外贸函电的基本流程
外贸函电知识及模板
第九章：外贸函电基础（编者：莫树鹏）9.1函电基本概述外贸函电是一种商务信件，是我们与客户之间建立联系及合作关系的重要手段。
外贸函电的作用：意识索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。
函电主要通过电子邮件、传真或MSN等方式去传送内容。
9.2函电内容介绍外贸函电相关内容在这里主要是指建立业务关系（如开发信），处理回复和跟进客户询盘、报价、订货协商、签约、包装、装运、支付、结算以及办理保险、商检、索赔以及代理协议、仲裁等等业务工作所要撰写电子邮件和信函内容。
可以说函电内容是整个业务商谈和合作过程中最为重要的往来交流信息和内容。
它很大程度上体现业务员的专业素养和能力，也会直接或者间接影响到业务员的接下订单的概率。
例如，我们写的客户开发信，回复信。
9.3函电基本流程整个业务过程，函电所涵盖的内容有很多。
因此我们业务员需要将基本的函电流程理清楚。
通常整个流程就是我们做客户跟进的流程。
1.建立业务关系这是开启业务合作的第一步，通常通过不同的客户开发渠道与客户建立业务联系。
如写开发信，产品介绍说明等；2.询价与答疑国外潜在买家会通过询价、索要产品资料和方案来与我们业务员建立合作联系。
这时我们业务员需要掌握进出口贸易的基本价格条件（术语），相关产品方案和技术讲解函电的撰写，并熟悉询价与答复客户疑问的常用句型。
3.报价与议价在解决了产品方案和技术问题以后客户会与我们业务员进行价格商榷，我们业务员需要懂得相关报价术语、议价内容和技巧的函电撰写。
4.接受方案双方经过报价与议价阶段达成一致并协商出双方都能接受的方案。
这个过程业务员需要掌握一些促成合作的函电表达技巧。
5.合同拟定双方对产品报价方案达成一致以后便会进行合同细节的商榷和条款拟定。
这时需要业务员懂得相关的合同细节条款（支付与结算方式、包装、质保、商检、装运、保险、仲裁等内容）表达和签约相关的函电内容撰写。
6.订货签约跟进这一阶段业务员需要掌握签约跟进，款项落实的基本函电撰写。
外贸流程图及函电基本用语
外贸流程图及外贸信函基本用语黄牛外贸跟单的流程1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice 给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。
工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
外贸函电的基本流程
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外贸函电的基本流程
外贸函电的基本流程
外贸函电的基本流程
1、建立业务关系
介绍进出口贸易的种类，步骤，掌握如何撰写有关建立业务关系的函电。
2、询价与答复
掌握进出口贸易的几种基本价格条件，相关函电的撰写，并熟悉询价与答复的常用句型。
3、报盘与递盘
掌握报盘中实盘与虚盘两大种类，如何报盘与递盘及相关函电的撰写。
4、还盘，反还盘和接受
掌握还盘，反还盘的技巧，了解什麽是有效的接受，并掌握相关函电的撰写及还盘，反还盘和接受的常用句型。
5、订货和签约
了解订货单及合约一般包括事项，掌握相关函电的撰写及订货和签约的常用句型。
6、包装
了解包装的目的，形式，什麽是合理的包装，及唛头，掌握相关函电的撰写及包装的常用句型。
7、装运
了解装运的种类，工具及提单，掌握相关函电的撰写及装运的常用句型。
8、支付与结算
掌握几种常用的付款条件和结算方法，掌握相关函电的撰写，及支付与结算的常用句型。
9、保险
了解风险和损失的种类，常用的保险条款及保单；掌握相关函电的撰写，及保险的常用句型。
10、商检
了解商检的种类，商检条款及商检单；掌握相关函电的撰写，及商检的常用句型。
11、抱怨，索赔,理赔及仲裁
了解相关知识，掌握相关函电的撰写及常用句型。
12、代理，特殊贸易，经济技术合作。
外贸函电---课程资料
二、简答下列各题
三、比较下面每组的两个句子，说说其中哪一 种表达的效果好，为什么？（P259）
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思考与练习
三、写作实践题
1. 试以史密斯公司的名义，给吴氏公司写一封希望 建立业务关系的信函。 2. 以吴氏公司的名义，向花旗银行写一份调查史密 斯公司信用情况的信函。 3. 刘明所在的公司为周年庆典活动向专门经销高级 音像设备的美国的M&M公司订购了五套音像设备。 货物运到后结果发现质量存在问题，刘明的公司决 定索赔。 请根据以上材料，为刘明所在的公司拟写在这一完 整的贸易活动中需要用到的全部外贸信函。其他信 20 息可以自拟。
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二、通函(Circular Letters, Circulars)
(三)注意事项 (1) 信函形式的通函和传真形式的通函在写 法上没有根本的区别，只不过前者按书信格 式书写；后者按传真格式书写。 (2) 开业通知是通函的最常用的形式，多为 内容相同的印刷件，只要在其抬头打上受函 方名称即可。 (3) Circular letters和Circulars的区别。前者 具备书信的一切格式，后者则不具备，仅仅 是印刷体的“通告”(Announcements)，有 时没有日期，也没抬头。
(1) 开头部分说明收到对方来函的情况。 (2) 表明对索赔要求的态度和看法。 (3) 表示歉意。
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思考与练习
一、理解以下词语
外贸函电 通函 信用调查函 询盘函 报盘函 答复索赔 函 1. 信函的格式有哪几种？ 2. 外贸信函包括哪些要素？ 3. 外贸传真的格式包括哪几部分？
四、询盘函(Enquiry)
外贸函电英文写作流程模拟
目录1案例内容介绍1.1 卖方公司背景 (1)1.2买方公司背景 (1)1.3交易背景简介 (2)2 交易流程模拟2.1 建立业务关系 (3)2.2询盘 (4)2.3 发盘 (5)2.4 还盘 (6)2.5接受 (7)2.6保险 (10)2.7付款 (11)2.8 装运 (12)2.9索赔 (13)2.10续订购 (15)参考文献 (16)河北鑫憧毛绒玩具有限公司与美国ACE GALLERY公司卡通人偶服饰交易流程函电模拟写作1 案例内容介绍1.1卖方公司背景Seller‘s background河北鑫憧毛绒玩具有限公司，是一家专业生产销售毛绒布衣玩具的企业，座落在文明世界的国际商贸城--河北白沟。
该公司拥有进口先进的生产设备、做为专业的毛绒玩具制造商，在产品形象的制作、推广和创新方面，都有自己非常完善的运作流程，能够满足国内及国际玩具严格的生产标准。
该公司一直为众多企业设计生产：各种款式，规格的企业毛绒吉祥物、仿真毛绒动物玩具、布艺洋娃娃，并新增卡通人偶服饰，完美再现了其造型的立体形象，做工讲究、质量上乘，深得客户及消费者的喜爱。
该公司可由专业设计师设计打样，也可来样加工各类毛绒玩具，及各项活动人偶服。
该公司从来样询价、定样、生产，实行一条龙优质服务，充分节约客户的宝贵时间，以规范的生产流程，新颖的造型设计，严格的质量控制，为客户生产满意的产品。
该公司始终奉行“今天的质量，明天的市场，现在的客户，永远的朋友。
”为宗旨，在不断满足现有需求的同时，积极开拓国际市场，产品远销欧洲、东南亚等几十个国家和地区。
1.2买方公司背景Buyer's background美国ACE GALLERY公司创建于1961年，创始人是现任主任道格斯先生，位于洛杉矶。
ACE GALLERY公司长期致力于影视、媒体、艺术、文化传播等，在举办艺术个展及各类文化活动，距今已经有很长的历史。
ACE GALLERY以挖掘现代艺术观念、现代动画、影视视角为理念，主要着眼于新兴市场，通过大型节展活动，艺术评论等手段，宣扬各大艺术家的艺术主张和新观念的发现和认识，加强艺术家群体之间的创新资讯交流。
外贸函电实训指导书
3月26日做方案一的练习二和方案二的练习二，做成电子档
4月6日做方案一的练习三和方案二的练习三，做成电子档
5月16日做方案一的练习四和方案二的练习四，做成电子档
5月26日做方案一的练习五和方案二的练习五，做成电子档
四、《外贸函电》课程实训报告书要求
练习三
假设你是南京德创伟业进出口有限公司(Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)的业务员Cathy Lee，加拿大Carters Trading Company, LLC的Joe Brown先生给你公司发来邮件，向你询盘。请根据该邮件向你的客户发盘，写信时间为2014年10月13日。
2．熟练掌握相关的专业术语英文表述，能够熟练应用常用的专业英语句子来表达基本的意思；
3．通过课程实训训练，发现书写外文函电中存在的问题和不足；并进行有针对性的巩固训练，以熟练掌握基本的写作技能；
4．分组作业：按既定分组，先讨信函格式要点，及在撰写书信过程中的问题和相关建议。
5．个人独立完成实训书信写作，小组成员相互纠错，然后演示答案，教师在旁指导。
信中要点为：
1.感谢你方2014年10月18日报价和寄来的样品；
2.认为对方产品的品质优良，价格合理；
3.随信附寄编号为CTC5236的购买合同一式两份，会签后请归还一份以便存档；
4.请在装船后两天内给我们发装船通知，告知包装件数、毛净重、船名、货值、提单号码和日期；
5.由于客户急需，请尽快装运，如果这次合作愉快，今后将大量订购。
2.将“documents presented for negotiation should include cargo receipt issued by buyers”字样去掉；
进出口贸易流程及相关商务信函.pptx
5-1 同意进口商的还价
e.g. Dear Sirs: June 12, 2001
Thank you for your letter of June the 8th. We have accepted your offer on the terms suggested. Enclosed our will find a special price list that we believe will meet your ideas of prices. You should note that the recent advances in raw materials have affected the cost of this product unfavorably. However, for your order we have kept our prices down.
建议多采用CNF/CFR成本加运费、CIF成本 加运费加保险费的报价形式。
三、签约
贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式 订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双 方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订 《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型 号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条 件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并 将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志 着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货 合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各 保存一份。注意内外销售合同的差异，要做到字 斟句酌，保证合同的严密性，认真核对产品的型 号，尤其注意特别地区、特殊国家的特别要求。
Sincerely 5-2 拒绝进口商的还价
e.g. Dear Sirs: June 12, 2001
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外贸函电的基本流程
1、建立业务关系
介绍进出口贸易的种类，步骤，掌握如何撰写有关建立业务关系的函电。
2、询价与答复
掌握进出口贸易的几种基本价格条件，相关函电的撰写，并熟悉询价与答复的常用句型。
3、报盘与递盘
掌握报盘中实盘与虚盘两大种类，如何报盘与递盘及相关函电的撰写。
4、还盘，反还盘和接受
掌握还盘，反还盘的技巧，了解什麽是有效的接受，并掌握相关函电的撰写及还盘，反还盘和接受的常用句型。
5、订货和签约
了解订货单及合约一般包括事项，掌握相关函电的撰写及订货和签约的常用句型。
6、包装
了解包装的目的，形式，什麽是合理的包装，及唛头，掌握相关函电的撰写及包装的常用句型。
7、装运
了解装运的种类，工具及提单，掌握相关函电的撰写及装运的常用句型。
8、支付与结算
掌握几种常用的付款条件和结算方法，掌握相关函电的撰写，及支付与结算的常用句型。
9、保险
了解风险和损失的种类，常用的保险条款及保单；掌握相关函电的撰写，及保险的常用句型。
10、商检
了解商检的种类，商检条款及商检单；掌握相关函电的撰写，及商检的常用句型。
11、抱怨，索赔,理赔及仲裁
了解相关知识，掌握相关函电的撰写及常用句型。
12、代理，特殊贸易，经济技术合作。