子数据化管理的组织机构第九条本单位应设立档案电子数据化管理主管部门，负责档案电子数据化管理工作的组织协调、规范指导和监督检查。
第十条档案电子数据化管理主管部门应配备专业技术人员，负责建设档案电子数据化管理系统，对档案电子数据进行归档和检索工作，确保档案电子数据的安全和完整性。
第四章档案电子数据化管理的工作流程第十一条档案电子数据化管理工作应按照以下工作流程进行：（一）指导与规划阶段：明确档案电子数据化管理的工作目标和要求，制定档案电子数据化管理的发展规划和工作计划。
（二）采集与获得阶段：依据工作计划，对实体档案进行扫描、数字化处理，转化为电子档案。
（三）处理与整理阶段：对电子档案进行整理、分类、编目等处理工作，建立电子档案库。
（四）存储与保管阶段：建立电子档案存储和备份机制，保障档案电子数据的安全和完整性。
（五）检索与利用阶段：建立档案电子数据检索和查询系统，提供档案信息查询和利用服务。
（六）监督与评估阶段：对档案电子数据化管理工作进行定期检查和评估，及时发现问题，改进工作。
档案数字化加工规范化制度
档案数字化加工规范化制度一、涉密档案由公司指定的专人、专柜处理，在相对隔离的涉密加工房间内进行数字化加工处理。
二、每个项目自始至终由专门的人员进行管理（同一个人，因特殊情况需要变更除外）。
加工时需做好交接记录，在交接清单上详细填写档案交接时间、实有数量（页、卷等）、归还时间、其他说明等情况。
清单一式两份，必须由交接双方主要负责人签名或盖章。
三、加工人员必须对自己加工档案的完整性、安全性负责到底，每个人在自己加工工序中应做到对上各工序质量进行监督，对下各工序质量负责。
四、档案前处理人员应认真管理自己经手的档案，详细做好档案原始状况的记录（纸质状况、多少页、多少卷、具体档号等），做到谁整理谁记录谁签名。
五、档案发生移位交接时，档案管理人员必须认真清点和察看档案数量及其完整性（查看有无破损、缺页等状况），详细记录交接时间、案卷名称、案号、利用时间、收回时间或特殊情况说明等，做到双方签名确认。
六、每个加工人员在对档案进行数据加工前，应认真核对配送的档案是否符合自己加工需求，工单信息与原始档案信息是否一致，档案是否完整等，发现问题及时解决或返回上一工序。
七、不准擅自使用他人电脑或设备。
因工作需要使用他人电脑或设备，应征得他人同意或领导同意。
八、每天下班前，无论档案加工工作是否完毕，都须将档案整理好，做好清点记录予以返还，不得将任何档案或涉密物品遗留在加工现场或带离加工场所。
九、注意消防安全，加工场内严禁烟火；下班时，项目负责人应检查电源是否关闭。
十、对加工电脑的要求（一）不得与外界联网（包括因特网、其他局域网等），内部采用专用的局域网，确因单位或工作需要联网的，应采用防火墙、访问控制、数据保全、系统安全监督等技术措施，以确保数据安全。
（二）不管在加工专用局域网内还是互联网上，各工序及人员之间除工作需要，不得共享涉密数据资源。
（三）电脑在加工档案数据结束后，应按要求在涉密主管（在外单位加工需要其相应单位的主要负责人监督）的监督下对每台电脑中所有不再使用的数据进行删除，并对数据分区进行格式化操作。
档案管理规定的档案数字化与在线存储
档案管理规定的档案数字化与在线存储随着信息技术的飞速发展，数字化与在线存储已经成为现代档案管理的重要组成部分。
档案数字化和在线存储可以提高档案管理的效率，并更有效地保护和利用档案资源。
本文将就档案管理规定中档案数字化与在线存储的相关问题进行探讨。
一、档案数字化的意义与需求档案数字化是将实体档案转化为电子形式的过程，可以使档案数据得到更好地保存和管理。
档案数字化的意义主要体现在以下几个方面：1. 提高档案管理的效率：实体档案的检索、浏览和处理需要耗费大量的人力和时间，而数字化后的档案数据可以通过计算机系统进行快速检索和浏览，极大地提高了档案管理效率。
2. 强化档案资源的安全性：实体档案常常受到自然灾害、人为损毁或意外事故等风险的威胁，而数字化档案则可以通过数据备份和加密等措施，更好地保护档案资源的安全性。
3. 便于信息共享与利用：数字化档案可以通过网络进行在线共享，不受地域限制，方便多个单位和个人进行共同利用，实现信息资源的共享化和开放式使用。
4. 促进档案管理的现代化：数字化档案的建设与应用是档案管理现代化的重要标志，也是推动档案事业发展的重要途径，能够有效提升档案管理水平。
二、档案数字化的方法与步骤档案数字化是一个系统性的工程，需要经过一系列步骤来完成。
以下是常见的档案数字化的方法与步骤：1. 档案筛选与整理：首先需要对档案进行筛选与整理，确定哪些档案需要进行数字化处理，并清理掉不必要的冗余信息，以提高数字化效率和质量。
2. 档案扫描与录入：将选定的档案通过扫描仪等设备进行扫描，生成数字化图像，然后通过OCR技术将图像转化为可编辑的文本，录入到电子数据库中。
3. 档案索引与管理：对于数字化的档案数据，需要进行索引与管理，即对档案进行分类、归档和标注，以便于后续的检索和利用。
4. 数据存储与备份：数字化的档案数据需要妥善存储和备份，可以选择云存储、服务器存储或外部存储设备等方式，以确保数据的安全性和可靠性。
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按操作规程实施档案数字化
摘要：档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。
为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。
将现有档案进行数字化加工，要在做好准备工作的前提下，严格按照操作规程实施档案拆分修裱，图像扫描、处理、识别，索引录入和档案复原，并运用信息技术保障数字化档案的安全。
关键词：档案数字化
随着市场竞争和人才竞争的加剧，越来越多的单位已经认识到档案数字化的重要性。
为了实现档案资源的共享和统一利用，保护好档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。
档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命。
馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。
目前，相当部分档案馆正在广泛应用数字化、网络化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆。
1．档案数字化的作用分析
1．1数字化技术使档案资源的开发范围扩大化
传统的档案管理由于受到信息传送技术的限制，档案资源开发的对象主要针对已经拥有的资源或者小范围内的资源。
但是，如果在档案管理中引入数字化管理系统，将突破时间与空间限制，随时随地开展档案资源的管理工作或提供服务。
1．2数字化技术使档案管理系统化
数字化技术不但可以增加数据存储的容量和可靠性，而且可以使档案管理更加系统化。
一套好的数字化管理系统能够包含全部档案管理的内容和所有信息，覆盖现代档案管理的所有范畴，还可以与财务、生产等系统高度地集成在一起，保证了数据的统一。
1．3数字化技术使档案管理高效化
档案资料经过数字化加工后，我们能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
1．4数字化技术使档案实体的保护安全化
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。
而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护了原件。
2．档案数字化的准备工作
2．1成立数字化工作小组
数字化工作是一个系统工程，涉及到数字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题。
小组的成员必须包括熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等
等。
2．2确定数字化的范围
为了达到保护和利用档案的目的，数字化工作小组要根据实际情况，在做好收集、整理、保管、鉴定和利用等工作的基础上从四个方面确定数字化的范围。
2．2．1对最能体现档案馆馆藏特色的档案进行数字化。
2．2．2对档案馆中最为珍贵的档案进行数字化。
2．2．3对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行数字化。
2．2．4对濒危、经鉴定确认具有保存价值的档案进行数字化。
2．3档案数字化前应考虑著作权保护问题
在实施档案数字化之前，需要按照相关法律规定，对待数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字化的权利。
2．3．1要区分待数字化的档案是否受〈〈著作权法〉〉保护。
要集中力量解决那些受〈〈著作权法〉〉保护的档案所涉及到的问题，避免侵犯档案作者的著作权。
2．3．2在进行数字化时要区分哪些行为是”合理使用”，哪些不属于”合理使用”。
要采取相应的措施确保档案数字化的行为属〈〈著作权法〉〉所规定的”合理使用”行为。
2．3．3要区分哪些档案数字化的行为是直接转化行为，哪些是二次加工的编撰行为。
在直接转化行为中要注意保护档案作者的有关权利，在二次加工的编撰行为中要注意保护档案工作者应享有的权利。
3．严格按照操作规程实施档案数字化
档案数字化是构建档案数据库的关键性、基础性的工作。
要按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作，为构建档案数据库奠定基础。
3．3．1拆分修裱：对档案进行整理，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。
对已破损的文件进行必要的修裱。
修裱技术是纸质档案加固的方法之一，被广泛应用于档案保护中。
修裱一般是选择与其原件材料一致的纸张进行整体托裱或局部修补，使档案纸张失去的强度得到恢复，寿命得到延长。
同时，还可以确保扫描质量。
3．3．2图像扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给图像扫描人员。
扫描人员要根据纸质载体中不同纸张质地及不同类型文件字迹材料采用平板扫描方式或高速扫描方式进行扫描，这是确保扫描图像质量的清晰度、准确度的重要环节。
还要在质量分析的基础上从系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时作出相应处理，并将图像像素数字化，把普通图像转换成数字图像存储在计算机中。
3．3．3图像处理：在计算机领域中，图像处理是指对数字图像进行加工，生成新的图像，利用图像扫描和处理技术恢复档案字迹的原貌。
在图像处理过程中，操作员在充分发挥计算机系统功能的基础上，既可对档案扫描图像进行裁边、纠偏、锐化、钝化、模糊、腐蚀、拼接等方面的处理，也可为档案扫描图像增加识别条码、数
字水印等，还可对档案扫描图像进行任意角度旋转，调整亮度、对比度，提高影像质量。
3．3．4图像识别：档案数量大，种类繁多，在对其进行扫描后保存为数字图像，再分类管理。
如果进行人工归档，比较费时费力。
可以利用光学字符识别技术来完成档案扫描图像的自动归档。
通过对档案资料的仔细分析发现，所有的图像均有较粗的页标题线或表格线，且要识别的部分均在图像上端的1/4之内，这为快速准确地提取与归档相关的部分内容提供了十分有利的条件。
因此，只需要对档案资料中的部分内容，即档案资料的页标题进行识别，而不用整页识别，就能正确地提取档案资料中的待识别信息，提高效率和准确率。
首先，需要根据扫描得到的档案图像的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面，根据区域特征自动进行版面还原。
其次，使用内置光学字符识别引擎，对档案图像进行预分析处理，对文档中的文字信息进行识别，自动提取文档中的文号、标题、作者等信息。
再次，用投影法框定待识别标题位置。
3．3．5索引录入：经由光学字符识别系统自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。
这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。
录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。
3．3．6档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单
位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要确保盒内每件档案完整准确。
4．运用信息技术保障数字化档案的安全
目前，保障数字化档案不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。
其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志，如印签、花纹等隐藏于数字化档案中，数字化档案如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。
这些保证了数字化档案的唯一属性。
数字时间印章法用来确保数字化档案的真实性和原始性不受损害，若归档的文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。
然而，保护数字化档案的技术只能是相对的，因为数字化档案的加密和解密技术都在不断地发展。
参考文献:
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