档案管理软件功能需求说明书
档案管理信息系统技术需求书
档案管理信息系统技术需求书一、引言随着信息技术的不断发展和企业规模的扩大，档案管理的重要性日益凸显。
传统的手工档案管理方式已经无法满足现代企业对档案高效、准确、安全管理的需求。
为了提高档案管理的效率和质量，实现档案管理的信息化、规范化和科学化，特制定本档案管理信息系统技术需求书。
二、系统目标和总体要求（一）系统目标1、实现档案的数字化管理，包括档案的录入、存储、检索、借阅、归还等全过程的信息化管理。
2、提高档案管理的效率和准确性，减少人工操作带来的错误和繁琐。
3、保证档案的安全性和保密性，设置不同的权限级别，对档案的访问和操作进行严格的控制。
4、提供便捷的查询和检索功能，能够快速准确地找到所需的档案信息。
（二）总体要求1、系统应具有良好的稳定性和可靠性，能够长时间稳定运行，确保档案数据的安全和完整。
2、系统应具有良好的兼容性和可扩展性，能够与企业现有的信息系统进行集成，并能够根据企业的发展需求进行功能扩展和升级。
3、系统应具有友好的用户界面，操作简单方便，易于上手和使用。
三、功能需求（一）档案录入功能1、支持多种档案类型的录入，包括文本、图片、音频、视频等。
2、能够自动提取档案的关键信息，如文件名、文件类型、创建时间、修改时间等。
3、支持批量录入功能，提高录入效率。
（二）档案存储功能1、采用先进的存储技术，确保档案数据的安全和可靠存储。
2、对档案数据进行分类存储，便于管理和检索。
3、支持大容量存储，能够满足企业长期的档案存储需求。
（三）档案检索功能1、提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等。
2、能够快速准确地检索到所需的档案信息，并显示检索结果的详细信息。
3、支持模糊检索和精确检索，满足不同用户的检索需求。
（四）档案借阅功能1、实现档案的在线借阅申请和审批，提高借阅效率。
2、对借阅的档案进行跟踪管理，记录借阅时间、归还时间等信息。
3、支持设置借阅期限和提醒功能，确保档案按时归还。
（五）档案归还功能1、对归还的档案进行检查和确认，确保档案的完整性和准确性。
学生档案管理系统用户操作手册
六、用户操作手册1．引言..............................................................1.1编写目的.........................................................1.2项目背景.........................................................1.3定义.............................................................1.4参考资料......................................................... 2．软件概述..........................................................2.1目标.............................................................2.2功能.............................................................2.3性能............................................................. 3．运行环境..........................................................3.1硬件.............................................................3.2支持软件......................................................... 4．使用说明..........................................................4.1安装和初始化.....................................................4.2输入.............................................................4.2.1数据背景.......................................................4.2.2数据格式.......................................................4.2.3输入举例.......................................................4.3输出.............................................................4.3.1数据背景.......................................................4.3.2数据格式.......................................................4.3.1输出举例.......................................................4.4出错和恢复.......................................................4.5求助查询 (5)5．运行说明..........................................................5.1运行表...........................................................5.2运行步骤.........................................................5.2.1运行控制.......................................................5.2.2操作信息.......................................................5.2.3输入/输出文件.................................................. 6．操作命令一览表 (8)7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表............................ 8．用户操作举例......................................................1．引言1.1编写目的为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。
档案管理系统软件功能需求分析.doc
档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.档案数据采集与加工模块.4 档案接收系统.4数据移植.5馆藏历史档案数字化.5档案数据存储及管理模块.5档案信息标准化管理.5档案分类.6档案数据著录.6档案信息鉴定.6存储管理.6目录管理.6信息统计.6报表打印.6实物条码管理.6档案数据查询利用模块.6档案信息开发.7综合智能查询.7档案借阅管理.7支持网站信息发布.7系统维护模块.8系统维护主要要求.8基础数据维护.8权限管理系统.8用户管理.8数据备份与恢复.9信息加密.9版权保护.9日志管理.9档案综合管理.9系统帮助模块.91主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。
系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。
主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。
二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。
根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。
人事管理系统需求分析
人事档案管理系统需求分析说明书1 引言需求规格说明书是需求分析的产物，它是软件系统生存期中软件定义阶段的最后一个步骤.作为整个软件开发过程的指南，它也是软件开发人员开发出符合用户要求的软件的基础.1.1 编写目的软件需求说明书的编制目的是为了使用户和软件开发者双方对该软件的初始规定有一个共同的理解，使之成为整个开发工作的基础。
本软件需求说明书的读者是系统开发人员或合同约定的人员。
1.2 背景说明（1）本系统的名称是:人事档案管理系统。
（2）本项目的任务提出者是任课老师,开发者是信息科学学院08计本1班，用户是企业人事及相关部门，实现该软件的计算中心是＊＊信息管理学院电子商务技术中心.（3）本系统能为其他的系统提供人事数据。
1.3 定义数据字典：关于数据的信息的集合，也即是对数据流图中包含的元素的定义的集合。
VB：Visual Basic.1.4 参考资料（1）企业的人事档案管理系统开发合同。
(2)引用资料[1]张海藩. 软件工程导论. 北京：清华大学出版社，2005。
［2］石柱。
软件工程标准手册. 北京：中国标准出版社，2004.2 任务概述2。
1 目标人事档案管理是现代企业人事资源管理中的重要内容，也是人力资源开发利用的基础性工作.人事档案管理在信息化之前，在人员进出、离退休、升迁、岗位变动、职称变动、学位变动,以及档案管理人员的变动等方面存在诸多不利于管理的地方，不适应现代的企业管理形势和人力资源开发利用的要求。
开发人事档案管理系统使企业的人事档案管理工作实现了信息化、规范化，不仅使企业能够高效率完成人事管理的日常工作,还使企业深入开发利用人力资源成为可能。
2.2 用户的特点本软件的最终用户是企业人事部门的工作人员。
部门有专职的人事数据录入人员,具有一定的计算机操作知识；系统的维护人员是企业的信息中心的信息维护员，对网络和数据库的操作比较熟悉，同时对VB或Delphi编程有一定的经验；数据录入员负责人事数据的录入及日常更新，信息维护员负责人事数据的备份和其他管理工作。
档案管理系统-需求规格说明书
《档案管理系统》需求规格说明书更改履历状态：新建、增加、修改、删除。
目录目录 (I)1. 引言 (1)1.1 编写目的 (1)1.2 1.2项目背景 (1)1.3 定义、缩写词和符号 (1)1.4 1.4参考资料 (2)2. 任务概述 (2)2.1 目标 (2)2.1.1 开发目标 (2)2.1.2 应用目标 (2)2.2 运行环境 (3)2.2.1 硬件环境 (3)2.2.2 软件环境 (3)2.3 条件与限制 (3)3. 数据描述 (3)3.1 静态数据 (3)3.2 动态数据 (5)3.3 数据库描述 (5)3.4 数据流图 (5)3.4.1 登录数据流图 (6)3.4.2 档案管理 (6)3.4.3 档案查询 (6)3.4.4 系统配置 (6)3.4.5 系统维护 (7)3.4.6 打印报表 (7)3.5 数据字典 (8)4. 功能要求 (8)4.1 功能划分 (8)4.2 功能描述 (8)5. 性能需求 (10)5.1 数据精确度 (10)5.2 时间特性 (10)5.3 适应性 (10)6. 6. 运行需求 (10)6.1 用户界面 (10)6.2 硬件接口 (11)6.3 软件接口 (11)6.4 故障处理 (11)7. 其它要求 (12)1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
档案管理系统需求
档案管理系统软件需求分析一、软件需求的定义使用缺乏统一定义的术语来描述软件开发工作是软件业一直存在的问题，痛一句话在不同的人看来含义不同。
同一个需求可能会被各种各样的人理解为用户需求、软件需求、功能需求、系统需求、技术需求、商业需求或产品需求等。
用户对需求的定义，在开发者看来可能是一个较高层次的产品概念；而开发人员对需求的定义，在客户看来可能是详细的接口设计。
定义上的分歧导致了客户和开发者交流上存在诸多问题。
IEEE软件工程标准词汇表中将需求定义为：（1）用户解决问题或达到某种目的所需要的条件或权能。
（2）系统或系统组件要满足合同、标准、规范或其他正式规定的文档所需要的条件或权能。
（3）反映以上（1）或（2）中描述的条件或权能的文档说明。
二、软件需求的层次软件爱你需求包括3个层次：业务需求、用户需求和功能需求。
（1）业务需求反映了组织机构或客户对系统高层次的目标要求。
业务需求描述了为什么要实现这个系统，即该组织希望通过该系统的实现达到什么目标。
业务需求可以记录在项目视图与范围文档里，有时也被称为项目合约或市场需求文档。
（2）用户需求描述了用户使用产品所能完成的任务。
可以使用用例、事件——响应表，以及方案脚本来说明用户需求。
（3）因此用户需求定义了用户可以使用系统做什么。
（4）功能需求说明了软件的功能，用户使用这些功能以完成任务。
（5）系统要求描述包含多个子系统的产品的最高层的要求。
软件需求个部分之间的逻辑关系如图10-1所示。
图10-1 需求层次图功能需求将在软件需求说明中进行描述，软件需求说明书（RRS，Software Requitrments Specification）将会尽可能详细地描述整个系统的行为。
除了功能需求以外，SRS还包括了非功能需求，例如性能要求和质量要求等。
三、需求分析的任务与过程需求分析的任务是借助于当前系统的物理模型（待开发系统的系统元素）导出目标系统的逻辑模型（只描述系统要完成的功能和要处理的数据），解决目标系统“做什么”的问题。
档案管理系统软件功能需求分析
档案管理系统软件功能需求分析一、引言档案管理系统软件是一种在今天的信息化社会中应运而生的重要工具，它可以帮助企业、机构和个人方便地记录、管理和检索各种类型的档案。
而这个系统软件的使用对于提高管理效率，保障档案安全以及规范管理十分重要。
因此，本文将从用户的角度出发，对档案管理系统软件进行功能需求分析。
二、系统概述档案管理系统软件是为机构、单位等提供档案管理功能的一种应用软件。
该系统需要建立一套完整的档案管理模式，对存放在机构、单位内部的各类档案进行全面管理，包括档案分类、存储、检索、借阅、销毁等环节。
简单来说，该系统需要将文档、表格、图片等多种文件格式整合在一个平台上，方便对其进行不同方面的管理。
三、应用场景本文所述的档案管理系统软件主要应用于政府机构、医院、银行、大型企业、学校等机构或单位。
在这些机构和单位中，档案数量非常大，且种类不断增加。
这就需要一套完善、规范的档案管理体系，以便将档案进行分类、储存、检索、借阅、销毁等统一管理。
四、功能需求分析4.1 登录注册功能为了让不同的人员使用该系统，需要实现登录注册的功能。
不同层次的权限可以对应不同的功能，以保证数据的安全性。
管理员可以对注册用户进行权限的分配和管理，同时可以添加、删除用户账号等操作。
4.2 档案信息管理功能系统需要提供针对档案信息的管理界面，方便管理员或用户对已录入的档案进行查看、编辑和删除的操作。
同时，也应实现添加档案信息的功能，包括档案名称、所属部门、保管责任人、档案编号、档案分类等信息。
4.3 档案分类和查询功能系统应具备对档案进行分类的功能。
管理员可以自定义各类档案的分类方式并在系统中进行管理。
同时，系统需要提供检索档案的功能，支持模糊搜索等操作。
尤其对于大型机构、单位的档案管理，档案分类和查询功能至关重要。
4.4 档案借阅和归还功能可以通过该系统，用户可以申请档案借阅。
管理员可以审核并处理借阅申请。
一些敏感档案可能需要审核部门或单位的相关人员后才能进行借阅操作。
《档案管理系统》软件需求说明书
用户类型
普通用户
01
需要查看档案信息，进行简单的档案检索和借阅操作。
管理员
02
负责管理档案信息，包括档案的录入、修改、删除等操作，以
及用户权限的管理。
系统管理员
03
负责整个档案管理系统的维护和管理，包括系统的配置、安全
性和性能等方面的管理。
功能需求
档案检索
支持多种检索方式 ，如关键字、日期 、档案类型等。
数据交换接口
系统需要提供数据交换接口，与其他系统进行数据交换和共享。
硬件接口
1 2
打印机接口
系统需要支持与打印机的连接和通信，实现打印 功能。
扫描仪接口
系统需要支持与扫描仪的连接和通信，实现扫描 功能。
3
存储设备接口
系统需要支持与各种存储设备的连接和通信，实 现数据存储和备份功能。
06
性能需求
数据处理速度
总结词
大容量存储
详细描述
系统应具备足够的存储空间，能够容 纳大量的档案数据，包括文本、图片 、视频等多种格式，以满足用户对档 案数据长期保存的需求。
07
测试需求
单元测试
单元测试是对软件中的最小 可测试单元进行检查和验证 。
单元测试通常由开发人员编 写，用于验证代码的正确性 和可靠性。
单元测试的目的是确保每个 模块的功能正常工作，并且 满足设计要求。
08
部署与维护
部署方案
01
02
03
04
硬件需求
确定系统所需的服务器、 存储设备、网络设备等硬 件配置，确保系统性能和 稳定性。
软件环境
确定操作系统、数据库、 中间件等软件环境，确保 系统正常运行和数据安全 。
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**有限公司
档案管理软件（网络版）功能需求说明书
1、简介
1.1、目的
此文档的目的是对**有限公司档案管理软件的功能需求进行描述。
以下章节将定义档案管理软件的功能需求，确定档案管理软件的使用范围及使用基础，为系统的设计提供参考依据。
1.2、范围
此文档仅适用于**有限公司档案管理软件。
包括软件的硬件支撑、系统结构描述、功能特征描述等。
2、开发环境及硬件支撑
2.1、开发环境
开发系统：Microsoft Windows Server 2008、Microsoft Windows XP
开发工具：Visual Studio .NET 2008、Microsoft SQL Server 2005开发语言：C Sharp
2.2、系统运行环境
2.2.1、物理运行环境
数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络
A)数据库服务器：主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF 电子文档、Word电子文档、图片等信息。
B)客户端计算机：主要用于人机交互，将档案管理软件数据上传至数据库服务器。
C)打印机：打印各种档案管理软件报表。
D)局域网络：可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。
2.2.2、系统运行环境
A)数据库服务器
最低硬件要求：
处理器：建议2GHz或更高
内存：建议4G或以上
硬盘：320G或以上
显示器：19寸显示器
最低软件要求：
Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Edition
Microsoft SQL Server 2005
IIS 5.0 或更高版本
Internet Explorer 6.0 SP1
Microsoft Installer3.0
Microsoft .Net Framework 2.0
B)客户端计算机
最低硬件要求：
处理器：建议1G或更高
内存：至少256MB，建议512MB或更多
硬盘：20G或以上
显示器：1024 x 768 分辨率，高彩色(16-位)
最低软件要求：
建议Microsoft Windows XP Professional with SP2
3、功能特征描述
3.1、登录功能
主要作用于判断操作员在登录软件时实现不同的权限，如只能增加档案资料；只能变更档案资料；只能查看档案资料等等。
主要功能包括欢迎界面、登录界面。
3.1.1、欢迎界面
欢迎界面的主要功能是连接数据库。
首先判断是否能连上数据库，如果不能则可能是没有配置服务器信息或者服务器信息发生变动，应转到配置服务器信息页面。
验证成功后对数据库进行正式连接，以提高软件访问数据库服务器的速度。
业务规则：为提高数据的安全性，连接数据库的信息应以加密方式保存在注册表中，同时便于程序启动时读取。
3.1.2、登录界面
登录界面的主要功能是验证操作员的登录信息是否正确。
操作员登录时首先判断操作员输入的信息是否正确，如操作员信息正确则可以正常登录，并记录下操作员登录信息和操作员权限信息，以便于操作员后期操作中的权限控制。
三次不成功则自动退出软件。
3.2、系统管理功能
主要是操作员在软件操作中需要用到的各类参数。
如职员管理、操作员管理、权限管理等。
3.2.1、职员管理
职员管理主要功能是对公司内所有职员的信息进行记录，如所属部门、联系电话等，类似于内部通讯录。
3.2.2、操作员管理
操作员管理主要功能是从职员管理中确认相关操作人员，同时对其赋予不同的操作权限。
3.2.3、密码修改
为确保操作人员不登录他人的帐号进行操作，该功能主要提供当前操作人员更改自己的密码。
3.2.4、系统参数设置
主要功能是对软件中各种不同的参数进行设置，以方便操作人员调用。
3.2.5、系统日志管理
为防止操作人员在系统中随意修改档案数据，软件会自动记录当前操作人员的关键操作，如档案信息的变更，以供系统管理人员进行查看。
3.3、档案著录
主要功能是对公司的各种档案进行归档、整理编目管理。
公司案卷的分类包括：文件档案、照片档案、电子档案、底图档案、实物档案、人事档案、会计档案。
3.3.1、案卷著录
此功能对应实际工作中的立卷过程。
著录一个案卷，在案卷中存放相关档案。
案卷归档号生成规则：归档号手动输入，年份和流水号自动生成。
归档号格式：一级类号.二级类号.三级类号-流水号或一级类号.二级类号.年份-流水号。
为便于工作，年份和流水号可以手动修改。
不能有重复的归档号。
3.3.2、卷内著录
此功能对应实际工作中的归档、整理编目过程。
将单个档案进行归档入卷、整理编目，或入虚拟卷，或补录入卷。
并根据著录档案的信息对案卷信息做出调整。
卷内目录生成规则：序号为流水号自动生成，在数据库中记录的号为归档号+序号，如果为未归档文件则根据分类设置信息生成一个虚拟案卷号（虚
拟档案号=X+归档号）。
3.3.3、档案利用
档案利用的主要功能包括：档案查询，档案借阅，档案查阅。
为方便档案利用，首先可以查询出需要利用的是哪些档案，这就是档案查询的功能。
此功能可以根据档案的“（案卷）案卷类别，归档号，案卷题名，密级，立卷人，立卷起止日期；（卷内）文号，题名，责任者”等条件组合查询出“（案卷）当前状态，归档号，案卷题名，密级，立卷人，立卷日期；（卷内）归档号，文号，题名，责任者，件号，当前状态”。
档案借阅和档案查阅是档案利用中的重要组成部分。
本软件在此处的功能是登记和查询档案利用的信息，打印出利用信息进行签字，借出档案到期后进行提示，并可以通过打印催还单对还未归还的档案进行催还。
3.3.4、档案移交
实际工作中，档案对外移交包括以下形式：影印移交，只移交影印件，可以查询。
档案移交，全部移交，同销毁，进行标注，此模块外不能查询。
保留影印，移交档案但保留影印件，可以查询。
原件重份，移交的原件还有原件，可以查询。
因此，在软件中要求实现这些方式的移交。
此处的功能是记录移交信息，修改移交后的案卷、卷内信息，并能进行打印签字。
最后，此处功能还包括对档案移交信息的查询。
3.3.5、档案销毁
实际工作中，档案对外移交包括以下形式：影印移交，只移交影印件，可以查询。
档案移交，全部移交，同销毁，进行标注，此模块外不能查询。
保留影印，移交档案但保留影印件，可以查询。
原件重份，移交的原件还有原件，可以查询。
因此，在软件中要求实现这些方式的移交。
此处的功能是记录移交信息，修改移交后的案卷、卷内信息，并能进行打印签字。
最后，此处功能还包括对档案移交信息的查询。
3.3.6、档案统计
档案统计的功能是按操作员指定的条件进行统计，显示出结果。
并根据实际工作需要生成报表。